中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及其應(yīng)對(duì)措施

摘 要：隨著我國(guó)對(duì)教育的越來(lái)越重視，財(cái)政投入對(duì)教育方面也逐年增多，現(xiàn)在中等職業(yè)教育工作也受到了國(guó)家越來(lái)越多的重視，中等職業(yè)教育現(xiàn)在發(fā)展的也越來(lái)越快，因此中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的重要性也日益凸顯出來(lái)，它是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的保障。本文分析了新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，以及針對(duì)這些現(xiàn)狀提出一些相應(yīng)的對(duì)策，希望能給大家?guī)?lái)一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；中職學(xué)校；對(duì)策措施

在我國(guó)的教育事業(yè)不斷發(fā)展的今天，教育事業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都相當(dāng)重要，而學(xué)校的檔案管理工作也是其中非常重要的一個(gè)組成部分，它是研究和改進(jìn)教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料[1]。如今的社會(huì)信息化不斷進(jìn)步，對(duì)各類信息包括檔案信息的獲取量要求也越來(lái)越大，對(duì)檔案的管理要求以及運(yùn)用也越來(lái)越多，那么如何在現(xiàn)在的新時(shí)期充分利用先進(jìn)的設(shè)備來(lái)迅速高效的進(jìn)行檔案工作就顯得十分重要。

1 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏規(guī)章制度

針對(duì)現(xiàn)在的中等職業(yè)學(xué)校的檔案工作，國(guó)家并沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)工作規(guī)范與工作制度，因此中等職業(yè)學(xué)校的檔案工作人員就按照自己的想法進(jìn)行工作，導(dǎo)致整理比較混亂，標(biāo)準(zhǔn)也不一樣。由于相關(guān)職能部門沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)的政策，因此，學(xué)校在檔案工作中也沒(méi)有建立和健全相關(guān)制度，他們的要求標(biāo)準(zhǔn)不同，檔案分類標(biāo)準(zhǔn)不同，因此整個(gè)檔案的管理工作處于無(wú)序的狀態(tài)。

1.2 檔案管理軟硬件缺乏

檔案管理是一個(gè)涉及到學(xué)校很多方面的一個(gè)工作，它不僅包括學(xué)生檔案，教師檔案，黨政方面的檔案設(shè)備，儀器方面的檔案等等，還包括很多職能類型的檔案[2]，類別比較多，因此整理起來(lái)也是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作。如果學(xué)校檔案室設(shè)備缺乏的話，那么工作就會(huì)難以進(jìn)行。

在硬件設(shè)備上，就是中職院校一般沒(méi)有設(shè)置比較專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。由于對(duì)于檔案工作的不重視，領(lǐng)導(dǎo)也不投入很多經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致相關(guān)方面基礎(chǔ)設(shè)施也不健全，這就在一定程度上不利于檔案的規(guī)范化。

其次就是在軟件設(shè)備上，主要是指檔案工作人員的檔案意識(shí)比較薄弱，管理人員由于其專業(yè)水平比較低，對(duì)檔案工作不是特別的負(fù)責(zé)，只停留在一些初級(jí)整理層面。加上學(xué)校對(duì)此工作的不重視，因此。對(duì)這些檔案管理員也不進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，考核等，這也在一定程度上造成了管理人員專業(yè)水平的低下。

1.3 面對(duì)檢查與評(píng)估，檔案整體工作效率低下

學(xué)校每次在接受社會(huì)各界與教育主管部門等的監(jiān)督的時(shí)候，都會(huì)受到檔案的檢查與評(píng)估，每到這個(gè)時(shí)候，大多數(shù)學(xué)校都會(huì)建立一些專門的團(tuán)隊(duì)來(lái)準(zhǔn)備相關(guān)材料，這個(gè)時(shí)候就對(duì)檔案工作進(jìn)行大量的整理。在進(jìn)行檢查的前夕，小組成員都會(huì)加班加點(diǎn)，反復(fù)修改，然后完成這些任務(wù)，以讓相關(guān)專家更好的了解學(xué)校的情況[3]。但是這些工作并不是出現(xiàn)在平時(shí)，而是只是出現(xiàn)在被檢查或者評(píng)估之前，都是。做的突然襲擊的工作，因此每次檔案整理工作的時(shí)候，評(píng)估就要重復(fù)整理一次，這樣耗時(shí)費(fèi)力，也會(huì)做出一些重復(fù)的工作，導(dǎo)致效率低下。

2 中職學(xué)校檔案管理的對(duì)策研究

2.1 制定和完善相關(guān)規(guī)范制度

國(guó)家和學(xué)校應(yīng)該重視對(duì)中職學(xué)校的檔案管理工作。為其出臺(tái)相應(yīng)的工作規(guī)范制度，制定一個(gè)統(tǒng)一的檔案工作制度，為檔案工作提供具體的標(biāo)準(zhǔn)的操作程序[4]。以讓整個(gè)檔案管理工作更加的規(guī)劃化與科學(xué)化，有利于檔案管理部門的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

2.2 完善檔案管理工作的軟件硬件

在軟件上建設(shè)，中職院校應(yīng)該對(duì)檔案人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)以及他們的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，建立一個(gè)科學(xué)的高效的績(jī)效考核系統(tǒng)，更多的是對(duì)于檔案管理人員的日常工作進(jìn)行考核，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行崗位責(zé)任制，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就找相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。這樣不僅可以提高工作的效率，還可以調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。對(duì)于現(xiàn)有的工作人員。由于其專業(yè)素養(yǎng)不是很高，應(yīng)該定期對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，如果要引進(jìn)新的人才，那么在招聘時(shí)一定要重點(diǎn)考核這個(gè)人的專業(yè)檔案管理素養(yǎng)，以引進(jìn)高水平的人才。

在硬件設(shè)備中，中職院校應(yīng)該購(gòu)買比較專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。加快中職院校檔案工作管理的信息化建設(shè)。選擇適合本校的檔案管理軟件，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，保證各類檔案材料的妥善保存和科學(xué)管理[5]。

2.3 開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)

學(xué)校應(yīng)該定期的開(kāi)展一些檔案管理的專題講座，以提高管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)。在進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)的時(shí)候，不僅僅可以提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，更能夠增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，以及對(duì)他們工作重要性的認(rèn)識(shí)。在培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)該定期對(duì)這些管理人員進(jìn)行考核。對(duì)于考核不通過(guò)的人員，讓他們?cè)俅芜M(jìn)行培訓(xùn)，以達(dá)到專業(yè)素質(zhì)比較高這樣一個(gè)要求?？己送瓿芍?，也要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考試，以防滋生惰性。

2.4 應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段

在如今這個(gè)信息越來(lái)越開(kāi)放的情況下，在現(xiàn)在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的情況下，對(duì)信息的更多地掌握就離勝利更近了一步。隨著現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化的進(jìn)步。世界已經(jīng)走上了信息化時(shí)代，信息已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要資源[6]。因此檔案管理應(yīng)該建設(shè)更加的信息化，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，建立檔案信息開(kāi)發(fā)機(jī)制，溝通信息渠道。做到實(shí)物檔案，紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合[7]。

2.5 樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)精神

檔案管理人員要做好檔案的管理工作，首先就應(yīng)該樹(shù)立檔案人員敬業(yè)愛(ài)崗的精神，只有把自己良好的職業(yè)道德放到自己的工作當(dāng)中，才能夠提高自己工作的質(zhì)量，才能夠在自己的崗位上提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才能夠讓大家對(duì)這項(xiàng)服務(wù)產(chǎn)生信賴。檔案管理工作是一項(xiàng)非常精細(xì)的工作，這就要求檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)，兢兢業(yè)業(yè)，具有足夠的工作責(zé)任感，以及良好的奉獻(xiàn)精神。只有這樣才能夠讓檔案管理工作做到可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

中職院校檔案管理工作是學(xué)校建設(shè)的非常重要的一個(gè)部分，在學(xué)校的管理中起著非常重要的作用，因此檔案管理人員必須改進(jìn)相關(guān)工作，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，提升自己的職業(yè)道德水準(zhǔn)。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案管理工作的資金投入，充分開(kāi)發(fā)學(xué)校的檔案資源，讓它更好的為學(xué)校服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]唐淑云.廣西中等職業(yè)學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策研究[D]廣西.廣西民族大學(xué)，2014.

[2]尹美京、任鳳仙.檔案意識(shí)與檔案工作的關(guān)系之我見(jiàn)[J].檔案學(xué)通訊，2008（03）.

[3]楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2001.

[4]趙德燕.試論職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，

[5]張紹萍.中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)方法[J].文教資料，2011，（14）：168-170.

[6]郭桂玲.中等職業(yè)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)建議[J].管理觀察，2011，（18）：152-153.

[7]李公成.中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生大課間活動(dòng)現(xiàn)狀及改進(jìn)措施[J].文存閱刊，2017，（9）：67.

作者簡(jiǎn)介

同文娟（1972-），女，本科，館員，渭南技師學(xué)院。