制藥企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制研究

張艷紅

摘要：在我國，制藥企業(yè)是特殊的行業(yè)，具有很明確的行業(yè)特征，其中，大量存貨就是行業(yè)的特征之一。存貨項目作為制藥企業(yè)流動資產(chǎn)占據(jù)的主要項目，存貨的周轉(zhuǎn)率及對存貨的有效控制和管理直接關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展。藥品的屬性對制藥企業(yè)的存儲有一定的要求，這就導(dǎo)致了制藥企業(yè)的存貨管理難度高于其他行業(yè)的存貨管理難度。本文首先從存貨管理的重要性出發(fā)，對制藥企業(yè)的存貨管理的現(xiàn)狀進行深入的分析，其次對制藥企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制存在問題的原因進行研究，最后，根據(jù)實際，提出制藥企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制完善措施，以期為制藥企業(yè)提升經(jīng)營水平，提升我國醫(yī)藥用藥水平提供幫助。

關(guān)鍵詞：制藥企業(yè);存貨管理;內(nèi)部控制

隨著全球經(jīng)濟的快速發(fā)展，醫(yī)藥企業(yè)也在不斷的壯大，在發(fā)展的過程中，企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜多樣越來越復(fù)雜。內(nèi)部控制是企業(yè)自律和自控的關(guān)鍵因素。它對企業(yè)的財務(wù)管理和生產(chǎn)管理具有重要意義。在我國醫(yī)藥企業(yè)中，加強庫存管理的內(nèi)部控制已成為規(guī)范企業(yè)管理效率的重要途徑。本文探討了如何加強醫(yī)藥企業(yè)庫存管理的內(nèi)部控制，并對制藥企業(yè)庫存管理的內(nèi)部控制提出了一些建議。

一、存貨管理內(nèi)部控制的重要性

庫存是公司生產(chǎn)周期和銷售利潤的起點。庫存管理在公司日常運作中起著重要的作用。庫存占制藥企業(yè)流動資產(chǎn)的很大一部分，所以，在制藥企業(yè)的日常經(jīng)營管理中，需要找到一個銷售和生產(chǎn)之間的平衡點，不僅能保證生產(chǎn)能力得到有效利用，而且還可以最大限度地提高公司庫存產(chǎn)品的變現(xiàn)能力。想要找到這一平衡點，首先要制定完善的庫存管理計劃，并與生產(chǎn)計劃相適應(yīng)。制藥企業(yè)的庫存具有庫存量大、流動性強等特點。所以，企業(yè)庫存計劃需要將制藥企業(yè)的庫存特點考慮其中。倉庫管理人員對進出境庫存有詳細完整的會計記錄，并負責庫存的盤點。倉庫應(yīng)始終進行庫存，以確保庫存賬戶與事實相符。制藥企業(yè)應(yīng)選擇一種適合于計算庫存成本的定價方法。相同類型的庫存使用相同的定價方法。年定價方法確定后，不得隨意變更。

二、制藥企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）出庫、入庫驗收環(huán)節(jié)不完善，存在漏洞

因中藥是制藥企業(yè)的主要原材料，所以，在趕工期的情況下，質(zhì)量會有所下降，出現(xiàn)問題的概率明顯提升。在驗收入庫的時候，質(zhì)檢人員與倉庫管理人員也會為了及時交貨，對貨物不能嚴格的按照質(zhì)量標準一一的清查，只是進行抽樣調(diào)查。抽樣的方式并不適合在制藥企業(yè)的驗收之中，存在很大的誤差。質(zhì)量是企業(yè)發(fā)展的根基，質(zhì)量出現(xiàn)問題，直接影響了制藥企業(yè)未來的發(fā)展。同樣，存貨的時間過長，產(chǎn)生損耗是必然的情況。藥品公司的庫存損失率在3%以內(nèi)是正常的，因此，只要庫存損失率在年底保持在3%以下，倉庫經(jīng)理將允許自我收購。此外，缺乏授權(quán)和審批制度也會給產(chǎn)品的質(zhì)量和安全帶來隱患。收貨人隨機計數(shù)，生產(chǎn)材料的質(zhì)量控制活動缺失。

（二）采購人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)存在缺陷

對于制藥企業(yè)的特殊采購模式，由于經(jīng)濟效益的驅(qū)動，采購方必須具備一定的專業(yè)技能和職業(yè)道德，才能鑒別出優(yōu)質(zhì)中藥的來源，而不是選擇過期中藥的來源。該部只規(guī)定買方完成任務(wù)的考績標準，不包括對購買者負責的原始貨物的評價指標。目前，采購部門越來越重視采購人員與當?shù)乜蛻舻年P(guān)系，企業(yè)比較傾向具有當?shù)乜蛻糍Y源的人員使用，忽視了采購人員的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)。這樣就導(dǎo)致了不合格原材料由于采購人員的能力有限及回扣等因素的影響，流入企業(yè)之中，為企業(yè)的良好運營帶來嚴重的影響。

（三）清查盤點工作不仔細，漏洞百出

一些高價值、稀缺的藥材單獨存放在倉庫中，但在日常庫存中卻不自覺地被排除在外。之所以建立這個倉庫，是因為這個庫存物品的價值很高，數(shù)量和規(guī)格都有特殊的規(guī)定，而且?guī)齑鏀?shù)量相對不足，同時，為了避免多次采購會融入不當?shù)乃幤吩霞霸斐刹槐匾膿p壞，所以企業(yè)盡可能的采取減少采購次數(shù)，增加采購數(shù)量的措施。因此，事實上，這種高價值藥品的庫存是為了填補實際庫存情況。每年檢查的實際庫存數(shù)量是可數(shù)的，無形中增加了庫存損失給企業(yè)造成不良的影響。另一方面，制藥企業(yè)的庫存管理是相對高效的，管理步驟也比較完善，涵蓋了庫存的所有方面。但內(nèi)部控制風險依然存在。公司的庫存系統(tǒng)需要每季度或不定期地進行清點，而制藥企業(yè)的庫存只需每六個月對所有資產(chǎn)進行定期盤點。檢查的周期較長，給了有心人可乘之機，相關(guān)的負責人只需在檢查前進行完善就可以將庫存中的問題隱藏起來，從而影響庫存管理的效果。庫存的賬號也會出現(xiàn)結(jié)果不明的情況，庫存存儲和使用文件是否缺乏，庫存是否老化、丟失、混亂、不規(guī)則等等問題都需要專業(yè)人員進行跟進，但在現(xiàn)實這部分的責任落實是缺失的。

（四）存貨倉儲內(nèi)部控制意識不強

倉單不符合實際庫存信息，賬面大于實際噸位，倉單不完整，送貨收據(jù)附在個人倉庫上。沒有收據(jù)。這是庫存中常見的問題，并且這些問題的原因都有可能歸咎于原材料受到自然環(huán)境的損害而導(dǎo)致的。但事實上，我們都知道，并非如此，但一般制藥企業(yè)沒有更好的辦法去控制這些現(xiàn)象，相關(guān)責任也沒辦法落實到實處，所以一般只能作罷，久而久之，企業(yè)對存貨倉儲內(nèi)部控制的關(guān)注度也逐漸淡化。

三、制藥企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制存在問題的原因

（一）存貨管理內(nèi)部控制沒有有效的監(jiān)督機制

一方面，機構(gòu)設(shè)置的不合理，不僅僅對內(nèi)部監(jiān)督效率產(chǎn)生影響，而且由于無意或故意忽視內(nèi)部控制監(jiān)督，導(dǎo)致管理人員缺乏職業(yè)道德和專業(yè)精神。公司不能依靠內(nèi)部監(jiān)督來獲得準確、公平和有效的信息。應(yīng)綜合多方面存在問題找到之間的關(guān)系，從而發(fā)現(xiàn)制藥企業(yè)庫存方面存在哪些問題。

另一方面，企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)管存在漏洞。也反映在以后的庫存工作中。由于缺乏庫存績效考核體系，使得管理者對超額庫存和庫存損失的獎懲沒有明確的標準。保管人的工作與敷衍了事的差別不大，很難調(diào)動保管人工作的積累。兩極分化導(dǎo)致了內(nèi)部庫存控制的全面推進。因此，完善的內(nèi)部監(jiān)督必須有一套合理有力的績效獎懲制度，才能調(diào)動起庫存保管人員的工作積極性，為庫存的完整性和有效性提供保障。

（二）對存貨管理內(nèi)部控制的重要性認識不足

制藥企業(yè)已經(jīng)建立了包括庫存管理在內(nèi)的內(nèi)部控制體系，但企業(yè)一般會將發(fā)展的重點放在企業(yè)的營銷方面。營銷是企業(yè)庫存價值變現(xiàn)的最終程序，管理者對這一環(huán)節(jié)高度重視是無可厚非的，但同時也需統(tǒng)籌兼顧其他方面對企業(yè)發(fā)展的作用。企業(yè)內(nèi)部在生產(chǎn)銷售方面的注意力過于集中，也是導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制缺失的主要原因，對企業(yè)在發(fā)展經(jīng)營中的風險意識較為薄弱。

在企業(yè)內(nèi)部控制體系制定的過程中，照搬其他企業(yè)內(nèi)部控制的基本規(guī)范及其配套標準，缺乏庫存內(nèi)部控制的原則，沒有充分認識到內(nèi)部控制在風險管理中的重要性。目前，多數(shù)的制藥企業(yè)的內(nèi)部控制活動涉及庫存管理，風險管理和控制的重點還不夠。在醫(yī)藥領(lǐng)域，公司不僅僅是營利組織，同時也承擔著許多社會責任。在注重經(jīng)濟效益的同時，需統(tǒng)籌兼顧社會效益，保障人民的用藥安全，所以需藥品庫存、加工和運輸來源進行有效的控制。制藥企業(yè)缺乏庫存控制活動，在生產(chǎn)線上缺乏識別廢品的控制和損壞倉庫管理庫存的意識，使得一些工作人員找到了企業(yè)內(nèi)部控制管理制度的控制，進行個人利益的謀取，對公司的健康發(fā)展產(chǎn)生不良的影響。

（三）公司各部門之間的交流和溝通不暢

制藥企業(yè)一般都會有自己企業(yè)內(nèi)部的信息管理平臺，企業(yè)的內(nèi)部信息和相關(guān)的數(shù)據(jù)都會在平臺中錄入展示，這樣不僅提高了生產(chǎn)和發(fā)展的效率，更能夠優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)。但另一方面，平臺的建設(shè)，讓企業(yè)內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系不再密切，各掃門前雪的現(xiàn)象極為嚴重，導(dǎo)致了一些中間地帶的工作無人認領(lǐng)，加大了內(nèi)部控制的問題。同時，加之風險意識不強，導(dǎo)致許多部門的編碼文檔未及時更新。檢查項目是否有收入時，系統(tǒng)代碼標識失敗，系統(tǒng)不能入庫。倉庫管理員只能手動輸入存在的偏差等等問題，在每月末的存貨核算和存貨報表中就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤和缺失等問題，影響了財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性。

（四）粗放型管理導(dǎo)致存貨管理方面存在漏洞

制藥業(yè)原料和藥材的來源和質(zhì)量直接關(guān)系到藥品的安全，對藥品關(guān)鍵供應(yīng)商的控制至關(guān)重要。制藥企業(yè)對采購選擇的原料供應(yīng)商的要求是極為嚴格的，供應(yīng)商的藥材來源有明確的出處。同時，制藥企業(yè)每一次的采購都是大批量的采購，這樣一定會對庫存成本增加壓力，企業(yè)想要緩解這方面的壓力，首先加大了生產(chǎn)，提高了原材料的變現(xiàn)能力和價值的實現(xiàn)。因此，在供應(yīng)商選擇模型中，管理層傾向于考慮庫存價格與質(zhì)量的效率比。這種想法在短時間內(nèi)可以增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，但從長遠來看，這些供應(yīng)商更有可能出現(xiàn)質(zhì)量參差不齊和交貨延遲的情況。長期供應(yīng)單位、交貨日期和地點的不確定性將給企業(yè)倉庫的庫存管理帶來壓力。

四、制藥企業(yè)存貨管理內(nèi)部控制完善措施

（一）在存貨采購環(huán)節(jié)進行風險控制

制藥企業(yè)可以根據(jù)部門制定的生產(chǎn)計劃，通過系統(tǒng)OA將信息傳遞到倉庫。倉庫管理中心在盤點現(xiàn)有倉庫庫存時，將生產(chǎn)所需的原料通知到采購部門，采購部門制定相關(guān)的采購方案，在采購的過程中，采購部門需要將采購信息及時的額上傳到企業(yè)的內(nèi)部信息平臺中，與其他部門共享數(shù)據(jù)，以此保證采購過程的真實性和及時性，讓采購過程變得透明，利于企業(yè)內(nèi)部控制和監(jiān)督。原材料的供應(yīng)商應(yīng)在公司合作的企業(yè)中進行擇優(yōu)選擇，并將申請?zhí)峤唤o部門主管審查采購人員的準備情況，由部門主管審批后進行項目的審查，同時制定采購的要求和相關(guān)的計劃主，這一過程需要企業(yè)內(nèi)部的審計人員共同參與，找出是否參與欺詐交易和虛擬客戶，或請購說明書不符合采購計劃的現(xiàn)象出現(xiàn)。購房單價高于往年，需經(jīng)主管批準。采購活動可以進行;公司請購單按數(shù)量填寫，采購合同完全由采購部門保存，請購文件和合同保存在安全的地方，供今后審查。

（二）在存貨入庫環(huán)節(jié)進行風險控制

庫存貨物到達工廠后，倉庫管理人員和質(zhì)檢部人員根據(jù)采購經(jīng)理提供的采購清單對運輸司機的卸貨情況進行監(jiān)督，并確認庫存貨物的狀態(tài)。在采購訂單上，將供應(yīng)商藥品的原密封加蓋倉庫。確認后，倉庫經(jīng)理簽字，進入等待區(qū)進行檢查。以貴州百靈制藥有限公司為例，質(zhì)量監(jiān)督部的工作人員對監(jiān)督區(qū)的存貨質(zhì)量進行監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)村子的問題，會及時的與采購部門進行溝通，找到問題的原因并盡快處理，以此確保不會影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。如果問題是由于供應(yīng)商導(dǎo)致的，應(yīng)及時的與供應(yīng)商聯(lián)系補償、退款、扣減額等方式處理。在貨物通過驗收檢驗的質(zhì)檢部門，倉庫管理人員應(yīng)在數(shù)據(jù)倉庫的基礎(chǔ)上存放貨物。入庫的相關(guān)手續(xù)辦理完成后，應(yīng)及時的給予供應(yīng)商進行結(jié)算，供應(yīng)商提供的財務(wù)聯(lián)合訂單、發(fā)票（或其他手續(xù)）應(yīng)轉(zhuǎn)移到財務(wù)處進行檢查。倉庫管理員應(yīng)保管倉庫收據(jù)，倉庫信息操作員應(yīng)及時記錄倉庫數(shù)據(jù)和信息[1]。

（三）完善制藥企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)

質(zhì)量檢驗單位對生產(chǎn)線上的不合格品和成品廢料的確認完全負責。很多制藥企業(yè)生產(chǎn)部門的報廢率和工作人員的績效有直接的聯(lián)系，部門的負責人會故意壓低生產(chǎn)線上產(chǎn)品的報廢率，以此提高部門的績效獎金。質(zhì)量檢驗單位與生產(chǎn)部門同屬一處，同樣有經(jīng)濟利益聯(lián)系。所以，制藥企業(yè)的質(zhì)檢部直接由公司高層領(lǐng)導(dǎo)，獨立承擔藥品質(zhì)量生產(chǎn)的全部責任。質(zhì)量監(jiān)督部門不僅要對生產(chǎn)線上的藥品質(zhì)量進行監(jiān)督，還要進行檢驗、檢驗等一系列檢查，并接受倉庫的原材料庫存、退回、處置、儲存、運輸和銷售等等方面。在庫存安全的每一個關(guān)鍵控制點，質(zhì)量檢查人員都是必不可少的。質(zhì)量監(jiān)督部門的工作人員的獨立性非常重要，同時，也需要對監(jiān)督部門的工作人員進行專業(yè)方面的提升和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，以此來提升監(jiān)督的合理、準確，在公正的情況下對每一項產(chǎn)品進行合格的檢驗。對于生產(chǎn)車間的廢品率，公司應(yīng)建立完整的生產(chǎn)體系，質(zhì)量監(jiān)督部門是其中的重要組成部分。成品、原材料、半成品倉庫由于存放不當導(dǎo)致的損壞需要及時的與倉庫管理部門還應(yīng)與質(zhì)量監(jiān)督人員聯(lián)系，由質(zhì)量監(jiān)督部門簽署廢物表格，可取消監(jiān)督和報廢過程;質(zhì)量檢驗部門還應(yīng)對不合格的產(chǎn)品進行召回等措施[2]。企業(yè)應(yīng)與倉儲生產(chǎn)部門同時開展質(zhì)量監(jiān)督工作，建立健全質(zhì)量檢驗部門的規(guī)章制度，保證部門的獨立性，為企業(yè)的核心利益提供保障。

（四）建立科學(xué)合理可行的倉儲管理制度

以貴州百靈制藥有限公司為例，企業(yè)建立了標準單體對中草藥倉庫和特定儲存要求，以確保中草藥的藥效符合國家GMP有關(guān)規(guī)定，但對于中草藥而言，每種中草藥的最佳保修期，都存在很大的差異，例如，陳皮干和干橘皮同屬一種傳統(tǒng)的中藥，但柑橘皮貯藏時間越長，其自身的價值就會越高，但同時，對庫存儲藏的條件要求也頗高。所以，如果將原料分為單一低溫儲存和冷藏儲存，很容易造成原材料使用上的混亂和高價值中藥的流失[3]。針對這一問題，貴州百靈制藥有限公司在重要原料庫存方面進行了細致的分類，同時，制定了庫存價值評估管理的相關(guān)方案，對具有較高要用價值的重要進行庫存管理的投資。在分類倉庫中，從常用的中草藥中分離出來，可以減少中藥在貯藏、收貨和收貨過程中的無形損失。制藥企業(yè)有多種原料和藥材。在日常的接收、分配和倉儲管理活動中，企業(yè)需要借助性格的管理系統(tǒng)的應(yīng)用，將ABC庫存管理方法引入到企業(yè)管理之中，對生產(chǎn)原料及相關(guān)的中草藥的價值進行分析，并進行分類儲存，同時，重點關(guān)注高價值的原料庫存管理內(nèi)容。

（五）加強企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)管

制藥企業(yè)在設(shè)計和實施完整的庫存內(nèi)部控制體系的同時，應(yīng)建立配套的內(nèi)部控制評價體系，確保內(nèi)部控制系統(tǒng)的設(shè)計和實施。庫存內(nèi)部控制評價體系一方面，需要保證庫存內(nèi)部控制計劃的全面性、合理性和有效性。制藥企業(yè)內(nèi)部控制評價系統(tǒng)應(yīng)涵蓋公司庫存活動的所有過程和控制節(jié)點，并確保在公司內(nèi)部控制系統(tǒng)中考慮每個風險點。合理性是指庫存內(nèi)部控制的設(shè)計是否適合制藥企業(yè)的行業(yè)特點。風盤存過程控制點的設(shè)計能否應(yīng)用于制藥企業(yè)的庫存，能否嚴格防范風險，能否有效地實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)。庫存內(nèi)部控制自評表的內(nèi)容應(yīng)考慮庫存管理周期中重要的控制風險節(jié)點。通過自我評價，企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的內(nèi)部控制缺陷。在評估庫存內(nèi)部控制的過程中，員工應(yīng)遵循公平、公正、客觀的原則，如實評價內(nèi)部控制的實施情況，找出問題的根源，并根據(jù)具體情況研究實現(xiàn)其最終責任人的具體程序。充分發(fā)揮庫存內(nèi)部控制自我評價的作用。

五、結(jié)束語

庫存內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要組成部分。它對提高企業(yè)管理效率起著至關(guān)重要的作用。設(shè)計并有效實施一套全面的庫存內(nèi)部控制系統(tǒng)，可以幫助企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化。作為世界上人口最多的國家，中國醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)具有巨大的市場潛力。近年來，醫(yī)藥工業(yè)發(fā)展迅速。在擴大市場規(guī)模的同時，制藥公司也在為群眾承擔藥品安全的責任。對于制藥業(yè)來說，庫存是藥品安全生產(chǎn)和儲存的最重要因素。如何有效、合理地控制庫存周轉(zhuǎn)成本，掌握庫存的存在狀態(tài)，使庫存能夠創(chuàng)造出更好、更快、更高的福利企業(yè)，庫存管理是企業(yè)內(nèi)部控制的目標，企業(yè)管理者的環(huán)節(jié)需要特別注意。

參考文獻：

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