高職院校行政管理信息化建設(shè)研究

【摘 要】本文論述高職院校行政管理信息化建設(shè)的必要性，針對(duì)行政管理人員思想觀念和技能水平滯后、各部門之間重分工而輕合作、工作效率低下等問題，提出促進(jìn)高職院校行政管理信息化建設(shè)的建議：轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立正確的行政管理信息化意識(shí);加強(qiáng)制度建設(shè)，為行政管理信息化建設(shè)提供有力的支撐;加大經(jīng)費(fèi)投入和監(jiān)管力度;提升行政管理人員的信息化綜合水平。

【關(guān)鍵詞】高職院校 ?行政管理 ?信息化建設(shè) ?信息化綜合水平

【中圖分類號(hào)】G ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2019）03C-0100-03

高職院校作為行政管理的主體，除了承擔(dān)教書育人的職責(zé)，還肩負(fù)著校內(nèi)的教務(wù)管理、學(xué)生管理、人力資源管理、后勤管理等重任，為在校師生員工等群體提供工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的服務(wù)和保障。近年來，信息技術(shù)的快速發(fā)展，大大促進(jìn)了高職院校行政管理能力的提升，但仍存在一些問題。高職院校必須認(rèn)真分析自身體系中存在的問題，找出切實(shí)可行的途徑，以信息化建設(shè)促進(jìn)行政管理能力的提升，才能順應(yīng)信息時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育的可持續(xù)發(fā)展。

一、高職院校行政管理信息化建設(shè)的必要性

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)尤其信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)逐漸滲透入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，高職院校要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢，不能僅僅局限于達(dá)到美化校園環(huán)境、加強(qiáng)師資隊(duì)伍、提高教學(xué)質(zhì)量等基本的要求，還應(yīng)將行政管理作為高職院校的重要工作內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的行政管理手段相對(duì)落后，已無法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)和信息化網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展的要求，因此高職院校行政管理工作信息化建設(shè)是高職院校行政管理改革的必然要求也是必要手段，對(duì)提升高職院校的管理能力和管理效率具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）有利于提升高職院校行政管理人員的綜合素質(zhì)。信息化的發(fā)展，打破了傳統(tǒng)的行政管理工作模式時(shí)間和空間的限制。高職院校信息化的過程也是高校行政管理人員不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步的過程，信息直接傳遞和共享理念的出現(xiàn)對(duì)高職院校行政管理人員的知識(shí)與技能水平提出了新的要求，鞭策他們順應(yīng)發(fā)展，更新觀念，通過不斷的學(xué)習(xí)改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大知識(shí)面，根據(jù)崗位的具體要求，不斷掌握信息化手段，提升信息技術(shù)應(yīng)用能力，實(shí)現(xiàn)知識(shí)和技能的全面提升。

（二）有利于提高高職院校行政管理工作效率。信息化一直被認(rèn)為是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)三者的合一。但是，人們往往忽略了信息化只是手段，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)才是目的。對(duì)于高職院校而言，實(shí)現(xiàn)信息化的目的就是要結(jié)合學(xué)校自身的特點(diǎn)，配合先進(jìn)的通信及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升自我管理能力，提高教學(xué)質(zhì)量和工作水平，最終達(dá)到行政管理信息化。當(dāng)前，教育大眾化的意識(shí)已經(jīng)深入人心，高職院校傳統(tǒng)的以傳授經(jīng)驗(yàn)為主的教育方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代職業(yè)教育體系的要求，將經(jīng)驗(yàn)教育轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)管理，通過科學(xué)的理論知識(shí)、方法進(jìn)行教育教學(xué)是高職院校教學(xué)改革的重要內(nèi)容。因此這就對(duì)高職院校的行政管理部門提出了更高的要求，只有加強(qiáng)行政管理信息化建設(shè)，才能夠適應(yīng)高職院校教育教學(xué)改革的趨勢，為學(xué)校的內(nèi)涵建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）為高職院校的行政決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。決策是一種行政行為，是行政管理的重要內(nèi)容，決策是否科學(xué)合理，直接影響學(xué)校的發(fā)展。傳統(tǒng)行政管理模式的信息傳遞和工作交接以紙質(zhì)為載體由人工完成，信息透明度低，大大影響了部門之間、上下級(jí)之間的溝通和協(xié)同工作。信息技術(shù)的發(fā)展，讓管理者及時(shí)掌握各方面的信息，在行政管理中可以對(duì)信息進(jìn)行加工，為高職院校的行政決策提供了更科學(xué)的參考依據(jù)，提高行政決策的科學(xué)性。

（四）能夠?qū)崿F(xiàn)高職院校各部門之間的協(xié)同工作。信息化的重要特征是信息資源的廣泛共享以及信息技術(shù)的廣泛且高效地應(yīng)用，并激發(fā)人的智慧和潛力，使物質(zhì)資源得到合理的利用，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人、組織和社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。信息技術(shù)的強(qiáng)大功能之一是對(duì)數(shù)據(jù)的分類整理，通過先進(jìn)的信息技術(shù)，建立起龐大的數(shù)據(jù)庫，便于對(duì)歷史資料的充分利用和查詢?？梢哉f，基于當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時(shí)代，對(duì)于高職院校這個(gè)載體而言，信息化過程就是整個(gè)行政管理運(yùn)行系統(tǒng)日趨科學(xué)合理的過程。

二、當(dāng)前高職院校行政管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）行政管理人員思想觀念和技能水平滯后，與信息化發(fā)展的要求不同步。信息化建設(shè)是提高學(xué)校行政管理水平和工作效率的有效手段。從高職院校的戰(zhàn)略發(fā)展來考慮，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該高度重視，并把信息化建設(shè)作為學(xué)校發(fā)展的重要項(xiàng)目。但受傳統(tǒng)的行政管理模式的影響，高職院校行政管理人員對(duì)于信息及數(shù)據(jù)缺乏敏感性，更談不上對(duì)信息的加工、利用和再開發(fā)，他們習(xí)慣于用傳統(tǒng)的方式處理問題，即使學(xué)校信息化設(shè)備較為完善，他們也不考慮通過提升自身信息技術(shù)的手段提高工作效率，更不善于用信息觀點(diǎn)分析和解決工作中問題與矛盾。另外，有的行政管理人員的信息來源渠道單一，加上自身對(duì)信息的鑒別能力差，導(dǎo)致收集來的各類信息缺乏有條理的系統(tǒng)化加工，導(dǎo)致信息失真或無法得到有效利用，大大降低了工作效率。

（二）各部門之間重分工而輕合作，工作效率低下。傳統(tǒng)的行政管理模式，各部門都有明確的分工，但由于片面強(qiáng)調(diào)分工，各自為政，忽略了部門之間的合作，信息資源得不到及時(shí)傳遞和有效共享。工作中缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)，各部門容易出現(xiàn)推諉、扯皮現(xiàn)象，處理同一件事情需要在各個(gè)部門之間來回折騰，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)，也無法保證工作的時(shí)效性。此外，傳統(tǒng)行政管理模式中的信息傳遞手段落后，信息的傳遞手段單一，大多數(shù)是以人工為主要傳播途徑，紙質(zhì)文件是唯一的傳播載體，盡管配以廣播、宣傳板報(bào)、電話等傳播方式，也因受到承載量的限制而大大降低了傳播的速度，更無法達(dá)到信息的共享和有效利用。在這種傳統(tǒng)模式中，行政管理人員的主動(dòng)性和創(chuàng)造性受到了限制，只是機(jī)械地執(zhí)行文件，工作顯得過于被動(dòng)，嚴(yán)重影響工作熱情和工作效率。

三、高職院校行政管理信息化建設(shè)問題的成因

（一）高職院校對(duì)于行政管理工作不夠重視。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是對(duì)于行政管理崗位缺乏準(zhǔn)確的定位，高職院校的行政管理隊(duì)伍一直處于尷尬的位置。不論什么類型的高校，行政管理作為學(xué)校不可或缺的靈魂工作，是實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)改革的關(guān)鍵因素，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起完善的行政管理體系。但是長期以來，在高職院校的考核評(píng)估體系之下，各個(gè)高校都非常重視科研和教學(xué)任務(wù)，存在著重教學(xué)、科研而輕管理的現(xiàn)象，認(rèn)為行政管理工作缺乏技術(shù)含量，對(duì)于行政人員的學(xué)歷、職稱要求往往低于專任教師，很多核心部門和崗位直接招聘本校應(yīng)屆畢業(yè)生，工資待遇遠(yuǎn)低于教師水平，影響了行政管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。另一方面是對(duì)行政管理人員的培養(yǎng)力度不夠。不管是職稱和職務(wù)晉升，還是業(yè)務(wù)水平提升方面，都普遍傾向于一線的專任教師，學(xué)校的外出培訓(xùn)及學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)也強(qiáng)調(diào)對(duì)專任教師教學(xué)水平的提升，很少安排行政管理人員外出學(xué)習(xí)，即便有也僅限于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層或部門管理層，即便是校內(nèi)的培訓(xùn)，也很少針對(duì)行政管理人員。

（二）高職院校對(duì)于信息化建設(shè)重視不夠。具體表現(xiàn)如下：

1.經(jīng)費(fèi)投入不足。經(jīng)費(fèi)是學(xué)校賴以生存的生命線，沒有經(jīng)費(fèi)的支持，各項(xiàng)工作和活動(dòng)就無法順利開展，更談不上實(shí)現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展壯大。高職院校在經(jīng)費(fèi)投入上，多傾向于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和教學(xué)資源配備，在行政管理方面缺乏必要的經(jīng)費(fèi)投入。就算是投入的經(jīng)費(fèi)也僅限于購買硬件設(shè)備上，對(duì)于信息化系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，以及技術(shù)人員的培訓(xùn)投入很少，導(dǎo)致行政管理人員綜合素質(zhì)提升速度緩慢，嚴(yán)重影響了行政管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.缺乏完善的行政管理信息化建設(shè)制度。制度不完善是信息化建設(shè)工作不能順利進(jìn)行的主要原因。從信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，雖然很多高職院校都制定了一些規(guī)定，但仍缺乏完善的制度和系統(tǒng)的研究，主要存在兩方面的問題：一是信息化建設(shè)的制度內(nèi)容不完善，缺乏科學(xué)、規(guī)范、合理的方法和指導(dǎo)性內(nèi)容?？傮w上看，內(nèi)容主要側(cè)重硬件和網(wǎng)絡(luò)方面的管理，不能全面覆蓋信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作。二是制度流于形式，缺乏約束力和權(quán)威性，現(xiàn)有的管理制度對(duì)于在信息化建設(shè)過程中的相關(guān)人員缺乏直接約束力，嚴(yán)重制約了信息化的發(fā)展。

3.高職院校缺乏對(duì)信息化可持續(xù)發(fā)展的長期規(guī)劃。高職院校的信息化建設(shè)不僅僅是安裝計(jì)算機(jī)連接網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)性問題，更是一項(xiàng)可持續(xù)性和系統(tǒng)性的工程，它與高職院校的整體發(fā)展息息相關(guān)，如果缺乏行之有效的長期規(guī)劃，該項(xiàng)工程不但無法順利完成，還可能引發(fā)很多問題。首先，很多高職院校對(duì)于信息化的定位缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為信息化是某一個(gè)部門的工作，例如信息中心或網(wǎng)絡(luò)中心等，但學(xué)校對(duì)于這些部門的職責(zé)定位為負(fù)責(zé)校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和計(jì)算機(jī)等多媒體設(shè)備的維修等，未能充分發(fā)揮信息技術(shù)部門的功能和人員的專業(yè)知識(shí)，更達(dá)不到全員參與信息化建設(shè)的效果，違背了信息化建設(shè)的內(nèi)涵。其次，在信息化建設(shè)初期，對(duì)于信息化缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)，為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，在投資硬件的時(shí)候缺乏長遠(yuǎn)考慮，導(dǎo)致前期投資的設(shè)備無法滿足學(xué)校發(fā)展的需要，造成資源的浪費(fèi)。

四、促進(jìn)高職院校行政管理信息化建設(shè)的建議

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立正確的行政管理信息化意識(shí)。高職院校行政管理的信息化是實(shí)現(xiàn)高職教育現(xiàn)代化不可或缺的因素，直接關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)、科研和管理水平，影響到學(xué)校的整體競爭力。要提升行政管理信息化水平，首先要對(duì)信息化建設(shè)有正確的意識(shí)。一方面，要轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。學(xué)校需要把信息化建設(shè)的重要性和優(yōu)越性通過文件、講座等方式向行政管理人員進(jìn)行宣傳，使他們認(rèn)可信息化手段，主動(dòng)適應(yīng)信息化的發(fā)展并將信息技術(shù)用于行政管理工作中。另一方面，認(rèn)清學(xué)校的本職工作。近年來，信息化手段已基本覆蓋了各高職院校，但各校的建設(shè)程度和效果或多或少存在著差距，在當(dāng)前激烈競爭的環(huán)境中，學(xué)校之間難免會(huì)進(jìn)行相互攀比，甚至?xí)嬖趷盒愿偁帲@不利于學(xué)校的良性發(fā)展。高職院校的責(zé)任應(yīng)在于通過提高學(xué)校的軟件和硬件設(shè)施，為師生營造良好的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境，培育出更多適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的優(yōu)秀人才，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，為行政管理信息化建設(shè)提供有力的支撐。行政管理信息化使高職院校行政管理工作更加科學(xué)、便捷和智能化，但是，在行政管理信息化建設(shè)的過程中，人的行為還需要靠制度的約束，只有制定嚴(yán)格的制度，才能保障和規(guī)范使用者的操作行為，杜絕隨意性，這是行政管理信息化建設(shè)和推廣的關(guān)鍵，也是行政管理信息化建設(shè)的強(qiáng)有力保障。

首先，明確制定行政管理信息化規(guī)范。任何工作的順利進(jìn)展都離不開制度規(guī)范的約束。隨著信息化手段在各高職院校行政管理中的廣泛應(yīng)用，學(xué)校需要建立和完善相關(guān)的規(guī)章制度，積極營造一個(gè)有約束力的信息化環(huán)境，讓每一位行政管理人員都各司其職，保證行政管理信息化建設(shè)的順利開展。要保證這樣的環(huán)境得以建立，前提是出臺(tái)相關(guān)的信息化建設(shè)規(guī)范和指導(dǎo)性文件，信息化建設(shè)的制度應(yīng)包含以下內(nèi)容：制度訂立的目標(biāo)、制度的適用范圍、制度涉及的部門和人員的職責(zé)、制度要約束的內(nèi)容、獎(jiǎng)懲措施。

其次，建立和完善問責(zé)制度。高職院校行政管理信息化建設(shè)不是某一個(gè)部門的事情，行政管理工作覆蓋了學(xué)校工作的方方面面，在這一過程中，任何一個(gè)部門和人員的失職行為都會(huì)延誤整個(gè)信息化建設(shè)過程中的工作，甚至出現(xiàn)重大的錯(cuò)誤。因此，在行政管理信息化建設(shè)的過程中，要建立責(zé)任追究制度規(guī)范各部門、各工作人員的工作行為，實(shí)行“誰負(fù)責(zé)，誰落實(shí)”，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。對(duì)于在行政管理信息化建設(shè)工作中存在失職行為的部門和人員，應(yīng)追究其相應(yīng)的責(zé)任。但是，懲罰并不是問責(zé)制的目的，而是要通過懲罰的措施，讓工作人員自覺履行職責(zé)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。因此，應(yīng)當(dāng)注意獎(jiǎng)懲相結(jié)合，以獎(jiǎng)勵(lì)制度激勵(lì)相關(guān)部門和人員忠于職守，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，提高工作效能。無論是處罰或是獎(jiǎng)勵(lì)，根本目的都是要各部門認(rèn)真履行職責(zé)，提高工作效率。

（三）加大經(jīng)費(fèi)投入和監(jiān)管力度。行政管理信息化是高職院校適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然舉措，而充足的經(jīng)費(fèi)投入是保證行政管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行的前提條件。高職院校要保障經(jīng)費(fèi)的可持續(xù)投入，除了要設(shè)立信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，同時(shí)要加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)劃設(shè)計(jì)，為了避免建設(shè)資金的浪費(fèi)，學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的信息化建設(shè)資金規(guī)劃小組，除了統(tǒng)籌資金的管理，還要監(jiān)督經(jīng)費(fèi)的使用，確保信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的科學(xué)使用。

（四）提升行政管理人員的信息化綜合水平。高職教育的發(fā)展，促使高職院校加快信息化建設(shè)的步伐，行政職能部門的工作人員，作為高職院校行政管理的主體，他們對(duì)于信息化技術(shù)的掌握程度，直接關(guān)系到學(xué)校的行政管理水平。為使學(xué)校行政管理信息化建設(shè)緊跟時(shí)代的步伐，要設(shè)立專門的教師培訓(xùn)中心，加強(qiáng)對(duì)行政管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。既要加強(qiáng)對(duì)行政管理人員理論知識(shí)和信息技術(shù)的培訓(xùn)，還要樹立行政管理人員的信息化服務(wù)意識(shí)，要求他們充分利用信息化的手段和資源開展政管理工作，提高工作效率。從學(xué)校和各部門的“一把手”抓起，組建一支知識(shí)面廣、技能水平高、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)的行政管理隊(duì)伍，是適應(yīng)新形勢下高職教育發(fā)展的要求、實(shí)現(xiàn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的正確途徑。

行政管理信息化建設(shè)對(duì)于高職院校來說是應(yīng)對(duì)激烈競爭的必要手段，盡管各高職院校在信息化建設(shè)過程中取得了不同程度的成績，但仍存在一些問題。各高職院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，提出行之有效的措施，加快行政管理信息化的步伐，用以信息為中心的傳播模式取代傳統(tǒng)的行政管理模式，有效開發(fā)利用信息，優(yōu)化配置資源，進(jìn)一步提升辦學(xué)水平，為高等職業(yè)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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【作者簡介】陳羽玲（1982— ），女，廣西理工職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，研究方向：行政管理（信息化管理、教育管理）。

（責(zé)編 黎 原）