新時代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式探析

王海成

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-119-01

摘 要 隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，此篇文章針對事業(yè)單位面臨的檔案管理問題，提出創(chuàng)新的解決方法。創(chuàng)新模式下的管理有多個監(jiān)督主體，可以相互制約，以保證事業(yè)單位有牢固的地基，可以穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞 新時代 事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新模式

一、當今事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案工作的重視程度不夠

有些事業(yè)單位的員工認為檔案管理就是抄抄寫寫，有適當?shù)挠涗洷憧?，不用費心盡力的將檔案內(nèi)容豐滿化、精確化，導致檔案的雜亂無章與無案可查。但他們不知道檔案的重要性，一個事業(yè)的檔案就相當于一個事業(yè)單位的歷史，記錄了這些年事業(yè)單位發(fā)生的大小事件：同時，事業(yè)單位的檔案應(yīng)該也是后背可以借鑒的寶藏，后輩可以通過查閱資料，汲取其中前輩的工作經(jīng)驗，應(yīng)用在自己的工作中。所以對檔案的重視程度十分重要。

（二）檔案管理人員工作態(tài)度不好

很對事業(yè)單位的員工對自己管理檔案的工作不滿意，于是就抱著應(yīng)付的工作態(tài)度，不及時更新檔案，不對檔案室進行定時的打掃清理，導致一部分檔案因為環(huán)境的因素被毀，以至于這部分檔案到最后無案可查，這對事業(yè)單位的負面影響很大。

（三）檔案更新不及時

檔案的更新不及時或緩慢，會導致一些檔案的丟失或因不及時而忘記，最后無案可查，導致單位的檔案雜亂無章或不完整。

二、事業(yè)單位檔案制度設(shè)置原則

（一）規(guī)范化

工作人員必須嚴格按照國家標準進行檔案管理，但這也并不是一成不變的，各個單位可根據(jù)自身檔案重要的程度制定不同的標準，制定符合自己單位的標準。檔案管理人員也應(yīng)該嚴格按照這個標準執(zhí)行檔案管理，不宜自己私自按喜好進行檔案管理，這是一種不稱職的表現(xiàn)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴格查處。

（二）明確職責

應(yīng)該建立檔案管理機構(gòu)和檔案管理檢查機構(gòu)，檔案管理機構(gòu)的職責是對檔案進行及時的錄入、更新、檢查等，而檔案管理檢查機構(gòu)的主要職責就是對檔案管理人員的行為及工作能力進行評估，制定明確的管理制度，約束工作人員個人行為以及工作態(tài)度，從而提升自身修養(yǎng)以及工作效率。事業(yè)單位的所有成員也都應(yīng)履行自己的監(jiān)督權(quán)，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，以確保事業(yè)單位的最小損失。事業(yè)單位也應(yīng)對舉報的工作人員設(shè)置一定的獎勵，讓每個人都遵守自己的工作準則，都有一顆監(jiān)督的心。

（三）動靜結(jié)合

事業(yè)單位的制度也并不是一成不變的。隨著時代的進步與發(fā)展，事業(yè)單位的各項制度當然也要隨形式的改變而進行適當?shù)南鄳?yīng)調(diào)整。檔案部門也應(yīng)積極學習一些先進有效的檔案管理方法，并結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部情況，不斷完善檔案工作制度使事業(yè)單位的檔案管理工作更上一層樓。

三、新時代下檔案管理的新模式

（一）設(shè)立有效的督查部門

檔案管理在事業(yè)單位十分重要，但是，有一些工作人員的不重視會使檔案得不到較好的保存，這樣可能會給事業(yè)單位造成不必要的損失，所以對檔案管理人員的監(jiān)督就顯得尤為重要。可以設(shè)立監(jiān)督部門，定時對檔案管理人員的工作進行檢查。并且不定期進行考核，考核檔案管理人員的實際工作情況，對檔案的更新速度進行測試，避免因為工作人員的疏漏而造成損失。也還能設(shè)立單位外的特殊檢查組，“微服私訪”對檔案處進行不定期檢查，確保檔案管理工作的有效完成。

（二）計算機管理

隨著時代的進步與發(fā)展，計算機已經(jīng)成為人們生活中不可獲缺的一部分，應(yīng)用計算機進行管理可能會更加智能化。把紙質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)錄入計算機中，會更容易保存、查詢，且更不容易因為一些外界因素被毀掉，這樣人們查找檔案也會更加方便。電子檔案的使用是新時代檔案管理必經(jīng)的一個步驟，每個事業(yè)單位的檔案管理工作都應(yīng)當努力朝著此方向發(fā)展，這樣才能使檔案更好的服務(wù)于自己。

（三）建立培訓機制

檔案管理人員的素質(zhì)十分重要，所以要定期對檔案管理人員進行培訓，這樣可以提高檔案管理人員的專業(yè)技能，更好的管理檔案。當然，計算機技術(shù)也是檔案人員培訓中必不可少的一部分，邀請專業(yè)的導師或教授對檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓，并向他們宣講檔案管理的重要性，讓他們在檔案管理時富有責任心。

（四）在全單位宣傳檔案管理的重要性

因為檔案管理工作的重要，所以檔案管理同樣需要全單位的配合。在全單位宣傳可以讓檔案管理員的工作更加簡單，同時也讓全單位人員一起監(jiān)督檔案管理人員，這樣也會提高檔案管理人員的工作質(zhì)量，只有他們更加盡職盡責，檔案管理工作才會越來越好，單位才會更有條不紊的發(fā)展。

（五）事業(yè)單位領(lǐng)導對檔案管理的重視

員工的重視要以領(lǐng)導為榜樣，只有領(lǐng)導的足夠重視，員工才會重視。所以，需要領(lǐng)導以身作則，帶領(lǐng)員工共同重視檔案管理，最好能多關(guān)心檔案管理員的日常工作，在發(fā)現(xiàn)問題時，及時向檔案管理員說明，在監(jiān)督他們的同時體諒他們，相信他們，和他們共同進步，為事業(yè)單位打造一套完美的地基。

四、結(jié)語

檔案是一個事業(yè)單位的歷史，是一個事業(yè)單位的地基。萬丈高樓平地起，檔案管理對于一個事業(yè)單位真的十分重要，所以需要意義的新的模式來促進檔案管理工作的進行與發(fā)展。不僅要領(lǐng)導的支持、同事的幫助，更需要的也是自身過硬的素質(zhì)和一心為單位的責任心，當然還需要借助當代的先進設(shè)備，這樣檔案管理才會更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]曹燕.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].中外企業(yè)家，2019（11）.

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