中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的困境及對(duì)策

李翠松

【摘要】從中學(xué)檔案管理工作實(shí)際情況來(lái)看，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐闹萍s，中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍舊面臨諸多的困境，是否能夠有效突破這些困境成為中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵所在。上述背景下，本文針對(duì)中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的困境實(shí)施系統(tǒng)的分析，并基于中學(xué)檔案管理實(shí)際情況提出加強(qiáng)中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施與建議，旨在為中學(xué)檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案管理;數(shù)字化建設(shè);困境;對(duì)策

在信息化技術(shù)、科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理通過多年的數(shù)字化建設(shè)，信息化處理方式已經(jīng)全面取代了傳統(tǒng)的人工處理方式。中學(xué)作為培養(yǎng)社會(huì)主義人才的重要機(jī)構(gòu)，檔案管理工作的好壞不僅關(guān)系到中學(xué)的發(fā)展，同時(shí)也會(huì)對(duì)我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展產(chǎn)生一定程度的影響。新課程改革的持續(xù)深入，中學(xué)也在進(jìn)行著全面的改革，涉及的檔案信息資料更為復(fù)雜、多元，檔案管理數(shù)字化建設(shè)成為應(yīng)對(duì)上述問題的重要途徑。但從當(dāng)前中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，其仍舊面臨諸多困境，導(dǎo)致中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的整體情況不夠理想，如何加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)成為中學(xué)急需解決的重要課題。

一、中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的困境

（一）中學(xué)內(nèi)部認(rèn)知不足。傳統(tǒng)理念中，中學(xué)歷來(lái)更為傾向于教研工作，在檔案管理方面的重視程度不足。相較于中學(xué)教研工作的數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案管理數(shù)字化建設(shè)并沒有被提到足夠的高度，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在嚴(yán)重的滯后性。

（二）檔案管理體系不完善。對(duì)中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，其不僅需要充分遵循數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)規(guī)律，同時(shí)也需要綜合參考中學(xué)教研事業(yè)的發(fā)展，建立健全檔案管理體系。然而，從諸多中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)實(shí)際來(lái)看，大部分中學(xué)并沒有把檔案管理數(shù)字化建設(shè)歸納到整體發(fā)展戰(zhàn)略中來(lái)，自然也就沒有針對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)建立針對(duì)性的管理體系，仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理體系，顯然不適應(yīng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需求。

（三）基礎(chǔ)配套設(shè)施滯后。正如上文所述，中學(xué)本身對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視程度不足，檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)配套設(shè)施滯后，諸多基礎(chǔ)設(shè)施性能老舊，顯然難以滿足當(dāng)前中學(xué)檔案信息資料的復(fù)雜化趨勢(shì)，基礎(chǔ)配套設(shè)施的滯后，嚴(yán)重制約了中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)。

（四）管理隊(duì)伍專業(yè)能力欠缺。中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)本身是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工程，其必然需要跟隨信息化技術(shù)的發(fā)展來(lái)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的優(yōu)化調(diào)整。這就對(duì)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)提出了非常高的要求。但從中學(xué)檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際情況來(lái)看，年齡老化、專業(yè)能力欠缺是普遍存在的問題，現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)參差不齊，顯然難以勝任檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求。

二、加強(qiáng)中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施與建議

（一）加強(qiáng)中學(xué)內(nèi)部宣傳教育工作。中學(xué)內(nèi)部是否能夠正確認(rèn)知檔案管理數(shù)字化建設(shè)，直接關(guān)系到最終建設(shè)的效果與質(zhì)量。這就需要各個(gè)中學(xué)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的宣傳教育工作，綜合參考檔案管理數(shù)字化建設(shè)的要求、實(shí)際，在中學(xué)內(nèi)部建立多元化的宣傳途徑，包括宣傳欄、內(nèi)部媒體、學(xué)習(xí)會(huì)議等，使得內(nèi)部教職工均能夠意識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)中學(xué)發(fā)展的意義。如此，才能夠在中學(xué)內(nèi)部形成共同的認(rèn)知，主動(dòng)參與、配合檔案管理數(shù)字化建設(shè)的開展。

（二）加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)。對(duì)于中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，要想保障數(shù)字化建設(shè)的效果，良好的基礎(chǔ)設(shè)施至關(guān)重要。這就需要各個(gè)中學(xué)全面加大檔案管理數(shù)字化建設(shè)的投入力度，主動(dòng)更新當(dāng)前的計(jì)算機(jī)設(shè)備，同時(shí)需要完善檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，包括掃描儀、打印機(jī)、相機(jī)等相關(guān)產(chǎn)品，為中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的開展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，各個(gè)中學(xué)還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)去完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，注重內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間的有效隔離，真正構(gòu)建互聯(lián)互通、高速安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的安全性。

（三）完善數(shù)字化建設(shè)整體計(jì)劃。中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)本身是一項(xiàng)參與人員眾多、工作量巨大的工作，其必須要充分結(jié)合中學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的整體規(guī)劃。首先，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍做好動(dòng)員工作，通過動(dòng)員會(huì)議，明確中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的整體目標(biāo)，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性、緊迫性以及必要性，使得檔案管理部門能夠在思想層面達(dá)成高度一致，全面履行自身的職責(zé)。其次，建立系統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設(shè)計(jì)劃。充分結(jié)合中學(xué)檔案的數(shù)量、種類，同時(shí)參考現(xiàn)階段檔案管理軟硬件狀況，基于中學(xué)發(fā)展規(guī)劃，詳細(xì)制定檔案管理數(shù)字化建設(shè)的短、中、長(zhǎng)期計(jì)劃，明確各個(gè)階段中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順序、范疇，綜合參考人力、財(cái)力、物力情況進(jìn)行階段性任務(wù)的制定。為有效保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序推進(jìn)，應(yīng)當(dāng)組建以中學(xué)主要負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)、分管教務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，各個(gè)教職工主動(dòng)參與、檔案管理隊(duì)伍協(xié)調(diào)開展的領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案管理數(shù)字化建設(shè)的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，使得中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠嚴(yán)格按照流程、制度來(lái)落實(shí)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)當(dāng)著重落實(shí)數(shù)字化檔案處理的范疇及順序，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照“突出重點(diǎn)、先急后緩”的基本原則來(lái)開展檔案鑒定工作，需要將“永久保管”“年代久遠(yuǎn)”“瀕臨破損”“利用價(jià)值高”“編研材料”和“全卷宗”的檔案作為數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)先考慮對(duì)象。最后，建立健全著錄規(guī)章制度。為有效保障中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展，必須要建立健全著錄規(guī)章制度，將《檔案著錄規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以及《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》作為著錄制度制定的基本原則，全面統(tǒng)一、規(guī)范檔案的提名與分類，全面提升數(shù)字化建設(shè)的檢索效率與質(zhì)量。

（四）構(gòu)建基于新興技術(shù)的檔案平臺(tái)。在具備海量檔案信息資源的狀況下，倘若無(wú)法針對(duì)這些檔案資源進(jìn)行有效的利用，則必然會(huì)引發(fā)資源浪費(fèi)現(xiàn)象。對(duì)中學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)納入新興的信息化技術(shù)，構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案資源平臺(tái)，綜合利用該平臺(tái)進(jìn)行檔案信息資源的共建共享。各個(gè)地區(qū)中學(xué)應(yīng)當(dāng)在檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，構(gòu)建區(qū)域一體的檔案管理資源平臺(tái)，統(tǒng)一中學(xué)檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，使得各個(gè)地區(qū)的中學(xué)能夠在檔案方面進(jìn)行無(wú)縫的對(duì)接，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的接入，能夠針對(duì)檔案資源進(jìn)行及時(shí)挖掘、歸納、整理，將其整合在中學(xué)檔案資源平臺(tái)當(dāng)中，使得中學(xué)檔案資源實(shí)現(xiàn)歸檔、使用的一體化。與此同時(shí)，中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)還應(yīng)當(dāng)致力于云計(jì)算技術(shù)的引入，針對(duì)兩者的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分的整合，全面提升檔案管理平臺(tái)的服務(wù)、功能。

（五）重視檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)及引進(jìn)。正如上文所述，檔案管理隊(duì)伍專業(yè)能力欠缺是制約中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要因素。對(duì)各個(gè)中學(xué)來(lái)說(shuō)，必須要重視檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)及引進(jìn)工作，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供充足的人才儲(chǔ)備。其一，基于中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)需求，加大檔案管理人才培訓(xùn)教育力度，全面提升現(xiàn)有隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。其二，加強(qiáng)檔案管理綜合型人才的引進(jìn)工作，以此來(lái)完善檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)儲(chǔ)備、專業(yè)水平，帶動(dòng)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的全面提升。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，中學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代必然的發(fā)展趨勢(shì)，無(wú)論是對(duì)中學(xué)發(fā)展，還是對(duì)人才培養(yǎng)，都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。對(duì)各個(gè)中學(xué)來(lái)說(shuō)，必須要深入分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的困境，主動(dòng)吸收先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)，將檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入中學(xué)整體規(guī)劃，提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)的效率與質(zhì)量，為教育事業(yè)的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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