平衡計分卡在圖書館的應用研究

摘 要：經(jīng)過全國第六次公共圖書館評估定級，公共圖書館發(fā)展從以建設性為中心轉(zhuǎn)向以服務效能為中心。服務效能主要考察公共圖書館基本條件和業(yè)務建設共同發(fā)揮對外功能的實現(xiàn)效果。為了提高圖書館的服務效能，可以嘗試構建基于公共圖書館的平衡計分卡。

關鍵詞：公共圖書館，平衡計分卡，服務效能

1 引言

近年來，國內(nèi)公共圖書館積極借鑒國外先進的設備與技術，在服務創(chuàng)新方面作了很多嘗試，取得了一定的成效，但是許多圖書館的服務效能仍然不佳，這其中的一個重要原因，就是內(nèi)部管理缺失或執(zhí)行不到位，導致理論與實際運作的嚴重脫節(jié)。

平衡計分卡是一套能使管理層快速而全面考察企業(yè)政策執(zhí)行的業(yè)績評價管理體系，可以幫助企業(yè)進行變革，提升組織的快速反應能力和學習能力，從而加快成功實施戰(zhàn)略的步伐。本文采用理論分析和應用研究相結(jié)合的方法，研究平衡計分卡在公共圖書館的構建過程，旨在為強化公共圖書館服務效能提供參考。

2 公共圖書館組織架構

1）辦公室：協(xié)助館領導制定工作計劃、規(guī)章制度和工作總結(jié)；負責全館行政事務性工作，包括會務安排和記錄；館內(nèi)各項通知的上傳下達，館內(nèi)各部門之間的協(xié)作協(xié)調(diào)；負責全館黨務工作、工會工作、對外宣傳工作、負責物業(yè)管理工作、勞資人事工作、財務工作、檔案管理和后勤保障工作等。

2）讀者服務部：負責總館和各分館窗口圖書借閱，為讀者提供預約、導引、館際互借等特色服務；為讀者提供期刊在館閱讀、導讀和咨詢服務，做好期刊庫的使用與管理；負責全民閱讀推廣工作，策劃舉辦館內(nèi)重大活動，開展形式多樣的讀書、展覽、講座、報告會、沙龍等各種活動，并做好活動發(fā)布、宣傳及信息撰寫工作；吸納志愿者參與圖書館工作，對其進行科學管理。

3）綜合業(yè)務部：保障全館計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全和正常運行，負責數(shù)字圖書館及地方文獻數(shù)據(jù)庫建設，做好數(shù)字資源的管理、維護、更新以及全國文化信息資源共享工程支中心的各項工作，確保系統(tǒng)的正常運行。負責圖書館網(wǎng)站、移動圖書館、微信公眾號的建設和維護；負責電子閱覽室的建設與維護；負責總分館建設并組織業(yè)務人員下基層開展業(yè)務輔導，組織基層工作人員集中培訓；承擔與其它公共圖書館的協(xié)作交流工作。

3 公共圖書館使命愿景

1）使命指的是圖書館的基本任務和宗旨，是使命感和責任感的神圣宣言。使命宣言闡明了圖書館的目標，它可以幫助館員思考如何為這個目標做出貢獻。平衡計分卡可以把使命轉(zhuǎn)化為具體的績效指標，它是能將使命與實際工作聯(lián)系起來的有效工具

2）愿景對政府機構來說很有意義，可用來定義目前的狀態(tài)以及未來的發(fā)展方向，愿景描繪的是藍圖或能達到的宏大目標，它可以用來定義完成使命所進行的活動，例如：單位在業(yè)界中的行業(yè)地位、讀者及同行的評價等等。

平衡計分卡可以為愿景的實現(xiàn)提供戰(zhàn)略構架，并落實到具體行動中，而實現(xiàn)這個結(jié)果關鍵是明確單位的發(fā)展方向和工作重點。

4 單位層級平衡計分卡的構建

在定義和明確了使命、愿景后，我們就著手開始設計制定平衡計分卡，具體從財務、用戶、內(nèi)部運營、學習與成長四個方面分解為具體的績效指標。

4.1 財務層面具體的績效指標

1）財務支出：主要指圖書館的資源建設、設備購置、人員經(jīng)費、運行維護、培訓、活動等費用。

2）政府撥款：由于公共圖書館屬于全額撥款的事業(yè)單位，經(jīng)費來源主要是政府撥款，還有少部分來源于一些項目的補助。

4.2 用戶層面具體的績效指標

讀者是圖書館最大的用戶，圖書館的服務效能主要取決于讀者滿意度。因此在制定該績效指標時，我們主要考慮圖書館讀者意見處理的規(guī)章制度和反饋機制，讀者對其意見處理的滿意率，讀者對圖書館日常工作的評價及其管理等。為此我們?yōu)樽x者提供多種反映意見的渠道，如讀者意見簿、郵箱、微信群、QQ群等。此外也就圖書館設施設備、館藏資源、服務內(nèi)容、服務質(zhì)量和員工素質(zhì)等情況向讀者開展問卷調(diào)查，征詢讀者意見。

4.3 內(nèi)部運營層面具體的績效指標

內(nèi)部運營主要反映圖書館為讀者提供的各種服務。我館提供的服務主要有：館藏資源服務、新媒體服務、閱讀推廣服務、特殊人群服務、信息資咨詢服務、創(chuàng)新服務、便民服務等。

4.4 學習與成長層面具體的績效指標

學習與成長層面是前面三個層面的基礎，它體現(xiàn)在三個方面

1）培養(yǎng)核心能力：對館員進行技能培訓和繼續(xù)再教育。

2）吸納和留住人才：創(chuàng)造良好的文化氛圍，讓館員有歸屬感，才能更好的為讀者服務。

3）基礎設施建設：包括硬件建設和軟件建設。

5 部門層級平衡計分卡的構建

圖書館的服務效能依靠各個部門來驅(qū)動，所以部門層級平衡計分卡的設計尤為重要。在進行部門層級平衡計分卡構建時，應以部門的職能分工為基礎，同時考慮其它部門的需求。本文以綜合業(yè)務部為例，從財務、讀者、內(nèi)部運營、學習與成長四個方面入手。

5.1 財務層面具體的績效指標

1）財務支出：主要指電子閱覽室建設、數(shù)字資源建設、總分館建設等費用。

2）部門撥款：電子閱覽室建設經(jīng)費來源于免費開放經(jīng)費、數(shù)字資源經(jīng)費來源于購書經(jīng)費、總分館建設費用部分來源于專項經(jīng)費。

5.2 用戶層面具體的績效指標

綜合業(yè)務部的用戶也是讀者，只不過更多的是為讀者提供數(shù)字化服務。數(shù)字化環(huán)境下讀者對圖書館的評價主要是數(shù)字資源的質(zhì)量、獲取數(shù)字資源的便捷程度、服務環(huán)境的舒適度以及館員能否提供專業(yè)化的服務等。

5.3 內(nèi)部運營層面具體的績效指標

綜合業(yè)務部提供的服務主要有：聯(lián)合參考咨詢服務、新媒體服務、信息推送服務、面向基層的業(yè)務指導等。

5.4 學習與成長層面具體的績效指標

綜合業(yè)務部掌握著圖書館的核心技術，因此技能培訓顯得尤為重要，不僅要學習最前沿的技術，還要結(jié)合本館實際情況進行應用實施。它主要體現(xiàn)在以下三個方面：

1）館員參加相關培訓、對館員培訓以及對基層圖書室工作人員培訓的次數(shù)。

2）數(shù)字化技術的應用情況、數(shù)字服務的宣傳推廣情況。

3）數(shù)字化設備的數(shù)量、信息化管理系統(tǒng)的維護。

綜上分析，我們可以設計和制定出單位和部門層級的平衡計分卡，結(jié)合指標之間以及指標與使命愿景之間的相對重要程度，根據(jù)“權值因素法”計算出指標之間的權重，權重的傾向?qū)嵸|(zhì)反映了圖書館的戰(zhàn)略取向，因此權重也應根據(jù)圖書館發(fā)展的不同階段以及外部環(huán)境的變化進行調(diào)整。

6 結(jié)語

本文借公共圖書館施行一系列的管理措施，希望能將平衡計分卡的相關理論或相關理念的內(nèi)涵轉(zhuǎn)化應用到圖書館的可行策略之中。然而，在應用平衡計分卡時，需要各部門達成共識，全心一致地持續(xù)的、長期的向單位的使命愿景進行努力，嚴格執(zhí)行相關管理政策，并且融入到圖書館的文化中，只有這樣才能展現(xiàn)最佳的服務效能。

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作者簡介

丁年，無錫市梁溪區(qū)圖書館，副館長，助理工程師。