對出版企業(yè)應(yīng)收賬款管理的思考

陳偉

摘 要：隨著市場競爭的日益激烈，出版企業(yè)為了追求更大的碼洋規(guī)模和更高的市場份額，往往給予經(jīng)銷商越來越寬松的賒銷待遇，從而加大了應(yīng)收賬款的管理風(fēng)險。應(yīng)收賬款對于出版企業(yè)的現(xiàn)金周轉(zhuǎn)起著非常重要的作用，如果不能及時有效回收，一旦資金鏈條斷裂，會帶來巨大的生存壓力。因此，出版企業(yè)必須高度重視應(yīng)收賬款管理，加強和改進相關(guān)工作，避免國有資產(chǎn)流失。文章分析了造成出版企業(yè)欠款回款難的原因，通過結(jié)合行業(yè)實踐經(jīng)驗，從事前、事中和事后三個維度，對應(yīng)收賬款管控所涉及的客戶管理、銷售政策、信用制度、業(yè)務(wù)考核、清理催收等多個方面提出了相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞：出版財務(wù) 應(yīng)收賬款 管控

現(xiàn)金為王是企業(yè)運營的重要準(zhǔn)則，應(yīng)收賬款作為出版企業(yè)最主要的現(xiàn)金來源，對資金周轉(zhuǎn)安全有著舉足輕重的作用。如果不能快速有效的進行欠款回款，會導(dǎo)致越來越多的壞賬形成、長期無法回籠資金甚至形成死賬，這不僅會造成國有資產(chǎn)的流失，還可能造成出版企業(yè)資金鏈條的斷裂、帶來生存危機。因此，出版企業(yè)必須高度重視應(yīng)收賬款管理工作，加速賬款回收。

一、出版企業(yè)應(yīng)收賬款多、回款難的原因分析

一是經(jīng)營導(dǎo)向存在偏差。近些年來，出版行業(yè)陷入了產(chǎn)能過剩的困境，出版企業(yè)出書品種和印刷數(shù)量都有待壓縮，庫存積壓也成為了行業(yè)的共性問題。庫存壓力促使出版企業(yè)想方設(shè)法盡快實現(xiàn)銷售。此外，長期以來，發(fā)行碼洋都是業(yè)內(nèi)評價出版企業(yè)的一項重要指標(biāo)，同業(yè)交流常常以此進行比較。消化庫存的需要與對發(fā)行碼洋的攀比兩個因素，使出版企業(yè)在經(jīng)營過程中往往把如何不斷擴大銷售規(guī)模放在第一位，對發(fā)行部門的考核也是以發(fā)行碼洋為主，過于重視發(fā)貨、追求賬面利潤而沒有兼顧現(xiàn)金流。

二是銷售模式存在弊端。委托代銷是出版行業(yè)的銷售慣例，即出版企業(yè)先給經(jīng)銷商發(fā)貨，經(jīng)銷商銷售一段時間后，對于未售出的部分無條件向出版企業(yè)退貨，再和出版企業(yè)結(jié)算已售出的貨款。這種先發(fā)貨、后付款的銷售模式，導(dǎo)致出版企業(yè)形成了大量應(yīng)收賬款、承擔(dān)了很大的風(fēng)險。一方面，隨著出版市場競爭的加劇，銷售周期越來越長，出版企業(yè)實現(xiàn)回款的時間往往需要一年甚至更長，流動資金被長期占用。另一方面，銷售與回款不同步，使出版企業(yè)的發(fā)行人員在工作中往往習(xí)慣偏重銷售業(yè)績而對追討欠款有所輕視。加之貨物發(fā)出后，常常會發(fā)生出版方面因業(yè)務(wù)員頻繁更換從而不認(rèn)賬、經(jīng)銷商經(jīng)營狀況欠佳關(guān)門停業(yè)等問題，出版企業(yè)不僅拿不到貨款，有時連發(fā)出的出版物都無法收回，從而形成壞賬。

三是內(nèi)部管控存在不足。有的出版企業(yè)在應(yīng)收賬款管理的制度建設(shè)上有漏洞，或缺乏對經(jīng)銷商的信用管理、考核評價制度，或?qū)Πl(fā)行部門沒有回款的考核管理要求。有的出版企業(yè)雖然制訂了相關(guān)制度，但力度不足，在實際執(zhí)行過程中也沒有嚴(yán)格落實，致使制度形同虛設(shè)、沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。出版企業(yè)自身對業(yè)務(wù)管控存在的漏洞，客觀上也為經(jīng)銷商拖欠貨款提供了便利，進一步加大了回款難度。

二、加強應(yīng)收賬款管理相關(guān)建議

順利實現(xiàn)應(yīng)收賬款的及時回收是出版企業(yè)應(yīng)不斷探索和改進的課題，必須抓好事前、事中、事后三個方面的工作。

（一）事前全面預(yù)防

1.對新客戶進行嚴(yán)格審核

要實現(xiàn)對回款風(fēng)險的源頭把控，出版企業(yè)應(yīng)在與新客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系之前，嚴(yán)格設(shè)定新開戶的條件，認(rèn)真審核對方是否具備合作資質(zhì)，這相對于盲目追求拓展銷售渠道而造成欠款追討來說，無疑是事半功倍的。具體操作上，出版企業(yè)發(fā)行部門首先要審核對方是否具備出版物發(fā)行業(yè)務(wù)資質(zhì)，是否擁有合法的營業(yè)執(zhí)照、必要的經(jīng)營場所，是否與其他出版企業(yè)存在良好的業(yè)務(wù)關(guān)系;其次，應(yīng)要求開戶申請人提交必要的材料，包括出版物發(fā)行許可證及營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人或者代理人的身份證復(fù)印件、法人代表的授權(quán)委托書，并提交業(yè)務(wù)合作書面申請;再次，對符合條件的客戶，具體經(jīng)辦人員要簽署審核意見，按規(guī)定程序向發(fā)行部門領(lǐng)導(dǎo)履行報批手續(xù)。最后，經(jīng)審批予以開戶后，業(yè)務(wù)人員要保存好各類申請文件，建立新客戶檔案。通過上述措施，盡可能做到發(fā)展一家、成功一家。

2.建立客戶信用管理制度

信用制度是否健全、是否合理，對應(yīng)收賬款的風(fēng)險大小有很大影響。如果缺乏信用管理或者對客戶設(shè)定的信用標(biāo)準(zhǔn)門檻太低、給客戶較大的欠款額度和較長的賒銷周期，雖然會起到增加客戶、刺激銷售、提高碼洋的作用，但不可避免會帶來很大的壞賬風(fēng)險。反之，如果信用標(biāo)準(zhǔn)過高、不給客戶在資金周轉(zhuǎn)上留出一定的余地，在規(guī)避和降低回款風(fēng)險的同時，也會影響市場的開拓，不利于出版企業(yè)的長遠發(fā)展。因此，出版企業(yè)要結(jié)合客戶的資產(chǎn)經(jīng)營狀況、業(yè)內(nèi)聲譽評價、市場占有率、銷售貢獻度等多方面因素，在客戶信用制度中重點對信用額度和信用期限做出科學(xué)合理的設(shè)計。首先，對新客戶建議采用現(xiàn)款方式交易，經(jīng)過一段時間（如半年）的合作、相互了解后，再逐步放寬到賒銷方式;其次，對允許客戶累計欠款的金額即信用額度，建議根據(jù)上一年度客戶銷售的本版實洋金額進行比例設(shè)定，比如：上半年客戶信用額度控制在上年度總實洋的30%以內(nèi)、下半年信用額度控制在上年度總發(fā)行實洋的60%以內(nèi)，這樣既給客戶留出了自我周轉(zhuǎn)和發(fā)展的資金、又可以避免賒欠出版企業(yè)的欠款金額過大;再次，靈活調(diào)控對允許客戶延遲支付欠款的最長時間即信用期限，目前業(yè)內(nèi)比較普遍的周期設(shè)定為半年，建議出版企業(yè)根據(jù)客戶實洋規(guī)模進行分檔劃分，實洋規(guī)模越大，則客戶獲得的信用期限越長，例如：年銷售實洋100萬元以上的對應(yīng)6個月、50萬元以上的對應(yīng)5個月、30萬元以上的對應(yīng)4個月、10萬元以上的對應(yīng)3個月、其余對應(yīng)1個月，這樣能充分調(diào)動客戶積極性，為獲得更長的信用期限而更多地銷售出版企業(yè)的貨物。

3.制定引導(dǎo)和鼓勵客戶回款的激勵政策

為了促使客戶及時乃至提前回款，出版企業(yè)應(yīng)出臺相關(guān)激勵政策。業(yè)內(nèi)常見的做法包括兩種，一種是現(xiàn)金折扣政策，即對于提前回款的客戶，根據(jù)提前時間的不同，給予當(dāng)期賬款一定比例的直接扣減，比如：提前1個月回款享受5%的折扣、提前20天享受3%的折扣、提前10天享受1%的折扣;另一種是優(yōu)惠折扣政策，即對于準(zhǔn)時足額回款的客戶，在下一個年度直接降低發(fā)貨折扣，一般來說可根據(jù)回款金額的大小設(shè)定不同的比例，如：年回款1000萬元以上的折扣降低5個百分點、500萬元以上的降低3個百分點、其他降低1個百分點。上述措施有利于提高出版企業(yè)的資金回收速度，降低壞賬風(fēng)險，又切實給客戶進行了讓利，節(jié)約了其支出，一舉兩得。

4.切實加強銷售合同管理

首先，出版企業(yè)應(yīng)與所有客戶簽訂銷售合同，作為雙方開展業(yè)務(wù)合作的法律依據(jù)，以免后續(xù)出現(xiàn)欠款糾紛時，出版企業(yè)只能以單方面出具的發(fā)貨清單作為訴訟依據(jù)，無法獲得法律支持;其次，銷售合同中應(yīng)寫明發(fā)貨折扣，特別是列明現(xiàn)金折扣和優(yōu)惠折扣的享受條件、折扣比例，做到“明折明扣”、降折有依據(jù)，避免無合同進行應(yīng)收賬款的優(yōu)惠扣減，從而產(chǎn)生國有資產(chǎn)流失的審計風(fēng)險;再次，銷售合同中應(yīng)對客戶的回款行為進行規(guī)范，明確要求“票款一致”，即發(fā)票抬頭與付款方相符，以免出版企業(yè)為其開具了發(fā)票，但事后實際付款方卻為與客戶有關(guān)聯(lián)關(guān)系或是經(jīng)濟往來的第三方，這樣出版企業(yè)很容易卷入一些不必要的經(jīng)濟糾紛，而且從審計角度，用第三方來款核銷掛在客戶名下的欠款也是不合規(guī)的。

（二）事中加強管控

1.認(rèn)真做好對賬工作

通過規(guī)范的對賬行為，可以避免雙方債權(quán)債務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大而造成呆壞賬，因此與客戶進行全面、有效的對賬，是出版企業(yè)加強應(yīng)收賬款管理、減少壞賬損失的一項重要工作。首先，出版企業(yè)銷售人員應(yīng)該與客戶保持經(jīng)常性溝通，及時了解其銷售進展及庫存情況，發(fā)貨盡量做到少量多次，避免一次性過量鋪貨而形成較大額度的欠款;其次，銷售人員要定期（如每季度）與客戶進行欠款金額核對，認(rèn)真分析在途貨物、發(fā)退貨差異、物流殘損等原因?qū)е碌恼`差，及時調(diào)整雙方數(shù)據(jù)、達成一致，避免長期積累、相互扯皮;再次，建議出版企業(yè)使用統(tǒng)一格式的對賬函，分年度列明欠款額度，在明確應(yīng)收款數(shù)額的同時確認(rèn)賬期。此外，對賬函一般應(yīng)要求對方業(yè)務(wù)人員簽字并加蓋公章或財務(wù)章，以此作為出版企業(yè)確認(rèn)債權(quán)的法律依據(jù)之一;最后，出版企業(yè)財務(wù)部門要及時向發(fā)行部門反饋賬面欠款情況、做到賬實相符，并及時開展應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)分析，從財務(wù)角度提出相關(guān)工作建議。

2.及時調(diào)整客戶信用

市場形勢、客戶經(jīng)營都是瞬息萬變的，出版企業(yè)對客戶信用的評定也應(yīng)隨之及時改變。銷售人員應(yīng)時刻關(guān)注客戶經(jīng)營情況，當(dāng)客戶出現(xiàn)經(jīng)營混亂、人員更換頻繁、異常進貨、發(fā)生大額拖欠書款、資產(chǎn)狀況惡化、有破產(chǎn)跡象時，應(yīng)及時降低客戶信用額度或壓縮信用期限，甚至改為現(xiàn)款現(xiàn)貨或停止發(fā)貨;當(dāng)然，當(dāng)客戶歷史信用記錄優(yōu)良且呈現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢時，也應(yīng)加大信用額度或延長信用期限，鼓勵和引導(dǎo)其更好地與出版企業(yè)開展合作。

3.嚴(yán)格執(zhí)行信用政策

出版企業(yè)應(yīng)對客戶信用額度和信用期限實行預(yù)警管理，當(dāng)客戶信用額度接近臨界點或信用期限臨近一個月時，銷售人員應(yīng)以電話或其他有效方式告知對方并催促結(jié)款。對超過信用額度或信用期限的客戶，任何人都無權(quán)用關(guān)系、人情對客戶予以姑息、法外開恩，以免助長客戶的失信行為，而是應(yīng)該立即停止發(fā)貨、及時進行催款。對于擅自違反信用制度規(guī)定造成損失的，要全額追究銷售人員的責(zé)任，使其樹立明確的紅線意識。

4.合理進行業(yè)務(wù)考核

出版企業(yè)對銷售業(yè)務(wù)的考核，應(yīng)該做到兼顧發(fā)行碼洋和銷售回款兩個方面，避免顧此失彼，必須將銷售回款率（即實際回款額占應(yīng)收賬款余額的比重）和壞賬率（即確實無法回收的呆死賬占應(yīng)收賬款余額的比重）納入到業(yè)務(wù)考核體系中。在確定當(dāng)年回款率和壞賬率指標(biāo)時，出版企業(yè)需要結(jié)合自身對資金流動性的需求等實際情況，參考業(yè)內(nèi)平均水平來設(shè)定目標(biāo)值;考核時，未完成回款率指標(biāo)或壞賬率超標(biāo)的，應(yīng)給予重罰，以免影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)或造成國有資產(chǎn)人為的流失，而超額完成回款率則應(yīng)予以必要的、較大力度的獎勵，從而引導(dǎo)銷售人員主動平衡好業(yè)務(wù)拓展與及時回款的關(guān)系，自覺加強對客戶的管控、降低應(yīng)收賬款損失風(fēng)險。

（三）事后及時處理

1.全面梳理應(yīng)收賬款情況

出版企業(yè)應(yīng)根據(jù)賬齡對應(yīng)收賬款進行分類統(tǒng)計，把3年及以上欠款的清繳作為回款工作的重心。一般來說，3年及以上應(yīng)收賬款即可視同壞賬，損失的風(fēng)險非常大。對于已經(jīng)停止發(fā)貨但尚有退貨行為的客戶，出版企業(yè)應(yīng)繼續(xù)與對方協(xié)商、加大退書力度，將剩余庫存清退;對還與出版企業(yè)保持正常業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶，則雙方應(yīng)安排專人全面核對歷史賬目，清楚一筆核銷一筆，優(yōu)先予以銷賬;對已經(jīng)與出版企業(yè)停止業(yè)務(wù)往來且持續(xù)時間較長的客戶，發(fā)行部門應(yīng)收集和整理各種內(nèi)外部壞賬證據(jù)，特別是有分量和法律效力的外部證據(jù)（如法院的破產(chǎn)公告和破產(chǎn)清算的清償文件、營業(yè)執(zhí)照注銷吊銷證明、政府部門有關(guān)撤銷或責(zé)令關(guān)閉等的行政決定文件、公安等有關(guān)部門的死亡或失蹤證明等），按程序啟動壞賬損失申報和處置工作，避免長期掛賬。此外，出版企業(yè)還應(yīng)抓好2-3年欠款的清繳工作，積極采取措施避免其轉(zhuǎn)化成3年以上長期未收款，形成新的歷史遺留問題。

2.多措并舉進行欠款追討

一方面，出版企業(yè)可考慮在內(nèi)部成立專門的工作組，抽調(diào)法律部門、財務(wù)部門和發(fā)行部門的業(yè)務(wù)骨干，專門研究各類應(yīng)收賬款及欠款客戶的具體情況，跳出部門利益的局限，從出版企業(yè)全局角度出發(fā)，提出中立、系統(tǒng)、全面和有針對性的解決方案。另一方面，出版企業(yè)可考慮委托專業(yè)提供催款服務(wù)的中介機構(gòu)代為催收，將手中收集的各種客戶資料及合同發(fā)票等憑據(jù)復(fù)印件交給中介，由其代為追繳欠款，對于成功收回的款項，按一定比例給予對方報酬。此外，出版企業(yè)還應(yīng)勇敢地拿起法律武器，對老賴客戶提出經(jīng)濟訴訟，向法院申請資產(chǎn)保全，查封客戶銀行賬戶、資產(chǎn)等，對拒不履行法律義務(wù)的，申請法院強制執(zhí)行，通過拍賣資產(chǎn)等方式獲得賠償。

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（作者單位系中國人力資源和社會保障出版集團有限公司）