經(jīng)濟(jì)合同規(guī)范化管理模式研究

張偉 劉聞敏

[摘 要]市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)，也是契約經(jīng)濟(jì)，企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)合理有效的合同管理，文章從合同管理中存在的問(wèn)題、合同管理中好的做法等方面研究構(gòu)建企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同規(guī)范化管理模式。

[關(guān)鍵詞]合同管理;風(fēng)險(xiǎn)防控;合同履行;合同范本

[中圖分類(lèi)號(hào)]F272.9

合同是企業(yè)與外界交往和溝通的橋梁，是企業(yè)運(yùn)行管理的核心內(nèi)容之一，也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中需要重點(diǎn)管理的風(fēng)險(xiǎn)源。做好經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范化管理，守住合同風(fēng)險(xiǎn)這座橋梁，能防范和杜絕大部分的法律風(fēng)險(xiǎn)，避免絕大部分經(jīng)濟(jì)爭(zhēng)議。對(duì)于企業(yè)而言，合同爭(zhēng)議訴訟案件的發(fā)生往往存在緊迫性和重要性，會(huì)對(duì)企業(yè)有序經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生一定影響甚至較大影響。而這些爭(zhēng)議往往萌芽于合同的管理過(guò)程中。對(duì)于企業(yè)法務(wù)管理工作而言，其管理核心不在于對(duì)于訴訟案件的應(yīng)對(duì)和處置，而在于通過(guò)合同的草擬、審核、簽訂、履行和后評(píng)價(jià)的科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)管理，以最大限度地防控合同法律風(fēng)險(xiǎn)，減少合同爭(zhēng)議訴訟案件。

1 企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題

1.1 合同管理單一化、部門(mén)化

合同管理不僅僅是合同審查、審批、蓋章和歸檔管理，而是從項(xiàng)目招標(biāo)階段開(kāi)始介入，到合同履行完畢時(shí)止，項(xiàng)目經(jīng)辦部門(mén)及法務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)督等部門(mén)全程掌握、關(guān)注和處理合同運(yùn)行中的相關(guān)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)合同運(yùn)行的利益最大化和風(fēng)險(xiǎn)最小化。合同管理不能僅僅限于表面，相關(guān)部門(mén)不能僅僅在合同審批流程簽署意見(jiàn)后就不再參與合同的運(yùn)行跟蹤中。企業(yè)合同管理需要所有部門(mén)參與其中，各司其職，實(shí)時(shí)溝通交流，建立一個(gè)職責(zé)分明、架構(gòu)完整的合同管理體系。例如，A公司某部門(mén)承辦了一項(xiàng)外包合同，三年期的合同在運(yùn)行到第二年時(shí)，因某次合同管理檢查，法務(wù)人員發(fā)現(xiàn)該合同的履約保證金條款一直尚未履行，合同乙方本應(yīng)在合同簽署后10日內(nèi)支付履約保證金，但一直未予支付，該公司的合同經(jīng)辦部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)均未發(fā)現(xiàn)該問(wèn)題。雖然該問(wèn)題顯現(xiàn)后，乙方單位迅速補(bǔ)繳了履約保證金，合同運(yùn)行過(guò)程也未發(fā)生扣除履約保證金的事項(xiàng)，暫時(shí)沒(méi)有給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，但暴露了該公司合同管理單一化、部門(mén)化的問(wèn)題。

1.2 事后合同的簽署

事后合同實(shí)質(zhì)上指的是合同倒簽，是指合作雙方在合同簽訂生效之前已經(jīng)開(kāi)始實(shí)際履行合同項(xiàng)目合作，而在合同履行過(guò)程中或在合同履行完畢后補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象。在企業(yè)的管理中，有時(shí)存在某些業(yè)務(wù)正在開(kāi)展過(guò)程中，甚至已經(jīng)開(kāi)展完畢后，為了財(cái)務(wù)付款走賬，才辦理合同的審批與簽署程序。倒簽合同既不符合企業(yè)管理制度的要求，也存在著法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)控審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)等。例如A公司在開(kāi)展某項(xiàng)建設(shè)工程項(xiàng)目的過(guò)程中，在工程量有變更時(shí)，未及時(shí)辦理合同工程量變更手續(xù)，在工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后，雙方對(duì)合同外價(jià)款存在較大爭(zhēng)議，且多次協(xié)商、溝通均未能就合同外價(jià)款達(dá)成一致，最終訴至法院。雙方單位均因此付出了額外的管理成本和經(jīng)濟(jì)成本（如訴訟費(fèi)用、代理費(fèi)用等）。

1.3 合同管理的表面化

對(duì)于有些企業(yè)來(lái)說(shuō)，對(duì)合同文本的制定與簽署比較重視，可能忽視了合同條款的實(shí)際執(zhí)行，從而導(dǎo)致合同管理走向形式化、表面化。合同文本中即便對(duì)產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量和違約責(zé)任約定得再詳細(xì)，如果沒(méi)有落實(shí)到合同履約管理中，再完善的合同文本也達(dá)不到管理需要。

1.4 合同管理的靜態(tài)化

在企業(yè)合同管理中，普遍存在重靜態(tài)管理，忽視動(dòng)態(tài)管理的問(wèn)題，在合同的草擬、審批等環(huán)節(jié)比較重視，在合同履行階段缺乏、忽視管理。如合同履行中發(fā)生變更事項(xiàng)的，應(yīng)該簽訂變更合同，而實(shí)際未及時(shí)簽訂變更合同的情況;在合同履行發(fā)生爭(zhēng)議后，應(yīng)該追究違約方的違約責(zé)任，但經(jīng)辦人員因不重視，或缺乏與法務(wù)人員的溝通，錯(cuò)過(guò)訴訟時(shí)效的情況;或者在合同履約過(guò)程中，應(yīng)該留存的相關(guān)過(guò)程資料和證據(jù)未保存，導(dǎo)致訴訟中企業(yè)承擔(dān)了不利的法律后果，導(dǎo)致企業(yè)利益受損。這些都是企業(yè)在合同管理中忽視動(dòng)態(tài)管理，對(duì)合同履行期間的監(jiān)控不足或者根本沒(méi)有有效的監(jiān)控機(jī)制。

2 問(wèn)題的原因分析

2.1 合同管理重要性認(rèn)識(shí)不足，管理意識(shí)不強(qiáng)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的今天，無(wú)論是國(guó)有企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、公民個(gè)人還是政府部門(mén)，對(duì)于合同這種契約方式的認(rèn)識(shí)程度、接受程度和重視程度得到普遍的提高。但從目前情況來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)對(duì)于合同簽訂環(huán)節(jié)非常重視，例如合同的草擬和簽訂需要經(jīng)過(guò)企業(yè)各個(gè)相關(guān)部門(mén)的會(huì)審，履行嚴(yán)格的審批手續(xù)。而對(duì)于合同文本簽訂以后的其他合同管理工作重視程度還有待加強(qiáng)，相應(yīng)的企業(yè)管理制度還不豐富和細(xì)致。

2.2 合同管理人員配備不足，專(zhuān)業(yè)性不夠

由于不同的企業(yè)其業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展戰(zhàn)略、人員素質(zhì)和管理理念存在差異，企業(yè)合同管理方式也就不盡相同。從規(guī)模上看，對(duì)于大型企業(yè)而言，企業(yè)管理水平、制度建設(shè)、專(zhuān)業(yè)人員配備素質(zhì)較高，而規(guī)模較小的企業(yè)則往往相反。從行業(yè)上看，對(duì)于保險(xiǎn)、銀行、證券、對(duì)外貿(mào)易等行業(yè)而言，由于對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往較多、合同履行風(fēng)險(xiǎn)較大，法務(wù)部門(mén)及人員配置往往比較齊全，專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)及梯隊(duì)建設(shè)較為完善。而對(duì)于很多生產(chǎn)操作型企業(yè)而言，人員配備往往傾向于技術(shù)人員或操作人員，專(zhuān)業(yè)法務(wù)人員較為缺乏。合同管理人員在法律、管理和合同方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，也是合同管理存在各類(lèi)問(wèn)題的原因之一。

3 合同規(guī)范化管理要點(diǎn)

3.1 合同管理職責(zé)的明晰

建立明確的合同分級(jí)、歸口管理制度是合同規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。企業(yè)負(fù)責(zé)人及其授權(quán)人對(duì)本企業(yè)簽訂的合同負(fù)責(zé);合同承辦部門(mén)對(duì)合同的起草、簽訂、履行全過(guò)程負(fù)責(zé);法規(guī)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)擬簽訂合同進(jìn)行合法性審查;財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的資金收付審查和結(jié)算審核;監(jiān)察、審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂、履行情況的廉政、審計(jì)監(jiān)督;承辦部門(mén)指定專(zhuān)職或兼職的合同管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)合同起草、合同送審、資料歸檔、合同履行等日常工作，各部門(mén)分工合作，協(xié)同配合。

3.2 合同范本的搭建與應(yīng)用

對(duì)于合同管理而言，合同范本的搭建、推廣和運(yùn)用就是最好的一面鏡子。合同示范文本內(nèi)容比較詳細(xì)，具體條款完備，為簽訂合同提供了范本。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人依據(jù)已制定的合同范本簽訂合同，可以減輕撰寫(xiě)合同條款的負(fù)擔(dān)。合同示范文本具有平等性，它根據(jù)當(dāng)事人法律地位一律平等的原則，規(guī)定了各方權(quán)利和義務(wù)，可杜絕“霸王條款”等各種形式的顯失公平的條款。合同示范文本具有合法性，按照合同示范文本簽訂合同，可以避免合同條款前后矛盾、合同無(wú)簽訂日期和履行期限、沒(méi)有違約責(zé)任條款等，當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)更為明晰，即使發(fā)生糾紛，也可以比較容易地舉證和維權(quán)。例如A公司最早的采購(gòu)合同，全文涵蓋簽章只有一頁(yè)A4紙內(nèi)容，文本中只寫(xiě)明了合同雙方名稱(chēng)、標(biāo)的物名稱(chēng)、價(jià)款、付款方式、糾紛解決方式等必備條款，對(duì)標(biāo)的物規(guī)格型號(hào)、雙方權(quán)利義務(wù)、驗(yàn)收方式方法、雙方授權(quán)代表、質(zhì)保期限及起始時(shí)間、質(zhì)保金價(jià)款及返還、可能發(fā)生的違約責(zé)任等內(nèi)容，均未做明確細(xì)致的約定。雖然符合《合同法》的要求，但一旦發(fā)生合同履約糾紛，缺乏必要的條款作為依據(jù)和支撐。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的合同范文搭建與應(yīng)用推廣后，A公司針對(duì)采購(gòu)合同、承攬合同、租賃合同、運(yùn)輸合同等各類(lèi)合同示范文本20余個(gè)，極大地提高了合同簽訂和審核效率，降低了合同法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 合同履行過(guò)程管控

合同履行是合同運(yùn)行過(guò)程中最易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源。合同簽訂得再好，如果不按合同履行，不僅合同目的不能完成實(shí)現(xiàn)，甚至?xí)纬?、擴(kuò)張和擴(kuò)大法律風(fēng)險(xiǎn)。 例如A公司，建立了《法律事務(wù)及合同管理專(zhuān)項(xiàng)檢查整改制度》《合同履約重大事項(xiàng)報(bào)告制度》《合同履行法律咨詢(xún)制度》3項(xiàng)管控制度，監(jiān)控合同的履行情況，對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行經(jīng)常性、及時(shí)性地動(dòng)態(tài)管理。

合同管理整改制度指的是：合同管理部門(mén)在發(fā)現(xiàn)部分合同在簽訂、付款、履約等過(guò)程中不規(guī)范不合規(guī)的現(xiàn)象和問(wèn)題時(shí)，立即向經(jīng)辦部門(mén)發(fā)出《法律事務(wù)及合同管理檢查整改通知單》，明確檢查情況、整改要求及整改期限及整改反饋，力圖將法律風(fēng)險(xiǎn)消除在萌芽階段。

合同履約重大事項(xiàng)報(bào)告制度指的是：業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)現(xiàn)在合同履約出現(xiàn)重大偏差和問(wèn)題時(shí)，立即向合同管理部門(mén)上報(bào)事項(xiàng)，合同管理部門(mén)評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)后，提出受理意見(jiàn)，明確相關(guān)建議法律效力，做出法律風(fēng)險(xiǎn)提示，在履約爭(zhēng)議產(chǎn)生階段實(shí)行法律介入，為后期可能出現(xiàn)的糾紛和訴訟，占據(jù)有利地位，做出充分準(zhǔn)備。

合同履行法律咨詢(xún)制度指的是：在合同履約過(guò)程中，對(duì)合同履約有疑問(wèn)，或可能出現(xiàn)的糾紛事項(xiàng)，由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行提報(bào)和預(yù)評(píng)估，法務(wù)部門(mén)根據(jù)法律法規(guī)、法律關(guān)系及合同約定，從甲方利益的角度提出切實(shí)可行的法律意見(jiàn)書(shū)。

3.4 合同監(jiān)督管理機(jī)制

通過(guò)建立業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)的四位一體監(jiān)控模式，監(jiān)控合同履行情況。業(yè)務(wù)部門(mén)具體負(fù)責(zé)監(jiān)控合同的履行情況，有效掌控合同執(zhí)行情況，注意跟蹤調(diào)查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力及變化，及時(shí)向法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)反饋發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，積極采取應(yīng)對(duì)措施;財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同結(jié)算進(jìn)行審核把關(guān);審計(jì)部門(mén)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督;履行中遇到合同變更或提前終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)必須報(bào)經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核把關(guān)，并以書(shū)面形式通知對(duì)方。

3.5 合同履約驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)管理

通過(guò)開(kāi)展合同履約驗(yàn)收后評(píng)價(jià)工作，對(duì)合同是否實(shí)際完全履行以及履行過(guò)程中是否符合法律法規(guī)的要求進(jìn)行總結(jié)性評(píng)價(jià)。通過(guò)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，為今后修改完善合同提供依據(jù)，評(píng)審合同履行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足。例如A公司制定了《合同履約驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)管理規(guī)定》，評(píng)價(jià)合同文本是否完善，涉及合同審核會(huì)簽的各部門(mén)或各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)人員對(duì)合同條款的完備和格式合同條款的應(yīng)用等進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出建議;檢查合同履約情況，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理各環(huán)節(jié)中存在的漏洞和帶有風(fēng)險(xiǎn)性的問(wèn)題;明確合同驗(yàn)收的程序及要求，確定合同后評(píng)價(jià)的內(nèi)容及范圍，通過(guò)規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)明確了企業(yè)合同驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)。

3.6 吸收案件經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化合同管理模式

訴訟和仲裁案件很大部分都是由合同糾紛而產(chǎn)生，因此爭(zhēng)議案件的解決及裁判結(jié)果也可以借鑒運(yùn)用到合同管理工作中。例如A公司高度重視訴訟管理體系的建立和糾紛案件的解決處理。在糾紛案件結(jié)束后，法務(wù)部門(mén)及時(shí)撰寫(xiě)結(jié)案報(bào)告，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并及時(shí)找出糾紛案件中暴露出的合同訂立和履行中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。結(jié)合糾紛案件的審判思路和合同實(shí)際履行過(guò)程中的具體問(wèn)題，建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提示，修訂完善合同模板，優(yōu)化合同管理的制度和流程。

4 結(jié) 語(yǔ)

合同規(guī)范化管理是企業(yè)合法經(jīng)營(yíng)、科學(xué)管理的重要組成部分，需要在學(xué)思悟、知信行中不斷提高系統(tǒng)化、前置化和制度化的管理能力，控制和減少合同訴訟，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。

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[2]吳江水.完美的合同[M].北京：北京大學(xué)出版社，2010.

[作者簡(jiǎn)介]張偉（1981—），男，安徽合肥人，本科，經(jīng)濟(jì)師;劉聞敏（1985—），女，安徽合肥人，碩士研究生，政工師。