淺析新形勢下國企改革中的檔案管理工作

嚴(yán)淑麗

隨著國企改革深入推進(jìn)，許多國有企業(yè)運(yùn)用改制上市、合資新設(shè)以及市場化重組等多種方式，與民營資本進(jìn)行廣泛合作。在各層級混合所有制企業(yè)數(shù)量不斷增加、國有企業(yè)投資主體呈現(xiàn)多元化的新形勢下，檔案管理作為企業(yè)經(jīng)營管理的一部分，亟須轉(zhuǎn)換管理機(jī)制，創(chuàng)新管理模式，為國資國企改革發(fā)展大局服務(wù)。

國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，包含了大量重要信息，不僅具有重要的信息價(jià)值，而且具有極高證的據(jù)價(jià)值。國有企業(yè)檔案事關(guān)黨和國家核心利益，直接影響到企業(yè)的核心競爭力、職工群眾的切身利益和社會(huì)穩(wěn)定。

企業(yè)檔案作為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的載體和證據(jù)，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)不可缺少的依據(jù)。企業(yè)檔案的作用是無可替代的，必須與其他管理工作共同發(fā)展、協(xié)調(diào)推進(jìn)。

1 改制企業(yè)檔案工作存在的問題

1.1 檔案工作重視程度不夠。在市場競爭環(huán)境日益激烈的今天，企業(yè)通常重點(diǎn)關(guān)注資產(chǎn)清算、財(cái)務(wù)規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)防控等與經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)的工作。而檔案管理并不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，再加上政府對企業(yè)的管理職能不斷弱化，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者不重視檔案工作，檔案管理方式落后，檔案資料不完整、利用率低，無法給企業(yè)的發(fā)展帶來幫助。

1.2 制度保障措施不完善。已有的法律和法規(guī)較為具體地規(guī)定了改制企業(yè)檔案的歸屬和流向問題。依據(jù)《破產(chǎn)法》的相關(guān)規(guī)定，企業(yè)破產(chǎn)由人民法院管轄，而檔案的善后處理工作則未納入企業(yè)破產(chǎn)程序。企業(yè)改制后，政府檔案部門因無法可依而不能進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，對企業(yè)檔案工作指導(dǎo)的難度增大，諸多問題都因缺乏具體保障措施未能得到解決。

1.3 檔案管理改革滯后。在國企改革過程中，投資主體日益多元化，現(xiàn)代企業(yè)制度也在不斷完善，企業(yè)內(nèi)部檔案管理體系卻沒有進(jìn)行與之相應(yīng)的改革，機(jī)械地沿用與企業(yè)不適應(yīng)的舊制度，檔案管理改革的滯后導(dǎo)致企業(yè)存在檔案失控的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 檔案管理與企業(yè)經(jīng)營相脫節(jié)。企業(yè)在改制重組、轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中，形成了許多事關(guān)企業(yè)改革發(fā)展的新型檔案，比如資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)界定、企業(yè)股份、債券等方面的檔案，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)等方面的檔案等。但由于檔案工作者對業(yè)務(wù)工作不熟悉、檔案管理部門與企業(yè)業(yè)務(wù)部門溝通不足等原因，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展相脫節(jié)。企業(yè)檔案部門按照原有的收集范圍進(jìn)行整理，許多新型資料并未納入收集范圍，造成了一些重要檔案的流失。

2 檔案管理工作中問題的解決對策

2.1 加強(qiáng)對檔案工作的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要強(qiáng)化檔案管理觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。完善檔案工作制度管理體系，加大對檔案管理軟硬件設(shè)施的資金投入，加強(qiáng)檔案部門與業(yè)務(wù)部門的互動(dòng)配合，培養(yǎng)全員檔案規(guī)范意識(shí)，推動(dòng)國有企業(yè)檔案建設(shè)更加科學(xué)高效。

2.2 創(chuàng)新國有企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)方式。在國有企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的新形勢下，政府需要不斷探索新的監(jiān)督引導(dǎo)方式，例如嘗試將檔案監(jiān)督體系納入企業(yè)信用體系建設(shè)，探索建立新型獎(jiǎng)勵(lì)體系，推動(dòng)企業(yè)加強(qiáng)自我管理;定期開展遠(yuǎn)程教育、專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、專題講座等，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì);樹立檔案管理標(biāo)桿企業(yè)，開展觀摩學(xué)習(xí)提升活動(dòng)等。通過多種方式引導(dǎo)企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案資源的開發(fā)利用率，切實(shí)提高國有企業(yè)檔案工作水平。

2.3 加強(qiáng)印章檔案管理。在國有企業(yè)破產(chǎn)重組、混改過程中，企業(yè)印章的更換、收繳、登記必須同步進(jìn)行，如有管理不當(dāng)就會(huì)造成各類訴訟糾紛。政府和企業(yè)都應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)印章檔案管理的價(jià)值，把印章檔案管理工作列入日常檔案管理工作范疇。針對破產(chǎn)、改制企業(yè)，可以采取“時(shí)間—機(jī)構(gòu)沿革或變遷—隸屬關(guān)系”的分類方法，登記完成后，編制相應(yīng)的紙質(zhì)印模，并裝訂成冊，以便日后檢索利用。同時(shí)需要科學(xué)保管各類印章，建立印章檔案的查檔管理辦法，做好查檔記錄工作。

2.4 加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。檔案工作系統(tǒng)需要一支高素質(zhì)的專業(yè)化隊(duì)伍。企業(yè)要設(shè)置具體的檔案管理部門，選聘專業(yè)的檔案管理工作人員，及時(shí)學(xué)習(xí)更新檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和責(zé)任感，不斷提高檔案工作人員信息化素養(yǎng)、操作技能和檔案信息利用能力。通過檔案工作人員素質(zhì)能力的提升，尋找更有效的服務(wù)渠道，充分挖掘檔案工作的價(jià)值。

2.5 加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)。信息化管理是檔案管理的趨勢，也是提高檔案管理工作效率的有效手段。一方面企業(yè)要配備先進(jìn)的硬件設(shè)施，尤其是現(xiàn)代化的掃描打印設(shè)備、溫濕度記錄設(shè)備、裝訂吸塵設(shè)備等，通過現(xiàn)代化設(shè)施建設(shè)保障國企檔案的安全;另一方面也要對檔案管理信息軟件方面進(jìn)行升級，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的便捷檢索功能，提高檔案信息服務(wù)的效率。

（作者單位：河南省國有資產(chǎn)經(jīng)營集團(tuán)有限公司? ?來稿日期：2019-03-21）