基于財(cái)務(wù)共享模式下的企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷研究

徐金甜

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)競爭越激烈傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式弊端愈發(fā)顯現(xiàn)，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理對財(cái)務(wù)工作提出了更高的要求。費(fèi)用報(bào)銷是業(yè)財(cái)會工作的重要組成部分，傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷程序效率低、成本高、易出錯、透明度低，嚴(yán)重影響員工參與積極性。對于企業(yè)而言，無法進(jìn)行及時有效的全流程管理，無法充分利用報(bào)銷數(shù)據(jù)，是企業(yè)管理中一大痛點(diǎn)。

本文以每刻報(bào)銷產(chǎn)品進(jìn)行研究，從每刻報(bào)銷的服務(wù)模式與特點(diǎn)入手，探究其如何利用 SaaS 平臺解決企業(yè)報(bào)銷難題，分析其核心競爭力。利用財(cái)務(wù)共享體系，構(gòu)建適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要的財(cái)務(wù)平臺解決包括報(bào)銷在內(nèi)問題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的降本增效，促進(jìn)財(cái)務(wù)更好地服務(wù)于企業(yè)管理。

關(guān)鍵詞：SaaS；費(fèi)用報(bào)銷；財(cái)務(wù)共享；每刻報(bào)銷

引 言

在企業(yè)信息化過程中，管理費(fèi)用報(bào)銷往成為一個盲點(diǎn)，嚴(yán)重的時候就可能成為“水桶效應(yīng)”中那塊最短的板。一個企業(yè)無論身處何種行業(yè)，其規(guī)模大小、實(shí)力強(qiáng)弱，管理費(fèi)用報(bào)銷都是其需要解決的問題。費(fèi)用報(bào)銷管理優(yōu)化是企業(yè)降低成本、增加效率的重要方面，幫助企業(yè)優(yōu)化運(yùn)營、專注于核心業(yè)務(wù)，受到越來多企業(yè)的關(guān)注。

其SaaS（軟件即服務(wù)）作為云計(jì)算的一種形式，幫助企業(yè)變革管理模式，構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化財(cái)務(wù)共享體系，實(shí)現(xiàn)更大的收益。利用 SaaS云平臺建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，將易于標(biāo)準(zhǔn)化、能夠規(guī)范處理的報(bào)銷業(yè)務(wù)整合到一個系統(tǒng)進(jìn)行記錄、處理，為此提供了解決方案。相比于企業(yè)獨(dú)立建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心， SaaS云平臺成本更低、更加專業(yè)，企業(yè)無需前期投入，還可以共享其他先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，具有快速部署、經(jīng)驗(yàn)共享、費(fèi)用低廉的優(yōu)勢，幫助企業(yè)加強(qiáng)管理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

1公司概況

1.1 公司簡介

杭州每刻科技有限公司成立于2015年6月，是杭州的一家互聯(lián)網(wǎng)公司。作為中國領(lǐng)先的差旅及費(fèi)用管理SaaS廠商，為企業(yè)提供差旅預(yù)定、費(fèi)用報(bào)銷管理、全流程費(fèi)用管控服務(wù)。

每刻科技專注于大中型企業(yè)的費(fèi)用管理，主打產(chǎn)品是SaaS云產(chǎn)品“每刻報(bào)銷”，幫助大中型集團(tuán)企業(yè)、大型跨國企業(yè)在建立或改善財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營的過程中，將先進(jìn)的費(fèi)用管理理念和最佳實(shí)踐帶給企業(yè)，助其提升費(fèi)用管理成熟度。到目前為止，有數(shù)十家大型的集團(tuán)性企業(yè)選擇了每刻報(bào)銷，其中不乏像大華股份、亞士創(chuàng)能、亞廈股份、欣旺達(dá)、天合光能、蘇達(dá)美等優(yōu)秀的上市公司。

公司運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，在企業(yè)費(fèi)用管理領(lǐng)域不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新，旨在全面提升企業(yè)費(fèi)用管理的能力，為企業(yè)的費(fèi)用管理降本增效，“讓報(bào)銷不再煩惱”。

1.2 每刻報(bào)銷產(chǎn)品簡述

杭州每刻科技有限公司旗下的每刻報(bào)銷SaaS產(chǎn)品基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念，聚合移動互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)來解決大中型企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷及管理問題，目的在于為企業(yè)提供專業(yè)、安全、便捷的費(fèi)用管理方案。每刻報(bào)銷公司推出企業(yè)云報(bào)銷服務(wù)，通過生態(tài)鏈大循環(huán)全面提升報(bào)銷服務(wù)體驗(yàn)，通過引入第三方消費(fèi)平臺、企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)、銀行和第三方支付平臺等來降低企業(yè)費(fèi)用采購成本，提高費(fèi)用采購和審批審核的效率。

每刻報(bào)銷產(chǎn)品主要為中小企業(yè)提供消費(fèi)、報(bào)銷、審批、財(cái)務(wù)審核、出納支付、入賬以及費(fèi)用分析和管理環(huán)節(jié)服務(wù)，解決報(bào)銷問題。每刻報(bào)銷的功能包括提供普通的對私報(bào)銷、對公報(bào)銷和事前申請等項(xiàng)目。目前每刻報(bào)銷已經(jīng)與多家知名互聯(lián)網(wǎng)公司和銀行簽訂合約，包括滴滴出行、攜程商旅、招商銀行、中國銀行等，共同為企業(yè)提供更加快速便捷的報(bào)銷服務(wù)。

1.3 每刻報(bào)銷戰(zhàn)略定位

每刻報(bào)銷主要服務(wù)于管理維度更為復(fù)雜、管理要求高的大中型企業(yè)集團(tuán)，每刻能針對不同企業(yè)的具體情況 ，在平臺上通過配置來滿足相應(yīng)的報(bào)銷審批流程、費(fèi)用管理及核算要求。每刻報(bào)銷平臺目前服務(wù)于30多家大中型企業(yè)，其中有多家上市公司及 “走出去 ”的企業(yè)集團(tuán) ，客戶包括大華股份 、賽伯樂投資、海利生物、納思教育、實(shí)創(chuàng)裝飾等等。

每刻深知企業(yè)客戶在報(bào)銷方面的需求和痛點(diǎn)，洞悉行業(yè)發(fā)展趨勢變更。每刻針對不同行業(yè)、管理模式的大中小企客戶，提供基于不同消費(fèi)場景、符合費(fèi)控規(guī)則、滿足企業(yè)偏好的專業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)智能費(fèi)控，直接降低企業(yè)采購成本，同時讓費(fèi)用合規(guī)透明，最終為企業(yè)增效降本，達(dá)成可觀的系統(tǒng)使用收益。

每刻報(bào)銷旨在 “讓有信用的人報(bào)銷更快 、更方便 ”。每刻科技的首創(chuàng)——信用體系將會對企業(yè)的報(bào)銷帶來革命性變化，中國將進(jìn)入“全員自覺、規(guī)范報(bào)銷”的新模式。解決在傳統(tǒng)報(bào)銷模式中，員工與財(cái)務(wù)經(jīng)常因合規(guī)性，溝通不足或信任缺乏而導(dǎo)致報(bào)銷流程冗長、過程體驗(yàn)差的痛點(diǎn)。每刻力于全面提升企業(yè)費(fèi)用管理的能力，為降本增效。

2 每刻報(bào)銷產(chǎn)品模式

2.1 事前（消費(fèi)申請+預(yù)算申請）

每刻報(bào)銷軟件不僅連接了企業(yè)內(nèi)部各個系統(tǒng)而且還連接了外部的各個平臺。報(bào)銷平臺已經(jīng)與企業(yè)內(nèi)部主流的 ERP 系統(tǒng)完成了對接，例如 NC 系列，金蝶 K3，EAS，Oracle，SAP 等財(cái)務(wù)軟件，而且還與差旅出行的平臺實(shí)現(xiàn)對接，例如攜程，滴滴，高鐵管家等第三方差旅出行消費(fèi)平臺。

企業(yè)員工在準(zhǔn)備差旅出行前，首先在每刻報(bào)銷軟件中輸入身份信息和出差地點(diǎn)信息進(jìn)行差旅申請；之后，待申請通過后，即可在實(shí)現(xiàn)對接的消費(fèi)平臺上進(jìn)行飛機(jī)票、火車票以及酒店的預(yù)定，從而完成差旅的事先預(yù)定。在提交差旅申請和預(yù)定時，平臺會根據(jù)相應(yīng)企業(yè)的執(zhí)行體系自動實(shí)現(xiàn)行程管理、差旅管理和預(yù)算鎖定。

這就實(shí)現(xiàn)了用云平臺系統(tǒng)來幫助企業(yè)進(jìn)行完成消費(fèi)申請和預(yù)算申請，大大減輕了財(cái)務(wù)人員人工操作的困難，提高了財(cái)務(wù)人員人工操作的效率。

2.2 事中（預(yù)定采購+費(fèi)控規(guī)則）

在每刻報(bào)銷軟件中提交消費(fèi)申請，鎖定預(yù)算申請之后，企業(yè)員工出差可以

直接從每刻報(bào)銷軟件中進(jìn)入第三方消費(fèi)平臺消費(fèi)，或者可以通過商務(wù)卡來進(jìn)行

消費(fèi)，因?yàn)閳?bào)銷軟件與主流的網(wǎng)銀或資金系統(tǒng)（如招商銀行、CBS、九恒星等）

全面打通對接。

消費(fèi)完成后這些金額數(shù)據(jù)會自動同步導(dǎo)入軟件中，保障了這些消費(fèi)數(shù)據(jù)的透明、真實(shí)、有效，同時企業(yè)還可以時刻關(guān)注員工的差旅消費(fèi)是否在既定的預(yù)算之中，防止企業(yè)員工弄虛作假。報(bào)銷平臺還將相應(yīng)企業(yè)的差旅及費(fèi)控規(guī)則內(nèi)化于軟件系統(tǒng)之中，因?yàn)椴煌钠髽I(yè)實(shí)施不同的費(fèi)用執(zhí)行體系，企業(yè)一般利多維費(fèi)控原則，根據(jù)時間的維度、城市的維度、職位的維度等不同費(fèi)用類型制定相應(yīng)的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。

因此系統(tǒng)在處理所有的報(bào)銷流程和費(fèi)用時都可以標(biāo)準(zhǔn)化起來，盡量減少企業(yè)因溝通產(chǎn)生的內(nèi)耗，提高企業(yè)內(nèi)部管理效率，減輕財(cái)務(wù)的工作壓力，提升了員工報(bào)銷費(fèi)用流程的透明化，也能讓員工對自己的報(bào)銷行為有了更多前置的了解。

2.3 事后（費(fèi)用報(bào)銷+費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制+預(yù)算扣減）

企業(yè)員工差旅結(jié)束后進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時，在軟件的費(fèi)用列表中勾選所需費(fèi)用，然后創(chuàng)建報(bào)銷單，同時系統(tǒng)可以自動為員工計(jì)算補(bǔ)貼。

員工進(jìn)行差旅費(fèi)用報(bào)銷時，系統(tǒng)會自主與報(bào)銷申請單關(guān)聯(lián)，根據(jù)企業(yè)的差旅初始時既定的預(yù)算額度與費(fèi)控規(guī)則對員工出差的消費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)算的校驗(yàn)與費(fèi)控規(guī)則的校驗(yàn)，然后進(jìn)行成本的分?jǐn)偅o助核算具體的每筆差旅費(fèi)用。之后，每刻報(bào)銷軟件會將相關(guān)的差旅報(bào)銷費(fèi)用自動導(dǎo)入企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員就通過系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批和財(cái)務(wù)審核，大大提高審核的效率。最后，通過財(cái)務(wù)審核的報(bào)銷單，授權(quán)企業(yè)出納人員對報(bào)銷款實(shí)現(xiàn)批量支付，自動完成支付憑證的生成。

同時，企業(yè)也可以通過系統(tǒng)中報(bào)表模塊，直接與支付憑證對接，而且 SaaS云平臺天然就是一個大數(shù)據(jù)平臺，系統(tǒng)中會記錄所有的費(fèi)用數(shù)據(jù)，企業(yè)管理者可以獲取全面的費(fèi)用數(shù)據(jù)來進(jìn)行報(bào)表的分析。

員工差旅費(fèi)用報(bào)銷實(shí)現(xiàn)了自動一體化全流程費(fèi)用報(bào)銷管理，提高財(cái)務(wù)審批審核的效率，同時也縮短了財(cái)務(wù)審批的周期，優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部管理的結(jié)構(gòu)，為企業(yè)節(jié)省了經(jīng)營管理成本，提升了企業(yè)經(jīng)營管理的效率。

3 每科報(bào)銷產(chǎn)品特點(diǎn)

3.1 完善全流程管控

報(bào)銷系統(tǒng)通過對報(bào)銷全流程的有效管理并與企業(yè)現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)相結(jié)合，幫助企業(yè)提高費(fèi)用報(bào)銷及資金支付效率，降低運(yùn)營和管理成本。

系統(tǒng)幫助企業(yè)梳理和建立完善的費(fèi)控體系，實(shí)現(xiàn)經(jīng)常性費(fèi)用、專項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷流程優(yōu)化改造。全流程管控主要分為對公業(yè)務(wù)流程管控、對私業(yè)務(wù)流程管控兩大類。對私業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了從采購申請、合同審批開始，到發(fā)票信息收集、關(guān)聯(lián)供應(yīng)商的對公付款、審核支付，最后進(jìn)行費(fèi)用分析的全流程管控；對公業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了從出差借款申請、預(yù)訂機(jī)票酒店，到發(fā)票信息收集、關(guān)聯(lián)客戶和項(xiàng)目的費(fèi)用報(bào)銷、審核支付，最后生成記賬憑證的全流程管控，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)、線、面、體的立體全面管控。

3.2 實(shí)現(xiàn)多維費(fèi)用控制

費(fèi)用控制一直是許多企業(yè)頭疼的問題。住宿和交通的成本控制比較復(fù)雜，手工檢驗(yàn)的成本較高。在大型企業(yè)業(yè)務(wù)、眾多子公司、眾多差旅人員的情況下，很難對不同級別、不同項(xiàng)目、不同部門的差旅人員進(jìn)行精細(xì)化管理。報(bào)銷平臺的多維收費(fèi)控制功能，可以從多個方面對管控進(jìn)行微觀管理，從根源上保護(hù)企業(yè)的政策要求，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)差旅標(biāo)準(zhǔn)的自動控制與驗(yàn)證。多維費(fèi)控功能是基于時間的維度、城市的維度及職位的維度，根據(jù)不同的費(fèi)用類型制定標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施平面級管控。對于出差陪同人員，平臺也設(shè)置了多種費(fèi)控標(biāo)準(zhǔn)，滿足精細(xì)化管理需求。

針對費(fèi)用額度，報(bào)銷系統(tǒng)支持費(fèi)用關(guān)聯(lián)申請，以及實(shí)時費(fèi)用與申請費(fèi)用的互相鎖定，通過消費(fèi)申請進(jìn)行額度管控。員工編輯費(fèi)用報(bào)銷時，可添加關(guān)聯(lián)申請，進(jìn)行額度管控，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷全程監(jiān)控，違規(guī)費(fèi)用自動告警，縮短報(bào)銷審核周期[5]。

3.3 做到公私分明

報(bào)銷平臺支持在對公報(bào)銷單據(jù)和個人報(bào)銷中分?jǐn)傎M(fèi)用，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化核算。以業(yè)務(wù)招待為例，填寫完報(bào)銷單提交后，選擇費(fèi)用分?jǐn)?，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)定的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，分析業(yè)務(wù)招待所屬部門、人員職位、人員級別等信息，自動計(jì)算企業(yè)與個人所需要承擔(dān)的比例與金額，提高了財(cái)務(wù)部門核算的效率。

部分企業(yè)存在私車公用的情況，其目的在于節(jié)約資金，但其中涉及到補(bǔ)貼問題。補(bǔ)貼缺少可靠依據(jù)，使得私車公用補(bǔ)貼問題難以解決。報(bào)銷系統(tǒng)的私車公用功能則解決了這一問題——員工在系統(tǒng)中選擇出發(fā)和到達(dá)時即可自動獲取行駛路徑和里程數(shù)，作為第三方平臺依據(jù)，根據(jù)公司補(bǔ)貼政策可以自動計(jì)算出私車公用金額。

3.4 提升財(cái)務(wù)信息安全性

作為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避體系中的重要組成部分，財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)不僅極大地提升企業(yè)自身的財(cái)務(wù)信息利用效率，還有利于提升企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全性。隨著財(cái)務(wù)共享平臺的建設(shè)，使得原本低效的財(cái)務(wù)信息收集和利用流程發(fā)生了翻天覆地的變化，也在很大程度上促進(jìn)了企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展。由于服務(wù)端（財(cái)務(wù)共享中心）和客戶端（成員單位）相互獨(dú)立，使得財(cái)務(wù)信息的安全性和準(zhǔn)確性能夠得到切實(shí)保障。

4 每刻報(bào)銷產(chǎn)品問題

4.1 業(yè)務(wù)流程尚未標(biāo)準(zhǔn)化

每刻科技建設(shè)財(cái)務(wù)共享平臺的初衷是為了節(jié)約成本以及對業(yè)務(wù)提供服務(wù)和支持從而達(dá)到提高客戶企業(yè)運(yùn)營效率的目的。每刻科技在共享中心初建期為了能把客戶公司并入到共享中心來從而獲得客戶提供的服務(wù)費(fèi)，一開始就會跟客戶簽協(xié)議，服務(wù)質(zhì)量必須高，財(cái)務(wù)處理速度必須快，這時候的財(cái)務(wù)共享中心更像是一個數(shù)據(jù)加工工廠或者代理記賬公司。但是，財(cái)務(wù)共享建設(shè)前期需要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和流程標(biāo)準(zhǔn)化再造。財(cái)務(wù)共享中心真正的價(jià)值是提高企業(yè)運(yùn)營效率而不僅僅只是對業(yè)務(wù)提供高質(zhì)量的服務(wù)。所以要在集團(tuán)快速并購之前就把能完成業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和流程再造，這樣才能從容接納后面新接進(jìn)來的公司。

4.2 信息系統(tǒng)整合程度不高

每刻報(bào)銷系統(tǒng)集中處理那些原分散在不同業(yè)務(wù)單元的財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)，其需要通過信息化平臺向業(yè)務(wù)單元提供跨地區(qū)和跨部門的服務(wù)，為了保證及時有效地提供服務(wù)，一套整合程度高的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)顯得尤為重要。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，系統(tǒng)要處理大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)必須能夠在各系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)及時地流轉(zhuǎn)和交互，以達(dá)到數(shù)據(jù)的共享共用，否則會極大降低運(yùn)營效率和財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施成效。因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的信息系統(tǒng)，不僅要財(cái)務(wù)系統(tǒng)間、業(yè)務(wù)系統(tǒng)間關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)交互，實(shí)現(xiàn)縱向一體化，而且要財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)交互，實(shí)現(xiàn)橫向一體化。

4.3 會計(jì)信息化人才匱乏

由于財(cái)務(wù)共享是整個信息時代的一場轉(zhuǎn)型和變革，財(cái)務(wù)共享中心并沒有完全普及，很多人還處于摸索的狀態(tài)。市場上既懂會計(jì)業(yè)務(wù)又懂信息化的復(fù)合型人才相對匱乏。尤其是既能夠了解企業(yè)的管理流程同時又對整個信息系統(tǒng)的運(yùn)行、規(guī)劃、維護(hù)、控制、管理把握很準(zhǔn)的高級復(fù)合型人才非常匱乏。比如SAP顧問這樣的崗位，市場上這樣的人才的供給和輸出并不多。人才的匱乏造成財(cái)務(wù)和IT之間溝通與合作起來困難，IT人員無法對業(yè)務(wù)進(jìn)行快速響應(yīng)從而對業(yè)務(wù)起到支持作用。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的再造和變革跟信息化的變革無法同步。

5 研究總結(jié)

本文通過對每刻科技旗下 SaaS云端報(bào)銷系統(tǒng)每刻報(bào)銷研究發(fā)現(xiàn)，在信息化技術(shù)快速更新發(fā)展，財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)提高，企業(yè)模式轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)共享中心的潮流下，現(xiàn)代企業(yè)通過規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，改變管理模式，推動流程再造，從而構(gòu)建業(yè)財(cái)一體化模式下的財(cái)務(wù)共享中心。企業(yè)結(jié)合自身實(shí)際情況，梳理公司業(yè)務(wù)流程，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)整合分析，構(gòu)建異構(gòu)共享的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施公司財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接與多系統(tǒng)間信息的共享，從而提升企業(yè)經(jīng)營管理效率，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，促進(jìn)企業(yè)價(jià)值最大化實(shí)現(xiàn)。

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