精準扶貧檔案管理中應當把握好的三個業(yè)務問題

■ 吳志虹

黨的十八大以來，黨中央、國務院大力實施精準扶貧精準脫貧基本方略，扶貧開發(fā)進入精準扶貧新階段。在這個過程中，形成了大量的檔案。為了客觀反映黨團結帶領全國各族人民消除貧困、改善民生的光輝歷程，加強和規(guī)范精準扶貧檔案工作，真實記錄各地區(qū)各部門精準扶貧的工作成果，充分發(fā)揮檔案工作在推進精準扶貧中的積極作用，存憑留證、資政惠民，更好地為精準扶貧工作服務，國家檔案局與國務院扶貧開發(fā)領導小組辦公室聯(lián)合印發(fā)了《關于做好精準扶貧檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2016〕12 號）、《關于印發(fā)〈精準扶貧檔案管理辦法〉 的通知》（檔發(fā)〔2016〕13 號）。這兩個文件從指導思想、總體目標、基本原則、主要任務、工作保障、管理辦法等幾大方面作了明確闡述和規(guī)定，回答了“為什么要做好精準扶貧檔案工作？”、“如何做好精準扶貧檔案工作？”、“怎樣管理精準扶貧檔案？”3 大命題，對各地區(qū)各相關部門做好精準扶貧檔案工作具有重要的現(xiàn)實指導意義，是開展精準扶貧檔案工作應當遵循的依據(jù)。

最近，筆者反復研讀上述兩個文件，結合到基層調研指導中看到聽到的關于精準扶貧檔案工作情況作了思考，越思考越覺得有必要把幾個業(yè)務問題說出來，與同行們共研。

一：兩個文件對精準扶貧檔案作了界定，精準扶貧檔案成為一個新的專業(yè)檔案門類。文件中是這樣表述解釋的：精準扶貧檔案是指在精準扶貧工作中形成的，對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。文件還要求各級檔案部門要指導各單位準確建立精準扶貧檔案。文件中還對精準扶貧檔案的類別進行了科學劃分，即綜合類、精準識別類、精準施策類、精準脫貧類，從這四個類別看，既包含有綜合性的政策方針方面的文件材料，也有具體實施過程中的痕跡材料，體現(xiàn)了精準扶貧工作的連貫性、銜接性、程序性，客觀反映了扶貧工作從制定政策、識別、實施、結果這樣一個完整的工作過程。四個類別的劃分邏輯嚴密，指向清晰，便于各單位部門準確建立精準扶貧檔案。由此可見，精準扶貧檔案作為一個專業(yè)檔案門類，如同林改檔案、農村土地確權登記頒證檔案等其他門類檔案一樣，應當實現(xiàn)門類集中、類別集中、保管集中。只有集中，才能實現(xiàn)四個類別的劃分，如果把精準扶貧檔案分散開去而不成套，那么分四類則無法操作。所以，把精準扶貧檔案集中起來，使之成套，是需要把握好的第一個業(yè)務問題。

二：檔發(fā)〔2016〕13 號文編制了《精準扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，細劃了每個類別的屬類，即綜合類下分為政策部署類、政策法規(guī)類、規(guī)劃計劃類、監(jiān)督管理類、組織保障類、其他類；精準識別類下分為貧困村識別類、貧困戶識別類、建檔立卡信息系統(tǒng)類、其他類；精準施策類下分貧困人口精準扶持類、貧困地區(qū)基礎建設類、社會扶貧類、支撐保障類、其他類；精準脫貧類下分貧困縣退出類、貧困村退出類、貧困戶退出類、建檔立卡信息系統(tǒng)類、其他類。在每一個屬類下，詳細羅列了應當歸檔的文件材料種類（即三級類目），標明了保管期限。因此，在收集整理精準扶貧文件材料時應當認真對照該表，歸類要精準，期限要準確。檔案部門在制定實施細則時應當在遵循該表的前提下結合工作實際對每一個屬類中的歸檔文件材料種類進行補充和延伸。所以，不宜用文書檔案、項目檔案、會計檔案等檔案門類取代精準扶貧檔案的四個一級類目和二十個二級類目。這是需要把握的第二個業(yè)務問題。

三：檔發(fā)〔2016〕13 號文第七條給出了精準扶貧檔案的整理方法，規(guī)定精準扶貧檔案應當分門別類整理：文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT22）進行整理，扶貧項目檔案按《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GBT11822） 進行整理，扶貧資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理，照片檔案按《數(shù)碼照片規(guī)范歸檔與管理規(guī)范》（DAT50）進行整理，電子檔案按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GBT18894）和《數(shù)字檔案室建設指南》進行整理。

其中，文書檔案的整理方法規(guī)定以“件”為單位進行整理（業(yè)界稱為新方法），實際上就意味著排除了以“卷”為單位的整理方法（業(yè)界稱為舊方法），更不能新舊整理方法混用。需要特別注意的是整理是指對最低一級類目中的精準扶貧文件材料進行分類、編號、編目。

在分類時，應當區(qū)分不同年度、不同類別、不同保管期限，如下表所示：

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另外，精準扶貧檔案分類與歸檔文件分類是兩個概念和范圍不同的操作步驟，如果不把精準扶貧檔案的四個一級類目和二十個二級類目劃分清楚，那么所有的精準扶貧文件材料混雜在一起，是無法按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行分類整理的。

在編號時，應當注意的是：1、機構或問題項填寫二級類目名稱；2、件號為三級類目中的每件文件材料順序號；3、三級類目中的文件排列時不同保管期限的文件不能順排在一起。歸檔章填寫應當如圖例：

圖例一：

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圖例二：

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圖例三：

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圖例四：

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在編制檔號時，應當按《檔號編制規(guī)則》（DAT13）和《機關檔案管理規(guī)定》第三十三條要求，檔號的構成要素要齊全，歸檔章中的項目內容要在檔號里得到一一對應和體現(xiàn)，如圖例：

全宗號—WS.2016—決策部署—永久—件號

全宗號—WS.2017—決策部署—永久—件號

全宗號—WS.2016—決策部署—30年—件號

全宗號—WS.2017—決策部署—30年—件號

……

在排列上架時，排列順序應當與整理時的分類方案一致，例如分類方案為：年度- 問題- 保管期限，上架排列順序則應當為：年度——同一年度內的問題——同一年度和問題內的同一保管期限。

總之，《關于做好精準扶貧檔案工作的意見》和《關于印發(fā)〈 精準扶貧檔案管理辦法〉 的通知》已經將精準扶貧檔案工作中的“收哪些”、“怎么整”、“如何管”規(guī)定得十分清楚明了了，各地各相關部門應認真對其熟讀研判，原原本本地執(zhí)行國家規(guī)章，在制定實施細則時作微調，而不是大動，從而避免政出多門，實現(xiàn)精準扶貧檔案管理標準化、規(guī)范化。