電子文件檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

童學(xué)梅

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）6-117-01

摘 要 經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)中成為了一種便利工具，電子文件逐漸憑借靈活、便捷等的優(yōu)勢(shì)取代了紙質(zhì)文件的地位，相應(yīng)的檔案管理工作也取得了較大的進(jìn)展。本文主要就電子文件檔案管理的內(nèi)涵及存在的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并提出了解決這些問(wèn)題的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞 電子文件 檔案管理 問(wèn)題對(duì)策

隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的快速發(fā)展，電子技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)，電子文件檔案管理逐漸成為一種主流。電子文件主要是在數(shù)字化環(huán)境與計(jì)算機(jī)設(shè)備中形成，以數(shù)碼的形式保存在光盤、磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理與檢索，還能夠在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳送。當(dāng)前，電子文件檔案管理工作仍然存在一些不足之處，需要探索出解決問(wèn)題、提升電子文件檔案管理質(zhì)量的途徑。

一、電子文件檔案管理的內(nèi)涵

電子文件檔案是相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的，電子文件檔案管理就是由專門技術(shù)人員將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案進(jìn)行保管的一項(xiàng)工作。電子文件檔案的概念就是在數(shù)字環(huán)境中生成的，以代碼形式保存在存儲(chǔ)設(shè)備中的、需要在計(jì)算機(jī)設(shè)備上進(jìn)行查閱的電子文件。較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件能夠更長(zhǎng)久地保存下去，它不想傳統(tǒng)紙質(zhì)文件一樣會(huì)因潮濕、磨損等因素而導(dǎo)致檔案資料毀損或者滅失；另外，與紙質(zhì)文件相比，電子文件檔案是經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)分類、整理、總結(jié)出來(lái)的，保存的時(shí)候也是分門別類，方便查閱者按照所需文件的類別進(jìn)行查閱。

二、電子文件檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)電子文件檔案管理的重視不夠

現(xiàn)階段，很多企業(yè)的管理者認(rèn)為文件錄入系統(tǒng)之后就具有了很高的安全性，但是，實(shí)際上文件在從錄入之前到錄入完成的整個(gè)過(guò)程都是十分關(guān)鍵的，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視。在檔案錄入系統(tǒng)的全過(guò)程中，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核文件資料，保證資料內(nèi)信息的真實(shí)性，在進(jìn)行錄入的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)保證錄入信息的正確性，在錄入完成之后也要加強(qiáng)監(jiān)管，以防信息被惡意篡改。然而，這些電子文件檔案管理流程都未收到管理者足夠的重視，甚至為后續(xù)的檔案利用帶來(lái)了不小的麻煩。

（二）電子文件檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前，企業(yè)尚未建立嚴(yán)明的電子文件檔案管理制度，沒(méi)有對(duì)管理責(zé)任濟(jì)寧必要的明確性劃分，一旦電子文件檔案管理出現(xiàn)紕漏，就會(huì)出現(xiàn)找不到責(zé)任人或者互相推卸責(zé)任的問(wèn)題。正是由于制度的不完善，檔案管理人員在開展工作的過(guò)程中常常抱著敷衍的態(tài)度，甚至增加了電子文件檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

管理人員是電子文件檔案管理的主要力量，然而由于當(dāng)前企業(yè)對(duì)這些人員缺乏嚴(yán)格的考核，或者現(xiàn)有的管理人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)教育，使得這些人員在面對(duì)電子文件檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題時(shí)不能制定出有效的解決措施，長(zhǎng)此以往，電子文件檔案管理的質(zhì)量會(huì)受到嚴(yán)重影響。

三、如何解決電子文件檔案管理中遇到的問(wèn)題

（一）增強(qiáng)對(duì)電子文件檔案管理的重視

企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的檔案管理觀念，管理者應(yīng)當(dāng)認(rèn)清電子文件檔案管理的安全性于企業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值，尤其是項(xiàng)目前期行政審批文件的收集、分類、存檔，因?yàn)槠渖婕暗狡髽I(yè)的重大利益。在重視思想的引導(dǎo)下，對(duì)電子文件檔案管理的思維進(jìn)行創(chuàng)新，加大對(duì)電子文件檔案管理的資金與設(shè)備投入，保證檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮出最佳實(shí)效。

（二）建立健全電子文件檔案管理制度

制度是電子文件檔案管理工作有效開展的保障，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全相應(yīng)的管理制度，以制度的形式進(jìn)行責(zé)任的明確與劃分，真正將管理責(zé)任落實(shí)到具體的管理人員；同時(shí)，通過(guò)考核與獎(jiǎng)懲制度的實(shí)施，激勵(lì)管理人員以更高的責(zé)任意識(shí)開展電子文件檔案管理工作，對(duì)違法制度的人員給予相應(yīng)的懲罰，對(duì)遵守制度且做出突出貢獻(xiàn)的人員應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，為電子文件檔案管理質(zhì)量的提升提供強(qiáng)有力的制度保障。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員的素質(zhì)水平對(duì)電子文件檔案管理的質(zhì)量與效率有著直接的影響。為了保證電子文件檔案得以安全、長(zhǎng)久的保存，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)在招聘環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，引進(jìn)專業(yè)能力強(qiáng)的優(yōu)秀人才；對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)教育，督促他們不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)，掌握電子文件檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，增強(qiáng)他們的管理責(zé)任意識(shí)，為電子文件檔案管理質(zhì)量的提升奠定有力的人才基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展使得電子文件檔案管理成為了檔案管理工作的主流，其有著與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同的優(yōu)勢(shì)。企業(yè)要想真正提升電子文件檔案管理的質(zhì)量和效率，就必須增強(qiáng)重視、健全制度、提升人員素質(zhì)，只有運(yùn)用這種有針對(duì)性、科學(xué)性的對(duì)策，才能真正以高效的檔案管理帶動(dòng)企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

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