醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與措施

周秀琴

【摘要】人事檔案記錄著醫(yī)院的人事調(diào)動(dòng)、工作分配與安排等相關(guān)內(nèi)容，為醫(yī)院發(fā)展整體規(guī)劃提供指導(dǎo)和依據(jù)。本文通過對(duì)醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出人事檔案管理優(yōu)化措施，希望能夠?yàn)閺V大醫(yī)院人力資源管理部門從業(yè)者提供參考和幫助。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院管理;人事檔案管理;現(xiàn)狀與措施

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)院的管理和建設(shè)工作在近年來不斷提升優(yōu)化。人事檔案管理工作作為醫(yī)院人力資源部門重要的工作內(nèi)容之一，為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展提供了基礎(chǔ)保障。但是隨著醫(yī)院的擴(kuò)大化建設(shè)與醫(yī)療隊(duì)伍人員的增加，醫(yī)院人事檔案管理工作需更加專業(yè)地開展，使其為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展提供有效的人員保障。

一、醫(yī)院人事檔案管理的重要性

醫(yī)院的人事檔案作為記錄醫(yī)院人事任免、重要決策、人力資源管理內(nèi)容的重要文件，為醫(yī)院人力資源的清晰規(guī)劃與人員調(diào)動(dòng)情況記錄等方面提供了依據(jù)。人事檔案的管理質(zhì)量直接決定著人員匹配是否能滿足醫(yī)院當(dāng)前運(yùn)作與發(fā)展的需求，能夠體現(xiàn)醫(yī)院人事工作安排是否合理與科學(xué)。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀探究

在對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理情況進(jìn)行深入了解后，筆者發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前部分醫(yī)院人事檔案管理工作主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

（一）缺乏完善的人事檔案管理制度。通過對(duì)于國(guó)內(nèi)醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前國(guó)內(nèi)眾多醫(yī)院雖然設(shè)置了人事檔案管理部門，但是相應(yīng)的管理制度卻并不完善，并且在這樣的基礎(chǔ)上，相關(guān)檔案管理工作人員的檔案管理意識(shí)欠缺，不能根據(jù)相應(yīng)管理制度進(jìn)行人事檔案的有效管理。很多醫(yī)院的人事檔案管理部門名存實(shí)亡，僅僅為了應(yīng)對(duì)各種檢查而設(shè)置。沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案管理部門在醫(yī)院實(shí)際工作與發(fā)展建設(shè)中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任。在這種缺乏完善人事檔案管理制度的情況下，醫(yī)院人事檔案丟失、錯(cuò)漏情況頻發(fā)，給醫(yī)院的人員調(diào)配、醫(yī)療團(tuán)隊(duì)人員信息記錄、人事任免等工作帶來了很大障礙，影響了醫(yī)院人力資源管理工作的進(jìn)行。當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理制度急需完善。

（二）人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。在當(dāng)前醫(yī)院實(shí)際的人事檔案管理工作中，管理人員綜合素質(zhì)較低、檔案管理意識(shí)與責(zé)任心淡薄，是醫(yī)院人事檔案管理面臨的重要問題。由于工作人員工作重視度和責(zé)任心的不足，在人事檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案收集內(nèi)容不全、檔案交接存在問題、檔案的備份與保存出現(xiàn)紕漏等。這種工作上的缺失給醫(yī)院人事檔案管理工作帶來了很多問題。對(duì)于相應(yīng)管理技能和人力資源方面知識(shí)的掌握是醫(yī)院人事檔案管理工作人員急需提升的。

（三）人事檔案缺乏科學(xué)的信息化管理。在互聯(lián)網(wǎng)及電子信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，檔案的信息化管理與實(shí)際工作相結(jié)合已經(jīng)勢(shì)在必行。但是部分醫(yī)院在人事檔案管理中的工作方法仍然相對(duì)落后，未能將信息化管理手段與人事檔案管理的實(shí)際工作相結(jié)合。由于醫(yī)院的人事檔案具有一定的專業(yè)性、保密性等特點(diǎn)，所以部分醫(yī)院在人事檔案的保存與管理上還沿用紙質(zhì)資料及檔案集中存放的管理方式，這極大降低了檔案的利用率，并容易造成檔案的損毀和丟失。另外，在已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案電子信息化管理的醫(yī)院中，由于檔案檢索和編輯方式使用不合理，也造成了一些人事檔案查閱效率低的問題。

三、醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化措施

針對(duì)以上問題，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理時(shí)可以通過以下措施進(jìn)行檔案管理的改進(jìn)。

（一）建立完善的人事檔案管理制度。加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理制度的完善，在進(jìn)行管理制度的制定與實(shí)施中需要以醫(yī)院現(xiàn)實(shí)人員工作情況為依據(jù)，注意管理制度的科學(xué)性與規(guī)范性。在完善管理制度的同時(shí)，還需要進(jìn)行人事檔案的收集與整理，依照檔案管理學(xué)的專業(yè)管理方法進(jìn)行人事檔案記錄、搜集、使用、存檔等方面的科學(xué)管理。在檔案管理制度的建立中應(yīng)注意提高人事檔案的利用率，讓人事檔案能夠更好地為醫(yī)院人事工作的展開與推進(jìn)提供幫助。

（二）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)于人事檔案管理的效率和效果有十分關(guān)鍵的影響。在對(duì)于人事檔案管理人員的篩選、任用與培訓(xùn)上，醫(yī)院應(yīng)該給予足夠的重視。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事管理人員的工作情況，可以從以下幾方面進(jìn)行人員綜合素質(zhì)的提升：第一，加強(qiáng)人事檔案管理人員在檔案管理、人力資源等方面專業(yè)技能的培訓(xùn);第二，建立完善具體的工作人員職責(zé)劃分規(guī)定;第三，通過思想道德教育促進(jìn)人事檔案管理人員工作責(zé)任感的提升。人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與工作責(zé)任感是提升檔案管理工作效果的關(guān)鍵。

（三）人事檔案信息化管理力度加強(qiáng)。人事檔案的信息化管理能夠大大提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，并且在保證人事檔案的永久保存、提升人事檔案利用率、優(yōu)化人事檔案入檔及查閱速度上都有很大幫助。醫(yī)院人事檔案的信息化管理首先需要醫(yī)院在信息化檔案管理設(shè)備上進(jìn)行投入，其次要注意對(duì)于相關(guān)設(shè)備及數(shù)據(jù)等內(nèi)容的安全維護(hù)。同時(shí)要加大對(duì)于檔案管理人員的檔案信息化管理工作能力的培養(yǎng)，加強(qiáng)人事檔案管理工作者的信息化管理意識(shí)，并實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化查詢、使用與保存。

四、結(jié)束語

總之，作為醫(yī)院人力資源管理中的重要信息內(nèi)容，人事檔案的管理在醫(yī)院人力資源管理中具有重要作用，為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展與人員建設(shè)提供幫助，在人事檔案管理方法的優(yōu)化上，我們還需要進(jìn)一步思考和探究。

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