數(shù)字檔案館建設(shè)存在問題分析及建議

張廣濤

摘? 要：檔案是知識(shí)密集型的電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)核心的信息資源。在該行業(yè)中，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)已初見成效，但建設(shè)中仍存在諸如數(shù)字檔案有效性爭(zhēng)議、資金投入不足、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)失位等問題，需進(jìn)一步加以解決。

關(guān)鍵詞：電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè);企業(yè)數(shù)字檔案館;檔案館建設(shè)

2013年起，電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)啟動(dòng)了數(shù)字檔案館建設(shè)工作，截至2018年，華北電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院、山東電力工程咨詢?cè)旱?0余家單位先后通過行業(yè)數(shù)字檔案館達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。[1]電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作取得了階段性成果，然而在建設(shè)過程中出現(xiàn)的諸如數(shù)字檔案真實(shí)性、可靠性爭(zhēng)議、資金投入不足、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)失位等問題，仍需進(jìn)一步加以解決。

1 存在的問題分析

1.1 數(shù)字檔案真實(shí)性、可靠性問題。數(shù)字檔案的真實(shí)性、可靠性是其發(fā)揮效力的最關(guān)鍵支撐，但在數(shù)字檔案館建設(shè)中并未完全得到保障。具體到電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)，有兩個(gè)特殊因素影響數(shù)字檔案真實(shí)性、可靠性：其一是施工現(xiàn)場(chǎng)條件變化、設(shè)計(jì)變更等原因，一張圖紙經(jīng)常有多個(gè)版本。數(shù)字檔案館在收集這些電子文件時(shí)如何做好版本清晰、可控就成為難題;另一方面由于計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的普及應(yīng)用，CAD格式的文件成為行業(yè)數(shù)字檔案管理的重點(diǎn)對(duì)象，該類文件對(duì)軟件運(yùn)行環(huán)境有較強(qiáng)敏感性，元數(shù)據(jù)、背景信息一旦發(fā)生變化或丟失，即使文件自身內(nèi)容未發(fā)生任何變化，其呈現(xiàn)結(jié)果也會(huì)大為不同，會(huì)導(dǎo)致二次打印時(shí)電子文件與紙質(zhì)文件不一致問題，其憑證價(jià)值也會(huì)受影響。

1.2 數(shù)字檔案館建設(shè)資金問題。西北電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院從2006年開始，建設(shè)數(shù)字檔案館前后投入經(jīng)費(fèi)約570萬元。其中平臺(tái)建設(shè)費(fèi)用約150萬元，歷史檔案掃描費(fèi)用約420萬元。[2]而且數(shù)字檔案館建設(shè)不是一勞永逸的，館藏?cái)?shù)字資源必須時(shí)時(shí)更新和維護(hù)，隨著技術(shù)進(jìn)步不斷進(jìn)行信息遷移轉(zhuǎn)錄，這些工作必然伴隨著通信費(fèi)、數(shù)據(jù)加工費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等持續(xù)支出。

1.3 數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化問題。一個(gè)行業(yè)如果要保持長(zhǎng)期可持續(xù)的發(fā)展，必須在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)上有所突破。解決數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展課題，有利于促進(jìn)傳統(tǒng)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，也有利于檔案館功能的發(fā)揮。[3]業(yè)內(nèi)各大設(shè)計(jì)院數(shù)字檔案館建設(shè)在經(jīng)過一個(gè)階段的飛速發(fā)展后，無不遇到了標(biāo)準(zhǔn)瓶頸，如館藏資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺失、元數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)缺失、數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)缺失、著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)缺失、網(wǎng)絡(luò)資源的取舍標(biāo)準(zhǔn)缺失等。標(biāo)準(zhǔn)能否科學(xué)合理地制定意義十分深遠(yuǎn)，它是數(shù)字檔案館建設(shè)的風(fēng)向標(biāo)，是行業(yè)發(fā)展的導(dǎo)向，關(guān)系著數(shù)字檔案能否實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)存久取和社會(huì)共享。

2 改進(jìn)的建議

2.1 關(guān)于數(shù)字檔案真實(shí)性、可靠性問題

第一，數(shù)字檔案館建設(shè)必須在各工作平臺(tái)設(shè)計(jì)之初就樹立檔案意識(shí)，確保各業(yè)務(wù)流程終點(diǎn)為文件資料歸檔，并從源頭控制文件信息的合規(guī)性，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全壽命周期管理。電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)數(shù)字檔案館必須同設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)以及協(xié)同辦公系統(tǒng)等多個(gè)平臺(tái)緊密結(jié)合，保證各工程在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)施工、竣工驗(yàn)收等各階段形成的文字、圖表、聲像等各種形式、各種載體的文件應(yīng)歸盡歸。

第二，電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館必須注重“文控”。即對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、全員參與的全過程管控模式?？刂频膬?nèi)容具體包括：保證重要文件形成（管理版本、固化）、為文件命名（制定命名規(guī)則）、制定元數(shù)據(jù)方案、確定文件存儲(chǔ)格式、電子文件保存合適位置、對(duì)電子文件進(jìn)行分類、對(duì)電子文件價(jià)值鑒定。

第三，電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館必須做好文件版本控制。元數(shù)據(jù)對(duì)確保電子文件的真實(shí)性具有至關(guān)重要的作用，在對(duì)電子文件的動(dòng)態(tài)管理過程中，元數(shù)據(jù)可將電子文件生命周期中所有重要的變化都記錄下來，依據(jù)這些記錄來再現(xiàn)電子文件的原始面貌，保障電子文件證明歷史。[4]此外還需要依據(jù)《電子簽名法》，借助電子簽名、時(shí)間戳、元數(shù)據(jù)管理等手段實(shí)現(xiàn)數(shù)字文檔的真實(shí)性、可靠性保護(hù)。

2.2 關(guān)于建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)資金問題。解決數(shù)字檔案館建設(shè)資金問題的唯一途徑就是使高昂的投入物有所值。電力勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)工作中沉淀了豐富的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，通過建設(shè)數(shù)字檔案館，可以促進(jìn)知識(shí)流動(dòng)、知識(shí)共享，只有當(dāng)數(shù)字檔案館真正起到了卓有成效甚至無可替代的業(yè)務(wù)支持作用時(shí)，企業(yè)才會(huì)心甘情愿地投入大量資金去建設(shè)。

2.3 關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化問題。2010年、2014年中國(guó)電力勘測(cè)設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)分別發(fā)布了電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)《數(shù)字檔案館建設(shè)指導(dǎo)意見》和《數(shù)字檔案館達(dá)標(biāo)驗(yàn)收評(píng)審細(xì)則》，各企業(yè)內(nèi)部應(yīng)結(jié)合細(xì)則要求，制定切合企業(yè)實(shí)際的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如網(wǎng)絡(luò)資源的取舍標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)的描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，做好自身數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)工作和制定數(shù)字檔案館管理辦法。

3 未來展望

3.1 堅(jiān)持以人為本。數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案工作的影響是重大而又深遠(yuǎn)的，唯技術(shù)主義觀正逐漸在數(shù)字檔案館建設(shè)中蔓延。但數(shù)字檔案館本質(zhì)上仍然是一個(gè)人文機(jī)構(gòu)，需要以人為本，為人服務(wù)。在這種新常態(tài)中，企業(yè)檔案工作者素質(zhì)的重要性不言而喻。檔案工作者要樹立檔案資產(chǎn)管理意識(shí)，以對(duì)待資產(chǎn)管理的模式和態(tài)度管理數(shù)字檔案館。具體到電力勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)，就是要更好地幫助設(shè)計(jì)人員提高勘測(cè)設(shè)計(jì)質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)支持作用，使檔案資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)“保值增值”。

3.2 實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。企業(yè)要建設(shè)數(shù)字檔案館，除了完善數(shù)字檔案館館藏信息資源數(shù)據(jù)庫，還要主動(dòng)利用信息時(shí)代的互聯(lián)網(wǎng)便利，全方位、多渠道地收集企業(yè)檔案資源顯性知識(shí)，并進(jìn)行加工整理。還要主動(dòng)收集業(yè)務(wù)信息，深入開發(fā)隱性知識(shí)資源，探索升級(jí)服務(wù)模式，使之成為緊密聯(lián)系的整體，并實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、組織和管理的有機(jī)銜接。自2008年起，華東勘測(cè)設(shè)計(jì)院企業(yè)檔案部門依托自身館藏資源，搜集整理國(guó)內(nèi)外技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)情況以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，先后推出《行業(yè)要聞綜述》《國(guó)外工程技術(shù)進(jìn)展》《專題情報(bào)服務(wù)》《國(guó)內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)態(tài)公告》等多項(xiàng)專題情報(bào)服務(wù)。[5]

3.3 探索知識(shí)管理。廣東省電力設(shè)計(jì)院在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，通過整合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)、總承包管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)等數(shù)據(jù)來源，建設(shè)企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)流程服務(wù)、搜索引擎、配置服務(wù)、安全服務(wù)等支撐服務(wù)，提供包括知識(shí)庫管理、知識(shí)地圖、知識(shí)檢索、知識(shí)目錄等內(nèi)容的顯性知識(shí)管理服務(wù)和包括專家黃頁、經(jīng)驗(yàn)庫、案例庫、協(xié)同寫作、知識(shí)問答等內(nèi)容的隱性知識(shí)服務(wù)，[5]知識(shí)管理初見成果，在業(yè)內(nèi)具有標(biāo)桿示范意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 中國(guó)電力規(guī)劃設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)檔案專委會(huì).數(shù)字檔案館達(dá)標(biāo)驗(yàn)收評(píng)審情況匯報(bào)[C].中國(guó)電力規(guī)劃設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)專委會(huì)2018年工作會(huì)議材料，2018（1）：11

[2] 張希龍.數(shù)字檔案館建設(shè)情況介紹[J].電力工程檔案管理，2014（1）：38-43

[3] 陳玉玲.論數(shù)字檔案館建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展[J].檔案，2011（5）：44-47

[4] 李文以.電子文件內(nèi)容真實(shí)性研究[J].蘭臺(tái)世界，2007（12）：15-16

[5] 曹建海，童玲玲.知識(shí)管理體系規(guī)劃及系統(tǒng)建設(shè)[J].電力工程檔案管理，2014（1）：5-8

（作者單位：中國(guó)電力技術(shù)裝備有限公司鄭州電力設(shè)計(jì)院? ?來稿日期：2019-04-19）