“互聯(lián)網+”環(huán)境下高校智慧檔案管理建設研究

楊穎

【摘要】隨著信息技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，研究如何高效利用互聯(lián)網進行高校智慧檔案管理，是亟待解決的一個現實問題，它的解決有助于提升檔案的管理服務能力與建立智慧檔案管理系統(tǒng)。

【關鍵詞】互聯(lián)網;智慧檔案;高校

一、“互聯(lián)網+”時代智慧檔案服務發(fā)展現狀

自古以來，檔案管理在各行各業(yè)都發(fā)揮著重要的作用，保存檔案是留下時代印記的重要途徑。隨著信息時代的到來，檔案管理工作也增添了時代的因素。目前，高校檔案管理工作發(fā)展現狀與存在問題如下：

（一）跨領域廣泛合作力度不夠。目前，很多檔案管理工作不夠完備的主要原因是跨領域合作太少，固步自封、閉門造車必然導致檔案管理工作步履維艱，不能有效利用互聯(lián)網，導致資源的閉塞，很難做好智慧檔案工作。在“互聯(lián)網+”時代，非常重視各領域資源的有效利用，只有整合各領域資源，才能保證檔案整理的科學性與正確性，需要高校進一步擴展與其他學校和相關部門的合作。例如，高校可以聯(lián)系檔案館系統(tǒng)提供商、網絡服務供應商等，各領域互相合作，日積月累，智慧檔案管理工作定會在信息技術的基礎上進一步發(fā)展。因此，加強各領域之間的合作是未來高校智慧檔案管理工作的發(fā)展方向。

（二）數據處理技術待提高。我們身處大數據時代，每天都會被各種數據充斥著，影響著，我們的工作和學習也離不開大數據。我們常常會隱沒在眾多的數據中，接觸到的眾多數據有重要的、不重要的、真實的、虛假的，因此，大數據時代的到來給檔案管理工作帶來了福音，同時也帶來了困境。如何有效利用互聯(lián)網做好高校智慧檔案管理工作成為亟待解決的問題。

（三）資源并沒有得到廣泛的共享。每個高校的檔案管理工作都是獨立進行的，比較封閉，在查詢檔案時，只能查詢自己學校的相關檔案，并沒有做到與其他學校的共享，檔案系統(tǒng)也沒有做到資源共享，取長補短，閉門造車注定了檔案管理資源無法實時共享，無法有效建立智慧校園體系。資源眾多，卻沒有融會貫通是現如今高校檔案管理工作亟待解決的問題，主要存在的問題是，如果想查詢另一系統(tǒng)的檔案信息，就不能從本系統(tǒng)查詢，還需要重新登錄，這就加大了工作量與工作難度，浪費了時間。區(qū)域內高?？梢越n案管理平臺，進行系統(tǒng)資源的有效利用與合作。讓互聯(lián)網真正惠及檔案管理工作，盡快建立高校智慧檔案管理系統(tǒng)。

（四）知識發(fā)現能力較差。知識發(fā)現能力是指從原有的數據庫中篩選出具有價值的信息的能力，知識是全面的，多元的，如何有效篩選出知識信息是檔案管理工作中的棘手問題。目前，高校檔案管理系統(tǒng)正是缺乏這種發(fā)現能力，導致利用者不能有效快捷地查出自己需要的信息，網絡這一途徑就會存在諸多的弊端，互聯(lián)網沒有被真正運用起來。檔案管理系統(tǒng)不能滿足利用者的需要，高校檔案管理工作就沒有辦法適應時代前進的步伐。

二、“互聯(lián)網+”形勢下高校智慧檔案發(fā)展途徑

“互聯(lián)網+”模式具有超前的時代優(yōu)勢，但是，在快速發(fā)展的信息時代，檔案管理工作不注重發(fā)展服務意識，為廣大使用者解決困難是不可以的。本文從建立強大的硬件檔案管理系統(tǒng)、培養(yǎng)高素質的檔案管理人員、不斷提升檔案管理的軟件服務系統(tǒng)能力三個方面出發(fā)，探究如何有效建立信息時代的高校智慧檔案管理系統(tǒng)。

（一）建立強大的軟硬檔案管理系統(tǒng)。在強大的信息時代，信息技術是建立智慧檔案管理系統(tǒng)的利器，擁有強大的硬件系統(tǒng)支撐，就能建立完備的智慧檔案管理系統(tǒng)。這些硬件中涉及范圍極其廣泛，例如：大型的服務器、強大的數據庫管理系統(tǒng)、嵌入式計算機、硬盤等。有了硬件系統(tǒng)的支持，軟件系統(tǒng)才會發(fā)揮巨大的能量?？煽康挠布到y(tǒng)是實現傳統(tǒng)檔案管理工作到信息管理工作轉型的保障。

（二）高素質的工作人員作保障。高素質專業(yè)的檔案管理工作人員是文化軟實力，相關的工作人員具有相應的素質才能為檔案管理工作注入活力，能夠隨時代的發(fā)展而有效創(chuàng)新。因此，高校在引進檔案管理工作人員時要提升專業(yè)性要求，尋找最佳人選，在工作期間還要定期做檢查與培訓，不斷提升其工作能力。還要招聘一些系統(tǒng)維護人員，保障檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性。

（三）不斷提升的檔案館服務能力?，F如今，第三產業(yè)發(fā)展勢頭越來越猛，在“互聯(lián)網+”背景下，檔案管理工作應該提升自己的服務功能，面向利用者，開發(fā)相關服務軟件，擴充搜索引擎功能，為使用者提供更便捷的服務系統(tǒng)。在“互聯(lián)網+檔案館”模式下，檔案館需要不斷提升服務能力以適應新時代的需要。還可以利用互聯(lián)網開展線上交流服務，及時解決使用者的問題，還可以利用微信、新媒體等平臺擴充服務領域。

三、結語

“互聯(lián)網+”時代，智慧檔案管理工作變得十分有必要，信息技術的發(fā)展為高校檔案管理工作提供了便利條件與挑戰(zhàn)，勇于創(chuàng)新，積極做好高校檔案管理工作的轉型，不斷為廣大使用者帶來便利。

【參考文獻】

[1]唐義.文化部和國家檔案局合作：加強公共數字文化資源整合力度的迫切需求[J].圖書情報知識，2016（4）：4-5.

[2]胡燕.公眾檔案利用行為現狀的調查分析——基于蘇州市民的調查[J].檔案學通訊，2014（5）：9-10.