綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策

呂丹

摘 要：醫(yī)院檔案管理關(guān)系到醫(yī)院的工作流程化推進(jìn)，在這個(gè)醫(yī)療水平高速發(fā)展的今天，醫(yī)院正處于科研鉆研的轉(zhuǎn)型時(shí)期，此時(shí)醫(yī)院的內(nèi)部檔案管理也處于一個(gè)變革的階段，但受到多重因素的影響，醫(yī)院在檔案的管理與處理上，還處于較為滯后的狀態(tài)中，與醫(yī)院的高效醫(yī)療手段創(chuàng)新結(jié)果相比，檔案管理作為文書類、管理類的工作，沒(méi)有跟上醫(yī)院的前進(jìn)腳步。結(jié)合醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀展開系統(tǒng)化的分析，了解醫(yī)院發(fā)展中對(duì)于檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：綜合性醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；發(fā)展對(duì)策

醫(yī)院檔案管理經(jīng)常顧此失彼，在綜合管理中可結(jié)合醫(yī)院需求，分析檔案管理的不足，填補(bǔ)醫(yī)院管理的空缺，并在醫(yī)院的檔案分析中，創(chuàng)造出更加有利的管理?xiàng)l件，融合信息化的形式，使得檔案管理從傳統(tǒng)形式走向多元化。綜合性管理應(yīng)考慮的因素很多，檔案管理人員應(yīng)從一個(gè)宏觀的視角出發(fā)，積極的開創(chuàng)檔案管理的新途徑，展開科學(xué)化、精細(xì)化、綜合化的管理。

1 綜合性醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)

通常醫(yī)院較為重視業(yè)務(wù)發(fā)展，檔案管理屬于較為邊緣化的部門，缺乏流程性、綜合性的管理模式，且檔案的管理沒(méi)有一個(gè)明晰的目錄與章程，導(dǎo)致檔案無(wú)論在收集收錄上，還是查閱分析上都十分困難，本身這個(gè)看似較為復(fù)雜的大工程，可以經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的形式轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)單的檔案形式，但醫(yī)院顯然缺乏這方面的人才，管理仍舊較為死板，檔案管理與監(jiān)督不夠嚴(yán)格。醫(yī)院內(nèi)部劃分的部門很多，但很多部門的檔案各自管理，并未統(tǒng)一歸檔移交到檔案室，這樣一來(lái)，檔案的流失、空缺就沒(méi)有人承擔(dān)責(zé)任。如檔案管理再不引起領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門及人員的重視，會(huì)導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范越演越烈，無(wú)法發(fā)揮檔案管理的作用，達(dá)到良好的效果。

1.2 信息化建設(shè)落后

隨著信息化的發(fā)展，有很多醫(yī)院也逐步開展檔案信息化管理，檔案管理正從傳統(tǒng)的文書管理形式，逐漸的轉(zhuǎn)化成為電子管理形式。電子版的檔案需要在一定的醫(yī)院檔案管理平臺(tái)上展開，并且配備相應(yīng)的信息系統(tǒng)。醫(yī)院目前在醫(yī)療器械的配置上較強(qiáng)，但在檔案管理的配置上，重視度不夠，提供的電腦、掃描儀等容易卡頓，部分的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也不夠健全，檔案管理中，所利用的軟件、硬件等均不健全，即使部門檔案管理人員具備了檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)，但也是心有余而力不足，難以在一個(gè)陳舊的平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和創(chuàng)新。

1.3 檔案資源開發(fā)利用不到位

檔案的資源開發(fā)與有效利用等，均可以助力醫(yī)院管理水平的提升和進(jìn)一步完善，從而實(shí)現(xiàn)與檔案的掛鉤問(wèn)題上，獲得一個(gè)全新的視野。醫(yī)院對(duì)現(xiàn)有檔案資料利用率不高，很多的檔案都沉寂了很久，檔案沒(méi)有得到利用就是一張廢紙，而醫(yī)院內(nèi)部的人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)院工作安排等變動(dòng)較大，檔案并沒(méi)有及時(shí)的更新、補(bǔ)充和完善，加之一些檔案的信息利用過(guò)于淺顯，部分檔案就在儲(chǔ)存中出現(xiàn)了流失、非理性變更等，資源管理上不能達(dá)到高效率，資源管理的意義不高。

2 醫(yī)院檔案管理發(fā)展對(duì)策

2.1 將檔案管理工作納入醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)議事日程

在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中，檔案管理工作是非常重要、不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案記載著醫(yī)院的壯大、變遷、基礎(chǔ)建設(shè)、科研教學(xué)、人事變動(dòng)、改革創(chuàng)新、獲得榮譽(yù)等工作。醫(yī)院的檔案管理受重視度不高，很大程度是因?yàn)榇蟛糠轴t(yī)院工作重心和重點(diǎn)關(guān)注點(diǎn)在于醫(yī)療技術(shù)上和服務(wù)質(zhì)量上，而相對(duì)忽略了檔案的管理。所以醫(yī)院的檔案管理想要將變革提上日程，應(yīng)獲得醫(yī)院的認(rèn)可，檔案管理應(yīng)改變被動(dòng)的局面，不要等醫(yī)院有需求的情況下再去收錄那些基礎(chǔ)信息，而是主動(dòng)的去了解醫(yī)院變革的需求，科研的需求，人才的需求，護(hù)理的需求等，綜合的將檔案管理與醫(yī)院發(fā)展掛鉤，改變以前檔案孤立存在未發(fā)揮作用的問(wèn)題。首先醫(yī)院應(yīng)建立專職的檔案管理科室，有專職的醫(yī)院檔案管理人員，而非身兼數(shù)職的進(jìn)行檔案管理，并注重檔案人員的繼續(xù)教育與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷掌握新時(shí)期的檔案數(shù)據(jù)分析軟件，信息加工的電子模式等，充分的發(fā)揮出檔案的主動(dòng)性服務(wù)、跟蹤服務(wù)、預(yù)備服務(wù)等功能，使檔案真正的發(fā)揮其作用。

2.2 總結(jié)匯編各種材料，服務(wù)醫(yī)院工作

檔案并不是零碎的信息，也并非任何文件、資料都是檔案，檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)化的工作，應(yīng)該將檔案整合成系統(tǒng)化資料，匯編成為真正能夠?yàn)獒t(yī)院服務(wù)的有效資料，具備足夠的真實(shí)性。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，定期篩查一些已經(jīng)變更的、遺漏的檔案資料，督促各個(gè)部門進(jìn)行檔案收集、歸納，并自愿參與檔案移交工作。在合適的時(shí)候，可拓寬服務(wù)項(xiàng)目，避免長(zhǎng)時(shí)間停留在傳統(tǒng)的管理模式上，延伸延長(zhǎng)服務(wù)的領(lǐng)域，可根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況建構(gòu)醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如醫(yī)務(wù)工作人員的相應(yīng)紀(jì)念日等，可通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)，收集各個(gè)科室的人員資料，準(zhǔn)備小禮物等，近年來(lái)在醫(yī)院的醫(yī)師節(jié)、護(hù)士節(jié)等節(jié)日里，已經(jīng)逐步開展了評(píng)先選優(yōu)或給工作者送小禮物等活動(dòng)，極大的調(diào)動(dòng)了工作人員的積極性，檔案管理就可以提前進(jìn)行信息整合，提升工作效率。

2.3 結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，完善檔案管理制度

醫(yī)院的實(shí)際工作中，有很多的特色化工作流程，檔案的管理與建設(shè)，應(yīng)將醫(yī)院的進(jìn)步、醫(yī)院的科研成果等資料整合起來(lái)，定期進(jìn)行資料的整合，對(duì)此就需要相關(guān)檔案人員具備高素質(zhì)與責(zé)任感?？山Y(jié)合實(shí)際定期展開醫(yī)院的檔案考核，考核結(jié)果與管理人員的績(jī)效銜接。醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理的監(jiān)督檢查，尤其是針對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，保密知識(shí)，考驗(yàn)其資料整理能力、資料匯編能力，鼓勵(lì)職工展開檔案的創(chuàng)意思考，建構(gòu)真正的自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)管理空間。

2.4 注重醫(yī)院的檔案價(jià)值發(fā)揮

醫(yī)院檔案首先具有參考機(jī)制，大量的人事工作、復(fù)雜的醫(yī)療進(jìn)度、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)展決策等，都可以成為檔案的輔助性參考條件，檔案管理不能墨守成規(guī)，也不能處于一個(gè)封閉的空間中，檔案應(yīng)參考結(jié)合醫(yī)院的各項(xiàng)工作，檔案本身也應(yīng)成為醫(yī)院工作的參考信息，與時(shí)俱進(jìn)，循環(huán)反復(fù)達(dá)到一種實(shí)際效應(yīng)，進(jìn)而使醫(yī)院的檔案憑證作用的實(shí)現(xiàn)，這就要求檔案信息真實(shí)、可靠、及時(shí)更新，醫(yī)院的各項(xiàng)原始資料、病理資料、財(cái)務(wù)資料等，均應(yīng)成為醫(yī)院各個(gè)科室工作上的憑證，包括醫(yī)院在處理糾紛問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)提供檔案信息提供證據(jù)，減少醫(yī)院的糾紛，而后在檔案管理上應(yīng)展開宣傳教育。檔案管理雖然是文書工作，但實(shí)際上與各個(gè)科室的工作有一定的關(guān)聯(lián)性。盡管醫(yī)院工作繁忙，但檔案管理也必須合理推進(jìn)，除此之外，檔案管理還應(yīng)做到醫(yī)院的自身宣傳效果，除了醫(yī)院重大節(jié)日宣傳外，還應(yīng)從內(nèi)部向外部，展開醫(yī)院艱苦奮斗、醫(yī)院科研精神、醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生等的宣傳，此時(shí)就需要檔案具有明確的數(shù)據(jù)達(dá)到說(shuō)服力，具有一定的人文情懷具有感染力。

2.5 與時(shí)俱進(jìn)，加快醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，應(yīng)注重檔案管理的信息化推進(jìn)，《全國(guó)檔案建設(shè)“十五”計(jì)劃》已把現(xiàn)代化、信息化列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案現(xiàn)代化建設(shè)的各項(xiàng)重要任務(wù)。檔案管理不能一直停滯在傳統(tǒng)管理形式上，更不能停滯在基礎(chǔ)的信息管理上不懂得創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)應(yīng)逐漸延伸、擴(kuò)張，盡可能達(dá)到醫(yī)院檔案的共享，在系統(tǒng)化的檔案管理處理上，使得醫(yī)院檔案管理更加高效、規(guī)范。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理應(yīng)展開綜合的分析，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有的管理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理的逐步變更，提高檔案管理的時(shí)效性、規(guī)范性，真正為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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