疾控中心文書(shū)檔案的規(guī)范化管理對(duì)策

陳瑩

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)快速普及，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，是疾控中心加強(qiáng)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)性工作，對(duì)加強(qiáng)疾控中心制度化、流程化具有重要作用。但是當(dāng)前的疾控中心文書(shū)檔案管理存在較多的問(wèn)題，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代，可以利用信息技術(shù)將對(duì)疾控中心的文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。文章首先闡述了文書(shū)檔案管理的重要性，并對(duì)當(dāng)前疾控中心文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，最后針對(duì)文書(shū)檔案的管理提出幾點(diǎn)策略以供相關(guān)工作者參考。

關(guān)鍵詞：疾控中心；文書(shū)檔案；規(guī)范化；管理對(duì)策

疾控中心是對(duì)疾病預(yù)防控制，同時(shí)對(duì)各種公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、健康教育管理和衛(wèi)生檢測(cè)的一個(gè)重要服務(wù)性機(jī)構(gòu)，疾控中心服務(wù)對(duì)促進(jìn)疾病的預(yù)防控制以及我國(guó)健康的事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。所以在日常開(kāi)展工作中，進(jìn)行各類(lèi)傳染性疾病的監(jiān)測(cè)分析和預(yù)防、健康宣傳教育、衛(wèi)生免疫等工作中，都會(huì)產(chǎn)生較多的文書(shū)資料，包括有重要價(jià)值的檔案和影像圖片等。所以對(duì)疾控中心的文書(shū)檔案加強(qiáng)管理，采用更加規(guī)范化的管理措施能夠確保疾控中心的方面信息的完整性共和真實(shí)性，從而更好的發(fā)揮文書(shū)檔案的作用。

1 文書(shū)檔案管理工作的重要性

疾控中心文書(shū)檔案工作是疾控中心日常管理中的重要組成部分，是做好其他各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，沒(méi)有規(guī)范的檔案管理工作，中心工作的完整性就缺少最后一環(huán)。規(guī)范的文書(shū)檔案管理對(duì)轄區(qū)的疾病控制和預(yù)防有效的開(kāi)展，維持長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。同時(shí)疾控文書(shū)檔案是整個(gè)疾控工作體系的一個(gè)重要內(nèi)容，是疾控部門(mén)進(jìn)行疾病預(yù)防和控制，以及各種急性突發(fā)事件的疫情信息、應(yīng)急處理辦法、健康危害因素，還有科研教學(xué)方面的相關(guān)工作共同形成的文書(shū)檔案資料，這些都是疾控中心長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要指導(dǎo)依據(jù)，對(duì)未來(lái)疾控中心的發(fā)展至關(guān)重要。所以對(duì)疾控中心的檔案加強(qiáng)管理具有一重要意義，而且文書(shū)檔案的管理具有政策性、保密性、專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，加強(qiáng)規(guī)范化管理非常重要。

2 疾控中心文書(shū)檔案的管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力強(qiáng)的管理人員

當(dāng)前疾控機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案管理方面缺乏專(zhuān)業(yè)型人才，很多檔案管理專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)業(yè)型人才嚴(yán)重缺乏，大多都是兼職型的人才，而且都沒(méi)有取得專(zhuān)業(yè)的證書(shū)。從而給疾控中心的工作帶來(lái)有一定的困難，主要問(wèn)題就是很多檔案在進(jìn)行移交和檔案的收集時(shí)存在一定的問(wèn)題，在檔案的處理上不夠及時(shí)，更嚴(yán)重的還有文書(shū)檔案的資料缺乏歸類(lèi)管理較為混亂。

2.2 檔案管理缺乏硬件設(shè)施

當(dāng)前隨著更多疾控中心的建設(shè)逐漸完善，在一定程度上已經(jīng)建設(shè)了辦公材料，辦公條件逐漸改善，但是由于檔案建設(shè)在資金上嚴(yán)重缺乏，而且檔案在保存上需要嚴(yán)格管理，很多疾控中心的檔案管理時(shí)依然使用傳統(tǒng)的鐵皮進(jìn)行檔案保存，僅僅是個(gè)別的疾控中心使用移動(dòng)式樣的管理，在保存措施上沒(méi)有嚴(yán)格管理，管理措施也沒(méi)有落實(shí)。而且由于文書(shū)檔案的管理設(shè)施不足，所以紙質(zhì)檔案容易發(fā)生丟失，或是受潮的情況。雖然當(dāng)前很多的疾控中心開(kāi)始安裝掃描儀和計(jì)算機(jī)等設(shè)施，但是很多疾控中心卻沒(méi)有設(shè)置檔案管理相關(guān)的軟件，從而無(wú)法將檔案的實(shí)際情況和檔案的信息資源相符合，進(jìn)行信息檢索時(shí)只能是人工檢索，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的全文掃描管理。

2.3 文書(shū)檔案管理制度不完善

傳統(tǒng)的疾控中心文書(shū)檔案管理一定程度上屬于比較落后情況，文書(shū)的檔案管理制度不夠完善也是部分原因。當(dāng)前疾控中心的檔案管理沒(méi)有完善的管理制度和好的管理模式，其中在地方疾控中心表現(xiàn)較為突出。這些問(wèn)題導(dǎo)致了疾控中心檔案信息雖然保存下來(lái)，卻沒(méi)有得到很好的利用，使檔案沒(méi)有發(fā)揮出自身實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。大部分的疾控中心都有自己的檔案管理制度，但是部分疾控中心的檔案管理比較隨意，如許多工作人員的信息和他的工作等等方面的記錄較少，此外缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性也是重要問(wèn)題之一，還有在疾控中心檔案管理中考核和管理問(wèn)題也是十分突出，比如：借閱檔案時(shí)，沒(méi)有良好的記錄形式，造成檔案的缺失或遲遲不歸還，甚至破損丟失等各種現(xiàn)象。這給檔案造成巨大的損失。很多疾控中心的文件檔案資料的歸檔管理不規(guī)范，資料的收集不完整，而且缺乏管理意識(shí)，長(zhǎng)時(shí)間的缺乏嚴(yán)格的管理制度，所以很多價(jià)值較高文書(shū)檔案存在很多材料損壞丟失的現(xiàn)象。

2.4 文書(shū)檔案的收集不完整、不及時(shí)

根據(jù)當(dāng)前的疾控中心的文書(shū)檔案的收集管理可以看出，疾控中心的文書(shū)檔案中很多都是僅僅存放在各自的部門(mén)中，并沒(méi)有將檔案及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔管理。其次是疾控中心的檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)與檔案資料相關(guān)的部門(mén)進(jìn)行信息交流和溝通，從而導(dǎo)致文書(shū)的檔案在進(jìn)行移交過(guò)程中出現(xiàn)缺漏。而且疾控中心中涉及較多的專(zhuān)業(yè)，包括很多傳染病等，很多專(zhuān)業(yè)的都需要較多文件資料，所以疾控中心的管理工作在文件資料上差異較大，在文件的管理上也比較復(fù)雜。

3 疾控中心文書(shū)檔案的規(guī)范化管理對(duì)策

3.1 強(qiáng)化在疾控中心文書(shū)檔案管理意識(shí)

在疾控中心的文書(shū)檔案管理中，進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新和革新上，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作，不足以滿足對(duì)檔案管理的需求，在信息化技術(shù)的發(fā)展時(shí)代，利用信息技術(shù)加強(qiáng)疾控中心文書(shū)檔案的管理非常有效。對(duì)疾控中心的管理人員強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，利用信息技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案信息管理意識(shí)。一方面，檔案管理人員重視檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的意識(shí)，充分掌握數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。在互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的應(yīng)用建設(shè)方面，需要加大投入力度，在經(jīng)濟(jì)上的大量投入，可以讓互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)發(fā)展加快捷、完善。另一方面，對(duì)疾控中心的工作人員加強(qiáng)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用宣傳。宣傳信息化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，增強(qiáng)群眾和工作人員對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)疾控中心各個(gè)部門(mén)之間的在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面的參與，大家一起重視信息技術(shù)管理檔案，把這一應(yīng)用方案放在工作的日常上。

3.2 運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)完善醫(yī)院檔案管理制度

傳統(tǒng)的疾控中心文書(shū)檔案管理，還有很多復(fù)雜問(wèn)題，比如檔案信息比較缺乏秩序，相對(duì)比較雜亂無(wú)章。其原因主要是沒(méi)有足夠完善的管理制度，現(xiàn)在通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，可以將檔案信息管理變得簡(jiǎn)單。由于疾控中心文書(shū)檔案管理相對(duì)工作極其復(fù)雜，工作量比較大。要想更好的管理，提高工作人員的管理制度，需要制定出完整的、規(guī)范的管理制度。借助于互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，管理檔案的工作人員需要更新自己的檔案管理知識(shí)，然后制定科學(xué)合理的措施，比如檔案的保存和使用都需要合理規(guī)范的制度去維護(hù)去執(zhí)行。在完善的管理制度下，疾控中心文書(shū)檔案管理各個(gè)部門(mén)才能正常高效的運(yùn)行，醫(yī)院的整體才會(huì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。建立健全檔案的管理制度，規(guī)范檔案的范圍管理對(duì)檔案做好編號(hào)，避免檔案在管理中存在隨意性和人為性，加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍，相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化文書(shū)檔案管理的完整性和廣泛性。使文書(shū)檔案的管理過(guò)程更加規(guī)范化。

3.3 加快建設(shè)檔案管理中的硬件設(shè)施

為了使檔案管理更加規(guī)范，需要借助更加硬件設(shè)施進(jìn)行檔案的管理工作，加快檔案管理設(shè)備的建設(shè)，對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新改進(jìn)，同時(shí)安裝監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的實(shí)施監(jiān)控，防止丟失。此外還應(yīng)該提升防盜和防火的管理措施，對(duì)檔案的管理配置掃描儀和路由器等各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，提供大量資金給檔案管理配置更加先進(jìn)的電子檔案的管理，形成檔案信息的存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支撐下，對(duì)檔案進(jìn)行立卷和統(tǒng)計(jì)管理工作，同時(shí)對(duì)檔案設(shè)置一定的檢索和借閱對(duì)的服務(wù)性工作。和之前的電子檔案的管理系統(tǒng)相比，信息存儲(chǔ)對(duì)檔案的信息存儲(chǔ)量更大，而且檢索的效率和速度更快，在電子檔案管理系統(tǒng)中使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的提交，能夠最大化的發(fā)揮出自身的價(jià)值。

3.4 加強(qiáng)疾控中心文書(shū)檔案工作人員的能力

現(xiàn)代化的檔案管理工作量較大，而且工作內(nèi)容復(fù)雜。當(dāng)前的檔案管理不僅僅是簡(jiǎn)單的收集的和保管，同時(shí)還是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的改進(jìn)和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，所以當(dāng)前的疾控中心檔案管理對(duì)管理人員也提出了更高的要求。硬件設(shè)備的使用是文書(shū)檔案的首要條件，但是作為管理這些檔案的工作人員其自身的管理能力也是至關(guān)重要的。工作人員方面，首先需要有比較好的工作能力，其次在專(zhuān)業(yè)能力方面需要熟悉疾控中心工作業(yè)務(wù)和管理檔案方面的能力。除此之外，計(jì)算機(jī)的使用也是非常必要的，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理的時(shí)代，計(jì)算機(jī)的使用對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)也是必須具備的。所以疾控中心需要培養(yǎng)一批具備綜合能力的管理能力，比如可以制定出培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力的工作人員的計(jì)劃，著重培養(yǎng)一批備用人員，為疾控中心的文書(shū)檔案管理培養(yǎng)出專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員，才能更好的推動(dòng)疾控中心檔案管理工作的整體發(fā)展。

3.5 強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任主體

疾控中心在進(jìn)行文書(shū)檔案的管理中，主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視能使管理更加規(guī)范，同時(shí)成立專(zhuān)職的檔案管理人員對(duì)相關(guān)的專(zhuān)職檔案管理，疾控中心文書(shū)檔案管理需要由更加專(zhuān)職的檔案管理人員負(fù)責(zé)，針對(duì)檔案的信息和資料進(jìn)行錄入。檔案員應(yīng)該要求相關(guān)的部門(mén)對(duì)部門(mén)中的檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確移交，保障檔案的資料及時(shí)收集和管理。此外在新的業(yè)務(wù)發(fā)展和規(guī)劃管理上，給檔案的管理制定嚴(yán)格的計(jì)劃，保障文書(shū)檔案的管理合理規(guī)范、有計(jì)劃的進(jìn)行。

4 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案的管理作為疾控中心工作的重要內(nèi)容，由于受到各種因素的影響，面臨很多的問(wèn)題，目前在疾控中心文書(shū)管理工作較為粗放，所以需要及時(shí)對(duì)管理中的不足，采取有效的措施進(jìn)行管理。通過(guò)強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任主體、加強(qiáng)疾控中心文書(shū)檔案工作人員的能力、改善建設(shè)檔案管理中的硬件設(shè)施、運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)完善檔案管理制度、強(qiáng)化工作責(zé)任心等，從而為疾控中心工作提供更多的服務(wù)。

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