從黑客化辦公角度論高校院系辦公室效能提升策略

楊美元

[摘 要]高校院系辦公室管理人員面對(duì)內(nèi)容相似、重復(fù)率高的繁雜工作，可以用黑客化的思維和辦公方式，從點(diǎn)燃工作激情、培養(yǎng)自省和學(xué)習(xí)能力等方面入手，以積極樂(lè)觀的心態(tài)，通過(guò)增強(qiáng)主觀能動(dòng)性、樹立辦公“精品”意識(shí)、深化全局意識(shí)、提升專注力和強(qiáng)化執(zhí)行力，從而提升辦公室管理效能，將辦公室的工作境界從“把工作做完了”提升到“把工作做好了”的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)高效辦公和快樂(lè)辦公。

[關(guān)鍵詞]黑客化辦公;高校院系;提升;管理效能

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2019）08-0196-03

高校院系辦公室是學(xué)校和教職工、學(xué)校和學(xué)生之間聯(lián)系的橋梁和樞紐，發(fā)揮著上傳下達(dá)的紐帶功能，是維系二級(jí)院系教學(xué)科研工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的指揮中心。如何將學(xué)校的相關(guān)方針政策高效地貫徹落實(shí)到實(shí)處，關(guān)系到院系乃至學(xué)校的快速發(fā)展。而管理效率的提高能更好地使辦公室成為教學(xué)科研的有力助推器[1]。

一、高校院系辦公室的工作現(xiàn)狀

近年來(lái)，學(xué)校一方面將工作重心向各二級(jí)院系下移，賦予了各二級(jí)院系更多的職責(zé)和權(quán)利，相應(yīng)的工作量也在不斷地加大加重;另一方面，院系辦公室（學(xué)生工作機(jī)構(gòu)另設(shè)）人員卻在不斷精簡(jiǎn)。以筆者所在學(xué)校為例，院系辦公室從以前的三個(gè)崗位減少到目前的兩個(gè)崗位——教學(xué)秘書崗和辦公室人員崗。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)本科生和研究生教學(xué)相關(guān)活動(dòng)的協(xié)調(diào)安排和管理。辦公室人員如同家庭管家，院系的大事雜事基本上都要參與，主要負(fù)責(zé)院系上情下達(dá)、下情上報(bào)、文秘工作、組織協(xié)調(diào)工作、對(duì)外聯(lián)系和接待工作及領(lǐng)導(dǎo)參謀助手工作。

二、黑客化辦公的源起和意義

高校院系辦公室工作細(xì)而雜，既要上傳下達(dá)，按時(shí)完成學(xué)校各職能部門下達(dá)的日常工作任務(wù);又需協(xié)調(diào)各方關(guān)系、服務(wù)師生員工，保障院系教學(xué)科研工作正常運(yùn)行;還要做好領(lǐng)導(dǎo)的好參謀好助手，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)信息以便領(lǐng)導(dǎo)高效決策。在人員少、工作量多、工作壓力日益增大、工作質(zhì)量要求越來(lái)越高的情況下，如何提升辦公室效能，實(shí)現(xiàn)高效辦公和快樂(lè)辦公有著深遠(yuǎn)的意義，需要辦公室人員跳出常規(guī)去認(rèn)真思考和實(shí)踐。筆者認(rèn)為，黑客化辦公方式可以最大限度地實(shí)現(xiàn)高效辦公和快樂(lè)辦公。

（一）黑客化辦公的源起

“黑客”是英文Hacker的音譯，泛指擅長(zhǎng)IT技術(shù)的人群、計(jì)算機(jī)科學(xué)家[2]。

“黑客化辦公”緣起日本知名暢銷書作家小山龍介《整理的藝術(shù)》中的 “生活黑客（lifeHacher）”。小山龍介認(rèn)為“生活黑客”是擁有創(chuàng)新能力，能夠直面困難、渡過(guò)難關(guān)的人。世界圖書出版公司在《整理的藝術(shù)》出版后記中評(píng)價(jià)小山龍介眼中的生活黑客是具備超強(qiáng)生存術(shù)、工作生活都很成功的人，“他們善于學(xué)習(xí)和總結(jié)，天馬行空卻張弛有度，能自創(chuàng)先進(jìn)方法，對(duì)于解決問(wèn)題總是主動(dòng)出擊、樂(lè)此不疲，能在復(fù)雜多變的環(huán)境中做到游刃有余”。作為辦公室人員，我們是否也可以運(yùn)用生活黑客的思維和方法來(lái)創(chuàng)新辦公思維，提高辦公效率呢？筆者認(rèn)為答案是肯定的。

（二）黑客化辦公的意義

因辦公室事務(wù)細(xì)而雜，成天瑣瑣碎碎，因此很多辦公室人員感覺工作沒(méi)意義，上班只是為了薪水、為了混口飯吃而不得已為之。日子在一天天的得過(guò)且過(guò)中流走，年終考核時(shí)一片茫然，感覺成天就是在混日子或是焦頭爛額地四處“撲火”。但如果辦公室人員能夠運(yùn)用黑客化辦公的思維方式，從較高的層次、新的視角來(lái)看待辦公室工作，以積極的心態(tài)接受在其位就要謀其政的觀念來(lái)關(guān)照辦公室工作，將工作境界從“把工作做完了”上升到“把工作做好了”的最佳工作狀態(tài)，就能實(shí)現(xiàn)完成工作從量到質(zhì)的飛躍，高效快樂(lè)辦公的目的。

三、黑客化辦公的工作方式

在工作任務(wù)日益增多，人員卻在日益減少的情況下，如何不陷入“忙盲?！钡睦Ь?？在整天忙碌于瑣碎的日常事務(wù)，日復(fù)一日機(jī)械地為了工作而工作的困境中，如何提升工作激情？筆者認(rèn)為，可以嘗試采用黑客化辦公的工作方式來(lái)改善。黑客化辦公方式需要辦公室人員增強(qiáng)三種意識(shí)和強(qiáng)化兩種能力。

（一）增強(qiáng)主觀能動(dòng)意識(shí)

辦公室工作人員要提升主觀能動(dòng)意識(shí)，增強(qiáng)工作的預(yù)見性和前瞻性，對(duì)任何問(wèn)題都要超前思考、提前介入[3]。年終時(shí)，辦公室人員要根據(jù)學(xué)校和院系的年度工作要點(diǎn)結(jié)合往年的工作事項(xiàng)制定院系辦公室來(lái)年工作計(jì)劃、學(xué)期計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，計(jì)劃應(yīng)條分縷析，具有可操作性。計(jì)劃清單要列出工作的具體要求，比如完成的進(jìn)度、達(dá)到的要求和完成時(shí)間等。在執(zhí)行的過(guò)程中再根據(jù)實(shí)際情況不斷地修正和調(diào)整工作計(jì)劃。對(duì)于院系辦公室日常事務(wù)性工作，可以提前收集整理資料、思考和著手處理。對(duì)于非日常事務(wù)性工作，也可以提前做好資料的收集整理，以備不時(shí)之需。工作有了主動(dòng)性和提前性，辦公室人員對(duì)工作就有了更好的掌控性，有了掌控性就能更好地激發(fā)內(nèi)心動(dòng)力，提高效率;提高了效率就有了更充分的時(shí)間、精力和欲望去思考總結(jié)和查漏補(bǔ)缺，這樣就形成了一個(gè)良性循環(huán)。提前做準(zhǔn)備還能讓辦公室人員心臟不會(huì)因太多急迫性的工作而增加負(fù)荷，而影響身心健康。

（二）樹立辦公“精品”意識(shí)

對(duì)待工作，辦公室人員要有精益求精的精神，要樹立辦公“精品”意識(shí)。比如說(shuō)在上傳下達(dá)時(shí)不只是單純地把文件轉(zhuǎn)發(fā)出去和收集上來(lái)就算完成工作，而應(yīng)該站在受事方角度提前想到他們會(huì)對(duì)這個(gè)文件有哪些方面的問(wèn)題和想法，辦公室人員應(yīng)該怎樣在第一時(shí)間進(jìn)行解釋和反饋;如何能對(duì)文件進(jìn)行有針對(duì)性的、簡(jiǎn)潔明了的解讀以便提醒師生們簡(jiǎn)單高效地完成。辦公室人員只有提前對(duì)文件進(jìn)行深入的解讀、理解和思考，才能對(duì)工作指導(dǎo)到位。另外，對(duì)教職工提交的材料要對(duì)照文件檢查其是否符合要求。這樣才能使工作狀態(tài)得到從常規(guī)的“做完了”到“做好了”這樣一個(gè)跨越性提升。

（三）深化全局意識(shí)

為了提升效率，院系對(duì)工作進(jìn)行了分工，做到專人專事，職責(zé)分明。但辦公室工作無(wú)邊界，如果有不好分配給其他部門或是沒(méi)有辦法提前分工的工作，辦公室工作人員應(yīng)該有全局意識(shí)，要主動(dòng)“兜底”[4]。辦公室人員應(yīng)該意識(shí)到人人都是院系這個(gè)大集體中的一員，院系的工作就是每個(gè)人的工作，辦公室人員不但要做到不排斥、不推諉，更要積極主動(dòng)地承擔(dān)或是協(xié)助，做到與同事齊心協(xié)力，與單位共榮辱。

（四）提升專注力

如何在不太安靜的辦公環(huán)境中高效地完成工作任務(wù)，提升工作時(shí)候的專注力？筆者認(rèn)為，要想提升辦公室工作效能，辦公室人員必須要懂得掌控自己的注意力，培養(yǎng)自己提前思考事務(wù)的能力，構(gòu)建心智模型，獲得主動(dòng)權(quán)。每天試著花幾分鐘時(shí)間思考一下當(dāng)下應(yīng)該要做什么和如何去做，并簡(jiǎn)要地列出目錄，以便被臨時(shí)打斷思緒時(shí)能很快地回到當(dāng)前的工作中。

依照筆者的經(jīng)驗(yàn)，有三個(gè)小技巧可以幫助辦公室人員提升專注力：一是選擇在個(gè)人精力充沛、辦事效率高的上午去做那些要求專注力高度集中的事項(xiàng);二是辦公室人員要輪流接電話或接待，在接電話和接待的間隙可以處理一些無(wú)須特別專注的日常事務(wù)，如文件的整理歸檔等工作;三是和學(xué)生約定好辦事時(shí)間，盡量做到集中辦理。

（五）強(qiáng)化執(zhí)行力

千談萬(wàn)談，辦公室工作最重要最核心的一條就是要將工作落到實(shí)處。辦公室工作的特殊性決定了工作的多面性：在給領(lǐng)導(dǎo)參謀時(shí)，要盡可能地從不同立場(chǎng)多提供幾套方案，并將方案設(shè)置的緣由和有可能達(dá)成的目標(biāo)和問(wèn)題進(jìn)行提前想象，越詳細(xì)越好;在上傳下達(dá)時(shí)，辦公室人員要及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)到位，保質(zhì)保量、按要求做好工作;在秘書工作方面，要有較強(qiáng)的文字功底能力，熟悉公文格式，能夠快速規(guī)范地寫出相關(guān)材料;在協(xié)調(diào)時(shí)，要有較強(qiáng)的社交敏感性，能夠認(rèn)真傾聽，通過(guò)觀察當(dāng)事人說(shuō)話的語(yǔ)氣、面部表情和肢體語(yǔ)言及時(shí)地關(guān)注當(dāng)事人的想法和感受，用當(dāng)事人能夠接受的態(tài)度和語(yǔ)調(diào)去溝通協(xié)調(diào);辦公室人員還應(yīng)懂得規(guī)范的禮儀，在待人接物方面提升院系形象。

四、黑客化辦公方式的實(shí)施途徑

要想成為一個(gè)辦公黑客，擁有黑客化辦公方式，實(shí)現(xiàn)高效辦公和快樂(lè)辦公，筆者認(rèn)為，可以從點(diǎn)燃工作激情、培養(yǎng)自身自省的能力和加強(qiáng)終身學(xué)習(xí)能力三方面做起。

（一）點(diǎn)燃工作激情

辦公室工作兼具體力勞動(dòng)和腦力勞動(dòng)的特點(diǎn)，以保證教學(xué)正常運(yùn)行、為教學(xué)科研服務(wù)為目標(biāo)開展工作。在很多人眼中，辦公室工作就是聽聽電話、催催材料，幫領(lǐng)導(dǎo)跑跑腿、送送文件，在領(lǐng)導(dǎo)的授意下蓋蓋章。日復(fù)一日干著同樣的沒(méi)有激情、不太受人尊重的工作，很難保持工作的熱情。2016年4月26日，習(xí)近平總書記在知識(shí)分子、勞動(dòng)模范、青年代表座談會(huì)上講話指出：“勞動(dòng)沒(méi)有高低貴賤之分，任何一份職業(yè)都很光榮。”辦公室人員不能因工種的不同而自慚形穢。誠(chéng)然，作為一名辦公室人員，我們可能大事做不了，但可以從小事做起，從一點(diǎn)一滴的工作做起?！盾髯印ば奚怼吩唬骸暗离m邇，不行不至;事雖小，不為不成?！痹谄椒驳墓ぷ鲘徫簧希k公室人員同樣可以找到生命的意義。

喬布斯告訴世人激情來(lái)自何處：要想成就偉大的事業(yè)，必須鐘愛你的工作[5]。即使面對(duì)內(nèi)容相同的工作，用具有創(chuàng)造性的方法來(lái)完成，這樣平凡的工作就會(huì)變得越來(lái)越有趣，效果也會(huì)變得越來(lái)越好，進(jìn)而更深層次地激發(fā)工作的熱情[6]。日本知名暢銷書作家小山龍介在《整理的藝術(shù)》中如是說(shuō)：“這世上沒(méi)有什么天生就具有創(chuàng)造性的工作，只有能讓工作變得有創(chuàng)造性的人?！弊寗?chuàng)造性的工作方法和良好的工作效率形成良性循環(huán)。在工作中不斷地體驗(yàn)成功，就有了價(jià)值感，工作也就變得有樂(lè)趣了。這能激發(fā)自己要更加努力工作的欲望，點(diǎn)燃工作激情，打造激情工作的全新體驗(yàn)。

（二）培養(yǎng)自省的能力

曾子提倡“吾日三省吾身”。辦公室人員要經(jīng)常審視自己的工作，如在頭天晚上或是早上上班時(shí)思考如何通盤部署當(dāng)天的工作，計(jì)劃要完成什么工作，有可能會(huì)碰到什么不在計(jì)劃內(nèi)的事情，又該如何去應(yīng)對(duì)等，思考得越詳細(xì)越好;下班前花5～10分鐘，在腦海中將當(dāng)天所完成的工作整理一遍，對(duì)照工作計(jì)劃，看看有什么遺漏或是工作不到位需要改善的地方。辦公室人員還可以寫下每天工作的故事和感悟。一來(lái)用以反省，找出自己在工作中的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，思考如何發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，改進(jìn)劣勢(shì)，尋求突破;二來(lái)也可以提升自己工作的成就感，增強(qiáng)自信心。雖然每天的工作瑣碎不起眼，但翻翻工作故事本，發(fā)現(xiàn)自己還是做了很多工作、做出過(guò)不少成績(jī)的，自己雖然工作崗位平凡，但也是對(duì)社會(huì)有用之才，從而提高工作積極性。

（三）加強(qiáng)終身學(xué)習(xí)能力

在這個(gè)瞬息萬(wàn)變、知識(shí)大爆炸的時(shí)代，想不被時(shí)代淘汰、與時(shí)俱進(jìn)，就需與時(shí)代變化的速度保持一致。培養(yǎng)終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣并加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能讓自己緊跟時(shí)代步伐，立于不敗之地。隨著時(shí)代的變革，辦公室工作也得到了拓展和延伸，而其從原有的日常事務(wù)性工作為主向參謀職能為主的工作重心的轉(zhuǎn)變，對(duì)辦公室工作提出了更高的要求。辦公室人員只有通過(guò)學(xué)習(xí)，提升個(gè)人能力，才能更好地適應(yīng)這種工作重心的轉(zhuǎn)變;通過(guò)學(xué)習(xí)，可以獲得靈感，創(chuàng)新工作方法;通過(guò)學(xué)習(xí)，可以利用新興的電子程序進(jìn)行計(jì)算和管理，如學(xué)習(xí)EXCEL的VLOOKUP進(jìn)行績(jī)效統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)方面的核算和分析;通過(guò)學(xué)習(xí)，可以借鑒他人成功的管理經(jīng)驗(yàn)改進(jìn)自己的辦事方法。

高層管理人員要幫助員工構(gòu)建學(xué)習(xí)平臺(tái)，為員工提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，加強(qiáng)員工在理論知識(shí)、技術(shù)操作能力以及素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)力度，確保每一位員工都能成為高技能、高素質(zhì)的人才，并把這種技能和素養(yǎng)逐步運(yùn)用到日常工作中，全面提高工作效率和工作質(zhì)量[7]。辦公室人員應(yīng)積極主動(dòng)地申請(qǐng)參加辦公室管理、辦公室能力提升、檔案管理、文秘培訓(xùn)、信息化管理等相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。最重要的也是最便利的提升方法就是工作之余的靜心閱讀思考。閱讀能提供給自己正能量的書籍，如《文秘》《公文寫作》《辦公室工作與管理》等專業(yè)書籍，提升文字處理能力和辦公室管理能力;閱讀如《整理的藝術(shù)》《高效的秘密》等工作方法方面的書籍，提升辦公室工作效能。閱讀不僅能讓辦公室人員從書中找到方法和技能，培養(yǎng)自己從多個(gè)視角看待和分析問(wèn)題的習(xí)慣，改變自己的消極心態(tài)、保持積極樂(lè)觀心態(tài)，還能凈化心靈，撫平因工作壓力而引起的焦躁不安的心緒，更能提升辦公室人員的素養(yǎng)和氣質(zhì)。

五、結(jié)語(yǔ)

黑客化辦公可以讓辦公室人員從繁忙的日常事務(wù)中脫身而出，遠(yuǎn)離加班和拖延，讓辦公室人員有了更多的時(shí)間和精力做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，更高效地開展辦公室工作。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 郝炯，程三寶.新形勢(shì)下高校二級(jí)學(xué)院辦公室建設(shè)的思考[J].大學(xué)教育，2017（6）：175.

[2] Baidu百科“黑客”[EB/OL].[2018-01-15]. https：//baike.baidu.com/item/%E9%BB%91%E5%AE%A2/118396？fr=aladdin.

[3] 曉山.什么素質(zhì)的辦公室工作人員靠得住、有前途[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2018（1）：39.

[4] 曉山.什么素質(zhì)的辦公室工作人員靠得住、有前途[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2018（1）：40.

[5] （美）卡邁恩.加洛.喬布斯的魔力演講[M].北京：中信出版集團(tuán)，2015：31.

[6] （日）小山龍介著 周浩譯.整理的藝術(shù)[M].北京：世界圖書出版公司，2012：9.

[7] 韋新.辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策分析[J].大學(xué)教育，2016（6）：186.

[責(zé)任編輯：劉鳳華]