精細(xì)化管理對于醫(yī)院病歷檔案管理水平的影響

胡桂興

【摘要】本文主要探討精細(xì)化管理對于醫(yī)院病歷檔案管理水平的影響。選取病歷檔案資料作為研究樣本，根據(jù)不同的管理模式分為研究組和對照組。比較實施精細(xì)化管理前后的首頁質(zhì)量合格率、缺頁缺項率和醫(yī)患糾紛發(fā)生率;比較實施精細(xì)化管理前后的病歷檔案管理人員績效考核合格率和考核評分。得出的結(jié)論是：將精細(xì)化管理應(yīng)用于醫(yī)院的病歷檔案管理后，明顯提高了病歷檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，提升了病歷檔案管理的水平，值得學(xué)習(xí)和推廣。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理;醫(yī)院管理;病歷檔案;統(tǒng)計分析

病歷檔案是患者在診治疾病過程中的文字實錄，客觀、完整地地記錄了患者的診療經(jīng)過和治療結(jié)局，是醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行醫(yī)療、教學(xué)、研究的重要資料，也是保險理賠、司法取證和醫(yī)療糾紛等相關(guān)事件的重要取證材料。長期以來，國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院對病歷檔案的管理只是予以簡單的病歷檔案室存放，沒有細(xì)致到病歷檔案使用的每一個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致問題不斷。精細(xì)化管理是來源于企業(yè)管理中的概念，其核心理念是將管理模式由粗放轉(zhuǎn)為精細(xì)，設(shè)置并管理好生產(chǎn)中的每一個環(huán)節(jié)，從而最終提高生產(chǎn)和管理效率。當(dāng)前，信息化建設(shè)已不斷深入醫(yī)院的方方面面，傳統(tǒng)的病歷檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，自2015年6月以來，我院將精細(xì)化管理應(yīng)用于病歷檔案管理，取得一定成效。現(xiàn)報道如下：

一、資料與方法

（一）一般資料。選取2013年6月～2017年6月期間我院16000份病歷檔案資料作為研究樣本，根據(jù)不同的管理模式分為研究組和對照組。其中2013年6月～2015年5月的8000份病歷檔案資料應(yīng)用了常規(guī)管理模式，為對照組;而2015年6月～2017年6月的8000份病歷檔案資料應(yīng)用了精細(xì)化管理模式，為研究組。研究組病歷檔案資料中，男性患者4368例，女性患者3632例，內(nèi)科病歷檔案1940例，外科病歷檔案1863例，婦產(chǎn)科病歷檔案1037例，兒科病歷檔案1145例，其他科室病歷檔案2015例;對照組病歷檔案資料中，男性患者4542例，女性患者3458例，內(nèi)科病歷檔案1893例，外科病歷檔案1902例，婦產(chǎn)科病歷檔案1004例，兒科病1077例，其他科室病歷檔案2124例。兩種管理模式病歷檔案的基本資料差異無統(tǒng)計學(xué)意義（P>0.05），且兩組模式的執(zhí)行者均為我院病歷檔案室的20位在職工作人員，具有可比性。

（二）精細(xì)化管理方法。1.人員管理的精細(xì)化。組織我院病歷檔案室在職工作人員和臨床醫(yī)生進(jìn)行精細(xì)化管理知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)精細(xì)化管理中嚴(yán)格的信息記錄制度和記錄標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)自覺的精細(xì)化管理意識，最終確保所有患者都具有完整、客觀和準(zhǔn)確的病歷檔案資料。2.管理制度的精細(xì)化。在全院范圍內(nèi)大力推行并執(zhí)行精細(xì)化管理制度，確定各科室臨床醫(yī)生與病歷檔案室工作人員的職責(zé)，加強(qiáng)病歷檔案回收、裝訂以及保存方面的管理，將管理工作精細(xì)到個人，實現(xiàn)每一項工作流程和管理制度的精細(xì)化。3.管理措施的精細(xì)化。精細(xì)化的管理措施主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）嚴(yán)格控制首頁質(zhì)量：要求完善所有患者的基本信息資料（姓名、年齡、職業(yè)、學(xué)習(xí)或工作單位等），特別強(qiáng)調(diào)以有效身份證件為依據(jù)，實名制辦理;在病歷檔案首頁處添加分類代碼，臨床醫(yī)生在填寫首頁的時候需嚴(yán)格遵照書寫標(biāo)準(zhǔn)，對患者的主要診斷、次要診斷、手術(shù)及各項操作明確無誤后，交由病歷檔案室的編碼人員處理。（2）病歷檔案管理的細(xì)化和量化：指派專人回收病歷檔案，指派專人記錄病歷檔案（如起始頁碼、化驗單數(shù)量、病程記錄等），每個環(huán)節(jié)都落實到個人，病歷檔案由病房移交病歷檔案室的時候需科室負(fù)責(zé)人員與回收人員雙方簽字，一旦出現(xiàn)問題相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任;建立病歷檔案信息化管理系統(tǒng)，將所有患者的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，方便以后隨時查詢。（3）病歷檔案管理的流程化：制定并形成一整套從病歷檔案回收到整理，再到裝訂和編碼，以及電腦錄入的完整流程體系，防止缺頁缺項，同樣每個流程落實到個人，專人專管。（4）病歷檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化：嚴(yán)格執(zhí)行ISO病歷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立嚴(yán)格且合理的病歷檔案借閱和復(fù)印制度。（5）病歷檔案管理的人性化：在遵循嚴(yán)格管理制度的同時，也應(yīng)結(jié)合患者的實際情況，在充分溝通的基礎(chǔ)上，幫助患者節(jié)省人力和財力。

（三）評估指標(biāo)。1.精細(xì)化管理效果指標(biāo)。分別收集2013年6月～2015年5月期間和2015年6月～2017年6月期間的不合格病歷檔案以及醫(yī)患糾紛病歷檔案，計算兩個時段的首頁質(zhì)量合格率、缺頁缺項率和醫(yī)患糾紛發(fā)生率。首頁質(zhì)量合格率=首頁不合格病歷檔案數(shù)量/該時段病歷檔案總數(shù)×100%;缺頁缺項

率=缺頁缺項病歷檔案數(shù)量/該時段病歷檔案總數(shù)×100%;醫(yī)患糾紛發(fā)生率=醫(yī)患糾紛數(shù)量/該時段病歷檔案總數(shù)×100%。

2.病歷檔案管理人員的績效考核。參考有關(guān)文獻(xiàn)，制定我院病歷檔案管理人員的績效考核量表，分別于2015年5月和2017年6月對我院病歷檔案管理人員進(jìn)行績效評估。考核內(nèi)容有：（1）病歷檔案歸檔（5分）：及時回收病歷檔案、錄入信息化管理系統(tǒng)、按編號入庫;（2）病歷檔案回收情況（25分）：核對每天入院與出院的患者，患者出院3天以內(nèi)回收并核實病歷檔案，及時糾正并登記病歷檔案回收過程中發(fā)現(xiàn)的書寫不規(guī)范、文本不清潔、內(nèi)容缺失等問題，沒有按時回收的病歷檔案需及時注明并匯報直到回收;（3）病歷檔案的格式管理（30分）：首頁完整與否、有無簽字、順序是否正確、黏貼是否合規(guī)，病歷檔案中的資料有無缺失或張冠李戴;（4）登記和建檔（10分）;（5）資料匯總（5分）;（6）管理流程（10分）;（7）存檔與保管（10分）;（8）借閱與復(fù)?。?分）。滿分為100分，90～100分為優(yōu)，80～90分為良，60～80分為合格，<60為不合格。合格率=60分以上的管理人員數(shù)量/該時段管理人員總數(shù)×100%。經(jīng)過Cronbachs α系數(shù)評估，該量表的Cronbachs α系數(shù)為0.929（P<0.05），具有較好的一致性。

（四） 統(tǒng)計學(xué)處理。采用SPSS19.0分析數(shù)據(jù)。計數(shù)資料用率表示，組間比較用χ2檢驗;計量資料采用（x±s）表示，組間比較采用t檢驗;取p<0.05為差異具有統(tǒng)計學(xué)意義。

二、結(jié)果

（一）比較實施精細(xì)化管理前后的首頁質(zhì)量合格率、缺頁缺項率和醫(yī)患糾紛發(fā)生率。經(jīng)檢查核實，2013年6月～2015年5月期間，我院首頁質(zhì)量合格的病歷檔案為6374份，合格率為79.68%，缺頁缺項的病歷檔案為12份，占0.15%，醫(yī)患糾紛22例，發(fā)生率為0.28%;2015年6月～2017年6月期間，首頁質(zhì)量合格的病歷檔案為7997份，合格率為99.96%，缺頁缺項的病歷檔案為0份，占0.00%，醫(yī)患糾紛0例，發(fā)生率為0.00%。經(jīng)比較，研究組與對照組在首頁質(zhì)量合格率、缺頁缺項率和醫(yī)患糾紛發(fā)生率等方面差異均具有統(tǒng)計學(xué)意義（P<0.05），詳見“表1”。

表1 研究組與對照組首頁質(zhì)量合格率、缺頁缺項率和

醫(yī)患糾紛發(fā)生率比較[n（%）]

組別 例數(shù)（n） 首頁質(zhì)量合格率[n（%）] 缺頁缺項率[n（%）] 醫(yī)患糾紛發(fā)生率[n（%）]

研究組 8000 7997（99.96） 0（0.00） 0（0.00）

對照組 8000 6374（79.68） 12（0.15） 22（0.28）

χ2值 1800.317 12.009 20.030

P值 0.000 0.001 0.000

（二）比較實施精細(xì)化管理前后的病歷檔案管理人員績效考核合格率和考核評分。經(jīng)檢查核實，2013年6月～2015年5月期間，我院病歷檔案管理人員績效考核合格者15名，合格率為75.00%，考核評分為（67.84±8.45）分;2015年6月～2017年6月期間，考核合格者20名，合格率為100%，考核評分為（86.72±8.24）分。經(jīng)比較，實施精細(xì)化管理前與實施精細(xì)化管理后的考核合格率和考核評分差異均具有統(tǒng)計學(xué)意義（P<0.05）。詳見“表2”“表3”。

表2 實施精細(xì)化管理前后病歷檔案管理人員績效考核

合格率比較[n（%）]

時段 例數(shù)（n） 績效考核合格率[n（%）]

精細(xì)化管理前 20 15（75.00）

精細(xì)化管理后 20 20（100.00）

χ2值 5.714

P值 0.017

表3 實施精細(xì)化管理前后病歷檔案管理人員績效考核評分比較[n（%）]

時段 例數(shù)（n） 績效考核評分（x±s）

精細(xì)化管理前 20 67.84±8.45

精細(xì)化管理后 20 86.72±8.24

χ2值 7.154

P值 0.000

三、討論

（一）當(dāng)前醫(yī)院病歷檔案管理中存在的問題。目前醫(yī)院在病歷檔案管理方面的問題大致如下：1.從事病歷檔案管理工作人員的專業(yè)水平較低。目前國內(nèi)絕大多數(shù)醫(yī)院從事病歷檔案管理的工作人員是由臨床或護(hù)理崗位調(diào)動到病歷檔案室，缺乏系統(tǒng)的病歷檔案管理知識和技能;加上多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部對于病歷檔案管理工作不重視、病歷檔案室工作人員待遇低、缺乏外出進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會等多種原因，影響了這部分人員的工作積極性，無心提升專業(yè)知識，于是影響了病歷檔案管理的發(fā)展水平。2.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對病歷檔案管理不夠重視。大多數(shù)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層仍然將“醫(yī)院的經(jīng)營”置于醫(yī)院發(fā)展的首要位置，對病歷檔案管理的認(rèn)識程度還不夠，致使病歷檔案工作相對滯后。3.臨床醫(yī)護(hù)人員不重視病歷檔案的質(zhì)量。病歷檔案記錄包含了患者從入院到出院的全部信息，低質(zhì)量的病歷檔案有可能造成信息遺漏或偏差;臨床醫(yī)護(hù)在書寫病歷檔案時的常見問題有字跡潦草、隨意涂改、錯別字現(xiàn)象、表述無邏輯、語句不專業(yè)、病程記錄不完整、病情分析不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鹊?，這些都嚴(yán)重影響了病歷檔案的質(zhì)量，甚至為今后有可能出現(xiàn)的醫(yī)療糾紛埋下了隱患。4.病歷檔案管理制度不夠完善。相當(dāng)多的醫(yī)院沒有建立起規(guī)范的病歷檔案管理制度，比如借出不歸還、或不按時歸還，甚至將部分有價值的病歷檔案資料占為己有等。5.病歷檔案管理工作環(huán)境較差。不少醫(yī)院只看重經(jīng)濟(jì)效益，對病歷檔案管理缺乏投入，病歷檔案室仍以老舊病房、辦公樓為主，信息化程度也不高，缺乏現(xiàn)代化辦公設(shè)備，許多工作無法開展。

（二）精細(xì)化管理應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案管理工作后的特點。精細(xì)化管理4大特點：精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)。分述如下：1.精是指精益求精。把病歷檔案管理工作的每個地方都做到精致，從臨床醫(yī)護(hù)到病歷檔案室人員，每個崗位都需強(qiáng)調(diào)病歷檔案管理意識，規(guī)劃出工作路徑和工作目標(biāo)，并養(yǎng)成持續(xù)精致、完美的狀態(tài)，徹底改變既往的粗放管理作風(fēng);對病歷檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)，配備先進(jìn)的信息化設(shè)備，精心配制軟件和硬件，確保病歷檔案管理的規(guī)范化。2.準(zhǔn)是指準(zhǔn)確的信息和數(shù)據(jù)。精細(xì)化管理要求以準(zhǔn)確的信息為基礎(chǔ)，病歷檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性格外重要，必須做到內(nèi)容的真實、客觀、及時和嚴(yán)謹(jǐn)，才能保證病歷檔案的高質(zhì)量。3.細(xì)是指細(xì)化管理。精細(xì)化管理要求將事情逐層分解、層層深入，而醫(yī)院的病歷檔案管理通常需要把時間分解到日、時，任務(wù)分解到人，這樣才有利于具體流程和路徑的實現(xiàn)，更好地把病歷檔案工作服務(wù)于醫(yī)、教、研等工作和糾紛、理賠等相關(guān)事件。4.嚴(yán)是指嚴(yán)格執(zhí)行考核制度和規(guī)章制度。制定制度的目的就是為了執(zhí)行，而執(zhí)行的主要方法就是考核，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)責(zé)任人的明確，具有較強(qiáng)的監(jiān)管力度，各單位可結(jié)合自身的實際情況采用獎勵、批評、扣分、罰款等措施，最終目的是確保病歷檔案管理各個環(huán)節(jié)規(guī)范化。由于精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)這4大特征，我院在實施精細(xì)化管理后，病歷檔案首頁質(zhì)量合格率由79.68%增至99.96%（下轉(zhuǎn)第157頁）

（上接第154頁）（P<0.05），缺頁缺項率由0.15%降至0（P<0.05），醫(yī)患糾紛發(fā)生率由0.28%降至0（P<0.05），說明精細(xì)化管理明顯提高了醫(yī)院病歷檔案的管理水平。

（三）精細(xì)化管理對病歷檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的促進(jìn)作用。在實施精細(xì)化管理之前，沒有遵照ISO病歷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，更沒有將任務(wù)落實到人，管理人員只需按照醫(yī)院的規(guī)定大概處理即可，因此所有環(huán)節(jié)都缺乏規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)。在實施精細(xì)化管理之后，首先就對工作人員進(jìn)行了相關(guān)培訓(xùn)，其業(yè)務(wù)水平有了明顯提高，本研究考核顯示，實施精細(xì)化管理后的考核合格率和考核評分均較之前明顯提高（P<0.05），說明精細(xì)化管理對病歷檔案管理人員業(yè)務(wù)水平具有促進(jìn)作用。由此，更進(jìn)一步促進(jìn)了病歷檔案管理工作的規(guī)范化和精細(xì)化。

四、結(jié)語

綜上所述，將精細(xì)化管理應(yīng)用于醫(yī)院的病歷檔案管理后，明顯提高了病歷檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，提升了病歷檔案管理的水平，值得學(xué)習(xí)和推廣。

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