高校檔案管理工作探析

張蕾

[摘? 要]高校檔案是我國檔案系統(tǒng)中重要的組成部分，在檔案的提供利用、校史文化建設(shè)、師生教育、檔案服務(wù)等方面都有著自己獨(dú)特的作用。本文分析了高校檔案的特點(diǎn)，并針對高校檔案管理工作存在的人員結(jié)構(gòu)不科學(xué)、資源構(gòu)建不合理、現(xiàn)代化管理水平不高、檔案基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作不足、檔案開放程度有限、社會服務(wù)層次低等問題提出了相應(yīng)的改進(jìn)建議。

[關(guān)鍵詞]高校檔案? 管理現(xiàn)狀? 改進(jìn)建議

高校檔案管理的特點(diǎn)

我國《高校檔案管理辦法》對高校檔案的定義是：高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]。這一定義揭示了高校檔案的本質(zhì)屬性，對高校檔案的形成主體、產(chǎn)生來源、功能價值、檔案形式給出了全面的解釋。

1.管理對象的綜合性

我國高校檔案有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，共分為黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類十一個一級類目及旗下的小類目[2]。高校檔案從整體上一方面為高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了資料保障、文字參考意見，另一方面也為高校的教學(xué)與科研活動提供了依據(jù)。從高校檔案的收集對象來看，隨著高校文娛活動的增多，特殊載體類檔案材料的收集越來越受關(guān)注，學(xué)校每年舉辦的眾多大型學(xué)術(shù)交流活動從策劃到實(shí)施，每個環(huán)節(jié)都會有大量的聲像檔案、實(shí)物檔案被檔案館有意識地收集起來，成為校園文化的一部分。

2.服務(wù)對象的多樣性

目前，我國高校檔案館在提供檔案利用服務(wù)過程中主要形成了四類利用群體。第一類為組織性利用群體。他們主要是以個人代表部門、學(xué)校或?qū)W院組織、學(xué)生組織進(jìn)行檔案查閱或委托業(yè)務(wù)辦理，屬于工作性質(zhì)的檔案利用群體。第二類為教職工個體。他們主要是進(jìn)行個人檔案查詢，如工資發(fā)放記錄、個人工作經(jīng)歷、職稱評定材料等，屬于解決個人問題的檔案利用群體。第三類為學(xué)生個體。主要以應(yīng)屆畢業(yè)生和畢業(yè)校友為主，是高校檔案最大的利用群體，他們主要是查詢學(xué)籍檔案，包括各類學(xué)籍信息登記表、成績單、招生錄用名冊等，屬于解決個人問題的檔案利用群體。第四類為其他社會人員。主要以各領(lǐng)域?qū)W者為主，部分社會組織也有利用檔案的需求，他們對檔案的綜合性要求較高，主要以開放性歷史檔案、研究統(tǒng)計檔案為主，屬于個體研究性質(zhì)的檔案利用群體。

高校檔案管理存在的問題

1.人員結(jié)構(gòu)不科學(xué)

目前，我國高校檔案管理人員結(jié)構(gòu)不科學(xué)，一方面是年齡結(jié)構(gòu)不科學(xué)，出現(xiàn)了斷層的現(xiàn)象，大部分檔案管理人員都是從檔案館成立之初就招進(jìn)來的，隨著時間的推移，其年齡越來越大，而補(bǔ)充進(jìn)來的新鮮血液很少，這就導(dǎo)致高校檔案館通常都是高齡員工帶青年員工，這也是我國檔案管理工作師徒制的集中體現(xiàn);另一方面，高校檔案館工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，綜合素質(zhì)不高，一些高校檔案館在招收管理人員之初欠缺思考，對檔案管理工作重視不夠，不認(rèn)同檔案管理的專業(yè)性，對檔案管理人員的要求比較隨意，導(dǎo)致高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。

2.資源構(gòu)建不合理

（1）檔案門類單一。我國高校檔案歸檔范圍可以分為黨群類、行政類、教學(xué)類、科學(xué)研究類、基本建設(shè)類、出版類、外事類、財會類、聲像類等[3]。雖然檔案法規(guī)定辦畢文件材料要在每年的上半年進(jìn)行歸檔，但高校檔案館在實(shí)際接收過程中，由于學(xué)校許多部門不能按時移交檔案、部分移交的檔案文件存在內(nèi)容不完整等問題，導(dǎo)致許多科研類、基建類檔案內(nèi)容不齊全，無法成套歸檔的現(xiàn)象嚴(yán)重。

（2）檔案收集手段單一。收集工作是檔案館基礎(chǔ)建設(shè)的關(guān)鍵，但高校檔案館在收集檔案過程中秉承傳統(tǒng)接收理念，缺乏主動意識，本應(yīng)保存在學(xué)校檔案館的資料卻散存在其他部門及個人手中，對每年應(yīng)當(dāng)接收的檔案文件缺乏應(yīng)有的規(guī)劃，收進(jìn)檔案館的檔案鑒定、整理工作沒有做好，對師生缺乏宣傳教育，使得檔案館難以開展有效的征集工作。

3.現(xiàn)代化管理水平不高

目前，大部分高校檔案管理工作仍以傳統(tǒng)模式為主，對檔案資源開發(fā)利用意識薄弱，以手工操作為主的服務(wù)方式仍是主流，開發(fā)層次低，效率低，服務(wù)體驗差，對檔案開發(fā)利用僅局限于基礎(chǔ)匯編，即使有編研成果也極難獲得社會認(rèn)可。數(shù)字化管理手段運(yùn)用很少，且對數(shù)字化手段缺乏深層次開發(fā)，難以適應(yīng)社會信息化的發(fā)展要求。

4.檔案基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作不足

檔案管理的基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作就是檔案實(shí)體管理的環(huán)節(jié)，是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務(wù)的[4]。當(dāng)前，我國高校檔案管理部門大多存在基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作薄弱的現(xiàn)象，在檔案的編研、利用環(huán)節(jié)表現(xiàn)尤為突出。

檔案編研是以高校館藏檔案資源為依托，為滿足社會利用需求而進(jìn)行檔案內(nèi)容研究后編寫印發(fā)的各種形式的參考資料和文獻(xiàn)資料。目前，我國高校檔案館存在館藏資源不足，無法為專題研究、檔案開發(fā)提供有效的材料支撐，檔案編研隨意性大，編研成果鑒定沒有客觀標(biāo)準(zhǔn)參考，使得編研成果利用價值不高，對館藏檔案信息資源的挖掘力度和深度不夠等問題，在很大程度上制約了高校檔案的編研利用。

5.檔案開放程度有限

檔案開放是檔案信息資源發(fā)揮價值的最佳途徑，但目前我國高校檔案開放卻走了兩個極端。

第一，消極對待。高校檔案管理人員長期受傳統(tǒng)思想影響，一直認(rèn)為檔案是國家管理的工具，高校檔案館應(yīng)當(dāng)為高校服務(wù)，不應(yīng)該對社會開放，認(rèn)為檔案開放可能會影響安全，加之受檔案管理傳統(tǒng)思想的束縛，檔案鑒定開放工作發(fā)展也相對滯后，在館藏檔案開放與不開放的問題上，管理者大多采取保守態(tài)度確定開放利用的范圍。

第二，冒進(jìn)開放。一部分人錯誤地認(rèn)為加大檔案館對社會的開放力度，解禁館藏檔案，讓公眾更多地使用檔案能提高檔案館自身的影響力，能夠推動社會的發(fā)展。然而這是一種不負(fù)責(zé)任的、冒進(jìn)的思維方式，這種不加以區(qū)分、過度開放的行為做法會使一些機(jī)密檔案公開到公眾視野中。

6.社會服務(wù)層次低

受傳統(tǒng)觀念的影響，高校檔案館一方面重收藏輕利用，單純把檔案作為為高校行政管理提供價值憑證的工具，沒有站在高校師生和社會公眾的立場看待檔案，沒有思考如何為社會提供有效的服務(wù);另一方面是館藏類型單一，其中行政公文檔案占據(jù)了大部分，相對利用率較低，而社會利用需求高的科研檔案等又存在開放受限、收集不完整等現(xiàn)象，無法向社會提供有效的服務(wù)工作。系統(tǒng)梳理傳統(tǒng)文化資源，讓收藏在禁宮里的文物、陳列在廣闊大地上的遺產(chǎn)、書寫在古籍里的文字都活起來[5]，這是習(xí)近平總書記對文化工作的厚望，也為檔案管理工作指明了方向，能夠讓檔案信息資源活起來。

高校檔案管理工作改進(jìn)建議

1.建設(shè)科學(xué)的檔案管理人員隊伍

高校要建設(shè)一支知識結(jié)構(gòu)“多元化”的檔案管理人員隊伍，應(yīng)及時肯定檔案工作者的成績，積極調(diào)動檔案人員的積極性。一是檔案管理工作重要性的意識建設(shè)。檔案是在高校管理與教學(xué)活動中形成的有價值的歷史記錄，能為高校文化開發(fā)和教學(xué)研究提供有力支持。因此，檔案管理人員要從思想上認(rèn)識檔案工作的重要性。二是檔案管理人員的素質(zhì)能力建設(shè)。檔案管理是一種專業(yè)性極強(qiáng)的工作，管理人員必須把握好每一個環(huán)節(jié)，面對日益復(fù)雜的檔案管理工作表現(xiàn)出良好的專業(yè)素質(zhì)，能夠準(zhǔn)確應(yīng)對數(shù)字化環(huán)境下檔案管理工作的變化，并能提前做準(zhǔn)備。

2.實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理規(guī)劃

高校檔案管理工作一直存在一個誤區(qū)，那就是過于看重檔案的保密工作，局限于對形成者的價值開發(fā)。高校檔案管理人員面對信息快速發(fā)展的現(xiàn)代社會，應(yīng)以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，優(yōu)化檔案資源配置為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源規(guī)劃，注重檔案信息資源的整合工作。從整體上對高校檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效分析，規(guī)劃統(tǒng)一方案和制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，讓孤立的檔案信息轉(zhuǎn)化為相互關(guān)聯(lián)的信息系統(tǒng)，并根據(jù)高校檔案的特點(diǎn)及形式，從檔案利用者的現(xiàn)實(shí)需求和潛在需求角度，將分散、無序的檔案資源進(jìn)行科學(xué)、合理的優(yōu)化配置，使其變成一個系統(tǒng)而全面的大檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理規(guī)劃，為檔案利用者提供高效便捷的服務(wù)，減少檔案管理過程中的資源浪費(fèi)。

3.學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理模式

現(xiàn)代化的檔案管理模式需要完善的管理制度約束和規(guī)范，制度建設(shè)是高校檔案管理工作實(shí)施的前提。通過建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作流程制度化，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任，保證整個檔案管理過程中各項工作都能落到實(shí)處。

檔案管理工作有了制度的保障，還需要精細(xì)化的規(guī)范操作，對檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)按照相關(guān)法律條令和高校標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格把控。如檔案收集環(huán)節(jié)要做好文件目錄的比對，整理環(huán)節(jié)要保證檔案的齊全完整，經(jīng)鑒定要銷毀的要做好監(jiān)管與記錄工作，整個利用環(huán)節(jié)要保證檔案安全保密。

4.重視檔案的收集與利用工作

我國高校檔案館沿用傳統(tǒng)的收集方式，造成館藏不豐富、內(nèi)容不完整等問題。在收集過程中更偏重對黨政文件材料的收集，對學(xué)校發(fā)展過程中產(chǎn)生的其他文件材料缺乏主動收集的意識，對檔案的完整性和真實(shí)性鑒定不到位，無法為檔案利用者提供有效服務(wù)。

高校檔案館要解決檔案門類單一、接收手段單一的問題，必須由被動變主動，對每年應(yīng)接收的文件材料進(jìn)行規(guī)劃，加大收集力度，制訂規(guī)范的制度標(biāo)準(zhǔn)，堅持把歸檔范圍內(nèi)的檔案收集到檔案館中，對散存在個人手中的檔案進(jìn)行登記，同時要努力爭取到檔案館中。

5.加強(qiáng)檔案開放鑒定工作

檔案開放鑒定是指館藏檔案對社會開放范圍的鑒定，它的主要任務(wù)是區(qū)分館藏檔案中哪些可以開放，哪些要控制使用[6]。高校檔案館由于館藏檔案的特殊性，必須對檔案開放程度拿捏到位，既不全盤托出，又不全部封鎖，在檔案開放鑒定時必須按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格地開放鑒定工作。

高校檔案館在進(jìn)行檔案開放的同時，還要開放檔案館、開放檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，逐漸改變傳統(tǒng)的保守主義思想，準(zhǔn)確把握檔案的價值功能，尊重檔案價值規(guī)律，充分發(fā)揮檔案的作用。同時讓公眾更多地走進(jìn)檔案館，了解檔案的管理流程，解除檔案在公眾心中的神秘性，使檔案管理工作更具有針對性。

6.提高檔案的社會服務(wù)水平

高校檔案館的編研成果以大事記、組織沿革為主，編撰語言過于學(xué)術(shù)化，缺乏趣味性，使得實(shí)際使用率低。為使檔案便于公眾接受，檔案管理人員需要對館藏檔案進(jìn)行挖掘和加工，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，增強(qiáng)其流通性與共享性，將零散檔案內(nèi)容按專題整合，讓利用群體能夠直接獲得自己想要的、完整的信息資源，同時要開展網(wǎng)上服務(wù)、在線服務(wù)，構(gòu)建資源共享系統(tǒng)。

檔案管理工作的最終目的是為檔案利用者提供高效的服務(wù)，檔案管理沿用傳統(tǒng)的閱覽、復(fù)制、展覽等利用方式，大都只針對用戶的實(shí)際需求，對用戶潛在的需求分析不到位。因此，提高檔案社會服務(wù)的水平，首先要思考如何把檔案的內(nèi)容信息轉(zhuǎn)化成為一種文化資源，體現(xiàn)自身館藏特色，對利用群體進(jìn)行有針對性的研究，了解自己的服務(wù)對象;其次要對館藏檔案信息資源有充分的認(rèn)識，能夠?qū)n案內(nèi)容與時事、社會熱點(diǎn)等信息聯(lián)系起來，讓公眾在關(guān)注社會熱點(diǎn)的同時，了解檔案，認(rèn)識歷史，從而讓檔案的服務(wù)方式活起來。

參考文獻(xiàn)：

[1]《高校檔案管理辦法》（第一章），2008。

[2]《高校檔案管理辦法》（第四章），2008。

[3]《高校檔案管理辦法》（第三章），2008。

[4]馮惠玲：《檔案學(xué)概論》（第二版），中國人民大學(xué)出版社，2006。

[5]中共中央宣傳部：《習(xí)近平總書記系列重要講話讀本》，學(xué)習(xí)出版社，2016。

[6]聶云霞、晏秦：《檔案開放與檔案控制：檔案利用辯證關(guān)系探析》，《湖北檔案》2014年第9期，第18-20頁。

作者單位：咸陽師范學(xué)院檔案館? 陜西咸陽