“跳出”財(cái)務(wù)看預(yù)算管理

吳華琳

摘? 要：預(yù)算管理中涉及較多的財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，因此預(yù)算管理員基本都是由財(cái)務(wù)專業(yè)人員擔(dān)任，造成在一定程度上預(yù)算工作的“過度財(cái)務(wù)化”。筆者認(rèn)為在一個(gè)以技術(shù)為主導(dǎo)的單位，不應(yīng)把預(yù)算工作財(cái)務(wù)化更應(yīng)該是業(yè)務(wù)化、通俗化。因此需要通過“跳出”財(cái)務(wù)術(shù)語建立預(yù)算科目;通過“跳出”單一財(cái)務(wù)維度增加管理維度;通過“跳出”數(shù)字表面深入業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì);通過“跳出”標(biāo)準(zhǔn)核算體系開展憑證“補(bǔ)錄”工作;來實(shí)現(xiàn)建立一種業(yè)務(wù)-財(cái)務(wù)無障礙溝通的精細(xì)化預(yù)算管理體系。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理;預(yù)算科目;憑證補(bǔ)錄;“跳出”財(cái)務(wù)

各單位在年初組織編制上報(bào)年度預(yù)算、年中對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析、預(yù)警和調(diào)整、年末進(jìn)行預(yù)算考核等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，較為明顯的是始終以“數(shù)字說話”、始終以財(cái)務(wù)領(lǐng)域的“一畝三分地”為主。預(yù)算管理員的主要精力集中于預(yù)算“電子表格”的數(shù)據(jù)收集、檢查、審核匯總、上報(bào)、節(jié)點(diǎn)計(jì)劃等，并試圖通過越來越多的表格來提高管理水平，這種做法在占用預(yù)算人員大量精力的同時(shí)，預(yù)算水平卻無法真正實(shí)質(zhì)提升，因?yàn)檫@種“簡單”預(yù)算關(guān)注的是數(shù)字本身，而忽略了數(shù)字背后的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)。

以成本預(yù)算的編制為例，第一步是各部門根據(jù)具體的工作職責(zé)，上報(bào)本部門的成本費(fèi)用預(yù)算;第二步是財(cái)務(wù)匯總、計(jì)算、編制預(yù)算報(bào)表;第三步是討價(jià)還價(jià)和平衡，財(cái)務(wù)對(duì)數(shù)字是否合理的判別尺度一般是上年實(shí)際數(shù)、上年預(yù)算數(shù)，通過增加額、增減比率判斷變化的合理性。這樣的做法無可厚非，但有時(shí)通過歷史預(yù)測未來的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)很大，尤其是在由平穩(wěn)發(fā)展轉(zhuǎn)至快速爬坡的劇變時(shí)期（反之亦然）。如果用沒有考究過的數(shù)字作為依據(jù)調(diào)配企業(yè)資源以應(yīng)對(duì)劇變的環(huán)境，資源安排的合理性和預(yù)算的執(zhí)行情況可想而知。

一、“跳出”財(cái)務(wù)術(shù)語建立預(yù)算科目

一個(gè)單位具體業(yè)務(wù)內(nèi)容來自業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門，而預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果往往是以財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)為主，因此需要做好業(yè)務(wù)事項(xiàng)與會(huì)計(jì)科目之間的轉(zhuǎn)換工作，把業(yè)務(wù)語言或自然語言翻譯成財(cái)務(wù)語言。否則存在于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)之間理解偏差“鴻溝”會(huì)擴(kuò)大，即使是在會(huì)議費(fèi)這么簡單的科目預(yù)算也會(huì)存在理解上的偏差，更不用說費(fèi)用分?jǐn)偂?quán)責(zé)發(fā)生制。預(yù)算管理員將企業(yè)的各項(xiàng)具體活動(dòng)與會(huì)計(jì)科目的鏈接映射關(guān)系梳理清楚，通過這種從工作計(jì)劃、作業(yè)活動(dòng)到會(huì)計(jì)科目的轉(zhuǎn)換，業(yè)務(wù)部門就不需要為會(huì)計(jì)科目的理解費(fèi)神和不間斷的咨詢預(yù)算管理員。從而業(yè)務(wù)部門能投入更多精力從容、真實(shí)的預(yù)測自己業(yè)務(wù)的預(yù)算，而不是消極應(yīng)付式的上報(bào)預(yù)算，更有利于預(yù)算管理員在較短時(shí)間匯總預(yù)算，形成預(yù)算的初稿。這種轉(zhuǎn)換映射后的預(yù)算內(nèi)容，我們的數(shù)字則不在是數(shù)字，而是被“注入”了實(shí)質(zhì)業(yè)務(wù)支撐的數(shù)字，預(yù)算編制過程的平衡過程也會(huì)注入更多的理性。

轉(zhuǎn)換映射后的作用有，一是因?yàn)闃I(yè)務(wù)活動(dòng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的微觀載體，同時(shí)我們的預(yù)算是基于業(yè)務(wù)的預(yù)算，所以能夠更好地直接關(guān)聯(lián)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo);二是預(yù)算考核中核算數(shù)據(jù)不再是唯一度量，而有可能就是業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)目標(biāo)，這種目標(biāo)更便于業(yè)務(wù)人員理解、跟蹤;三是這種雙方可以理解的自然語言，減少相關(guān)職能部門的預(yù)算抵觸情緒，避免預(yù)算成為財(cái)務(wù)部門閉門造車的事情。

如何轉(zhuǎn)換：一是主要考慮匯總向集團(tuán)、國資委匯報(bào)的需求和相關(guān)KPI設(shè)定，所以預(yù)算科目應(yīng)該或大部分能一一映射對(duì)應(yīng)至?xí)?jì)科目;二是要考慮管理運(yùn)營的需求，尤其是在成本管理方面需要在活動(dòng)確認(rèn)計(jì)量為成本之前的預(yù)算環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，否則在活動(dòng)結(jié)束之后再籌劃成本管理則是有心無力或有心違法;三是要考慮財(cái)務(wù)作為一個(gè)數(shù)據(jù)中心，你要收集什么數(shù)據(jù)，你又要向所內(nèi)其他相關(guān)部門單位提供什么數(shù)據(jù)，這個(gè)數(shù)據(jù)可以通過預(yù)算進(jìn)行收集、分析和管理。四是考慮所內(nèi)的語言環(huán)境，比如固定資產(chǎn)投資在所內(nèi)一般稱為能力建設(shè)，大件辦公物品稱為營具等。

二、“跳出”單一財(cái)務(wù)維度增加管理維度

跳出財(cái)務(wù)維度不是說財(cái)務(wù)維度不重要，而是財(cái)務(wù)本身固有的部分缺陷（過分關(guān)注財(cái)務(wù)金額信息忽略業(yè)務(wù)數(shù)量信息，強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)效益忽略戰(zhàn)略投入，注重約束控制忽略引導(dǎo)發(fā)展）需要通過增加其他維度更好的發(fā)揮財(cái)務(wù)預(yù)算對(duì)經(jīng)營管理的貢獻(xiàn)度。增加的管理維度需要緊緊圍繞所的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)要求，根據(jù)管理需求、考慮可行性編制分預(yù)算或增加預(yù)算分類，并在此基礎(chǔ)上發(fā)揮預(yù)算管理的各項(xiàng)職能，形成完整的預(yù)算管理循環(huán)。

根據(jù)單位發(fā)展現(xiàn)狀和未來業(yè)務(wù)拓展不同，預(yù)算管理的維度一般包括部門維度、產(chǎn)品維度、客戶維度、技術(shù)形態(tài)維度、管理需求維度和地區(qū)維度等，管理需求維度是指剛性、彈性;日常費(fèi)用、常規(guī)費(fèi)用和專項(xiàng)費(fèi)用等。以上建議維度，在維度之間是存在勾稽關(guān)系的，預(yù)算維度在取數(shù)規(guī)則和計(jì)算方法等方面與財(cái)務(wù)科目是存在本質(zhì)區(qū)別的。

理論上講，預(yù)算管理的維度越多，經(jīng)營管理的精細(xì)化水平也就越高。但預(yù)算管理的維度選擇也不是越多越好，需要堅(jiān)持以下原則：一是成本效益原則，隨著預(yù)算維度的擴(kuò)展，預(yù)算編制的成本會(huì)大幅度上升，尤其是預(yù)算管理員在掌控預(yù)算編制所要考慮的內(nèi)容成倍增加（增加維度如何跟蹤、不同維度之間的稽核關(guān)系、不同維度如何在數(shù)字上與內(nèi)容上做區(qū)別等），因此預(yù)算維度的選擇需要在成本與效益之間做出權(quán)衡。二是關(guān)聯(lián)不相容原則，不同預(yù)算維度能從不同的角度觀察、反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，各維度之間彼此勾稽、關(guān)聯(lián)但又不存在重疊和包容關(guān)系。三是可行性原則，多維度預(yù)算管理是預(yù)算管理的延伸和創(chuàng)新，要結(jié)合所內(nèi)信息系統(tǒng)實(shí)際和自己對(duì)相關(guān)工具的掌握程度適當(dāng)擴(kuò)展。四是實(shí)效性原則，在預(yù)算維度的選擇上應(yīng)以服務(wù)應(yīng)用為根本前提，避免產(chǎn)生大量的無效數(shù)據(jù)，導(dǎo)致信息過載。五是漸進(jìn)性原則，多維預(yù)算管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、管理思路的合理性、配套機(jī)制的健全性均很難一蹴而就，需要在實(shí)踐中不斷完善，初期選擇最急需解決的問題為突破口逐步推進(jìn)。

三、“跳出”數(shù)字表面深入業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)

不簡單粗暴的看待任何一個(gè)數(shù)字，即使它已成為一段“歷史”，因?yàn)槲覀冃枰詺v史數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)判斷未來。所以在我們對(duì)歷史數(shù)字運(yùn)用之前，要對(duì)數(shù)字的歷史、前身與現(xiàn)在數(shù)字的環(huán)境進(jìn)行清晰的分析，只有了解歷史、清楚現(xiàn)狀才能合理運(yùn)用。預(yù)算工作本身對(duì)預(yù)算管理員的綜合素質(zhì)要求比較高，需在精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營、生產(chǎn)、市場、技術(shù)發(fā)展等方面的學(xué)習(xí)，才能綜合運(yùn)用各種信息（主要指非財(cái)務(wù)信息）為預(yù)算服務(wù)。預(yù)算管理員掌握生產(chǎn)經(jīng)營信息的最佳、最快速方法是閱讀所內(nèi)各種公文，公文除了正常流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部的公文外，還應(yīng)包括生產(chǎn)科研類、戰(zhàn)略管理類、黨建形勢(shì)類、綜合職能類等等公文都需要流程至財(cái)務(wù)部和預(yù)算管理員，這對(duì)編制預(yù)算有作用更對(duì)某些預(yù)算執(zhí)行異常情況的解釋有幫助。

四、“跳出”標(biāo)準(zhǔn)核算體系開展憑證“補(bǔ)錄”工作

年度預(yù)算完成后，主要的問題就是預(yù)算控制、預(yù)算監(jiān)控的問題。目前預(yù)算監(jiān)控體系更多依賴于財(cái)務(wù)體系“拉警報(bào)”，對(duì)預(yù)算執(zhí)行異常的數(shù)據(jù)向預(yù)算責(zé)任主體和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、警示。這種警示警報(bào)是必須的，但這種以依賴財(cái)務(wù)體系為主的警報(bào)容易形成狼來了的故事，因?yàn)樨?cái)務(wù)體系生成的數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)在價(jià)值方面的集中體現(xiàn)，不包括業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)內(nèi)容。尤其是我們新增的預(yù)算科目、新增的非財(cái)務(wù)維度執(zhí)行數(shù)都不會(huì)直接在財(cái)務(wù)賬簿顯示，不能簡單快速計(jì)算出來。這些既要提前策劃預(yù)算執(zhí)行數(shù)如何跟蹤的問題，也需要我們根據(jù)需要開展憑證“補(bǔ)錄”工作。

“憑證補(bǔ)錄”工作是精細(xì)化預(yù)算管理發(fā)展到一定程度后，財(cái)務(wù)核算體系不滿足預(yù)算管理需要而必須開展的一項(xiàng)工作。其工作的內(nèi)容、方法沒有一個(gè)固定的模式和可供參考的樣本，而是需要預(yù)算管理員根據(jù)當(dāng)時(shí)的核算模式、信息流的傳遞、預(yù)算管理需求和信息化系統(tǒng)等多方面的考慮，構(gòu)建一條類似一般核算憑證模式的分錄補(bǔ)充填寫計(jì)入正常核算財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。憑證“補(bǔ)錄”工作雖沒有可供參考的樣本，但必須做到“補(bǔ)錄”的憑證和正常的憑證必須可區(qū)分，不能因?yàn)楣芾響{證導(dǎo)致外部審計(jì)出現(xiàn)不必要的“誤會(huì)”。

五、小結(jié)

全面預(yù)算管理作為一個(gè)綜合有效的管理工具，建立以財(cái)務(wù)為核心的預(yù)算管理體系有其必然性，就財(cái)務(wù)人員自身而言，絕不能局限在財(cái)務(wù)思維中，必須“跳出”財(cái)務(wù)，用經(jīng)營的眼光看待預(yù)算編制和差異分析，用通俗易懂的語言來表達(dá)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，同時(shí)堅(jiān)守職業(yè)道德，才能發(fā)揮自身的特有價(jià)值，為預(yù)算管理的有效實(shí)施發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)

[1]曹雪峰.全面預(yù)算管理在民營企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控中的應(yīng)用[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2018（36）：31-32

作者簡介：吳華琳（1982），男，漢族，湖南郴州，中級(jí)會(huì)計(jì)職稱，碩士研究生，中國電子科技集團(tuán)公司第二十九研究所，內(nèi)部審計(jì)。