公路照片檔案管理中的問(wèn)題及優(yōu)化策略

段昕民

摘 要：公路工程建設(shè)具有投資多、規(guī)模大、技術(shù)含量高，管理復(fù)雜等特點(diǎn)，在公路工程建設(shè)時(shí)會(huì)形成數(shù)量繁多的照片，這些照片能夠最為真實(shí)和最為原始的記錄整個(gè)公路工程施工的全過(guò)程，具有較高的保存和利用價(jià)值，因此，做好公路照片檔案管理工作尤為重要，目前在公路照片檔案管理過(guò)程中還存在一些這樣或那樣的問(wèn)題，亟待解決。研究和探討優(yōu)化公路照片檔案管理的有效策略具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。基于此，本文從公路照片檔案的構(gòu)成入手，在分析了公路照片檔案管理中存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出了幾條優(yōu)化公路照片檔案管理的有效策略，希望本文能對(duì)促進(jìn)我國(guó)公路照片檔案管理水平提高提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：公路工程；照片檔案管理：存在問(wèn)題；優(yōu)化策略

公路照片檔案能夠較為直觀和真實(shí)的再現(xiàn)工程施工過(guò)程，是組成公路工程竣工資料的重要部分。通過(guò)照片檔案可以直接看出施工時(shí)使用的材料、規(guī)格、地下的管道、埋線、布局情況，施工現(xiàn)場(chǎng)情形和施工工序的情況，作為公路工程施工過(guò)程的見(jiàn)證具有非常重要的保存和利用價(jià)值。

1 公路照片檔案的構(gòu)成

公路照片檔案通?？煞譃槿糠郑簲?shù)碼光盤(pán)（或底片）、照片、文字說(shuō)明。這三個(gè)部分結(jié)合在一起組成了公路照片檔案，一般以冊(cè)作為單位管理公路工程照片檔案，相冊(cè)可分為封面、封底和芯頁(yè)三部分。應(yīng)使用檔案部門(mén)統(tǒng)一制定的專(zhuān)業(yè)相冊(cè)存放照片檔案，為方便對(duì)相冊(cè)中的照片查找需制作全冊(cè)照片的目錄。

2 公路照片檔案管理中的問(wèn)題

1）歸檔方面。公路照片檔案在歸檔方面主要存在內(nèi)容不完整的情況，因?yàn)槟壳拔覈?guó)交通主管部門(mén)和國(guó)家檔案管理部門(mén)尚未制定有關(guān)公路建設(shè)項(xiàng)目照片檔案管理的有關(guān)辦法，對(duì)照片檔案歸檔內(nèi)容缺乏具體要求，尚無(wú)完整清晰描述，大部分建設(shè)項(xiàng)目的照片檔案在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，僅整理收集一少部分照片象征性地進(jìn)行歸檔，根本無(wú)法達(dá)到完整全面的要求。

2）分類(lèi)方面。公路照片檔案分類(lèi)缺乏系統(tǒng)性。在整理歸檔一些公路建設(shè)項(xiàng)目照片檔案時(shí)，通常根據(jù)整理機(jī)關(guān)檔案的有關(guān)原則進(jìn)行，作為一個(gè)獨(dú)立的門(mén)類(lèi)整理收集照片檔案，在很大程度上破壞了照片檔案原有屬性。不同的單位都會(huì)產(chǎn)生不同階段的公路建設(shè)項(xiàng)目照片檔案，因此要與本單位的文件一同進(jìn)行整理歸檔，將施工照片整理歸檔于合同段的施工文件中，將業(yè)主照片整理歸檔于管理文件中，將監(jiān)理照片整理歸檔于各合同段的監(jiān)理文件中。

3）管理方面。一是大部分單位在管理公路照片檔案時(shí)，僅將照片零亂的夾雜在影集和文書(shū)檔案卷中，這與《照片檔案管理規(guī)范》的相關(guān)要求是不相符合的，會(huì)影響照片檔案的有效保管。二是一些單位在管理公路照片檔案時(shí)，僅歸檔照片，對(duì)照片的原版底片不進(jìn)行保管。照片檔案最重要的組成部分就是原版底片，其真實(shí)記錄了歷史事件、歷史實(shí)物的現(xiàn)場(chǎng)瞬間。假如出現(xiàn)損毀、丟失和霉變，將能再次取得。原版底片與照片的關(guān)系就像是文書(shū)檔案打印件與最后定稿之間的關(guān)系，這兩者之間密不可分，不可分割，假如出現(xiàn)照片遺失、損毀的情況，可利用原版底片進(jìn)行復(fù)制。所以，要妥善保存這兩種檔案，不可缺少。

3 公路照片檔案管理的優(yōu)化策略

1）做好檔案收集。在收集公路工程照片檔案時(shí)，應(yīng)結(jié)合工程施工工序按照時(shí)間先后順序進(jìn)行收集，以直觀真實(shí)的記載施工的全過(guò)程。不可以將收集的公路工程照片作為私有物品，據(jù)為己有，要對(duì)照片進(jìn)行及時(shí)整理歸檔。對(duì)于內(nèi)容相同的多張照片要進(jìn)行精心挑選，選出主要的進(jìn)行歸檔，選擇歸檔照片的原則是影像清晰、主題鮮明、未進(jìn)行剪裁修飾、畫(huà)面完整。要做到照片、數(shù)碼光盤(pán)（或底片）、說(shuō)明文字相互對(duì)應(yīng)齊全。數(shù)碼光盤(pán)（或底片）和照片的內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。缺少數(shù)碼光盤(pán)或底片的照片要翻拍成數(shù)碼光盤(pán)。

2）加強(qiáng)檔案整理。在整理公路工程照片檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行分組、分類(lèi)整理。第一，根據(jù)照片形成的不同單位，將照片分成監(jiān)理照片、業(yè)主管理照片以及施工照片，再根據(jù)各類(lèi)照片的不同內(nèi)容實(shí)行分組，編寫(xiě)每組照片進(jìn)行分組的說(shuō)明，一般情況下，把內(nèi)容相近、相關(guān)的照片作為一組，再編寫(xiě)這一組的分組說(shuō)明。比如：將初步設(shè)計(jì)評(píng)審會(huì)照片分為一個(gè)組，對(duì)這個(gè)組編寫(xiě)分組說(shuō)明。內(nèi)容包括：開(kāi)會(huì)地點(diǎn)、時(shí)間、參會(huì)主要部門(mén)的人員情況、會(huì)議的主要內(nèi)容、會(huì)議結(jié)論、照片拍攝者等。另外，各照片要表明六個(gè)方面的要素：一是時(shí)間。事物產(chǎn)生變化或事件發(fā)生時(shí)間以及拍攝照片的時(shí)間。二是事由。照片體現(xiàn)的事物、事件的情由。三是地點(diǎn)。拍攝照片中事物的詳細(xì)地址。四是背景。照片所反映的主題背景。五是人物。拍攝照片中主要任務(wù)的身份、姓名及工作單位等。六是拍攝者。拍攝照片者的姓名，并且要標(biāo)注上底片號(hào)、照片號(hào)以及參見(jiàn)號(hào)。

另外，整理公路工程照片檔案時(shí)要統(tǒng)一管理照片的數(shù)碼光盤(pán)（或底片），將底片按照一袋一張的原則放入底片袋中進(jìn)行保管，將底片號(hào)標(biāo)注于袋子的右上方，將底片放入相冊(cè)中進(jìn)行保管，同時(shí)對(duì)每一張底片編寫(xiě)文字簡(jiǎn)介說(shuō)明、時(shí)間和攝影者信息等，使用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片應(yīng)進(jìn)行拷貝存儲(chǔ)在光盤(pán)上進(jìn)行保管。

3）精確檔案鑒定。在對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行鑒定歸檔時(shí)，應(yīng)去掉重復(fù)或無(wú)歸檔價(jià)值的照片。在工作過(guò)程中，主要會(huì)用到選擇性歸檔的方法。也就是說(shuō)不能將工作中所有形成的照片都進(jìn)行歸檔，而應(yīng)當(dāng)選擇那些有代表性、重要的、具有利用參考價(jià)值的照片歸檔。具有代表性，主要是指照片可以體現(xiàn)事件全部面貌或細(xì)節(jié)，能對(duì)視覺(jué)造成很強(qiáng)的沖擊力。通常而言，場(chǎng)景相同的數(shù)碼照片僅選擇一張歸檔，歸檔的一組照片原則上要選同一部相機(jī)拍的，因此這些照片元數(shù)據(jù)具有關(guān)聯(lián)性，編碼和格式相同。鑒別性歸檔。文件的格式和圖像的質(zhì)量都會(huì)對(duì)照片檔案價(jià)值造成直接影響，所以應(yīng)選擇畫(huà)面完整、影像清晰、沒(méi)經(jīng)剪裁修飾的照片進(jìn)行歸檔。因數(shù)碼照片非常容易被編輯、被傳輸、被篡改。因此在進(jìn)行鑒定時(shí)，可利用對(duì)影像放大的方式查看影像的色調(diào)、邊緣、清晰度、比列、整體風(fēng)格、陰影分布等方面是不是存在合成過(guò)的痕跡，以更好地保障照片檔案的真實(shí)性和原始性。

4）完善檔案保管。在保管公路工程照片檔案的過(guò)程中，一定要避免對(duì)照片檔案造成污染，接觸照片底片的時(shí)候要先戴上干凈的手套，拿照片時(shí)應(yīng)拿邊緣，輕拿輕放，應(yīng)直立放置相冊(cè)，不能平放堆集相冊(cè)，應(yīng)防止出現(xiàn)粘連，保持存放相冊(cè)庫(kù)房中溫濕度恒溫恒濕。庫(kù)房還應(yīng)做好防水、防火、防日光、防潮、防污染、防紫外線照射、防震、防有害生物、防高溫、防盜等多項(xiàng)保管工作。

另外，在保管數(shù)碼照片檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持下面四個(gè)原則。第一，實(shí)行雙套保存。在歸檔、移送及保管數(shù)碼照片檔案是，一定要保存紙質(zhì)形式和電子文件形式兩個(gè)式樣檔案。第二，保持一式三套。因?yàn)檩d體和系統(tǒng)具有不穩(wěn)定性，另外還有黑客攻擊、環(huán)境污染以及病毒等多種原因，容易對(duì)數(shù)碼照片檔案造成破壞，所以在保管數(shù)碼照片檔案時(shí)，要采取多種形式進(jìn)行備份。三是實(shí)行雙軌保持的方法。通過(guò)光盤(pán)對(duì)數(shù)碼照片檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，檔案管理者要經(jīng)常檢查計(jì)算機(jī)和軟件等設(shè)備的更新、使用等情況。假如出現(xiàn)軟件或讀取設(shè)備過(guò)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)光盤(pán)存儲(chǔ)信息進(jìn)行遷移和復(fù)制。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，針對(duì)公路照片檔案在管理過(guò)程中存在的歸檔、分類(lèi)以及管理等方面的問(wèn)題，可以采取做好檔案收集、加強(qiáng)檔案整理、精確檔案鑒定、完善檔案保管等多項(xiàng)有效策略，強(qiáng)化對(duì)公路照片檔案的管理，不斷提升公路照片檔案管理水平，以更好地發(fā)揮公路照片檔案的作用和價(jià)值。

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