新時期高校學生檔案管理策略探究

蔣碧蓉

【摘要】本文對當前高校學生檔案管理特點和遇到的問題進行分析，結(jié)合新時期的特色，采用新技術(shù)制定學生檔案管理新策略。

【關(guān)鍵詞】高校;學生檔案;管理;新策略

教育興則國家興，教育強則國家強，高校是立德樹人、培養(yǎng)人才的地方，是青年人學習知識、增長才干、放飛夢想的地方。因此高校學生檔案成為青年學子進入社會的第一張名片（身份證明材料），學生檔案否齊全完整會直接影響用人單位對一個人全面了解和評價。在新時期如何建立科學的學生檔案管理體系，成為高校檔案部門的一項重要任務。本文對當前學生檔案管理特點和遇到的問題進行分析，結(jié)合新時期的特色，采用新技術(shù)制定學生檔案管理新策略。

一、高校學生檔案特點及管理的必要性

學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟狀況的以個人為單位組成的書面材料?！陡叩葘W校檔案管理辦法》中明確規(guī)定學生類檔案的歸檔范圍為

“主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表?！备咝W生檔案室的工作主要內(nèi)容是：入學接收、在校保管、畢業(yè)轉(zhuǎn)遞。因此學生檔案管理具有收集轉(zhuǎn)遞時間集中化、工作量集中成倍加大等特點。高校學生檔案是干部檔案或人事檔案的前身。如果沒有學生檔案，在今后的人生路上，就會有許許多多的人生大事的辦不了或者處理超級麻煩。比如：1.領取養(yǎng)老金。在辦理養(yǎng)老金領取時需要審核檔案，工資、待遇、職務、工齡以及社保時間等，都是個人檔案記錄依據(jù)內(nèi)容。2.評職活動和工作的調(diào)動。在大學畢業(yè)之后大學生的檔案要轉(zhuǎn)正定級，才會正式成為人事檔案，之后才能進行正常調(diào)動，不過很多學生畢業(yè)后，沒能及時辦理各種相關(guān)手續(xù)，即便工作幾年，在檔案上記錄仍是學生身份，會影響轉(zhuǎn)正定級以及工齡、退休金的計算。3.各種手續(xù)以及相關(guān)證明的辦理。很多事情需要政府所屬人才市場開具證明，如果沒有檔案就無法辦理各類相關(guān)證明，如在考研、出國、升學、結(jié)婚生育等等?？傊?，每一份真實完整的學生檔案會對畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)起到非常重要作用。

二、高校學生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

（一）檔案人員缺乏專業(yè)素質(zhì)與責任心。當前，高校檔案管理機構(gòu)中任職的管理人員，大多是由半路出家的其他專業(yè)工作人員來擔任，真正具有專業(yè)檔案管理素質(zhì)的人才少之又少。檔案管理人員沒經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)培訓就上崗，檔案業(yè)務工作不熟練，自然會大大降低工作質(zhì)量和工作效率。目前許多數(shù)高校學生檔案管理缺乏日常整理的及時性、全面性，很多時候用人單位上門查閱參考時才發(fā)現(xiàn)許多檔案不完整，這勢必影響畢業(yè)生的就業(yè)。另外，學生檔案積壓到畢業(yè)離校時才收集整理，這樣倉促行為必然會影響檔案管理工作的質(zhì)量。每年畢業(yè)的學生以百萬計，由于檔案轉(zhuǎn)遞具有時間短，任務重，投寄單位多等特點，必須要在限期內(nèi)把大批畢業(yè)生檔案發(fā)往各地，如果檔案人員沒有很強的責任心，就會造成學生檔案的漏發(fā)、錯發(fā)事件。

（二）檔案知識宣傳力度不夠，學生檔案意識薄弱。有許多學生非常不在意自已的檔案，到社會上工作多年，還不知道自已檔案在哪里，有什么作用，直到單位需要或出國考研時才會想起自已還有檔案這個東西，著急四處打電話查詢，不知是在畢業(yè)學校的檔案室還是戶籍所在地的人才交流中心。在學生檔案中，經(jīng)常會出現(xiàn)姓名不符或姓名與身份證不符，由于學生不知道檔案的重要性，尤其在手工時代，很多表格是學生自已填的，他們隨意更改自已的出生年月和姓名，最后導致自已學歷證和學位證不能正常上網(wǎng)。由于現(xiàn)在大部分用人單位也不重視學生檔案，學生不要檔案就能去上班了，這樣就出現(xiàn)了許多人檔分離現(xiàn)象，導致高校檔案室出現(xiàn)大量無人認領的檔案。

（三）管理技術(shù)比較落后。在當今信息網(wǎng)絡時代，高等教育迅速發(fā)展，財務會計電算化、辦公系統(tǒng)自動化、科研管理和教學管理系統(tǒng)智能化等教學科研設備已走在時代前沿，但是現(xiàn)階段我國大部分高校的學生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理以手工操作為主。近年來高校連續(xù)擴招導致學生人數(shù)（學生檔案數(shù)量）急劇增加，致使學生檔案管理難度增大，嚴重落后的高校學生檔案管理已經(jīng)大大影響了現(xiàn)代高等教育飛速發(fā)展和社會用人單位制度改革的步伐。

三、加強高校學生檔案管理的對策

（一）強化高校師生檔案意識和業(yè)務能力。定期對高校師生進行宣講教育，要讓他們懂得學生檔案管理的重要性，要讓每一位領導、教育工作者、學生能夠認識到，學生檔案是向社會輸送人才的大事，也是提升學校知名度的大事。通過宣傳學習，讓師生們認識到學生檔案工作并不簡單，它不單單是學?？疾熹浻?、培教育學生的第一手材料，還是國家在選拔錄用人才時的重要依據(jù)，更是學生在走向社會后的人事檔案的基礎。加強檔案人員隊伍建設，完善繼續(xù)教育制度，不斷提升工作業(yè)務能力。對于剛?cè)肼毜墓芾砣藛T，可組織他們參加本省或本市檔案部門的各類業(yè)務培訓學習，對于已具有熟練業(yè)務的管理人員，還應定期給予他們各類進修、參加國內(nèi)外研討會的學習機會等。這樣既能充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性，也充分發(fā)揮他們創(chuàng)造性，有助于提升整個學生檔案管理質(zhì)量和效率。

（二）學生檔案管理要規(guī)范化。建立高校學生檔案的統(tǒng)一管理制度，對檔案集中統(tǒng)一管理和利用，確保高校學生檔案作為信息資源的價值完整性。1.明確學生檔案的主管部門，同時明確劃分形成檔案材料部門的職責范圍，做到分工明確，責任分明。2.明確規(guī)定各檔案材料形成部門歸檔時間，做到隨著檔案的形成及時歸檔，保持檔案齊全和連貫。3.形成統(tǒng)一的學生檔案歸檔標準，對檔案的接收、存放、管理和傳遞提出嚴格執(zhí)行標準，確保學生檔案材料及時、真實、安全、完整。

（三）學生檔案管理要進行技術(shù)革新。隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的日新月異發(fā)展，畢業(yè)生已電子注冊，高校學生的錄取、畢業(yè)環(huán)節(jié)也實現(xiàn)網(wǎng)絡管理，高校學生檔案也應與時俱進，加快速度將計算機、多媒體等先進技術(shù)引入高校學生檔案管理的每個環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)學生檔案管理科學化、標準化、規(guī)范化。1.首先要研制開發(fā)適合高校自身特色的學生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核等數(shù)據(jù)庫建設工作，將檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像和藝術(shù)作品等進行數(shù)字化處理，制成學生電子檔案，建立真實完整的學生檔案數(shù)據(jù)庫。2.其次要利用高校內(nèi)部的成熟校園網(wǎng)絡，宣傳學生檔案管理政策，在設置查詢權(quán)限的前提條件下，發(fā)布應屆和往屆畢業(yè)生檔案流向以及遺留學生檔案信息，以滿足畢業(yè)生及用人單位對學生檔案查詢利用，實現(xiàn)學生檔案信息存儲的電子化和信息檢索的網(wǎng)絡化。

四、結(jié)語

在信息化、網(wǎng)絡化迅速普及、高速發(fā)展的當今社會，加強對高校學生檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)大學生檔案管理信息化和網(wǎng)絡化，為用人單位提供便捷的檔案查詢途徑、準確的畢業(yè)生檔案信息，為畢業(yè)生擇業(yè)、就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務，這是今后高校學生檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

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