科研院所科研檔案管理問題與對策

張莉

【摘要】隨著科研工作的不斷發(fā)展，科研材料迅速增加，目前科研院所普遍存在檔案管理制度不健全、科研人員歸檔主動性和及時性不強(qiáng)等問題，嚴(yán)重影響了檔案體系的完整性和準(zhǔn)確性。文章分析了科研院所檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并有針對性地提出了相關(guān)對策和建議，以期實(shí)現(xiàn)科研檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科研化管理，更好地為科研工作服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】科研院所;科研檔案;歸檔管理;管理模式

科研檔案是指在自然科學(xué)研究活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文件材料?？蒲袡n案是科研人員的勞動成果和智慧的結(jié)晶，記錄了科研活動的全部過程及成果，為科學(xué)研究和科技服務(wù)提供憑證，具有重要的參考作用。

一、科研檔案管理的重要性

（一）科研項(xiàng)目檔案是科研院所檔案管理工作的重點(diǎn)。它是科研單位開展基礎(chǔ)理論研究、技術(shù)研究和應(yīng)用研究的保證，是維護(hù)單位經(jīng)濟(jì)利益和保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的一項(xiàng)重要舉措?？茖W(xué)規(guī)范的管理科研項(xiàng)目檔案是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度，為研究本單位的工作業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

（二）沒有科研檔案就沒有完整的科學(xué)研究，科研項(xiàng)目檔案是維持科學(xué)研究延續(xù)性的有利工具。科研人員能夠繼承前人的科研成果及科研經(jīng)驗(yàn)，吸取前人的工作經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，并在其基礎(chǔ)上完成創(chuàng)新與發(fā)展，需要充分利用檔案資料信息資源。

（三）科研檔案為進(jìn)一步的學(xué)術(shù)交流提供了素材和條件?？茖W(xué)的發(fā)展都需要由淺入深，逐漸發(fā)展，在如今不斷發(fā)展的現(xiàn)代科技中，關(guān)聯(lián)學(xué)科的滲透性日益增強(qiáng)，廣泛推行學(xué)術(shù)交流，準(zhǔn)確及時地互通情報(bào)就需要借鑒科研檔案作為傳遞和交流的有利工具。

（四）科研檔案有記錄科研活動全過程的功能?？蒲谐晒D(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，評價科研成果，申報(bào)專利等需要直接依靠科研檔案為媒介，因此科研檔案是重要的信息資源和潛在的生產(chǎn)力，合理利用檔案信息資源，將為單位帶來寶貴財(cái)富。

二、科研檔案管理目前存在的問題

（一）科研檔案管理制度不夠健全，直接影響科研檔案歸檔質(zhì)量?？蒲袡n案管理規(guī)范與否直接關(guān)系整個科研院所當(dāng)前的科研水平，科研檔案記載著科研活動的全過程，兩者息息相關(guān)，由于不建立完善科研檔案管理制度，導(dǎo)致科研課題組、科研管理部門和綜合檔案室不明確各自在科研檔案管理中的職能所在，導(dǎo)致科研課題歸檔資料收集不全、復(fù)印件較多、內(nèi)容不翔實(shí)等現(xiàn)象。這些問題如不能得到及時解決，將對今后的科研管理工作造成極大的困擾。

（二）科研工作者對科研檔案歸檔意識不夠強(qiáng)，直接影響科研檔案歸檔質(zhì)量。目前許多科研院所的科研工作者只重視科研工作中的具體操作、論文發(fā)表、成果申報(bào)，并沒有深入了解過《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，為了以后使用方便，把科研課題材料緊握手中，沒有積極主動歸檔意識。

（三）檔案管理員隊(duì)伍不穩(wěn)定，兼職工作多?？蒲性核目蒲泄ぷ魅藛T一般兼任科室檔案管理人員，科研工作者任務(wù)重，主要把精力放在科室業(yè)務(wù)工作上，難以集中精力做好科室歸檔資料的收集，部分檔案人員工作變動頻繁，剛剛經(jīng)過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)就被調(diào)換工作，這樣一來對檔案工作的開展造成了很大影響。

三、加強(qiáng)科研檔案管理的對策

（一）建立健全檔案管理制度。綜上所述，科研院所科研檔案管理存在諸多的問題需要及時解決，尤其是要先制定一套符合科研院所的科研檔案管理制度，用合理的制度規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。構(gòu)建“科研管理部門—課題組—檔案管理部門”的檔案協(xié)同管理網(wǎng)絡(luò)。由檔案管理部門制訂科研歸檔材料明細(xì)及自查表，科研管理部門督促課題負(fù)責(zé)人根據(jù)歸檔表時間節(jié)點(diǎn)及時歸檔，并在課題檢查驗(yàn)收后對照歸檔表進(jìn)行真實(shí)性和完整性自查，自查無誤并簽字后，交由交檔案管理部門存檔。應(yīng)把科研檔案歸檔質(zhì)量納入科研院所年終工作考核內(nèi)容，對科研人員進(jìn)行考評獎懲，科研檔案管理制度的制定和實(shí)施將對推動科研院所檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化起到重要意義。

（二）加強(qiáng)檔案宣傳和業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。通過多種形式組織檔案管理人員和科研人員學(xué)習(xí)《檔案法》、科研檔案管理辦法，進(jìn)一步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和政治素質(zhì)。組織相關(guān)檔案管理人員及科研管理人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí)，邀請檔案局專家到科研院所進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

（三）加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。檔案事業(yè)的發(fā)展依賴于檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，切實(shí)加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，努力打造一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作適應(yīng)新形勢要求的重要任務(wù)。社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，引進(jìn)錄用一些有文化專業(yè)知識、有專業(yè)技術(shù)技能、熱愛檔案工作的人才，充實(shí)檔案隊(duì)伍，為檔案工作上水平提供人力保障。

四、結(jié)語

新時期，隨著我國科技工作的迅猛發(fā)展，科研院所科研材料呈現(xiàn)幾何倍數(shù)遞增，給檔案管理工作帶來了許多新的挑戰(zhàn)?？蒲性核俗ズ没A(chǔ)工作外，還需要結(jié)合自身工作實(shí)際采取切實(shí)可行的對策，提升科研檔案管理與服務(wù)水平，為科技事業(yè)發(fā)展注入新活力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李媛媛.現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研檔案管理的工作要點(diǎn)分析[J].卷宗，2015（5）.

[2]鄭春宏.淺議如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技，2010（10）.

[3]衛(wèi)利群.創(chuàng)新檔案管理機(jī)制 提升醫(yī)療科研檔案工作管理質(zhì)量[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2012（04）.