醫(yī)院檔案電子化管理的應(yīng)用探討

隋俊雷

摘 要：隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，為提升醫(yī)院檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平，促進醫(yī)院檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)，做好醫(yī)院檔案電子化管理工作，將醫(yī)院檔案電子化的作用發(fā)揮出來是很有必要的，有利于醫(yī)院更好運行。

關(guān)鍵詞：電子化管理；醫(yī)院檔案；存在的問題；應(yīng)用對策

在當(dāng)前信息化發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案以往單一的紙質(zhì)檔案管理模式顯然不能滿足醫(yī)療機構(gòu)的各項工作要求，電子化管理是大勢所趨。但是，從醫(yī)院檔案管理工作情況來看，目前在管理理念、信息共享、信息安全等方面存在不足，制約了醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，不利于檔案的管理和有效利用。

1 醫(yī)院檔案電子化產(chǎn)生的影響

1.1 保護檔案原件的完整

采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本，采取電子文件的形式將其保存起來，保證了紙質(zhì)檔案原件的完整性。

1.2 提升檔案管理整體水平

電子化管理不僅能夠詳細的整理和劃分各類資料，還能夠縮短二次文獻的加工時間，使檔案管理工作更加規(guī)范，檢索、查詢、利用更加高效、便捷，從而提升檔案管理整體水平。

1.3 優(yōu)化檔案資源配置

采取電子化的方式管理醫(yī)院檔案，各部門醫(yī)務(wù)人員可以通過計算機查閱利用不同部分的檔案資料，實現(xiàn)檔案資料共享的目標(biāo)，在拓展檔案資料查閱內(nèi)容的基礎(chǔ)上提高檔案資料利用效率。

2 醫(yī)院檔案電子化管理期間存在的相關(guān)問題

2.1 相關(guān)人員缺少良好的電子化檔案管理理念

醫(yī)院各部門的職能工作逐漸的精細化，醫(yī)院信息化系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案處于多項管理階段中，檔案管理分散現(xiàn)象較為嚴重。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對工作情況進行查看時，一般將關(guān)注點放在臨床業(yè)務(wù)檢查上，而對于檔案管理工作的重視程度不高，受此影響，檔案管理人員缺乏良好的電子化檔案管理理念，影響了醫(yī)院工作進一步運行。

2.2 電子化檔案應(yīng)用期間沒有制定有關(guān)的共享體系

醫(yī)院各個工作環(huán)節(jié)都有著密切的聯(lián)系性，一般情況下，當(dāng)患者進行入院治療的時候，自身的檔案通常經(jīng)過多項流程，因此，醫(yī)院中的檔案資源有著極高的共享性，一旦檔案出現(xiàn)了誤差現(xiàn)象，相關(guān)人員調(diào)取患者檔案消耗的時間是比較多的，這樣的話，不僅耽誤了患者的最佳治療時間，有可能還會增加意外事故的發(fā)生。在醫(yī)院運行期間，相關(guān)的電子化管理技術(shù)雖然已經(jīng)趨于完善性和健全性，可是受管理人員資源共享理念不高的影響，管理人員僅僅保存一份電子檔案，而醫(yī)院中的其他人員要想獲取該份檔案，等待的時間是比較長的，完全阻礙了醫(yī)院工作的正常開展。

2.3 缺乏檔案電子化管理專業(yè)人員

當(dāng)前階段，大部分醫(yī)院普遍存在著重視醫(yī)療業(yè)務(wù)而忽視后勤的現(xiàn)象，如此一來，就不利于檔案管理工作效率的提高。有的醫(yī)院管理人員年齡較高，掌握的知識單一和陳舊，無法熟練的對信息化技術(shù)進行操作，而且有的管理人員并不是專門的計算機專業(yè)，自身對于計算機知識點不是很了解，操作要點一無所知，所以就影響了檔案信息化管理的落實。

2.4 電子化檔案的保密性和安全性較弱

電子檔案都儲存到互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)中，存在安全隱患。在電子化檔案管理期間，就需要加大對電子檔案保密性和安全性的重視力度。計算機雖然為檔案管理人員工作帶來了方便，不過同時也存在著諸多的保密性問題，再加上電子檔案管理期間普遍存在著硬件故障和電腦病毒等不良現(xiàn)象，一旦不及時處理，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)受到影響。

3 在醫(yī)院檔案管理中對于電子化檔案管理應(yīng)用的對策

3.1 加深對電子化檔案管理重要性的了解程度

當(dāng)前，在醫(yī)院機構(gòu)管理期間，應(yīng)用電子技術(shù)對檔案進行有效的管理是很有必要的。首先，對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員來講，應(yīng)當(dāng)正確性的認識到電子化檔案管理的作用，加大宣傳力度，使得工作人員對于電子化檔案管理有著明確的了解，增強人員的電子化檔案管理責(zé)任意識，在改進軟件的基礎(chǔ)上經(jīng)由多項途徑大力宣傳電子化檔案的重要作用，將電子化檔案的價值在醫(yī)院運行期間體現(xiàn)出來，為全體職工構(gòu)建良好的電子化檔案管理氛圍。檔案工作人員必須做好該項工作，為電子化檔案管理提出相應(yīng)的建議，以此解決該項工作中存在的相關(guān)問題。

3.2 加大培訓(xùn)力度，構(gòu)建規(guī)范性的共享平臺

醫(yī)院中的相關(guān)人員僅僅對自身的專業(yè)知識有著一定的了解，可是電腦操作能力較低，特別是針對于年齡稍微偏大一些的員工來講，更是對電腦操作無從下手?；诖耍t(yī)院應(yīng)當(dāng)引進計算機專業(yè)強并且經(jīng)驗豐富的人員進行工作，定期培訓(xùn)現(xiàn)代化電子技術(shù)掌握不熟練的人員，并且，對于專職和兼職的檔案人員也必須進行嚴格培訓(xùn)，提升人員的電子化檔案收集和整理能力，以此提高電子檔案的管理效率。除此之外，醫(yī)院還需要構(gòu)建規(guī)范性的電子化檔案應(yīng)用共享平臺，結(jié)合醫(yī)院工作人員的職位等級來制定查詢權(quán)限，各項科室可以根據(jù)實際需求來查詢相關(guān)的資料，盡可能降低不良因素對于檔案資源共享產(chǎn)生的影響，以此確保電子化檔案有效開展。

3.3 提升技術(shù)能力

在醫(yī)院管理期間，應(yīng)對使用的基礎(chǔ)設(shè)施加以改進和完善，加大投入力度，在提升技術(shù)能力的基礎(chǔ)上滿足醫(yī)院檔案電子化管理期間的各方面要求，從而加強各個部門之間的溝通。首先，將重點放在硬件上，選取安全性好的硬件設(shè)備，做好電子干擾以及輻射等方面的處理工作，以此真正意義的提升醫(yī)院檔案電子化管理效率。再者，對檔案信息管理軟件進行全面的開發(fā)，促使檔案信息管理工作朝著自動化趨勢發(fā)展。最后，維護好周圍的運行環(huán)境，落實網(wǎng)絡(luò)安全防護策略，為醫(yī)院檔案電子化管理工作的開展提供安全的環(huán)境。

3.4 做好電子化檔案管理和利用之間的處理工作

在醫(yī)院工作開展期間，通常包含了諸多的患者資料，當(dāng)資料遺漏之后，產(chǎn)生的后果是非常嚴重的?；诖耍?dāng)應(yīng)用電子技術(shù)管理檔案的時候，需要做好相關(guān)電子文件的安全維護工作，將儲存的檔案進行備份處理，而且需要儲存于處于脫機情況下還可以永久保存的載體中。在進行電子化管理的過程中，還應(yīng)當(dāng)另外繪制一項紙質(zhì)檔案，遵循有關(guān)的要求加以管理。最后，確保電子檔案信息的加密性，對于加密期間的密碼應(yīng)當(dāng)定期進行更換，以此避免發(fā)生資料外泄的不良現(xiàn)象。

4 結(jié)語

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院運行期間非常重要的一個方面，因此，必須加大對其的重視力度，通過進行檔案電子化管理來提升醫(yī)院工作效率，促進醫(yī)院檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理。

參考文獻

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