新時(shí)期地方高校人事檔案管理優(yōu)化研究

廖利香 吳青霞

高校人事檔案是高校干部任免、教職工職稱晉升、工資晉級(jí)、工齡計(jì)算、工作調(diào)動(dòng)、戶口遷移、房產(chǎn)公證、政審工作及各種社會(huì)保險(xiǎn)辦理等項(xiàng)目的重要依據(jù)。人事檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)各級(jí)人事檔案管理提出更高的要求。由于各種原因，地方高校人事檔案管理存在著許多的問題，這些問題嚴(yán)重阻礙了人事檔案作用的發(fā)揮。對(duì)地方高校人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行研究，進(jìn)一步探討地方高校人事檔案管理的優(yōu)化策略，讓地方高校人事檔案管理在高校建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮積極的作用，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、新時(shí)期地方高校人事檔案管理存在的問題

經(jīng)過改革開放多年發(fā)展，中國(guó)進(jìn)入了經(jīng)濟(jì)和國(guó)力增長(zhǎng)快速時(shí)期，新的時(shí)代對(duì)人事檔案管理提出了新的要求。但地方高校人事檔案管理存在著的一些問題，制約了人事檔案管理的發(fā)展，如教職工的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)、人事檔案管理復(fù)合型人才缺乏、檔案管理信息化水平較低等。

1.全員檔案意識(shí)不強(qiáng)

人事檔案，直接關(guān)系到高校教職工個(gè)人利益和高校的用人政策，任何時(shí)候都是一個(gè)敏感的問題。然而，無論是高校領(lǐng)導(dǎo)層、人事檔案管理員，還是普通教職工對(duì)人事檔案的重視還不夠。首先，地方高校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。長(zhǎng)期以來，地方高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)、科研和學(xué)生管理等直接關(guān)系到高校聲譽(yù)的工作給予高度重視，人事檔案管理作為教輔工作，嚴(yán)重被邊緣化，夠用就行的陳舊觀念沒有徹底改變。其次，部分人事檔案管理員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。個(gè)別地方高校的人事檔案管理員對(duì)自身工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案館只是教輔部門，不被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，自己只是一個(gè)小小的人事檔案管理員，人事檔案只要找得到就行，不關(guān)心人事檔案管理方法的創(chuàng)新和檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，忽視人事檔案管理的宣傳工作。再次，教職工對(duì)自身的人事檔案認(rèn)知度不夠。由于人事檔案的保密性、政治性，致使教職工認(rèn)為檔案館是保密局，人事檔案是神秘的，難以接近，人事檔案管理是檔案館的事，與己無關(guān);部分教職工對(duì)人事檔案了解甚少，不知道人事檔案到底包含些什么內(nèi)容，也不知道人事檔案對(duì)自身的重要性;有的教職工讀博或出國(guó)不回學(xué)校的，認(rèn)為人事檔案只要放在學(xué)校檔案館就行，時(shí)間久了，造成“人檔分離”。最后，部分教職工和個(gè)別職能部門對(duì)材料歸檔意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)人事檔案中缺失的材料補(bǔ)交工作響應(yīng)不積極，個(gè)別校內(nèi)部門該定期向檔案館移交的人事檔案材料處理不及時(shí)，難以如期將該移交人事檔案材料如期歸檔。

2.復(fù)合型管檔人才缺乏

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種資料采用電子文檔備份和貯存，辦公無紙化，是一種必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的高校人事檔案管理模式已不能滿足時(shí)代的要求，必須采用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)高校人事檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。在新時(shí)期，人事檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求更高，人事檔案管理員必須是既懂人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、又能熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)及操作的復(fù)合型人才。然而，檔案館是清水衙門，待遇不高，難以吸引到懂檔案專業(yè)知識(shí)、又具備較高計(jì)算機(jī)操作水平的復(fù)合型人才。一些地方高校檔案館的人事檔案管理員是從校內(nèi)別的部門轉(zhuǎn)崗而來，大多缺乏檔案學(xué)專業(yè)背景，即使是檔案學(xué)專業(yè)出身，也缺乏信息化技術(shù)相關(guān)知識(shí)。他們忙于接收、整理、分類、立卷、查借閱、轉(zhuǎn)出等繁雜的日常性工作，外出培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)較少，其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能得不到提高，嚴(yán)重影響了人事檔案的開發(fā)與利用。

3.檔案信息化水平較低

“檔案的信息化建設(shè)”這一概念，最早是在2000年的全國(guó)檔工作會(huì)議中正式提出。人事檔案信息化，將更有效地開發(fā)和利用人事檔案信息資源，提高服務(wù)水平和人事檔案利用率。近年來一些高校人事檔案管理都在逐步實(shí)現(xiàn)信息化，但由于沒有現(xiàn)成的信息化經(jīng)驗(yàn)可以借鑒、信息化意識(shí)不強(qiáng)、信息化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不足及信息化人才缺乏等因素，其信息化水平普遍較低。地方高校由于辦學(xué)層次較低，人事檔案管理信息化水平更低。一方面，一些地方高校使用了人事檔案管理系統(tǒng)，僅局限在檔案目錄的輸入、打印以及簡(jiǎn)單的檢索，但沒有得到充分開發(fā)和利用。如湖南科技學(xué)院檔案館使用的干部人事檔案管理系統(tǒng)，目前只使用了人員花名冊(cè)和檔案整理兩大功能，對(duì)于其它功能，如檔案及材料轉(zhuǎn)遞、檔案提供利用、其它日常管理、管檔單位及人員管理、檔案原件管理、法律法規(guī)查詢、系統(tǒng)管理沒有使用，也不懂如何使用。另一方面，基于保密性等原因，地方高校人事檔案管理系統(tǒng)沒有與學(xué)校相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行綜合化對(duì)接，無法自動(dòng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，云存儲(chǔ)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等無從談起。地方高校人事檔案管理還是以紙質(zhì)檔案為主，很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工來完成。人事檔案管理信息化和現(xiàn)代化水平不高，導(dǎo)致人事檔案信息利用不充分，無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

二、新時(shí)期地方高校人事檔案管理的優(yōu)化策略

地方高校人事檔案管理要適應(yīng)新時(shí)期的要求，就必須克服不足，解決問題，為本校干部任免、職稱晉升、工資晉級(jí)等管理工作提供高效高質(zhì)服務(wù)。

1.加大宣傳力度，提高全員檔案意識(shí)

地方高校人事檔案與人才選拔、工資待遇、職稱評(píng)聘及離退休等都息息相關(guān)，對(duì)每一位教職工來說，是與己關(guān)系密切而又難以接觸到的神秘東西。人事檔案宣傳是人事檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它能夠有效地增強(qiáng)教職工的人事檔案知識(shí)和意識(shí)，提高人事檔案的利用率，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價(jià)值。地方高校檔案館應(yīng)加大人事檔案的宣傳力度，提高全體教職工的檔案意識(shí)，方便人事檔案工作的開展。新時(shí)期地方高校檔案的宣傳工作要注意以下幾個(gè)方面：一是要采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的宣傳媒介。傳統(tǒng)媒介有檔案宣講、宣傳窗、座談會(huì)、開展問卷調(diào)查、校報(bào)、廣播、報(bào)刊、電視等。現(xiàn)代新媒體中的微信、微博、博客、檔案館網(wǎng)站、校園網(wǎng)等具有覆蓋率高、傳播效果好、成本低和使用方便等優(yōu)勢(shì)，受眾面廣。二是宣傳內(nèi)容具有針對(duì)性，注意宣傳的方式方法。多向?qū)W校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)宣傳人事檔案工作的相關(guān)法律法規(guī)、政策、制度，宣講發(fā)展好人事檔案和人事檔案管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的積極作用和價(jià)值，可采用當(dāng)面匯報(bào)和微信、郵件等方式;對(duì)教職工等檔案利用者要宣傳人事檔案對(duì)個(gè)人的作用、價(jià)值，并宣講人事檔案的歸檔類別和各項(xiàng)制度等，可通過開展講座和微信、網(wǎng)站等方式進(jìn)行。三是宣傳對(duì)象要廣泛。首先在學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部中宣傳人事檔案在他們提干中的重要作用，增強(qiáng)他們的人事檔案意識(shí)，其次在人事檔案材料協(xié)助收集人員、檔案所有者及利用者中宣傳，使全體教職工都主動(dòng)配合人事檔案管理員做好人事檔案的管理工作。四是要抓住機(jī)會(huì)開展宣傳。如在校慶、干部換屆等活動(dòng)中，地方高校檔案館在提供相關(guān)支持材料時(shí)，積極聯(lián)系和開展人事檔案相關(guān)宣傳。五是對(duì)新進(jìn)教師入職培訓(xùn)時(shí)進(jìn)行人事檔案知識(shí)培訓(xùn)。將接收和整理新進(jìn)教職工人事檔案發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)溝通，在解決相關(guān)問題時(shí)宣傳（下轉(zhuǎn)10頁）（上接37頁）人事檔案在個(gè)人成長(zhǎng)中的重要性，使檔案意識(shí)扎根于新進(jìn)教師的心中，提高了教職工對(duì)人事檔案的了解與重視程度。

2.采取引育結(jié)合，培養(yǎng)復(fù)合型管檔人才

新時(shí)期對(duì)人事檔案管理提出了新的要求，除了具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和技能，還需具有較強(qiáng)的信息安全技能，以及電子信息采集和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。但部分地方高校的人事檔案管理人員技術(shù)水平較低，難以滿足人事檔案管理工作所需的復(fù)合型人才要求，這極大地影響人事檔案管理和利用效率。地方高?？梢圆扇∫嘟Y(jié)合的方法，培養(yǎng)復(fù)合型人事檔案管理人才。一方面要主動(dòng)出擊搜羅人才，從本校相關(guān)部門或校外引進(jìn)綜合素質(zhì)較高、且符合人事檔案管理要求的人才，特別是具有檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，具有良好計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)背景的人才。另一方面要深挖自身潛力，在現(xiàn)有的檔案管理人員中開展計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)工作要做到常態(tài)化、制度化，培訓(xùn)內(nèi)容要有針對(duì)性;還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的政治思想和職業(yè)道德教育，使得他們具有較強(qiáng)的責(zé)任心和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，從而保證人事檔案信息化管理的安全性。

3.創(chuàng)新管理方法，推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程

新時(shí)期，電子信息化極大地提高了工作效率。全國(guó)各級(jí)檔案部門高度重視檔案信息化，檔案信息化已成為國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分。國(guó)家檔案局頒布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確要求：“創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平”。社會(huì)發(fā)展迅速，人才交流頻繁，人事檔案管理工作量較以往有了極大的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以滿足人事檔案高效利用的要求。要提高人事檔案利用率和利用效率，地方高校人事檔案管理信息化建設(shè)是其發(fā)展的必由之路。高校人事檔案信息化的核心內(nèi)容是通過對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、檔案檢索利用的自動(dòng)化以及檔案管理的現(xiàn)代化，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共用共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案利用服務(wù)的轉(zhuǎn)型和升級(jí)。地方高校人事檔案管理的信息化，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持和配合，通過加大對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，完善信息化設(shè)施設(shè)備，引進(jìn)信息化管理人才;建立并定時(shí)升級(jí)人事檔案管理系統(tǒng)，兼容各部門信息管理平臺(tái);建立相應(yīng)的檔案信息安全保障體系，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)安全防護(hù)管理。

注：本文為湖南省檔案科技項(xiàng)目“局館分設(shè)背景下檔案館職能定為研究”（2019-9-03）

（作者單位：湖南科技學(xué)院檔案館）