石油企業(yè)電子文件管理存在的問題及對策淺談

劉玉琦

【摘要】隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對石油資源的需要量不斷增加，石油企業(yè)發(fā)展速度非?？?。為了進(jìn)一步提升企業(yè)各種業(yè)務(wù)開展的效率，信息化辦公在企業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用越來越普遍。在企業(yè)信息化辦公和生產(chǎn)的過程中，往往會(huì)產(chǎn)生非常多的電子文件，一旦對這些電子文件管理不當(dāng)，就有可能造成電子文件的丟失，對企業(yè)經(jīng)營和管理造成非常嚴(yán)重的影響。為此，我將要在本文中對石油企業(yè)電子文件管理存在的問題及對策進(jìn)行淺談，希望對促進(jìn)我國石油企業(yè)的發(fā)展，可以起到有利的作用。

【關(guān)鍵詞】：石油企業(yè);電子文件管理;問題

一、前言

隨著企業(yè)自動(dòng)化辦公程度的不斷提高，在企業(yè)生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的電子文件越來越多，這對企業(yè)的電子文件管理提出了更高的要求，有必要對當(dāng)前電子文件管理當(dāng)中存在的問題，進(jìn)行進(jìn)一步探討。

二、石油企業(yè)電子文件管理當(dāng)中存在的問題

雖然石油企業(yè)實(shí)行信息化辦公已經(jīng)有較長的時(shí)間，但在電子文件管理的過程當(dāng)中，并沒有形成完整的體系，很多電子文件由于缺乏有效的維護(hù)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)損壞和丟失的現(xiàn)象，對這些電子文件的使用效果，造成了非常大的影響。

各種草稿性質(zhì)的電子文件經(jīng)常會(huì)被忽視。當(dāng)前辦公自動(dòng)化還處于發(fā)展的階段，很多單位經(jīng)常會(huì)使用計(jì)算機(jī)起草文件，在打印出正式的紙質(zhì)文件之后，這些電子草稿就會(huì)直接被忽視，導(dǎo)致電子草稿的作用沒有被充分發(fā)揮出來。

電子文件的歸檔程序還不是非常合理。由于當(dāng)前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還存在較多不完善之處，尤其表現(xiàn)在對文件的歸檔管理不足。很多計(jì)算機(jī)系統(tǒng)雖然具有文件歸檔作用，但并沒有將這些文件歸檔到可脫機(jī)工作的載體上，一旦該信息系統(tǒng)出現(xiàn)了問題，就會(huì)造成電子文件被破壞的現(xiàn)象，直接導(dǎo)致大量電子文件的丟失。

電子文件的存儲(chǔ)載體不是非常安全。當(dāng)前有很多電子文件會(huì)直接保存在硬盤上，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)了故障，就容易造成數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。很多文件在管理的過程中，對其存放的位置往往選擇不合理，一些重要文件甚至?xí)苯颖４嬖赨盤當(dāng)中。由于U盤是一種電子類存儲(chǔ)器，其故障率較大。一旦這些硬盤出現(xiàn)了故障，就會(huì)直接導(dǎo)致文件的丟失，對企業(yè)造成直接的損失。

三、電子文件的特點(diǎn)

電子文件不屬于直觀的文件，其可以直接通過各種信息工具進(jìn)行讀取和管理，對其復(fù)制工作也非常容易，能夠快速實(shí)現(xiàn)多文件的拷貝。電子文件對系統(tǒng)的依賴程度比較高，可以直接通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備實(shí)現(xiàn)文件的迅速處理和傳遞。電子文件信息的可操作性比較強(qiáng)，且容易受到修改，能夠迅速通過實(shí)現(xiàn)對文件的共享。電子文件由于是數(shù)字信息，其保存條件和環(huán)境與紙質(zhì)文件往往存在較大的區(qū)別，其對保存環(huán)境面積的要求不高，但對環(huán)境濕度、防磁性有著比較高的要求。

四、認(rèn)真做好對電子文件的管理

建立完善的電子文件管理體系。當(dāng)前石油企業(yè)電子文件管理問題的出現(xiàn)，很大一部分原因是由于相關(guān)管理體系缺失造成的。為了進(jìn)一步規(guī)范做好對石油企業(yè)電子文件的管理，就需要根據(jù)企業(yè)電子文件管理的特點(diǎn)，建立一套完善的電子文件管理體系，設(shè)立專門部門從事該部分工作，建立一套規(guī)范的電子文件管理流程，保證各項(xiàng)電子文件管理工作可以順利得到開展。通過建立完善的電子文件管理制度，可以對相關(guān)人員的工作內(nèi)容進(jìn)行具體的規(guī)定，一旦在電子文件管理當(dāng)中出現(xiàn)了問題，就可以及時(shí)在第一時(shí)間追究相關(guān)人員的責(zé)任，保證電子文件在整個(gè)周期之內(nèi)都受到嚴(yán)密的控制。

前端控制是電子文件管理的前端，其主要是對工作人員的文件操作行為進(jìn)行有效的控制，讓文件操作人員主動(dòng)按照相關(guān)規(guī)范對文件進(jìn)行操作，在文件產(chǎn)生之后，就應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行保存，對各種電子草稿文件也應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行歸類存儲(chǔ)，對于一些重要的電子文件，還應(yīng)該上傳到專門的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行備份處理，避免由于自己計(jì)算機(jī)損壞導(dǎo)致這些文件受到破壞。

五、采用文檔一體化的管理模式

電子文件一體化管理模式采用的是先進(jìn)的技術(shù)，通過虛擬、開放靈活的手段對電子文件檔案進(jìn)行管理。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等手段，對各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并根據(jù)這些電子文件的特征，組建電子文件檔案。電子檔案的組建工作可以交給各部門完成，在組建完成之后，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，讓檔案部門對這些檔案進(jìn)行分類、整理、編目之后，及時(shí)存儲(chǔ)在檔案部門的主服務(wù)器之中。為了避免出現(xiàn)檔案丟失的情況，還可以將一部分重要檔案存儲(chǔ)到其它服務(wù)器之上，多進(jìn)行幾個(gè)備份，避免由于系統(tǒng)故障導(dǎo)致文件徹底丟失的現(xiàn)象。

六、做好網(wǎng)絡(luò)安全的管理

當(dāng)前網(wǎng)路安全問題非常突出，網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒比比皆是，一旦侵入到了油田企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，就有可能造成電子檔案丟失、竊取、損壞現(xiàn)象的發(fā)生。為了避免網(wǎng)絡(luò)完全問題的發(fā)生，需要企業(yè)針對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的現(xiàn)狀，認(rèn)真做好對網(wǎng)絡(luò)的安全管理工作。

做好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。為了確保計(jì)算機(jī)信息安全性，一定要在計(jì)算機(jī)安全技術(shù)的應(yīng)用上下大工夫，合理對計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全配置，讓計(jì)算機(jī)的防火墻處于打開的狀態(tài)，及時(shí)對計(jì)算機(jī)安全漏洞進(jìn)行升級，避免由于這些漏洞造成入侵的事件。為了進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)對病毒的防范能力，一定要根據(jù)計(jì)算機(jī)的使用要求，來使用各種殺毒軟件，并及時(shí)對計(jì)算機(jī)進(jìn)行全盤病毒掃描。為了降低計(jì)算機(jī)感染病毒的可能，計(jì)算機(jī)操作人員在計(jì)算機(jī)操作過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作，不去瀏覽各種不知名的網(wǎng)站，對各種下載的資源，一定要首先進(jìn)行病毒掃描，在確認(rèn)沒有病毒后，才能應(yīng)用。當(dāng)前硬件防病毒技術(shù)發(fā)展非常迅速，其對病毒的查殺更加高效，不用消耗各種計(jì)算機(jī)資源，應(yīng)該積極進(jìn)行應(yīng)用。

七、結(jié)語

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，石油企業(yè)各種電子文件的數(shù)量越來越多，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮的作用也越來越大。針對當(dāng)前電子文件管理當(dāng)中出現(xiàn)的問題，應(yīng)該引起足夠的重視，認(rèn)真分析問題發(fā)生的原因，及時(shí)采取針對性的措施，建立完善的電子文件管理體制，最大程度保證電子文件的安全性。

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