高職院校教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展困境對(duì)策

王利玲

摘 ? ?要： 教學(xué)是高職院校的首要任務(wù)，教學(xué)秘書作為教學(xué)管理工作最基層的一環(huán)，對(duì)教學(xué)秩序的穩(wěn)定與教學(xué)質(zhì)量的提高起著重要作用。本文以N職業(yè)院校為例，探究教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展面臨的困境，從院校、個(gè)人兩方面提出教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的有效途徑。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)秘書 ? ?發(fā)展困境 ? ?培育途徑

隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)教育發(fā)展的重視，大力發(fā)展高等職業(yè)教育成了一種趨勢(shì)，各地高職院校的規(guī)模越辦越大、水平越辦越高[1]。高等職業(yè)院校中，教學(xué)秘書作為教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。教學(xué)秘書工作政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)。但是，在高等職業(yè)院校中，教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展面臨諸多困境。

一、教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及面臨的困境

（一）工作內(nèi)容繁雜，工作壓力大。

教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理工作人員，在行政上受所在教學(xué)系部領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上由教務(wù)處指導(dǎo)，是高校教學(xué)信息上傳下達(dá)的橋梁，是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處、學(xué)院的紐帶，承擔(dān)著大量的事務(wù)性工作，主要包括教學(xué)管理、考試管理、學(xué)籍管理、檔案管理4個(gè)模塊，共14項(xiàng)工作（見表1）。同時(shí)，由于二級(jí)學(xué)院人員不足，教學(xué)秘書幾乎是對(duì)接學(xué)校所有行政處室的信息聯(lián)絡(luò)員，報(bào)送到人事處、科技處、國(guó)資處、財(cái)務(wù)處等的所有材料都由教學(xué)秘書匯總提交。另外，教學(xué)秘書還承擔(dān)著二級(jí)學(xué)院會(huì)務(wù)、新聞宣傳、辦公用品發(fā)放等工作。N職業(yè)院校近年招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，專業(yè)方向多，教學(xué)秘書的隊(duì)伍卻沒有隨之?dāng)U大，目前每個(gè)二級(jí)學(xué)院只配備1名教學(xué)秘書。教學(xué)秘書每天的工作千頭萬(wàn)緒，工作中經(jīng)常因?yàn)榻處?、學(xué)生咨詢事情而被打斷，工作壓力大，責(zé)任重，可能影響教學(xué)秩序[2]。另外，教學(xué)秘書在編排課程程表、安排監(jiān)考等過(guò)程中經(jīng)常遇到同事不理解、不配合的情況，工作情緒受到影響。

（二）工作專業(yè)性不強(qiáng)，職業(yè)認(rèn)同感低。

教學(xué)秘書崗位的工作性質(zhì)是服務(wù)與管理，工作內(nèi)容是日常繁雜的事務(wù)性工作，工作技能要求會(huì)使用一般的辦公軟件等，N職業(yè)院校教學(xué)秘書的專業(yè)較為廣泛，涵蓋醫(yī)藥衛(wèi)生類、教育管理類、社會(huì)政治類，意味著教學(xué)秘書的工作專業(yè)性并不強(qiáng)，雖然教學(xué)秘書平時(shí)留給領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的印象是忙碌的，甚至加班加點(diǎn)的，但是工作創(chuàng)新性不足，很難做出標(biāo)志性的工作成果和業(yè)績(jī)，導(dǎo)致外界對(duì)教學(xué)秘書的職業(yè)認(rèn)同較低。高職院校以教學(xué)為核心，教師自然成為學(xué)校的主體，近年來(lái)，輔導(dǎo)員也有國(guó)家政策文件的扶持，因此，相比較教師、輔導(dǎo)員群體，高職院校教學(xué)秘書對(duì)自身崗位缺乏信心與自豪感，對(duì)未來(lái)發(fā)展感到迷茫，自我職業(yè)認(rèn)同感較低。

（三）參與教學(xué)、科研機(jī)會(huì)少，職稱晉升難度大。

根據(jù)N職業(yè)院校的崗位設(shè)置，教學(xué)秘書屬于管理崗系列，每種系列分工明確，因此，教學(xué)秘書無(wú)法參與教學(xué)活動(dòng)?？蒲蟹矫妫m然學(xué)校出臺(tái)了優(yōu)厚的科研獎(jiǎng)勵(lì)政策，鼓勵(lì)所有教職工發(fā)表論文、申報(bào)課題、專利等，但是由于專業(yè)不對(duì)口、平時(shí)工作忙碌等，教學(xué)秘書參與科研的機(jī)會(huì)少之又少。另外，近年來(lái)，N職業(yè)院校考慮到教育管理系列的崗位實(shí)際，對(duì)該系列職稱晉升科研條件略為放寬，對(duì)教學(xué)秘書崗位而言，由于參與科研機(jī)會(huì)少，晉升副研究員及以上職稱仍然難度較大。

（四）培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會(huì)少，職業(yè)發(fā)展空間受限。

為了不斷提高師資力量，學(xué)校為專職教師提供了國(guó)內(nèi)外進(jìn)修、暑期培訓(xùn)、專業(yè)實(shí)踐等多種機(jī)會(huì)，幫助教師更新知識(shí)、提高教學(xué)與科研水平。但是，教學(xué)秘書群體培訓(xùn)與進(jìn)修的需求沒有得到重視[3]，“重使用，輕培養(yǎng)”成為一種常態(tài)。據(jù)了解，N職業(yè)院校教學(xué)秘書已經(jīng)連續(xù)三年沒有接受外出培訓(xùn)，也沒有進(jìn)修機(jī)會(huì)。鑒于此，他們的教學(xué)管理理念沒有及時(shí)更新、工作創(chuàng)新性和工作效率得不到提高。另外，由于缺乏科研相關(guān)培訓(xùn)，科研成果缺乏，教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展也受到影響。

二、教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的培育途徑

（一）學(xué)校層面。

1.合理配置人員，實(shí)現(xiàn)專職專崗。

近年來(lái)，高職院校辦學(xué)規(guī)模、招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，與教學(xué)、行政相關(guān)的事務(wù)性工作隨之增加，但是教學(xué)秘書群體的數(shù)量卻沒有相應(yīng)的增加。在此情況下，學(xué)校要確保二級(jí)學(xué)院部門、人員配備齊全，各二級(jí)學(xué)院應(yīng)成立辦公室、教學(xué)辦，并合理配備辦公室主任、教學(xué)辦主任、院系辦秘書、科研秘書、教研室秘書等，崗位分工明確，各司其職，確保教學(xué)秘書專職專崗，專心從事教學(xué)管理相關(guān)工作，減輕他們的工作量。另外，教務(wù)主管部門制定《教學(xué)秘書崗位職責(zé)》手冊(cè)，明確教學(xué)秘書的工作內(nèi)容。在期初、期中、期末特別忙碌的特殊時(shí)期，二級(jí)學(xué)院要安排人手協(xié)助教學(xué)秘書開展工作，確保教學(xué)、考試等工作有序開展[4]。

2.重視教學(xué)秘書群體，提高職業(yè)認(rèn)同感。

教學(xué)秘書作為高職院校教學(xué)管理一線的中堅(jiān)力量，他們的職業(yè)素養(yǎng)和崗位能力直接影響教學(xué)管理的整體水平，同時(shí)影響高職院校的教學(xué)質(zhì)量及人才培養(yǎng)質(zhì)量[3]，關(guān)注、重視教學(xué)秘書這一群體迫在眉睫。首先，學(xué)校、教務(wù)管理部門、二級(jí)學(xué)院要充分肯定教學(xué)秘書的崗位價(jià)值，學(xué)院的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)保證透明、公平，教學(xué)系列和教學(xué)管理系列分開評(píng)選，評(píng)選條例符合教學(xué)秘書的工作實(shí)際，從而增強(qiáng)教學(xué)秘書的職業(yè)認(rèn)同感，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和工作熱情。

3.提供教學(xué)、科研機(jī)會(huì)，職稱晉升考慮工作實(shí)際。

據(jù)筆者了解，非教學(xué)崗的人員轉(zhuǎn)入教師崗的需求強(qiáng)烈，學(xué)校要制定靈活的用人政策，充分挖掘每個(gè)人的潛力，做到人盡其才、各盡其能，在學(xué)歷符合、專業(yè)對(duì)口、有招聘需求的前提下，允許部分具備教學(xué)、科研才能的非教學(xué)崗人員充實(shí)到教師隊(duì)伍中;科研方面，學(xué)校要為非教師崗人員搭建良好的科研平臺(tái)，鼓勵(lì)他們發(fā)表論文、申報(bào)課題、專利;在職稱晉升方面，學(xué)校要充分考慮到教學(xué)管理崗工作任務(wù)重、工作量難量化的實(shí)際，制定符合教學(xué)秘書崗位實(shí)際的申報(bào)條件，既要形成競(jìng)爭(zhēng)，又不能難度過(guò)大，調(diào)動(dòng)大家的積極性。

4.拓寬培養(yǎng)渠道，提高教學(xué)秘書綜合素質(zhì)。

一方面，學(xué)校要及時(shí)調(diào)研教學(xué)秘書群體的培訓(xùn)和進(jìn)修需求，有計(jì)劃、有針對(duì)性地制訂培訓(xùn)和進(jìn)修方案，加強(qiáng)教學(xué)秘書教育教學(xué)管理、教務(wù)系統(tǒng)操作、文書寫作等方面的學(xué)習(xí)，幫助他們提高業(yè)務(wù)能力，改進(jìn)工作方法，提高工作效率，從而高水平高質(zhì)量地完成教學(xué)管理工作，實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化。對(duì)于新入職的教學(xué)秘書，學(xué)校要安排崗前培訓(xùn)，學(xué)習(xí)教學(xué)、考試等相關(guān)的政策性文件，把握住大方向，同時(shí)學(xué)習(xí)教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)操作流程，幫助他們盡快適應(yīng)工作崗位。另一方面，學(xué)校要完善教學(xué)秘書學(xué)歷提升的政策，鼓勵(lì)他們自我提升、自我實(shí)現(xiàn)，為他們的職業(yè)發(fā)展提供更多可能。

（二）個(gè)人層面。

1.依托信息化手段，提高工作效率。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息化管理是應(yīng)對(duì)日益繁重的教學(xué)管理工作的有效途徑[5]。N職業(yè)院校注重信息化的應(yīng)用，通過(guò)引進(jìn)愛班云課堂，有效提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率。另外，學(xué)校教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用，基本實(shí)現(xiàn)授課計(jì)劃、成績(jī)管理、選課管理、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)的系統(tǒng)管理。教學(xué)秘書要充分利用現(xiàn)有的現(xiàn)代化信息手段，如微信、QQ的通知、信息反饋功能，網(wǎng)絡(luò)云盤的存儲(chǔ)功能，教學(xué)管理系統(tǒng)的排課、考試管理等功能。同時(shí)線上學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和常用的操作軟件，提高工作效率。N職業(yè)院校M二級(jí)學(xué)院以往的投票、問卷調(diào)查均采用紙質(zhì)形式，筆者充分利用問卷星，引入電子投票、電子問卷，節(jié)約了紙張，減輕了工作量。

2.發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造性地開展工作。

教學(xué)秘書群體的職業(yè)發(fā)展需要學(xué)校的扶持，更需要自身的努力。一方面，教學(xué)秘書要將專業(yè)背景與教學(xué)管理相結(jié)合，充分挖掘自身潛力，發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)，彰顯崗位價(jià)值。N職業(yè)院校教學(xué)秘書學(xué)歷均為本科以上，專業(yè)較為廣泛，醫(yī)藥類的教學(xué)秘書可以積極參與學(xué)校的課程建設(shè)，社會(huì)政治類的教學(xué)秘書可以積極申報(bào)社科課題等。另一方面，教學(xué)秘書在日常工作中要多思考、多總結(jié)，把握教學(xué)管理規(guī)律，探索新的工作思路、工作方法和途徑，從而創(chuàng)造性地開展工作。

3.制定職業(yè)生涯規(guī)劃，全面提高個(gè)人能力。

教學(xué)秘書在完成繁重的工作之余，還要完成一定的科研任務(wù)，時(shí)間緊，任務(wù)重，因此，教學(xué)秘書在入職之初就要做好職業(yè)生涯規(guī)劃。一般來(lái)說(shuō)，可以分為三個(gè)階段，一是短期規(guī)劃，入職1年—3年為初級(jí)階段，這段時(shí)間主要是了解、學(xué)習(xí)、熟悉、掌握教學(xué)秘書的工作內(nèi)容，明確教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，從而獨(dú)立完成教學(xué)秘書的工作;二是中期規(guī)劃，入職4年—10年為中級(jí)階段，這段時(shí)間為教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，他們對(duì)自己的工作已經(jīng)非常熟練。這個(gè)階段需要總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，反思不足，同時(shí)通過(guò)多途徑加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個(gè)人的綜合能力，在業(yè)務(wù)、科研上有所收獲，從而爭(zhēng)取職稱、職務(wù)的晉升;另外，本階段也可以通過(guò)考博、進(jìn)修的方式提高學(xué)歷，挖掘自身潛力，從而尋求更多的發(fā)展機(jī)會(huì);三是長(zhǎng)期規(guī)劃，一般入職10年為職業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定期，此階段容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，日復(fù)一日、按部就班的工作經(jīng)驗(yàn)是財(cái)富，也可能變成進(jìn)一步發(fā)展的阻礙。教學(xué)秘書要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，拓展工作思路，開闊工作視野，為職業(yè)發(fā)展帶來(lái)活力[6]。

三、結(jié)語(yǔ)

在高職院校中，教學(xué)秘書群體雖然數(shù)量較少，但是在教學(xué)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。教學(xué)秘書群體職業(yè)發(fā)展面臨的困境是一個(gè)普遍性的問題，該問題的解決不可能一蹴而就，需要學(xué)校和個(gè)人的共同努力。一方面，學(xué)校要在觀念上重視教學(xué)秘書群體，政策上給予支持，業(yè)務(wù)上加以指導(dǎo)，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。另一方面，教學(xué)秘書個(gè)人要保持樂觀的心態(tài)，充分挖掘自己的潛力、做好職業(yè)生涯規(guī)劃，創(chuàng)造性地開展工作，體現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值。最后，在雙方的共建下，打造一支出色的教學(xué)秘書隊(duì)伍，推動(dòng)高職院校教學(xué)管理和人才培養(yǎng)質(zhì)量全面提高。

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