一種檔案信息管理系統(tǒng)的分析與探究

霍子明

摘? 要：筆者設(shè)計(jì)了一種檔案信息管理系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行描述、分析及探究。所描述的系統(tǒng)包括信息卡、讀取器、識(shí)別終端、服務(wù)器、公司檔案信息庫(kù)及用戶客戶端。本應(yīng)用系統(tǒng)能夠保障信息管理的高效性和安全性。

關(guān)鍵詞：檔案信息;管理系統(tǒng);芯片;識(shí)別終端

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式逐漸被淘汰。為了適應(yīng)信息化時(shí)代的到來(lái)，充分利用信息化管理的手段，加快檔案管理工作效率，本文提出了一種檔案信息管理系統(tǒng)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)知識(shí)對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的敘述與研究。

1 一種檔案信息管理系統(tǒng)的描述

背景技術(shù)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出，各種互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)深入人們的生活，極大地提高了人們的生活質(zhì)量，加快了人們生產(chǎn)和學(xué)習(xí)的效率?；ヂ?lián)網(wǎng)在給人們提供了極大的便利的同時(shí)，也存在一定的安全隱患，在檔案信息管理系統(tǒng)方面，雖然逐步走向計(jì)算機(jī)化，但還是缺乏一種行之有效的信息管理系統(tǒng)，更加方便、智能化、安全地給人們帶來(lái)更多的便利，為此，我們嘗試提出了本系統(tǒng)。

實(shí)現(xiàn)目的。本檔案信息管理系統(tǒng)涉及信息管理系統(tǒng)技術(shù)領(lǐng)域，目的就是為了彌補(bǔ)現(xiàn)有技術(shù)的不足，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理科學(xué)化、自動(dòng)化、規(guī)范化程度，提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。

2 一種檔案信息管理系統(tǒng)的效果

通過(guò)認(rèn)真分析，本檔案信息管理系統(tǒng)具備如下有益效果：

第一，提高經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，在公司檔案管理工作中引入信息化技術(shù)手段，發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)施、設(shè)備的作用，加之本系統(tǒng)所需硬件設(shè)施簡(jiǎn)單易操作，只需較少的投入，即可獲得較大的收益，節(jié)約紙張、打印、查詢等成本，可提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。

第二，培養(yǎng)人才隊(duì)伍。通過(guò)本系統(tǒng)的提出及使用，可為公司培養(yǎng)及鍛煉有關(guān)信息化管理的管理人才、科技人才等人才隊(duì)伍，為公司推行信息化、智能化管理提供人才支撐和儲(chǔ)備。

第三，提升工作效率。通過(guò)將檔案信息管理中的公司檔案和個(gè)人檔案分別錄入不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，集中到一起進(jìn)行管理，能夠有效地增加查詢、錄入和調(diào)遣檔案的功能，提高管理人員對(duì)信息的管理，節(jié)約工作時(shí)間，減少工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高用戶的使用效率。

第四，保障信息安全。通過(guò)信息卡中的個(gè)人身份信息和公司身份信息都進(jìn)行了加密，只有專用讀取器才能讀取相關(guān)ID信息，使信息安全性得到極大的提升。

3 技術(shù)方案及工作原理

技術(shù)方案。本檔案信息管理系統(tǒng)，包括有信息卡、讀取器、識(shí)別終端、服務(wù)器、公司檔案信息庫(kù)、個(gè)人檔案信息庫(kù)和用戶客戶端。信息卡包括公司檔案信息卡和個(gè)人檔案信息卡并分別與讀取器信號(hào)連接;識(shí)別終端通過(guò)ID號(hào)和該ID號(hào)對(duì)應(yīng)的密鑰識(shí)別該ID號(hào)對(duì)應(yīng)的個(gè)人檔案信息;服務(wù)器分別與用戶客戶端、公司檔案信息庫(kù)和個(gè)人檔案信息庫(kù)信號(hào)連接。

讀取器設(shè)置有兩個(gè)卡槽，且兩個(gè)卡槽分別與個(gè)人檔案信息卡和公司檔案信息卡相配適。通過(guò)采用上述技術(shù)方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高信息管理員的工作效率。

讀取器與識(shí)別終端通過(guò)有線或無(wú)線連接，且識(shí)別終端通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信號(hào)與服務(wù)器相連接。通過(guò)采用上述技術(shù)方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高信息管理系統(tǒng)的適用性以及實(shí)用性。

服務(wù)器通過(guò)有線或無(wú)線與用戶客戶端相連接，且服務(wù)器通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信號(hào)與公司檔案信息庫(kù)和個(gè)人檔案信息庫(kù)相連接。通過(guò)采用上述技術(shù)方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高服務(wù)器的適用性，同時(shí)減輕數(shù)據(jù)較多時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)造成的壓力，避免系統(tǒng)出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象。

工作原理。公司檔案信息卡插入讀取器的公司信息卡槽，讀取器通過(guò)公司檔案信息卡對(duì)應(yīng)的ID和該ID對(duì)應(yīng)的密鑰，將信息傳入識(shí)別終端。識(shí)別終端根據(jù)出入的ID和對(duì)應(yīng)的ID密鑰通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信號(hào)傳入服務(wù)器。服務(wù)器根據(jù)ID和ID對(duì)應(yīng)的密鑰在公司檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中將信息查找出來(lái)，反饋給服務(wù)器。服務(wù)器將查找的信息反饋給用戶客戶端。個(gè)人檔案信息卡插入讀取器的個(gè)人信息卡槽，讀取器通過(guò)個(gè)人檔案信息卡對(duì)應(yīng)的ID和該ID對(duì)應(yīng)的密鑰，將信息傳入識(shí)別終端。識(shí)別終端根據(jù)出入的ID和對(duì)應(yīng)的ID密鑰通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信號(hào)傳入服務(wù)器。服務(wù)器根據(jù)ID和ID對(duì)應(yīng)的密鑰在個(gè)人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中將信息查找出來(lái)，反饋給服務(wù)器。服務(wù)器將查找的信息反饋給用戶客戶端。

將現(xiàn)代信息技術(shù)有效地融入到檔案管理中，通過(guò)公司檔案管理信息化手段，在有效保障檔案信息安全的同時(shí)，能夠降低檔案管理工作成本、節(jié)約工作時(shí)間、提升檔案管理工作效率和提高公司經(jīng)濟(jì)效益，也為培養(yǎng)和鍛煉信息化管理人才隊(duì)伍提供條件。

（作者單位：東華大學(xué)? 來(lái)稿日期：2019-04-20）