電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系

摘 要：從文件連續(xù)體理論來(lái)看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系，其實(shí)無(wú)論是狹義的還是廣義的，電子政務(wù)都離不開(kāi)電子檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案管理理念轉(zhuǎn)變，不能再完全依賴于曾經(jīng)的管理體制，檔案管理的工作人員應(yīng)該更新現(xiàn)有的管理知識(shí)，制定新的電子檔案來(lái)適應(yīng)電子政務(wù)的建設(shè)和發(fā)展。文章通過(guò)研究文件連續(xù)理論等方面，對(duì)電子政務(wù)和電子檔案管理進(jìn)行探析。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);電子檔案管理;文件連續(xù)體理論

一、從文件連續(xù)體理論看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系

其實(shí)電子商務(wù)與電子檔案的管理，一直都是相輔相成的關(guān)系。而當(dāng)代的文件管理所依據(jù)的一個(gè)重要理論就是文件連續(xù)理論。這種理論起源于20世紀(jì)，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論以后，升級(jí)和進(jìn)步的、被國(guó)際檔案界所廣泛接受的文件管理理論。這個(gè)理論最核心的思想是文件逐漸隨著時(shí)代的發(fā)展演變?yōu)闄n案的一個(gè)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程是連續(xù)的、一致的。

根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在任何時(shí)候、任何階段，即使文件在不斷變動(dòng)和運(yùn)動(dòng)中，也能進(jìn)行管理，以達(dá)到他們各自的、又很協(xié)調(diào)一致的目的。這樣，檔案的管理者也能夠在文件管理系統(tǒng)中隨時(shí)介入，對(duì)文件進(jìn)行鑒定、檢查、審核。在這個(gè)過(guò)程中，能確保文件不丟失，甚至在長(zhǎng)期的保管過(guò)程中，也可以對(duì)文件進(jìn)行完整無(wú)誤的保存。電子檔案就需要這樣性質(zhì)的管理。

電子檔案是需要前段控制管理的，如果還是沿用后端控制管理，將電子文件移交到檔案部門后再進(jìn)行管理，走這樣的程序，那么與管理紙質(zhì)檔案毫無(wú)差別。

所以從文件連續(xù)體理論看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系，就一定要從傳統(tǒng)的電子檔案管理入手。傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)是載體與信息可以分離，因此信息容易在載體上被更改，一旦被篡改，其價(jià)值和信息的完整就很難去界定，很難保存原有信息數(shù)據(jù)。因此，如果電子政務(wù)依然運(yùn)用后端的管理模式，就無(wú)法保證電子文件是否符合檔案的管理要求，電子檔案的憑證價(jià)值也無(wú)法確定，這樣的政務(wù)方式也不再適應(yīng)當(dāng)下的信息數(shù)據(jù)時(shí)代了。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.高密度存儲(chǔ)，經(jīng)濟(jì)環(huán)保

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案其實(shí)存在很多弊端，比如，紙質(zhì)檔案的管理需要投入大量的人力和物力，研究報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)總是面臨很大的難度。并且紙張?jiān)诋?dāng)下的環(huán)保理念中，也是消耗品，不太適合當(dāng)前的社會(huì)。

2.網(wǎng)絡(luò)共享，方便傳輸

一般來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案總是獨(dú)一份，如果需要再整理一份一模一樣的，就需要投入許多管理檔案的人員和時(shí)間，耗費(fèi)了人力和財(cái)力。這種有形的信息資源，會(huì)限制信息的傳播和檔案的使用。不同時(shí)間、不同地點(diǎn)，總是無(wú)法被多人同時(shí)查看和使用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不適用于現(xiàn)代的社會(huì)。檔案的管理人員通過(guò)電子檔案可以隨時(shí)隨地查看檔案以及管理人員信息。

三、電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的總結(jié)

電子政務(wù)是電子檔案管理的源頭，電子檔案管理為電子政務(wù)提高了效率。所以電子檔案管理是電子政務(wù)必不可少的內(nèi)容，這兩者無(wú)法分離來(lái)看。電子政務(wù)的建設(shè)也涵蓋了電子檔案管理，所以在參與電子政務(wù)的建設(shè)中，一定要有電子檔案的管理職工參加，電子政務(wù)實(shí)施之前，也需要電子檔案管理者的指導(dǎo)。

四、結(jié)語(yǔ)

目前電子政務(wù)的系統(tǒng)工程正在蓬勃的發(fā)展，政務(wù)部門應(yīng)該積極參與電子政務(wù)建設(shè)，讓檔案工作的人員努力學(xué)習(xí)電子檔案管理。這既是一個(gè)機(jī)遇，也是一個(gè)挑戰(zhàn)，筆者作為威海海事局的工作人員，無(wú)論是從理念上還是職能上，都應(yīng)該積極地創(chuàng)造電子政務(wù)和電子檔案管理的良好環(huán)境。讓電子政務(wù)真正的服務(wù)社會(huì)和人民。

參考文獻(xiàn)：

[1]張正強(qiáng).電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系[J].中國(guó)檔案，2004（8）：20-22.

[2]劉竹子.電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系[J].科學(xué)時(shí)代，2014（18）.

作者簡(jiǎn)介：姜立新（1970—），女，威海海事局新港海事處海事監(jiān)管。