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    數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)研究

    2019-08-30 08:22:56高丹丹
    關(guān)鍵詞:檔案信息數(shù)字化管理

    高丹丹

    中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí):A 文章編號(hào):1674-1145(2019)6-111-01

    摘 要 本文以數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)的重要意義為切入點(diǎn),展開(kāi)具體分析,并以此為依據(jù),提出加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理者的數(shù)字化意識(shí)、加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理者的技術(shù)培訓(xùn)、制定完善的數(shù)字化管理制度等幾方面重要解決方式。希望檔案管理者要重視數(shù)字化管理的重要性,在滿足信息時(shí)代發(fā)展需求的同時(shí),能夠提升數(shù)字化信息管理水平;在檔案管理過(guò)于混亂復(fù)雜時(shí),可以結(jié)合實(shí)際,通過(guò)數(shù)字化的管理方式,有效節(jié)省工作時(shí)間,提升效率,進(jìn)一步促進(jìn)信息化社會(huì)的發(fā)展。

    關(guān)鍵詞 數(shù)字化管理 檔案信息 建設(shè)方式

    隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,數(shù)字化檔案信息管理方式越來(lái)越占據(jù)重要位置。在應(yīng)用和開(kāi)發(fā)過(guò)程中要注重?cái)?shù)據(jù)信息的安全性,促進(jìn)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)。但是在實(shí)際的操作過(guò)程中,數(shù)字化信息管理方式還存在很多弊端,管理者要發(fā)揮引導(dǎo)作用,積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù),提升專業(yè)技術(shù)和管理水平,對(duì)于檔案信息向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向的發(fā)展具有重要意義。

    一、數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)的重要意義

    (一)符合信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)

    隨著社會(huì)不斷的發(fā)展進(jìn)步,信息資源已經(jīng)成為人類進(jìn)步不可或缺的重要資源。信息化時(shí)代的來(lái)臨,給人們生活帶來(lái)了巨大改變,讓生活工作更加方便快捷。數(shù)字化檔案信息管理,是社會(huì)資源和國(guó)家資源管理的重要途徑。在檔案信息管理中,總會(huì)有大量的信息需要統(tǒng)計(jì)整合,給工作帶來(lái)巨大影響,而數(shù)字化檔案信息管理能夠有效解決這一問(wèn)題,從一定程度上節(jié)省了工作時(shí)間,加快了工作進(jìn)程。在現(xiàn)階段,數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)走在時(shí)代發(fā)展的前沿,是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要步驟,有助于提高管理質(zhì)量,進(jìn)一步促進(jìn)促進(jìn)數(shù)字化檔案信息建設(shè)的全面發(fā)展。

    (二)滿足檔案信息管理平臺(tái)發(fā)展的需求

    檔案信息管理平臺(tái)的不斷發(fā)展,要求要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,滿足工作的高質(zhì)量、高效率的要求。在檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)中,要求應(yīng)用和開(kāi)發(fā)要具有儲(chǔ)存、管理、收集能功能;要確保信息的準(zhǔn)確性,提高數(shù)據(jù)庫(kù)管理水平,加快完成數(shù)字化的轉(zhuǎn)換速度,提高工作效率;要完善檔案管理平臺(tái)的規(guī)章制度。數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái),在對(duì)數(shù)據(jù)分析和研究過(guò)程中要,檔案館要對(duì)信息化資源進(jìn)行分類處理,與其他方面資源共享,促進(jìn)數(shù)字化檔案檔案信息管理的進(jìn)步。

    隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展強(qiáng)大,生活工作中各個(gè)方面的檔案數(shù)據(jù)都在不斷增加,檔案管理的傳統(tǒng)方式已經(jīng)不能滿足管理平臺(tái)的發(fā)展需求,因此,在現(xiàn)階段,數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè),有助于保證信息資源的安全性和準(zhǔn)確性,促進(jìn)國(guó)家和社會(huì)檔案信息管理平臺(tái)的健康發(fā)展。

    (三)符合國(guó)家和社會(huì)發(fā)展的具體要求

    在生活中,人民群眾的檔案信息化意識(shí)不斷加強(qiáng)。有很多和家庭都會(huì)主動(dòng)選擇建設(shè)一份信息化檔案,以備不時(shí)之需。通過(guò)對(duì)生活中的一點(diǎn)一滴的有效記錄,可以幫助家庭明確未來(lái)的發(fā)展方向,對(duì)家族事務(wù)的變更可以一目了然,進(jìn)一步優(yōu)化家族關(guān)系,使其強(qiáng)大。數(shù)字化檔案信息是一種精神追求,是人們精神文明進(jìn)步的產(chǎn)物,有助于在未來(lái)生活中子孫后代更好的了解家族發(fā)展歷程,對(duì)于傳承家族文化具有重要意義。

    在工作中,像一些事業(yè)單位,對(duì)檔案管理的要求也在不斷增加。在醫(yī)院的管理過(guò)程中,員工、病人的信息管理非常重要。像:影像檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、病情檔案等,在實(shí)際操作中,要格外謹(jǐn)慎。按照規(guī)范的制度進(jìn)行統(tǒng)一管理。大量的信息統(tǒng)計(jì)過(guò)程非常復(fù)雜,管理人員要按時(shí)統(tǒng)計(jì),及時(shí)更新數(shù)據(jù),確保信息的準(zhǔn)確性。數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè),有助于信息資源的有效利用,促進(jìn)國(guó)家和社會(huì)的全面發(fā)展。

    二、數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)的重要方式

    (一)加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理者的數(shù)字化意識(shí)

    檔案數(shù)字化可以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和實(shí)際數(shù)據(jù)相結(jié)合,提高工作效率,保證信息數(shù)據(jù)的安全性。因?yàn)闄n案管理人員工作任務(wù)大,要求高,所以現(xiàn)階段很多員工工作態(tài)度消極,對(duì)工內(nèi)容感到枯燥乏味,久而久之會(huì)阻礙檔案管理平臺(tái)的發(fā)展。因此,要加強(qiáng)檔案管理者的數(shù)字化意識(shí),從根本上解決問(wèn)題,調(diào)動(dòng)員工積極性 ,大力宣傳數(shù)字化檔案管理方式的重要性,使國(guó)家和社會(huì)更加重視數(shù)字化檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

    (二)加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理者的技術(shù)培訓(xùn)

    員工是數(shù)字化檔案信息管理的主要人物,加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理的技術(shù)培訓(xùn),有利于提升管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能,促進(jìn)檔案管理平臺(tái)的發(fā)展壯大。在實(shí)際的工作中,要善于引進(jìn)專業(yè)人才,提升數(shù)字化管理技術(shù)的整體水平,可以采取精分小組的方式,激發(fā)員工積極性。在培訓(xùn)過(guò)程中,管理者要嚴(yán)格遵守培訓(xùn)制度,明確培訓(xùn)方向,利用網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)設(shè)備,推動(dòng)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)。

    (三)制定完善的數(shù)字化管理制度

    在制定數(shù)字化檔案信息管理制度時(shí),要結(jié)合實(shí)際,對(duì)員工的技能和思想進(jìn)行全面分析,確保制度實(shí)施有效性。完善的管理制度,既能滿足企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀,又能滿足員工內(nèi)心需求,有利于規(guī)范工作步驟,確保員工技能的有效發(fā)揮,更加明確各個(gè)部門(mén)員工的職能,進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的順利展開(kāi)。

    三、結(jié)語(yǔ)

    綜上所述:檔案信息管理數(shù)字化的發(fā)展,對(duì)于促進(jìn)國(guó)家管理水平的提升具有重要意義。但在工作中,檔案信息管理的內(nèi)容多、信息雜這些問(wèn)題逐漸暴露,要求管理者要強(qiáng)化思想意識(shí),提升自身技能,制定完善的檔案管理制度,促進(jìn)數(shù)字化檔案信息管理水平的提升,為數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

    參考文獻(xiàn):

    [1]楊陽(yáng),關(guān)英慧.數(shù)字化背景下的高校檔案管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(07):104.

    [2]黃寧.淺析信息時(shí)代背景下提升干部人事檔案保密工作的對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2019(07):142.

    [3]蔡霞.數(shù)字化檔案管理與檔案服務(wù)工作分析[J].信息記錄材料,2019,20(04):195-196.

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