淺談數(shù)字化時代檔案信息資源的開發(fā)與利用2

袁曉坤

摘 要：文章提出要正確的認(rèn)識檔案信息資源的開發(fā)、利用，對檔案管理工作開展現(xiàn)狀進(jìn)行總結(jié)。在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)探討提升檔案信息資源開發(fā)利用效率的措施，加強(qiáng)基層人員技能培訓(xùn)、對傳統(tǒng)管理理念做出創(chuàng)新，能夠促進(jìn)檔案利用率穩(wěn)定增長，在此基礎(chǔ)上開展的統(tǒng)計(jì)工作也能高效完成。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代;檔案信息;資源利用

一、正確認(rèn)識檔案信息資源地位和使用現(xiàn)狀

檔案中包含大量的信息資源，只進(jìn)行管理而不使用，會造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。在數(shù)字化時代中，發(fā)展前景的決定性因素是信息更新速率，掌握全面的信息資料，能夠制定出積極有效的管理計(jì)劃。目前檔案利用已經(jīng)得到了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，但在使用方式上還存在一些不足有待提高。這其中包括了信息化技術(shù)落實(shí)程度不足，方案管理方式落實(shí)，信息的更新時間與實(shí)際情況存在差異等問題。管理工作是分層次進(jìn)行的，只有在工作中加強(qiáng)溝通配合，才能完成資料信息的整理任務(wù)。

在各地注重文化建設(shè)，挖掘地方資源的今天，這些檔案史料的價值不言而喻。我國檔案信息資源雖然很豐富，越來越多的人已認(rèn)識到它的價值，但由于受到多種主客觀因素的制約，各地檔案利用率很低。目前存在的問題主要是檔案現(xiàn)代化管理落后，傳統(tǒng)的檔案管理模式仍占主導(dǎo)地位。多數(shù)檔案館（室）采取被動上門服務(wù)的方式，且對自身宣傳力度不夠。

檔案人員做到了收集、整理、保管和保護(hù)等基礎(chǔ)性工作，但對檔案利用這一中心工作卻沒有應(yīng)有的認(rèn)識，沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的社會經(jīng)濟(jì)價值。從檔案的編研工作來看，不少編研部門形同虛設(shè)，它遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要，使社會各界難以了解館藏情況，不能及時了解館藏中有哪些資料可供自身的使用。再者沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一載體，沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，因而使用者難以方便、快捷地利用檔案信息。二、開發(fā)利用檔案信息資源的途徑和方法針對檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、檔案利用率不高的現(xiàn)象，我們認(rèn)為目前應(yīng)從提高檔案工作者的素質(zhì)和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)兩條途徑來加以改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用工作的新局面。

二、著力提高檔案工作者的素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)技能水平直接影響到檔案的利用率，應(yīng)遵從管理制度來開展工作，對于傳統(tǒng)監(jiān)管模式中存在的問題，可以進(jìn)行優(yōu)化處理。隨著使用需求的不斷增大對管理制度進(jìn)行更新。網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理環(huán)節(jié)中，工作效率有明顯的提升，這對基層工作人員也是一次全新的挑戰(zhàn)。要求工作人員掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠解決工作中遇到的一些基礎(chǔ)問題，并維護(hù)系統(tǒng)的運(yùn)行安全。創(chuàng)新管理理念能夠幫助提升工作質(zhì)量，以使用為管理目標(biāo)來開展工作，資料信息能夠真正發(fā)揮使用價值。檔案信息化的發(fā)展，要求他們與時俱進(jìn)，更新自己的知識結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)換管理理念，適應(yīng)時代發(fā)展的要求。

（一）改變檔案工作者的管理理念

創(chuàng)新管理方式在落實(shí)過程中，需要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，只有基層檔案管理人員在主觀意識上介紹這種工作模式，數(shù)字化計(jì)劃才能高效落實(shí)。開展檔案信息資源的過程中，基層崗位人員發(fā)揮著重要作用，也能最直觀的反應(yīng)出開發(fā)利用是否有效。針對傳統(tǒng)管理理念中存在的弊端，可以通過技術(shù)手段來解決，如果完全否認(rèn)重新規(guī)劃，會浪費(fèi)大量的工作時間。有針對性的進(jìn)行局部優(yōu)化處理，既能夠減少工作開展所用時間，在落實(shí)程度上也會有明顯提升，不會造成基層檔案人員與管理層之間的矛盾問題。

（二）優(yōu)化檔案工作者的結(jié)構(gòu)

針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的陌生，檔案部門應(yīng)引進(jìn)部分高科技人員，通過他們所帶來的計(jì)算機(jī)前沿知識和檔案后臺管理技能可以實(shí)現(xiàn)對檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過程。此外，新引進(jìn)的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。其次，必須加強(qiáng)對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運(yùn)用，壯大適應(yīng)信息時代要求的檔案管理隊(duì)伍。

三、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏利用效率

（一）豐富和充實(shí)館藏內(nèi)容

豐富和充實(shí)館藏檔案是開發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。長期來，檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等環(huán)節(jié)，都為檔案信息開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。豐富的館藏是開發(fā)利用檔案信息資源的前提，也是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的前提。在充實(shí)館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統(tǒng)性，連貫性。在征集范圍上應(yīng)改變以往注重黨政機(jī)關(guān)文書檔案的單一性，應(yīng)擴(kuò)大到社會各個方面，注意征集反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的檔案以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。

（二）穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案信息資源的數(shù)字化

傳統(tǒng)的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質(zhì)的檔案信息資源即使再充實(shí)，但未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，它們還將淹沒在歷史的灰塵之下，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息資源的數(shù)字化分為兩個方面進(jìn)行。

四、對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化

對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入。這兩項(xiàng)工程都需耗費(fèi)大量的精力，由于人力、物力、財(cái)力的限制，一般情況下應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高價值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時兼顧檔案原件的字跡質(zhì)量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件?！霸诰唧w實(shí)施數(shù)字化時，要制定電子文件標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件格式，充分考慮與現(xiàn)行電子文件的統(tǒng)一，及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復(fù)建設(shè)而造成的資源浪費(fèi)”。

五、小結(jié)

數(shù)字化時代檔案信息資源的開發(fā)與利用，涉及的問題很多，各種新技術(shù)的發(fā)展也會帶來許多新的問題。因此，需要我們檔案工作者不斷關(guān)注，及時調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)，及時補(bǔ)上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這一課，同時制定相應(yīng)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以促進(jìn)檔案信息化水平穩(wěn)步提高。

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