淺析機(jī)關(guān)文書檔案管理中的常見問(wèn)題及解決策略

楊麗

【摘要】文書檔案管理意義重大，對(duì)機(jī)關(guān)資料保管的完整性發(fā)揮著重要的影響力，決定著檔案資料的處理質(zhì)量。在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，做好文書檔案管理，不斷完善文書檔案管理機(jī)制，將文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文探討的主題是文書檔案管理工作，首先分析了文書檔案管理工作中的常見問(wèn)題，隨后分析了解決策略，最后進(jìn)行總結(jié)。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān);文書;檔案;管理;常見問(wèn)題;分析策略

文書檔案是十分有保存價(jià)值的文件，是各個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等組織在領(lǐng)導(dǎo)和管理過(guò)程中形成的重要文件，也叫管理性檔案。文書檔案管理工作是機(jī)關(guān)檔案管理工作中的重點(diǎn)，是各個(gè)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的重要組成部分之一。做好文書檔案管理工作，有助于提升機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的整體水平，并直接關(guān)系到檔案資料的完整性。在機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中，只有將工作不斷規(guī)范化，才能真正做好這項(xiàng)工作。目前我國(guó)一些企業(yè)和機(jī)關(guān)的文書檔案管理工作中存在一些較大的問(wèn)題，在日后的管理工作中，需要不斷改進(jìn)，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位。目前我國(guó)的機(jī)關(guān)文書檔案管理工作，存在著一定的問(wèn)題，對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不到位，就是其中一個(gè)較為嚴(yán)重的問(wèn)題。任何工作的開展只有在意識(shí)到其重要性和必要性的基礎(chǔ)上才能順利進(jìn)行，文書檔案管理工作更是如此。雖然文書檔案管理工作并不是機(jī)關(guān)單位的直接利益和效益來(lái)源，但是對(duì)于機(jī)關(guān)單位的長(zhǎng)期發(fā)展來(lái)講，卻是不可或缺的工作。目前許多機(jī)關(guān)單位并沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)于文書檔案的管理工作十分漠視，認(rèn)為這項(xiàng)工作可有可無(wú)。這種做法對(duì)單位的管理產(chǎn)生了很大的制約，在一定程度上阻礙了單位的發(fā)展。一些機(jī)關(guān)單位的員工對(duì)于自己的文書檔案管理工作也不夠重視，玩忽職守，沒(méi)有承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任。

（二）文書檔案的連接混亂。文書檔案管理工作中的文書和檔案是兩個(gè)不同的組成部分，他們二者之間存在著差別，但是卻相輔相成，互相作用，互相連接。當(dāng)前一些單位對(duì)于文書和檔案這兩部分有所混淆，對(duì)于順利完成文書檔案的管理工作產(chǎn)生了一定的影響。文書作為檔案工作的必要條件，是一個(gè)基礎(chǔ)性的存在，對(duì)檔案工作產(chǎn)生一定的制約。順利連接和區(qū)分文書與檔案，是機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理工作的重點(diǎn)。如果將二者混為一談，那么將影響文書工作的準(zhǔn)確度，導(dǎo)致檔案工作的不規(guī)范和混亂現(xiàn)象的發(fā)生，影響機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。由于許多單位對(duì)于文書檔案管理工作都不夠重視，導(dǎo)致在招聘相關(guān)崗位的工作人員時(shí)并沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格正規(guī)的篩選，上崗的員工大多缺乏文書檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，工作經(jīng)驗(yàn)也十分匱乏。大部分文書檔案管理工作人員在工作中態(tài)度不太端正，對(duì)這項(xiàng)工作的相關(guān)要求十分模糊，操作起來(lái)不夠熟練，影響了工作的效率和工作的質(zhì)量。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化高速發(fā)展，我國(guó)的許多機(jī)關(guān)文書檔案管理工作邁向了信息化，這就對(duì)文書檔案管理工作人員提出了更高的要求，工作人員除了要掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)能力之外，還要具備一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。

二、提高機(jī)關(guān)文書檔案管理水平的措施

（一）提高對(duì)文書檔案管理工作的重視度。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度直接影響單位員工的工作態(tài)度，領(lǐng)導(dǎo)干部首先要端正態(tài)度，提高對(duì)文書檔案管理工作的重視度。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視這項(xiàng)工作，認(rèn)識(shí)到其重要性，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的管理程度，促使檔案管理工作高效進(jìn)行。其次，領(lǐng)導(dǎo)干部要協(xié)調(diào)好各部門的工作，為檔案管理部門配備高素質(zhì)的專業(yè)化人才，保障檔案管理部門的團(tuán)隊(duì)質(zhì)量。同時(shí)，積極調(diào)動(dòng)各部門之間的配合和交流，提升檔案管理部門工作人員工作的積極性和主動(dòng)性，全面提升機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）理清文書和檔案管理工作之間的關(guān)系。對(duì)于文書檔案管理工作，理順文書和檔案之間的關(guān)系是重要工作。文書和檔案管理工作人員要樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，虛心接受監(jiān)管人員的監(jiān)督，認(rèn)真配合相關(guān)部門的工作，在實(shí)際的工作中認(rèn)真完善各類檔案的歸檔，確保文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，科學(xué)分類、合理劃分，在文件材料之間形成有機(jī)聯(lián)系。在接受檔案的時(shí)候首先要進(jìn)行嚴(yán)格的核對(duì)，做好整理之前的把關(guān)，對(duì)于不合格的檔案一律返回，嚴(yán)格要求。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。文書檔案管理工作人員要樹立高度的責(zé)任意識(shí)，做好自己的本職工作，同時(shí)接受上級(jí)部門和監(jiān)管部門的監(jiān)督和管理。相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的監(jiān)督，切實(shí)發(fā)揮這個(gè)部門的作用，保證機(jī)關(guān)檔案資料的管理工作質(zhì)量。檔案管理工作人員要與相關(guān)監(jiān)管部門保持溝通，保障檔案信息等資料的收集渠道通暢，提高工作的效率。

（四）提升檔案管理工作的數(shù)字化程度。目前計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)工程的飛速發(fā)展必然要求檔案管理工作不斷向信息化邁進(jìn)，檔案管理工作要充分利用信息技術(shù)的便利之處，簡(jiǎn)化文檔收集整理過(guò)程，節(jié)約工作時(shí)間，提升工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

機(jī)關(guān)文書檔案管理工作是機(jī)關(guān)可持續(xù)發(fā)展的重要前提，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，積極創(chuàng)新改革工作方式，引入信息化的管理方式，提高機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的質(zhì)量，切實(shí)做好檔案管理工作。

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