從退休檔案審核反查人事檔案管理中應(yīng)注意的幾點(diǎn)問題

劉德梅

摘 要：針對(duì)退休人事檔案審核遇到的問題，應(yīng)該在日常的人事檔案管理中，加強(qiáng)對(duì)調(diào)動(dòng)文件、崗位調(diào)整及個(gè)人榮譽(yù)、各類證書等材料的歸檔工作的重視，以發(fā)展的眼光，負(fù)責(zé)的態(tài)度，心存敬畏地對(duì)待人事檔案管理中經(jīng)手的每一份材料……

關(guān)鍵詞：退休；檔案審核；人事檔案；管理

從某種意義上來說，人力資源管理的優(yōu)劣判斷需要經(jīng)歲月來考量，因?yàn)槿肆Y源管理工作中往往存在許多看不見的隱患，這些隱患不像有的工作，一旦失誤立刻會(huì)帶來反應(yīng)，造成后果，從而引起重視。人力資源管理中存在的某些失誤、不作為等行為，往往像某種疾病病毒攜帶一樣，或者像一枚深埋的炸彈，無聲無息地潛存，卻會(huì)在某個(gè)時(shí)刻突然爆發(fā)，而補(bǔ)救工作往往很艱難，有的甚至就無法補(bǔ)救造成不可避免的損失。作為一名專業(yè)的人力資源管理人員，工作的重點(diǎn)不能只放在眼前利益相關(guān)的工作上，而更應(yīng)以一顆專業(yè)良心，去做實(shí)做細(xì)那些有失誤有不足卻暫時(shí)看不到后果的工作上，比如，我們的專業(yè)眼光應(yīng)該在一名員工入職時(shí)，就看到他將來退休的需要。

今天，筆者就結(jié)合為員工辦理退休檔案審核時(shí)遇到的問題，來談?wù)勅肆Y源人事檔案管理工作中應(yīng)該注意的幾點(diǎn)問題。

人事檔案材料收集歸檔工作應(yīng)遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反應(yīng)干部、工人自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)工作需要，不斷充實(shí)完善人事檔案內(nèi)容。具體細(xì)分應(yīng)該包括以下幾方面：履歷材料、自傳材料；各階段的主要考察、考核、鑒定材料；考試登記表、畢業(yè)生登記表，以及參加的各種業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)班、培訓(xùn)班的登記表；調(diào)動(dòng)、任職審批表、調(diào)整工資審批表、離退休、退職審批表，專業(yè)技術(shù)資格評(píng)審表；入團(tuán)、入黨志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正材料，政審材料，取消預(yù)備期材料，退團(tuán)、退黨材料；單位以上先進(jìn)生產(chǎn)（工作）者審批表，省市級(jí)授于各種榮譽(yù)稱號(hào)的有關(guān)材料；處分及取消處分材料和受處分的個(gè)人檢查材料。

如果不能系統(tǒng)從人事檔案管理的過去、現(xiàn)在和將來三個(gè)階段，來

看待人事檔案管理的意義，我們往往把握不準(zhǔn)為什么這些材料要?dú)w入人事檔案，從而會(huì)在判斷某項(xiàng)具體材料該不該歸入人事檔案的時(shí)候，猶豫不定，甚至武斷地將本應(yīng)該歸入人事檔案的材料排除在外。結(jié)合退休檔案審核中遇到的支撐材料不足的問題，就人事檔案管理中容易忽略和需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的問題說明如下：

1 調(diào)動(dòng)材料

調(diào)動(dòng)材料是退休檔案審核過程中的一份關(guān)鍵材料，調(diào)動(dòng)材料的連續(xù)性是判斷一個(gè)人工作經(jīng)歷連續(xù)，工齡沒有中斷的關(guān)鍵依據(jù)。依此類推，不但調(diào)動(dòng)文件，解除合同、合同簽訂等材料也是必須要?dú)w入人事檔案的，這些文件的時(shí)間也是要必須嚴(yán)格正確填寫的，任何一個(gè)失誤，都可能造成一個(gè)人原本工齡的損失，進(jìn)而造成其退休待遇的損失。一份份調(diào)動(dòng)材料，一份份解除和簽訂合同的材料，都是串成一個(gè)人人生職業(yè)生涯軌跡最關(guān)鍵、最主要的印跡。

2 調(diào)整工資審批表

有時(shí)候，工資調(diào)整審批表，會(huì)以崗位調(diào)整通知單的形式出現(xiàn)，無論是哪一種形式，都是記錄一個(gè)人崗位變動(dòng)的關(guān)鍵材料。在工齡確認(rèn)的前提下，崗位如何變動(dòng)、工資發(fā)得多少，這個(gè)又有什么影響呢？答案是有影響的，影響有兩個(gè)方面。

一是影響女職工提前或延期退休?，F(xiàn)在我們國家退休政策中有女職工提前退休的相關(guān)規(guī)定，規(guī)定原干部身份的女職工，退休前在工人崗位工作，達(dá)到50周歲時(shí)在工人崗位連續(xù)工作已滿5年的，其退休年齡按50周歲執(zhí)行；達(dá)到50周歲時(shí)在工人崗位連續(xù)工作不滿5年的，退休年齡按55周歲執(zhí)行。原工人身份的女職工，退休前在管理崗位連續(xù)工作滿10年的，其退休年齡按55周歲執(zhí)行；在管理崗位連續(xù)工作不滿10年的，按50周歲執(zhí)行。女職工要享受這一政策，我們需要在辦理其退休檔案審核過程中提供哪些支撐材料呢？答案正是我們連續(xù)性的調(diào)整工資審批表或者崗位調(diào)整通知單，這些材料可以讓檔案審核人員判斷退休人員在工人崗或管理崗的從業(yè)經(jīng)歷和年限，從而判斷是否符合提前退休或延期退休的條件。同時(shí)，哪些崗位是工人崗，哪些崗位是管理崗，單位也應(yīng)該有一個(gè)明確的界定，避免界線不清給職工造成困擾，也造成退休檔案審核時(shí)的被動(dòng)。

二是影響特殊工種提前退休。我國〔87〕水電勞字第114號(hào)規(guī)定了水利電力行業(yè)提前退休的36種特殊工種崗位，符合特殊工種崗位工作年限的，可以按照男55周歲，女45周歲辦理退休。這一退休政策的落實(shí)，關(guān)鍵材料也是人事檔案中的調(diào)整工資審批表或崗位調(diào)整通知單。人事檔案中如果沒有這些關(guān)于所從事崗位的支持材料，無法證明其特殊工種崗位的從業(yè)經(jīng)歷，員工按特殊工種崗位提前退休的申請(qǐng)將無法被批準(zhǔn)，職工的提前退休意愿將無法實(shí)現(xiàn)，這個(gè)責(zé)任毫無疑問應(yīng)該追究在人事檔案管理人員身上。

在這里必須補(bǔ)充強(qiáng)調(diào)一下人員調(diào)配規(guī)范性的問題。部門間不同班組崗位人員的臨時(shí)借用在許多企業(yè)很常見，如果短時(shí)間人手緊張產(chǎn)生的借用可以忽略不計(jì)，那么長時(shí)間的跨班組跨崗位人員借用必須要經(jīng)人力資源管理部門進(jìn)行及時(shí)調(diào)整并記入人事檔案，避免員工在特殊工種崗位借用的年限不被記錄，導(dǎo)致其無法享受原本可以享受的特殊工種提前退休的待遇。所以，人力資源管理部門必須要嚴(yán)格禁止部門間私自對(duì)不同班組崗位人員進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)要將特殊工種退休的有關(guān)政策告知員工，從企業(yè)、部門和個(gè)人兩個(gè)方面對(duì)崗位調(diào)整工作做好規(guī)范和監(jiān)督。

3 各類勞模、先進(jìn)材料，以及專業(yè)技術(shù)資格材料等

人事檔案是一個(gè)人一生經(jīng)歷的濃縮，我們必須專業(yè)地記錄他的種種軌跡，無論優(yōu)劣。社會(huì)是不斷進(jìn)步和發(fā)展的，今天的省級(jí)勞模在退休的時(shí)候會(huì)享受待遇，明天市級(jí)勞?？赡芤部梢韵硎艽?。今天你的職稱在你的行業(yè)對(duì)退休待遇沒有影響，明天你的職稱可能就影響你的退休待遇了……所以，作為人事檔案管理人員，應(yīng)該以發(fā)展的眼光將材料歸檔工作做扎實(shí)做細(xì)致，慎重對(duì)待那些目前看起來沒大影響、看似無用的材料。

而目前在人事檔案管理中，上述這些材料的歸檔工作，往往被或部分被忽略，日積月累，這些被忽略的工作要補(bǔ)充完成的難度將越來越大，是一個(gè)不小的隱患。這需要我們?nèi)耸聶n案管理人員在工作中，在面對(duì)一份材料時(shí)，更多一份敬畏，更多一份思考，員工的人事檔案才能更趨于完善，員工將來退休的各項(xiàng)保障才更加可控。