檔案管理理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的思考

趙麗芳

[摘 要] 現(xiàn)代信息技術的發(fā)展為企業(yè)管理提供了新的工具和支撐，對于企業(yè)檔案管理的要求也越來越高，在這樣的背景下，如何利用現(xiàn)代信息技術優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平是一個重要的課題。企業(yè)檔案管理在整個工作體系中占據(jù)著十分重要的作用，在大數(shù)據(jù)時代，如何利用信息技術整合檔案管理資源也是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的重點，有待深入探究，尋求科學的檔案管理路徑。

[關鍵詞] 檔案 管理 信息化 管理優(yōu)化

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A

在開展企業(yè)工作中，信息檔案工作占據(jù)著十分重要的地位，對于提升企業(yè)綜合管理和企業(yè)發(fā)展效能具有積極意義，對于企業(yè)發(fā)展也能起到積極的指導意義。在實踐中，企業(yè)信息檔案工作有待深入研究、不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)信息檔案工作效能的全面提升。在新時代發(fā)展背景下，企業(yè)信息檔案工作面臨著新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作人員，要認清企業(yè)發(fā)展形勢，探索有效的創(chuàng)新路徑，提升企業(yè)信息檔案工作效能，滿足企業(yè)信息化發(fā)展新需求，構建高效工作體系[1]。

一、充分發(fā)揮檔案管理大數(shù)據(jù)的作用

在企業(yè)發(fā)展過程當中，檔案管理工作應當居于核心位置，對于全局工作起著重要的主導作用。但是，在企業(yè)發(fā)展實踐中，對檔案工作的重視沒有提升到一定的高度，對于工作總體缺乏一定的把握。在這樣的情況下，檔案工作自身的指引性作用沒有充分發(fā)揮出來，導致企業(yè)檔案工作流于形式，工作人員存在應付、走過場的現(xiàn)象，工作效能沒有得到有效釋放，制約了企業(yè)總體發(fā)展水平的提升。在企業(yè)檔案管理工作中，要積極探索，不斷創(chuàng)新，針對檔案工作中存在的實際問題，有針對性地提出解決策略，提升企業(yè)整體對檔案工作的重視程度，滿足新時期企業(yè)檔案工作發(fā)展的需求，從多個層面釋放檔案活力，讓檔案工作真正成為指引企業(yè)發(fā)展的指南針，適應現(xiàn)代經濟社會發(fā)展的新常態(tài)[2]。

在企業(yè)檔案管理實踐中，信息技術可以極大提升管理效率，通過現(xiàn)代檔案信息資源的整合與高效利用，進一步提升工作效率，滿足檔案工作發(fā)展需求，提升檔案管理的綜合效能。在實踐中，檔案管理工作在信息化體系建設方面仍然存在一定的問題，表現(xiàn)為信息化利用效率不高、缺乏安全保障等問題，在實踐中，作為管理者和工作人員要認識到現(xiàn)代檔案工作發(fā)展的方向，融入現(xiàn)代信息技術，提升綜合管理效能。在傳統(tǒng)檔案管理實踐中，由于沒有將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術體系建設有機融合起來，很多工作人員仍然固守傳統(tǒng)的模式和路徑，無助于綜合管理效能的提升。作為管理者，要打通檔案管理工作各環(huán)節(jié)之間的屏障，構建現(xiàn)代信息技術管理體系，提升企業(yè)管理效率。在實踐中，在推廣并構建信息技術體系過程中會遇到諸多問題，需要不斷開拓思維、積極創(chuàng)新，讓信息技術真正引領傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)展。

在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)依托自身的數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢，經過特定的數(shù)據(jù)算法，能夠實現(xiàn)精準管理與信息推送，對于提升檔案管理效果具有重要意義。首先，通過構建基礎數(shù)據(jù)庫，能夠對特定的檔案管理數(shù)據(jù)有更清晰的認識，能夠準確進行判斷。其次，通過有效的運算，能夠掌握大數(shù)據(jù)時代檔案管理的最新動態(tài)，對于分析、研判具有積極意義。此外，通過檔案基礎設施建設，有助于提升綜合信息化建設水平，有助于完善現(xiàn)代檔案管理信息化體系，夯實管理基礎。利用大數(shù)據(jù)技術進行企業(yè)檔案管理，可以實現(xiàn)信息的精準推送，也能為未來工作發(fā)展指明方向，有助于現(xiàn)代檔案管理工作不斷提檔升級[3]。

二、檔案信息化建設的主要障礙

我們正處于互聯(lián)網和大數(shù)據(jù)的時代，網絡已經成為我們生活中密不可分的重要組成部分。在檔案工作中無紙化辦公逐漸成為主流，生活中電子產品也在逐步形成“互聯(lián)網+”的格局，網絡娛樂也是目前人們比較喜愛的方式，我們在享受著互聯(lián)網帶來便捷的同時，卻往往缺乏網絡安全意識。在我們平時運用計算機的時候經常會輸入一些賬號、密碼、個人信息、或者傳送資料等等，這些網絡活動中都隱藏著泄露信息的危險，但是我們作為檔案管理者，還不能夠準確地辨識危險源，經常隨意填寫真實信息，在傳送資料方面也不注重病毒的侵入，特別在接收郵件等方面事前不注意掃描就直接打開，這些都是檔案管理工作人員缺乏安全意識的表現(xiàn)。

互聯(lián)網是一個大容量、速度快的運行平臺，無論是誰都可以在上面進行網絡活動，它讓世界變得很小，哪怕是相隔萬里，只要通過網絡，就能將檔案信息資源互相分享，同時互聯(lián)網具備運行成本較低的特點，以上這些本來都是互聯(lián)網的優(yōu)勢，為人類活動拉近距離，但是也同時為犯罪分子提供了可乘之機。由于互聯(lián)網體量特別巨大，在網絡運行監(jiān)管上無法全面掌握，這就給心懷叵測的人可乘之機，他們利用網絡安全漏洞或者是受害者防范心不強的特點，施行竊取信息、盜用檔案、傳播病毒等行徑。檔案網絡運行需要有一個高效的管理手段，才能有效遏制犯罪分子的行徑，在安全漏洞、信息傳播以及惡意木馬等方面需要加強檔案信息管理和戒備。目前，計算機網絡實行的是固定IP協(xié)議制度，每一個端口都有自己的IP地址，但是這個IP地址還是可以被串改的，系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)庫也都會暴露在外界，所以說互聯(lián)網的安全協(xié)議存在著一定的缺陷和漏洞，這也給一些病毒和木馬有了可乘之機，在打開網頁或者郵件的時候，其中就有可能含有病毒或者木馬，一旦這些有害數(shù)據(jù)入侵了計算機，就很有可能被別人所利用。病毒和木馬會將本臺計算機的信息盜取甚至串改，而且具有極強的傳染性，通過一臺計算機的網絡可以傳播發(fā)送病毒和木馬到其他計算機，具有非常強的破壞力，網絡也可能因此癱瘓[4]。

三、構筑全方位檔案管理信息化體系

企業(yè)檔案的網絡安全性，首先要在系統(tǒng)檔案的監(jiān)管層面做好防范性工作。加強計算機網絡的審查與監(jiān)管力度，對于網站瀏覽要設立證書安全制度，未經核實的網站不許登錄，檔案管理工作人員之間要有安全訪問模塊模式，對于訪問位置模塊要有一定的排查功能。加大對計算機使用的監(jiān)管力度，對于每一個檔案管理工作人員都要有備案制度和檔案查詢機制，對于一些可疑性網站和網址建立網絡安全防偽工作，防止進行“釣魚”竊取信息的現(xiàn)象發(fā)生。網絡是一個開放性的平臺，對于檔案安全防范性工作，主要是依靠人的作用，目前我國網絡監(jiān)察工作人員的業(yè)務能力和知識儲備參差不齊，我們要努力提高網絡安全監(jiān)管人員的素質。對于奮斗在第一線上的網絡安全監(jiān)管人員實行重點培訓，重視其繼續(xù)教育工作，定期組織業(yè)務能力提高培訓活動，讓他們能及時更新知識，了解目前各類網絡安全知識，在實際工作中能夠跟得上社會發(fā)展，讓針對檔案信息的網絡侵權無處可藏。

計算機網絡是一個超大容量的平臺，而且很多欺詐性網站都是利用境外的IP地址或服務器實施犯罪，所以網絡安全的防范工作布置僅僅依靠網絡監(jiān)管人員，還需要廣大檔案管理工作人員的共同努力，建立健全網絡安全舉報制度，由國家網信局統(tǒng)一部署，一旦發(fā)現(xiàn)有不良網絡信息或者是網絡不安定因素，要鼓勵大眾及時舉報，幫助監(jiān)管部門建立一個安全的網絡環(huán)境。在眾多網絡安全問題當中，不良因素和潛在威脅對于企事業(yè)單位的計算網絡安全影響最大，單位檔案的信息泄露，以及公司的商業(yè)機密都蘊含著巨大價值，一旦出現(xiàn)問題，將會造成無法挽回的巨大經濟損失，所以我們更要注重企業(yè)的網絡檔案安全工作。首先是要倡導企業(yè)選用我國自主開發(fā)生產的服務器和檔案信息化網絡端口，對于公司內部的網絡盡量采用單一模式，或者是半開放形式，關閉不必要的網絡端口，并在企業(yè)網絡上架設防火墻，對企業(yè)檔案信息和資料進行有效的監(jiān)督和保護。構建企業(yè)計算機網絡安全結構，可以有效避免外部網絡的侵入，增大電子化檔案使用的安全性。

四、結語

綜上所述，在現(xiàn)代信息社會快速發(fā)展的大背景下，企業(yè)在開展檔案管理過程中，要認識到數(shù)據(jù)信息技術的真正作用，通過融入現(xiàn)代管理技術，不斷更新管理理念，轉變管理方式，進一步優(yōu)化檔案管理模式，讓數(shù)據(jù)信息技術真正發(fā)揮作用，提升檔案管理效果，滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。

參考文獻：

[1]程德敏.檔案信息化建設與檔案管理的探究[J].赤子， 2019（10）：137.

[2]藺強.淺論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性[J].赤子， 2019（10）：177.

[3]蘇琦.行政事業(yè)單位檔案管理信息化策略研究[J].赤子， 2019（5）：140.

[4]李怡嵩.檔案信息化建設與檔案管理探討[J].卷宗， 2019，9（1）：92.