試論事業(yè)單位中辦公室檔案工作的規(guī)范管理

王振興

摘要：在事業(yè)單位中，辦公室檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵，是整體事業(yè)單位協(xié)調(diào)，掌握和管理的有效保障，辦公室檔案工作不是選擇性的，特別是對(duì)于當(dāng)今信息化事業(yè)單位而言，它也是推動(dòng)其機(jī)制向良性發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，必須使辦公室檔案標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 辦公室檔案 規(guī)范管理 意義 內(nèi)容 發(fā)展方向

一、事業(yè)單位中辦公室檔案工作規(guī)范管理的意義

目前，辦公室檔案在事業(yè)單位已經(jīng)成為必不可少的一部分。它可以提高工作的質(zhì)量和效率，是事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的基礎(chǔ)，有助于恢復(fù)歷史保護(hù)的確切性。另一方面，標(biāo)準(zhǔn)化的辦公室檔案管理是衡量單位管理能力和結(jié)果的主要標(biāo)準(zhǔn)，它承載了整個(gè)單位在開(kāi)發(fā)過(guò)程中獲得的成就，并為探索其運(yùn)營(yíng)成果和發(fā)展前景提供了參考信息。辦公室檔案工作管理是否良好，直接決定了單位負(fù)責(zé)人是否能夠掌握單位的整體運(yùn)作情況，及時(shí)調(diào)整運(yùn)營(yíng)政策，因此，在中國(guó)，我們規(guī)范事業(yè)單位的檔案工作，改進(jìn)管理理念，敢于學(xué)習(xí)和體會(huì)新的辦公室檔案管理方法，具體地反映單位的整體運(yùn)作成果和發(fā)展，不僅有利于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展更加有利于提升本單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，具有遠(yuǎn)大的現(xiàn)實(shí)意義。在信息化快速發(fā)展的過(guò)程中，人們對(duì)辦公室檔案工作的管理認(rèn)識(shí)逐漸削弱，忽視了它在社會(huì)發(fā)展中的現(xiàn)實(shí)作用和戰(zhàn)略意義，在實(shí)際工作中，沒(méi)有責(zé)任感，缺乏崗位，缺乏宣傳，辦公室檔案工作的無(wú)用性一直影響整個(gè)機(jī)構(gòu)，因此是辦公室檔案管理的一個(gè)較弱的理念。在管理方式上，它也阻礙了從傳統(tǒng)型向新型的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)型不利于事業(yè)單位的優(yōu)良進(jìn)步，因此，務(wù)必要規(guī)范辦公室檔案工作的管理。

二、事業(yè)單位中辦公室檔案工作規(guī)范管理的主要內(nèi)容

1.規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提——制發(fā)公文。絕大多數(shù)辦公室檔案都是在官方文件中發(fā)展而來(lái)的。作為其前身，怎樣擬定和公布官方文件可以直接影響其工作質(zhì)量，還可以確定未來(lái)辦公室檔案的質(zhì)量及其管理工作。因此，發(fā)布正式文件是辦公室檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基本前提，在實(shí)際操作中有必要處理其標(biāo)準(zhǔn)，提高辦公室檔案的質(zhì)量，為今后標(biāo)準(zhǔn)化辦公室檔案的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。首先，我們必須將檔案標(biāo)準(zhǔn)化為官方文件，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)模統(tǒng)一的紙張類型。根據(jù)水平布局模式，綁定線需要布置在左側(cè)。第二是保證公文字跡的印刷清楚，并且容易長(zhǎng)久存放，無(wú)論是印刷還是起草官方文件，還是不一樣的書(shū)寫(xiě)筆記，簽名，陳述和記錄，所選紙張，墨水和筆類型都不應(yīng)褪色，保證清楚明確的筆跡，以便未來(lái)長(zhǎng)久儲(chǔ)存。三是嚴(yán)格檢查發(fā)證程序，審計(jì)權(quán)限，文字題目，主，抄送單位，正式文件的落款和日期。第四，文種的使用必須合理，格式應(yīng)該是標(biāo)準(zhǔn)化的，并且文本中應(yīng)盡可能少地使用縮寫(xiě)詞和非標(biāo)準(zhǔn)詞，這將有助于未來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)管理和實(shí)施信息檢索方法。

2.規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則——立卷歸檔。文檔相似性，重復(fù)性和無(wú)序卷的組合使得辦公室檔案工作難以標(biāo)準(zhǔn)化，還影響了辦公室檔案價(jià)值使用和快速檢索的最大化，以及文件的總體目標(biāo)。文件歸檔關(guān)鍵由本部門(mén)文件組成，有必要將文件存檔作為辦公室檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)，并繼續(xù)實(shí)施中國(guó)文書(shū)處理的實(shí)踐指南，因而推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)試辦公室檔案工作，以至滿足信息化的需求。在實(shí)際工作中，一方面要嚴(yán)格遵照國(guó)務(wù)院頒布的《銷(xiāo)毀不歸檔文件辦法》執(zhí)行。另一方面，有必要處理以下三個(gè)方面：首先，有必要正確掌握存檔文件的及時(shí)性。唯有達(dá)成當(dāng)前文件任務(wù)才能立卷歸檔，不然辦公室檔案工作將是雜亂無(wú)序的，無(wú)法歸檔。第二，有必要建立一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)和合理的分工，實(shí)際上，應(yīng)該注意數(shù)據(jù)和文檔之間的差異，尤其是類似數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容，方法和含義的差異，需要詳細(xì)分析詳細(xì)的問(wèn)題，從而減少冗余的辦公室檔案工作，并有效地改善辦公室檔案使用效率。第三，要注意整體的全宗維護(hù)，歸檔時(shí)，我們不僅要掌握中心和主要，次要，嚴(yán)格守住全宗的出入口，禁止無(wú)法歸檔的文件進(jìn)入，防止歸檔數(shù)據(jù)文件的丟失，特別是在存檔卷中，有必要將具有特定關(guān)聯(lián)的相同類型的文檔歸屬于卷，以保證可以反映相同問(wèn)題的整體辦理，從而增強(qiáng)辦公室檔案的使用價(jià)值，讓完整的辦公室檔案文件為未來(lái)規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎(chǔ)。

3.規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障——案卷質(zhì)量。在現(xiàn)實(shí)操作中不難看出，辦公室檔案是否有價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全部搜集到，唯有完整的文檔數(shù)據(jù)才能保證辦公室檔案儲(chǔ)存的重要性，立卷方法和裝訂案卷在標(biāo)準(zhǔn)辦公室檔案工作的操作中發(fā)揮著決定性的作用，因此，提升辦公室檔案的質(zhì)量相當(dāng)緊要。因而，除了注意處理好立卷方法之外，還方便檢索和分割辦公室檔案的目標(biāo)管理，掌握檔案質(zhì)量，有效管理辦公室檔案也是必要的。

三、事業(yè)單位中辦公室檔案工作的發(fā)展方向

1.做好辦公室檔案工作標(biāo)準(zhǔn)——依法治檔。辦公室檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的基本原則是依法管理檔案，多元化辦公室檔案載體和類別直接影響辦公室檔案工作形式，需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷變化才能適應(yīng)時(shí)代新潮流，開(kāi)創(chuàng)新局面，打造辦公室檔案工作新篇章。

2.增加辦公室檔案工作目標(biāo)——運(yùn)用辦公室檔案。有效使用辦公室檔案是反映其自身價(jià)值的直接方式，進(jìn)行開(kāi)發(fā)是辦公室檔案管理的主要體現(xiàn)，它已成為當(dāng)今社會(huì)不可或缺的主要信息資源，為了加強(qiáng)辦公室檔案的有效開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，一方面需要共享信息資源，辦公室檔案管理員還必須要在收集，整理，評(píng)級(jí)和儲(chǔ)存辦公室檔案的同時(shí)改進(jìn)搜索系統(tǒng)和編輯辦公室檔案等，以便辦公室檔案用戶可以使用它們。另一方面，要適應(yīng)時(shí)代變遷的要求，找出新的方便服務(wù)途徑，提高應(yīng)用水平，如此不但增長(zhǎng)社會(huì)效益，但也推進(jìn)辦公室檔案健康發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：辦公室檔案管理是事業(yè)單位平穩(wěn)高效發(fā)展的主要保障，創(chuàng)建系統(tǒng)，科學(xué)，民主的管理體制對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，事業(yè)單位辦公檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，是遵照規(guī)范的質(zhì)量和效率，增強(qiáng)系統(tǒng)思維意識(shí)，以滿足單位的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化和科學(xué)化運(yùn)作的需求。