淺析煤礦企業(yè)文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合

王志飛

【摘要】文秘工作是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，兩者是相對獨(dú)立而又緊密相連的。文章論述了煤礦企業(yè)中文秘工作和檔案管理有機(jī)結(jié)合的重要意義，在此基礎(chǔ)上，又論述了煤礦企業(yè)把檔案管理以及文秘工作有機(jī)結(jié)合起來的相關(guān)策略。希望這些措施可以提升企業(yè)文秘人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，增加他們的業(yè)務(wù)能力和工作效率。

【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè) 文秘工作 檔案管理 有效結(jié)合

前言

煤礦企業(yè)文秘工作牽涉到非常龐雜的內(nèi)容，不但涵蓋了文件整理、項(xiàng)目管理、內(nèi)外部通信，而且涵蓋了電腦應(yīng)用、檔案管理、公文文書制作。文書和公文是文秘人員的重要?jiǎng)趧?dòng)成果，是開展檔案管理的主要對象。公文文書是檔案管理和文秘工作密切結(jié)合起來的重要抓手。只有確保文書歸檔以及公文格式的規(guī)范性，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理和文秘工作的一體化運(yùn)作，方可為二者有機(jī)結(jié)合，提供良好的條件。

1 煤礦企業(yè)檔案管理以及文秘工作有機(jī)結(jié)合的重要意義

辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使“文檔一體化”的管理模式逐漸成為可能。文檔一體化管理中，文件收集是基礎(chǔ)，規(guī)范整理是手段，綜合利用是目的，那么文秘人員就是連成這一先進(jìn)管理程序的絲線，是一個(gè)非常重要而不可替代的環(huán)節(jié)，可以說兩者相互結(jié)合具有重要意義。

首先，二者的有機(jī)結(jié)合能夠增強(qiáng)文秘人員的綜合素質(zhì)以及辦公效率。文書檔案管理不但要管理相關(guān)的文書檔案，整理不同門類的資料，準(zhǔn)確進(jìn)行歸檔，而且要準(zhǔn)確快速地提供相關(guān)信息資料的服務(wù)和查詢，要求文秘人員具有較強(qiáng)的職業(yè)素質(zhì)以及辦公效率。文秘工作是對相關(guān)資料進(jìn)行立案歸檔和整理分析。檔案管理是文秘人員勞動(dòng)成果的應(yīng)用和管理，將雙方結(jié)合起來，能夠促進(jìn)他們增強(qiáng)綜合素養(yǎng)，提高文編收發(fā)、編制、管理、存檔等方面的效率和連貫性。實(shí)際上，煤礦企業(yè)的文秘職員要做好檔案文書管理，如文書檔案的整理、收集、核查、鑒定、利用、檢索、分析等，文書檔案管理與文秘工作的相關(guān)環(huán)節(jié)彼此銜接、有序關(guān)聯(lián)。雙方的有效結(jié)合，能夠增強(qiáng)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)銜接的即時(shí)性和有效性，增強(qiáng)辦公效率，為提升檔案管理質(zhì)量奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，提升檔案管理質(zhì)量以及公文質(zhì)量。檔案工作的起點(diǎn)是公文的形成，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理和文秘工作，主要呈現(xiàn)為自動(dòng)化、機(jī)械化、信息化、電子化的模式，以人工操作為輔，采取多媒體、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，提升了辦公自動(dòng)化的水平，節(jié)省了不少勞動(dòng)力。文秘自動(dòng)化辦公和信息化、數(shù)字化的檔案管理，能夠降低人為失誤的概率，增強(qiáng)檔案管理以及公文質(zhì)量的質(zhì)量和水平。

2 煤礦企業(yè)文秘工作與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合的建議

首先，要強(qiáng)化文檔一體化建設(shè)。隨著信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，文檔一體化建設(shè)越來越普遍。不少企業(yè)持續(xù)強(qiáng)化了文檔一體化工作的建設(shè)力度，主動(dòng)引用各種電子化、自動(dòng)化辦公工具。它可以為煤礦企業(yè)檔案管理和文秘工作的有機(jī)融合，提供諸多便利，創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。企業(yè)要強(qiáng)化運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的力度，打造檔案信息管理系統(tǒng)，研發(fā)適宜于本企業(yè)的客戶端平臺，把文秘工作編制的相關(guān)文件、文書和檔案文件進(jìn)行立卷歸檔。在此基礎(chǔ)上，這些文件和檔案應(yīng)該被分門別類儲存到檔案管理系統(tǒng)后臺的相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，社會公眾和企業(yè)人員可以在自身權(quán)限范圍內(nèi)，高效便捷地查詢和檢索相關(guān)的信息和檔案，提升文檔一體化的質(zhì)量和運(yùn)作水平。

其次，打造網(wǎng)絡(luò)化檔案管理以及文秘辦公模式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被越來越多地運(yùn)用在企業(yè)檔案管理和文秘工作中，適應(yīng)了企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化管理和辦公的需要。然而如今不少煤礦企業(yè)的檔案管理和文秘工作缺乏較高的網(wǎng)絡(luò)化程度，應(yīng)該持續(xù)地提升自身在這方面的水平。為加速煤礦企業(yè)檔案管理以及文秘工作的有效融合，要加大建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理以及文秘工作的力度，打造局域網(wǎng)絡(luò)，把這兩個(gè)方面的內(nèi)容均納入到網(wǎng)絡(luò)化辦公和檔案管理的網(wǎng)絡(luò)中。以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)，采取信息技術(shù)、電腦技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，提升檔案管理和文秘工作的水平。應(yīng)該關(guān)注的是，文書檔案中蘊(yùn)含著企業(yè)的豐富資料和信息，保證它們被安全和可靠地存儲，是非常重要的任務(wù)。所以，在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理以及文秘工作模式中，應(yīng)該切實(shí)找出網(wǎng)絡(luò)可靠性和安全性方面的問題，采取針對性的措施，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的力度。而且要采取相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份，加密技術(shù)、驗(yàn)證技術(shù)以及人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等，切實(shí)這兩方面的工作及其結(jié)合，提供可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

最后，提升文書歸檔以及公文格式的規(guī)范化程度。文書歸檔、公文格式是否規(guī)范，會對檔案管理以及文秘工作的結(jié)合效果產(chǎn)生重要影響。文秘人員在編寫相關(guān)公文、文件、文檔的過程中，要切實(shí)依據(jù)國家相關(guān)部門的公文格式，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整公文格式，以制定出規(guī)范化的公文格式。而且，在編制普通文件的過程中，要切實(shí)依據(jù)煤礦企業(yè)的規(guī)定格式，比如表格形式、紙張大小、排版、裝訂格式、字體等。版記是檔案管理以及文秘工作有效結(jié)合的一個(gè)標(biāo)志，在促進(jìn)文檔一體化的過程中發(fā)揮著重要作用。文秘人員要高度重視版記，在正確位置處準(zhǔn)確地標(biāo)注出文件的打印時(shí)間以及印發(fā)部門，準(zhǔn)確而細(xì)致地記錄題詞以及抄送單位。規(guī)范化的文書格式，有利于穩(wěn)步提升檔案文書歸檔管理的能力和水平。在流轉(zhuǎn)結(jié)束后，這些文檔應(yīng)該被立卷歸檔。

結(jié)語

整體而言，煤礦企業(yè)的各位文秘人員，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的依靠、幫手和助手。因此，他們應(yīng)該跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐，持續(xù)地提升、完善和充實(shí)自我。特別是如今信息化發(fā)展日益深入，煤礦企業(yè)文秘工作的技能要求更高，文秘人員要持續(xù)地更新思想觀念，強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能，努力地適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展和時(shí)代迅猛發(fā)展的迫切需求，為企業(yè)做出應(yīng)有的努力和貢獻(xiàn)。

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