檔案移交歸檔的問題與對(duì)策

林菁

摘 要：針對(duì)于檔案移交歸檔過程中存在的問題，本文詳細(xì)闡述了解決問題的對(duì)策，如，落實(shí)嚴(yán)格的規(guī)章制度、責(zé)任制，促使檔案館的檔案管理人員按照規(guī)定和要求認(rèn)真做好檔案歸檔移交工作。同時(shí)，還應(yīng)注重要求離職的檔案人員在離職之前完成檔案移交歸檔工作，并依照規(guī)定辦完檔案移交手續(xù)，這樣才能確保檔案保存完整，且解決檔案移交歸檔中存在的一些問題，促進(jìn)檔案館檔案移交歸檔工作的有效進(jìn)行和高質(zhì)量完成。

關(guān)鍵詞：檔案；移交；歸檔；問題；對(duì)策

綜合分析檔案移交歸檔工作中存在的問題，其主要是因?yàn)椴糠謾n案人員在離職時(shí)，忽視交接未完成的歸檔工作，導(dǎo)致新檔案人員不了解檔案數(shù)量，并且，不清楚還有未歸檔的檔案和各種資料，很容易出現(xiàn)檔案丟失和歸檔混亂的現(xiàn)象。此外，因移交歸檔責(zé)任落實(shí)不到位，導(dǎo)致檔案人員對(duì)待移交歸檔工作不認(rèn)真，難以確保檔案保存完整，對(duì)此，應(yīng)盡快落實(shí)有效的解決對(duì)策，從而做好檔案移交歸檔工作。

1 檔案移交歸檔的問題

1）檔案移交過程中不注重落實(shí)責(zé)任制，檔案人員在離職前，忽視移交未整理的檔案，當(dāng)新檔案人員工作時(shí)不清楚檔案未整理未分類，并且，不明確檔案頁數(shù)，整理時(shí)難以確保檔案完整，從而出現(xiàn)檔案保管不完整的現(xiàn)象，在此種情況下，很容易導(dǎo)致珍貴的檔案沒能保存完整，而且，很難追責(zé)責(zé)任，說明交接工作中檔案人員對(duì)于移交歸檔檔案的責(zé)任不了解，進(jìn)而出現(xiàn)未辦完交接手續(xù)就離開工作崗位的情況。2）現(xiàn)有的移交歸檔制度不完善，使得檔案人員在離職時(shí)不注重提前移交未整理的檔案，給后續(xù)整理檔案增加難度，甚至是出現(xiàn)檔案丟失、歸檔不整齊的現(xiàn)象，可見，離職前不注重提前交接，就會(huì)出現(xiàn)很多問題。3）因移交歸檔檔案時(shí)疏于檢查，沒有盡早發(fā)現(xiàn)檔案頁數(shù)少、移交手續(xù)不齊全、未簽字等問題，難以做好移交工作，移交歸檔工作走形式而忽視檢查檔案資料，導(dǎo)致移交手續(xù)上該簽字的地方?jīng)]有簽字。此外，移交歸檔的檔案頁數(shù)不對(duì)，有可能出現(xiàn)檔案丟失的情況，這一情況在移交過程中沒有發(fā)現(xiàn)，后續(xù)開展檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)各種問題，導(dǎo)致檔案工作難以順利進(jìn)行，因此，必須盡早落實(shí)解決對(duì)策，解決存在的問題。

2 檔案移交歸檔問題的解決對(duì)策

2.1 落實(shí)嚴(yán)格的檔案移交歸檔制度

當(dāng)前，對(duì)檔案移交歸檔工作提出嚴(yán)格的要求，并要落實(shí)嚴(yán)格的檔案移交歸檔制度，以促使檔案人員依照規(guī)定和規(guī)章制度認(rèn)真交代未整理的檔案，且自覺按照制度中提出的規(guī)定移交所有檔案，將未歸檔的檔案移交給其他檔案管理人員，以免因未移交未完成的工作而出現(xiàn)檔案丟失和歸檔混亂的現(xiàn)象。為了避免出現(xiàn)這種情況，檔案人員應(yīng)提前移交未歸檔的檔案和各種文件、資料[1]。同時(shí)在移交表上簽字，以此提前移交未完成的工作量。檔案人員明確規(guī)章制度和移交流程，并意識(shí)未移交歸檔檔案前，不允許離開工作崗位，如果違反規(guī)定，造成檔案丟失，需承擔(dān)責(zé)任，檔案人員在明確責(zé)任后，認(rèn)真依照規(guī)章制度提前辦理移交手續(xù)，同時(shí)，上交未歸檔的各種檔案，由新檔案人員繼續(xù)歸檔、整理檔案，完成檔案移交歸檔工作以后，方可離開工作崗位，可見，提前移交檔案，才能做好檔案交接工作[2]。

2.2 要求離職前做好檔案移交工作

針對(duì)移交歸檔過程中出現(xiàn)的不注重交接的問題，管理部門要提出要求，明確指出檔案館的檔案人員在離職前，必須提前交接尚未完成的工作任務(wù)，還應(yīng)告訴交接的檔案人員未歸檔的檔案有哪些，能夠促使新檔案人員明確應(yīng)完成的工作，進(jìn)而在工作中避免出現(xiàn)檔案未歸檔的現(xiàn)象。因此，對(duì)于即將離職的檔案人員要求其離職前應(yīng)做好檔案移交工作，檔案人員在清楚要求后，依照移交步驟，先提出離職，之后在辦理離職手續(xù)的過程中移交未整理、未分類的檔案，進(jìn)而做好交接工作，從而新檔案人員明確未完成的工作，繼續(xù)歸檔和分類，確保檔案管理過程中不出現(xiàn)問題，并且，各種檔案都能保存完好。由此可知，要想做好檔案管理工作，必須要求檔案人員離職之前，完成檔案移交歸檔工作，才能為做好檔案工作奠定基礎(chǔ)[3]。

2.3 落實(shí)檔案移交歸檔責(zé)任制

對(duì)于檔案移交歸檔中存在的諸多問題，管理部門要積極落實(shí)檔案移交歸檔責(zé)任制，責(zé)任機(jī)制中明確要求檔案人員在離職之前，應(yīng)提前寫離職申請(qǐng)書，并在離職前一段時(shí)間，將手頭上未整理的檔案、未保管的檔案和沒有分類的檔案交付給其他檔案人員完成，檔案人員明確移交職責(zé)和要求后，自覺按照規(guī)范化的流程先寫離職申請(qǐng)書，之后，開展檔案交接工作，在實(shí)際工作中將所有未完成的工作交代給新檔案人員，以及移交未歸檔的檔案，體現(xiàn)出檔案人員認(rèn)真履行檔案移交工作職責(zé)，充分意識(shí)到完成檔案移交歸檔工作，才能離職，如果未完成移交工作就離職，對(duì)于造成的后果需承擔(dān)責(zé)任。檔案人員在清楚這一點(diǎn)以后，依照責(zé)任制度中提出的責(zé)任，認(rèn)真辦理工作交接手續(xù)，辦理過程中移交未分類的檔案，并告訴新檔案人員剩余的工作量，一切未完成的工作任務(wù)交代清楚以后，上交離職表、工作移交表，由管理部門的管理人員在表上簽字，才可離開工作崗位。可見，在離崗前，必須落實(shí)移交歸檔職責(zé)，這是檔案人員離職前必須履行的職責(zé)，也是交接工作中需完成的工作，完成移交工作、辦理移交歸檔手續(xù)后離崗，進(jìn)而做好檔案移交歸檔工作和交接工作[4]。

2.4 要求移交時(shí)仔細(xì)檢查檔案

檔案移交歸檔過程中檔案館的檔案人員除了做好本職工作以外，還應(yīng)注重依照要求全面檢查移交檔案資料，查看時(shí)履行工作職責(zé)，并按照程序先交接檔案，之后，交接雙方各自檢查交接手續(xù)和檔案，檢查過程中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)交接手續(xù)不齊全、歸檔的檔案不齊全，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)要求對(duì)方補(bǔ)齊手續(xù)，并提出分類檔案，依照要求補(bǔ)齊交接手續(xù)，在交接表上寫上檔案移交歸檔的具體時(shí)間、交接人、檔案類型、數(shù)量、監(jiān)交人姓名、備注檔案頁數(shù)后，交接雙方簽字，完成檔案移交歸檔工作。體現(xiàn)出移交歸檔過程中檔案人員做到仔細(xì)檢查檔案、嚴(yán)格依照規(guī)定移交檔案，并認(rèn)真做好交接工作，確保檔案移交時(shí)，手續(xù)齊全，且避免出現(xiàn)各種問題[5]。因此，要想做好檔案移交歸檔工作，必須做到仔細(xì)檢查檔案，查看中核對(duì)檔案頁數(shù)，確定檔案資料齊全，在檔案移交表上簽字檔案人員才能離崗，如果檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案頁數(shù)少，而且，歸檔的檔案不正確、分類不明確，應(yīng)先分類檔案、補(bǔ)齊頁數(shù)以后進(jìn)行交接工作，可見，檔案交接程度辦理規(guī)范，能夠有效防止檔案交接歸檔中存在問題，進(jìn)而做好檔案移交歸檔工作[6]。

3 總結(jié)

檔案中包括很多珍貴的資料。因此，要注重保存檔案。而在實(shí)際的工作中，為了確保檔案保存完整、不丟失，應(yīng)要求檔案人員依照規(guī)定在離職之前，提前完成檔案移交工作，從而促使檔案人員嚴(yán)格依照規(guī)定，將未辦理的業(yè)務(wù)和未保管的檔案交付給新檔案人員，確保檔案人員認(rèn)真做好檔案歸檔交接工作，以此保證檔案移交歸檔過程中不出現(xiàn)任何問題，確保檔案都能完整保存下來，可見，做好檔案移交歸檔工作非常重要，有助于實(shí)現(xiàn)檔案館的良好發(fā)展。

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