成人教育教學(xué)檔案管理工作分析

摘 要：時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，使得檔案管理工作的要求也在不斷地提升，為強(qiáng)化成人教育教學(xué)檔案管理工作的開展，本文就如何做好成人教育教學(xué)檔案管理工作提出了幾點(diǎn)淺見。

關(guān)鍵詞：成人教育教學(xué)檔案;管理工作;信息化管理

因?yàn)槌扇私逃兄鄻踊霓k學(xué)形式，而且在辦學(xué)時(shí)間上的差異又不可避免，所以成人教育教學(xué)檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性、復(fù)雜性，包含了招生檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案、畢業(yè)檔案和教學(xué)文書檔案等，所以成人教育教學(xué)檔案的管理難度較大。為了更好地規(guī)范化的強(qiáng)化對(duì)其的管理，需要我們切實(shí)注重以下工作的開展。

一、 提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)素質(zhì)，健全制度

為了科學(xué)的開展成人教育教學(xué)檔案管理工作，在當(dāng)前的新形勢(shì)下，作為檔案管理人員，必須提高自身對(duì)其的認(rèn)識(shí)，不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)素質(zhì)，通過完善的制度，確保檔案管理職責(zé)得到高效的落實(shí)。

（一） 提高認(rèn)識(shí)

作為檔案管理人員，必須加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化自身的檔案意識(shí)，從內(nèi)心上意識(shí)到強(qiáng)化成人教育教學(xué)檔案管理的必要性，因?yàn)檫@不僅關(guān)乎學(xué)校檔案管理工作，而且還影響用人單位對(duì)受教育者的了解。所以需要認(rèn)識(shí)到這一工作的地位與作用，在思想觀念上要積極轉(zhuǎn)變，注重自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，為成人教育教學(xué)檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二） 增強(qiáng)素質(zhì)

鑒于檔案管理人員的素質(zhì)水平高低直接關(guān)乎到成人教育教學(xué)檔案的管理水平。所以我們必須要注重自身政治素質(zhì)與職業(yè)道德修養(yǎng)的提升，以強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心以及職業(yè)道德規(guī)范約束和提升自身專業(yè)素養(yǎng)看，主動(dòng)積極地參與業(yè)務(wù)技能培養(yǎng)，提高自身在成人教育教學(xué)檔案管理方面的深度和廣度，通過不斷地完善，著力實(shí)現(xiàn)科學(xué)立卷、有序保管，我閱卷提供便利性，在日常工作中，注意經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，加強(qiáng)對(duì)問題的分析和觀察，做好信息的加工、開發(fā)和利用，從而更好地促進(jìn)成人教育教學(xué)檔案管理工作的開展。

（三） 健全制度

成人教育教學(xué)檔案的管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜性，為確保成人教育教學(xué)檔案管理職責(zé)得到有效的落實(shí)，針對(duì)來(lái)源性較廣的成人教育教學(xué)檔案管理工作而言，為確保成人教育教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和完整性，需要在成人教育教學(xué)檔案管理制度上進(jìn)行不斷地完善，既要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的約束，又要確保成人教育教學(xué)檔案管理工作得以規(guī)范的實(shí)施，在工作計(jì)劃、管理方案、檔案收集整理、檔案保管利用等方面的制度，是完善的重點(diǎn)所在，為科學(xué)化、規(guī)范化的管理成人教育教學(xué)檔案奠定堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。

二、 加大投入，強(qiáng)化監(jiān)督，注重編研

在成人教育教學(xué)檔案管理工作中，因?yàn)槠渚哂休^強(qiáng)的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，所以必須在管理工作中加大對(duì)其的投入，并對(duì)檔案管理過程進(jìn)行監(jiān)督，注重檔案編研工作的開展，才能更好地強(qiáng)化對(duì)其的利用。具體而言，需要做好如下工作：

（一） 加大投入

為了提升成人教育教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，需要在檔案管理方面加大投入，注重設(shè)備的更新。尤其是在現(xiàn)代辦公設(shè)備體系不斷完善的現(xiàn)狀下，不管是檔案的傳輸還是檢索以及保管，都將朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，為檔案資源的共享奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，目前還有電子檔案、云檔案和光盤檔案等等方式。而為適應(yīng)新的檔案管理方式，就需要在檔案方面加強(qiáng)設(shè)備和技術(shù)的投入，切實(shí)加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，在文件歸檔和電子檔案建設(shè)方面作為重點(diǎn)投入的對(duì)象，注重現(xiàn)代化設(shè)備的投入，才能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（二） 強(qiáng)化監(jiān)督

為確保成人教育教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升，在加大對(duì)其投入的同時(shí)，還要建立一套完善的監(jiān)督評(píng)估體系，只有在評(píng)估的基礎(chǔ)上才能明確發(fā)展的方向，只有在監(jiān)督中才能更好地發(fā)現(xiàn)問題。因此，需要逐步推行檔案材料監(jiān)督評(píng)估工作的開展，才能實(shí)現(xiàn)成人教育教學(xué)檔案管理工作的專業(yè)化、系統(tǒng)化和現(xiàn)代化。所以我們需要加強(qiáng)對(duì)成人教育教學(xué)檔案評(píng)估方案的完善，制定實(shí)施細(xì)則，明確評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，制定與成人教育教學(xué)檔案管理工作相符的質(zhì)量評(píng)估和監(jiān)督體系，同時(shí)還要對(duì)其執(zhí)行和落實(shí)的情況進(jìn)行監(jiān)督，定期加強(qiáng)對(duì)成人教育教學(xué)檔案管理工作人員、材料的考核，著力提升成人教育教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（三） 注重編研

加強(qiáng)檔案編研工作的開展，旨在更好地提供檔案服務(wù)，所以必須要從傳統(tǒng)的管理理念轉(zhuǎn)移到服務(wù)理念上來(lái)，以提供高品質(zhì)、高質(zhì)量的精品檔案為目標(biāo)，切實(shí)彰顯檔案編研工作的價(jià)值所在。在具體的檔案編研工作中，首先需要嚴(yán)格控制編研選題質(zhì)量，在編研選題過程中，既要結(jié)合學(xué)校實(shí)際與需求，又要具有前瞻性的思想，將社會(huì)對(duì)學(xué)校的關(guān)注點(diǎn)和利用服務(wù)價(jià)值作為編研主題確定的方向。其次，致力于編研技術(shù)水平的提升，目前的檔案編研工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化的辦公，所以對(duì)編研人員的專業(yè)技術(shù)水平也要不斷地提升，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)其的技術(shù)培訓(xùn)和監(jiān)督考核，以信息技術(shù)為載體，強(qiáng)化檔案編研工作的開展，不僅具有時(shí)代氣息，而且能滿足未來(lái)發(fā)展的需要。再次，在編研形式上要逐漸的豐富和完善，緊密結(jié)合學(xué)校與社會(huì)的多元需求，在二三次文獻(xiàn)編制上作為重點(diǎn)，強(qiáng)化檔案信息分析研究與綜合整理，以得到深層次的加工材料，并在此基礎(chǔ)上加大檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，才能更好地根據(jù)某個(gè)專題內(nèi)容來(lái)編制檔案數(shù)據(jù)信息，提供實(shí)效性和針對(duì)性更強(qiáng)的檔案信息。最后，編研的內(nèi)容需要具有多元化的特點(diǎn)，也就是在注重宏觀編研的同時(shí)，還要切實(shí)注重微觀編研，將二者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合的過程中，需要緊密結(jié)合自身的實(shí)際，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)成人教育教學(xué)檔案規(guī)律與特點(diǎn)的研究，結(jié)合自身在成人教育方面的優(yōu)勢(shì)和不足，將成人教育綜合管理特色突出的同時(shí)，強(qiáng)化教學(xué)計(jì)劃的研究，注重學(xué)歷教育的同時(shí)還要注重非學(xué)歷教育，在注重成人面授教學(xué)的同時(shí)還要強(qiáng)化學(xué)生的自學(xué)管理，編研學(xué)生與社會(huì)關(guān)注的信息，從而更好地對(duì)學(xué)生在成人教育中學(xué)習(xí)、能力和品行綜合而又客觀的在檔案中體現(xiàn)出來(lái)。

三、 與時(shí)俱進(jìn)，注重安全，彰顯特色

在成人教育教學(xué)檔案管理工作中，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了更好地強(qiáng)化檔案工作的開展，加強(qiáng)成人教育教學(xué)檔案信息化建設(shè)已成為目前的大趨勢(shì)所在。以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)為載體的成人教育教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用逐漸被我們所重視，但是目前在這個(gè)過程中，安全問題一直成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，所以在檔案信息安全方面必須做到與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)注重對(duì)其的安全投入，才能更好地彰顯自身在檔案安全管理方面的特色。以下筆者以云計(jì)算為例，就如何確保檔案信息資源的安全提出幾點(diǎn)淺見。

云計(jì)算作為大數(shù)據(jù)時(shí)代下新興的一種服務(wù)模式，這一新興計(jì)算和存儲(chǔ)模型中，融合了大量的現(xiàn)代化技術(shù)，比如分布式技術(shù)、網(wǎng)格計(jì)算技術(shù)、虛擬化技術(shù)和并行計(jì)算技術(shù)。其是以計(jì)算為載體的前提下融入運(yùn)營(yíng)服務(wù)，使得其成為一種云計(jì)算商品，利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)傳輸和云計(jì)算能力之后，使得其具有較強(qiáng)的流通性，同時(shí)也可以給公眾開放，這主要是因?yàn)槠渚哂休^強(qiáng)的可靠性，加上價(jià)格優(yōu)勢(shì)十分明顯和便于使用，使得其在大量消費(fèi)市場(chǎng)中占據(jù)了半壁江山。所以越來(lái)越多的高校在成人教育教學(xué)檔案管理中加強(qiáng)對(duì)其的應(yīng)用。所以需要在檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)方面加大投入力度。以下筆者以某高校構(gòu)建的云檔案系統(tǒng)為例展開分析。

（一） 成人教育教學(xué)檔案云管理系統(tǒng)的功能與模塊設(shè)置

1. 用戶管理

用戶管理在系統(tǒng)中屬于三大部分之一。用戶為了獲取云檔案管理系統(tǒng)的使用權(quán)限，事先必須做好注冊(cè)工作，所以新用戶登錄的第一步就是注冊(cè)，在注冊(cè)時(shí)，主要是利用Ajax技術(shù)驗(yàn)證用戶名，若被占用則會(huì)提示用戶名已經(jīng)注冊(cè)的提示，需要用戶重新將用戶名輸入，同時(shí)用戶名不能為空，注冊(cè)用戶還要用密碼來(lái)確認(rèn)，從而加深其對(duì)密碼的記憶，但是為避免個(gè)人隨意性的注冊(cè)，還要用戶填寫自己的郵箱號(hào)。

一般而言，用戶在瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)主要是為了查找某些信息，而云檔案管理系統(tǒng)中，主要是采取瀏覽器的方式來(lái)登陸，這樣就能契合用戶的使用習(xí)慣，有助于用戶使用體驗(yàn)的提升，從而借助瀏覽器的優(yōu)勢(shì)，不用下載客服端，用戶注冊(cè)后只要牢記用戶名和密碼，就能對(duì)個(gè)人存儲(chǔ)主頁(yè)進(jìn)行登錄和管理。而且用戶還能在系統(tǒng)中管理個(gè)人信息，比如實(shí)名認(rèn)證、修改密碼、綁定設(shè)備、綁定手機(jī)等等。

2. 加密檢索模塊

這一模塊的功能旨在提升用戶敏感數(shù)據(jù)在系統(tǒng)存儲(chǔ)中的安全性，加密存儲(chǔ)用戶敏感數(shù)據(jù)。在本系統(tǒng)中，因?yàn)閷?duì)稱加密算法相較于非對(duì)稱加密算法，對(duì)于大量明文數(shù)據(jù)的加密，其在速度上的優(yōu)勢(shì)較高，系統(tǒng)采取基于DES算法的明文數(shù)據(jù)加密技術(shù)，并利用MD5算法，就加密文件名的生成信息摘要，同時(shí)在信息摘要索引中保存，同時(shí)把加密數(shù)據(jù)上傳到云服務(wù)器之中，再借助信息摘要檢索加密數(shù)據(jù)，用戶利用一定的下載功能，就能將所檢索的數(shù)據(jù)往本地下載，按照信息摘要索引，就能得到文件名，當(dāng)加密文件被解密之后，就能得到源數(shù)據(jù)的明文信息。

3. 文件管理

這一模塊的作用旨在對(duì)文件進(jìn)行常規(guī)性的操作，比如瀏覽、上傳、下載、搜索、刪除、備份、加密等，而這些功能能滿足用戶在云存儲(chǔ)使用的基本功能需求。

4. 云檔案管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)采用的開發(fā)平臺(tái)是My Eclipse，采用的開發(fā)語(yǔ)言是JAVA，將JAVA與Struts2、Mybatis相結(jié)合之后實(shí)現(xiàn)，界面設(shè)計(jì)采用JSP，系統(tǒng)架構(gòu)為B/S，以HDFS為載體進(jìn)行云檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。用戶利用其不僅能注冊(cè)，而且還能對(duì)賬戶和文件和進(jìn)行管理，對(duì)文件進(jìn)行上傳和下載以及檢索和備份與加密和刪除等諸多功能。其中的備份功能是系統(tǒng)管理者自由設(shè)置的文件備份數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)地就會(huì)生成備份數(shù)，而敏感數(shù)據(jù)還能實(shí)施加密存儲(chǔ)?？紤]到加密的數(shù)據(jù)信息在檢索時(shí)存在困難，所以在加密數(shù)據(jù)方面設(shè)置信息摘要檢索，這樣用戶就能準(zhǔn)確的搜索加密數(shù)據(jù)，而用戶不常用的文件則能自動(dòng)合并，小文件能自動(dòng)地歸類和上傳。

5. 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

為確保云檔案管理系統(tǒng)的功能得以實(shí)現(xiàn)，必須要強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)工作的開展。在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，本系統(tǒng)采用My SQL，而且在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，需要滿足以下幾點(diǎn)設(shè)計(jì)規(guī)則，一是字段中要具有原子特性，不能再進(jìn)行劃分;二是在滿足第一點(diǎn)規(guī)則的基礎(chǔ)上，表中是每列元素均需要和主鍵之間相互關(guān)聯(lián);三是在滿足前面兩個(gè)條件的前提下，表中不能包含其他的有關(guān)變非關(guān)鍵信息。

（二） 強(qiáng)化系統(tǒng)的維護(hù)

在做好云檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的同時(shí)，還要在日常運(yùn)行中切實(shí)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)，通過加強(qiáng)對(duì)其的維護(hù)，能更好地發(fā)揮其在檔案信息化建設(shè)中的作用，尤其是針對(duì)一些加密數(shù)據(jù)的保護(hù)，需要在維護(hù)中注重漏洞的預(yù)防，才能更好地為檔案管理系統(tǒng)的性能優(yōu)化奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而更好地利用系統(tǒng)加強(qiáng)檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，確保檔案資料的安全，走在時(shí)代發(fā)展的前列，才能更好地適應(yīng)新形勢(shì)的檔案管理需要。因此，需要在系統(tǒng)維護(hù)中將系統(tǒng)安全作為核心，并在此基礎(chǔ)上利用系統(tǒng)強(qiáng)化檔案管理，能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

四、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文首先從常規(guī)的方面論述了如何加強(qiáng)成人教育教學(xué)檔案管理工作的開展。但是為了適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要，本文結(jié)合某高校的實(shí)踐，就其在檔案云管理系統(tǒng)方面的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了闡述和說(shuō)明，同時(shí)提出需要加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)工作的開展，才能更好地實(shí)現(xiàn)信息資源的安全，降低檔案管理成本的同時(shí)，還能提升檔案的信息化建設(shè)水平。未來(lái)我們需要將檔案系統(tǒng)功能的完善、紙質(zhì)檔案系統(tǒng)與云檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接作為發(fā)展的主要方向，同時(shí)注重檔案資源的利用和編研方式的改進(jìn)，也是未來(lái)工作的重點(diǎn)。

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作者簡(jiǎn)介：

李培風(fēng)，湖南省長(zhǎng)沙市，湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院。