做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理的途徑分析

于輝

【摘 要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都加大了對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作也不例外。做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理工作，不僅有利于提高檔案資料的真實(shí)性和完整性，還有利于提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。本文針對(duì)如何做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理工作進(jìn)行研究，希望通過(guò)本文的分析可以進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性、合理性。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化檔案；規(guī)范管理；途徑分析

現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理方式已經(jīng)成為企業(yè)進(jìn)行檔案管理的重要途徑，如何保證數(shù)字檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性是現(xiàn)代企業(yè)需要解決的首要任務(wù)。本文首先分析了數(shù)字化檔案管理需要遵循的原則，然后再針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作提出幾點(diǎn)有效建議，旨在提高數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

一、數(shù)字化檔案管理需要遵循的原則

（一）保證數(shù)字化檔案的完整性

由于每個(gè)企業(yè)的性質(zhì)以及組織機(jī)構(gòu)等各方面有所不同，所以對(duì)數(shù)字化檔案的要求也會(huì)有所不同，不同的企業(yè)單位，其檔案的格式、存儲(chǔ)方式、以及期限等各方面都有所不同。因?yàn)槊總€(gè)企業(yè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不同，所以數(shù)字化檔案管理技術(shù)也有所不同，這就為檔案收集和存檔工作帶來(lái)很大的影響。對(duì)于這種情況我們需要采取有效措施，保證數(shù)字化檔案的完整性。

（二）保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性

數(shù)字化檔案主要是把原來(lái)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，由實(shí)變虛。數(shù)字化檔案是可以被復(fù)制的，在復(fù)制的過(guò)程中也有可能會(huì)被修改，使得電子檔案中的信息與原來(lái)的紙質(zhì)信息不相符，檔案資料失真，不能充分發(fā)揮檔案的積極作用。因此在建立數(shù)字檔案的過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的檢查，保證檔案的真實(shí)性、有效性。

（三）保證數(shù)字化檔案的安全性

數(shù)字化檔案需要采用信息技術(shù)來(lái)建立完成，在使用信息技術(shù)時(shí)，很容易會(huì)受到“黑客”等攻擊，改變檔案中的信息，危害數(shù)字化檔案的安全性。并且儲(chǔ)存電子檔案的磁盤(pán)以及磁帶的載體很容易產(chǎn)生靜電，影響信息的再現(xiàn)功能，如果不對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的清理維護(hù)，會(huì)使磁盤(pán)或者磁帶出現(xiàn)磨損、磁粉脫離等現(xiàn)象，不利于檔案信息的安全性。

二、數(shù)字化檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障問(wèn)題

在數(shù)字化檔案管理中最長(zhǎng)出現(xiàn)的問(wèn)題就是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障問(wèn)題。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障問(wèn)題可以分為硬件故障和軟件故障兩種類(lèi)型。硬件故障主要是硬盤(pán)存量不足，不能容納大量的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)處理器水平不高，不能滿足超大數(shù)據(jù)量運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)處理器的要求。軟件故障主要是計(jì)算機(jī)中檔案處理相關(guān)軟件本文設(shè)計(jì)存在缺陷，其算法存在很大的不合理性，運(yùn)算繁瑣會(huì)使計(jì)算機(jī)出現(xiàn)過(guò)熱或死機(jī)的現(xiàn)象。其次電子檔案相關(guān)軟件與系統(tǒng)匹配不協(xié)調(diào)，從而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，無(wú)法正常運(yùn)營(yíng)，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)都是和損壞的現(xiàn)象。

（二）缺乏完善的安全保障

為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，每臺(tái)計(jì)算機(jī)都會(huì)安裝防火墻這眼高的安全裝置，預(yù)防計(jì)算機(jī)遭到黑客和病毒的襲擊，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。對(duì)于國(guó)家和企業(yè)而言，數(shù)字化檔案是十分重要的，如果網(wǎng)絡(luò)被黑客或者病毒侵入，就會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓，使計(jì)算機(jī)里的信息出現(xiàn)丟失和泄露的現(xiàn)象，對(duì)國(guó)家和企業(yè)造成嚴(yán)重的危害。

（三）更換系統(tǒng)導(dǎo)致檔案丟失

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也在不斷也在不斷的更新?lián)Q代中，各個(gè)企業(yè)單位為了提高檔案管理數(shù)字化水平，提高檔案管理效率，會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行頻繁更新，在更新的過(guò)程中，如果檔案管理人員操作不當(dāng)或者一時(shí)疏忽，沒(méi)有對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存檔備份，這樣就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)在升級(jí)的過(guò)程中一些檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。其次工作人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行備份的過(guò)程中只是在電腦中進(jìn)行備份，沒(méi)有在硬盤(pán)中進(jìn)行備份，一旦電腦出現(xiàn)故障需要格式化就會(huì)對(duì)是的檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

三、提高數(shù)字化檔案規(guī)范管理的有效途徑

（一）不斷提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

在數(shù)字化檔案管理工作中，管理人員發(fā)揮著重要的作用。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也不斷提高。企業(yè)需要對(duì)工作人員進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，使工作人員能夠充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，改變以往的檔案管理理念和管理方法，加大對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理人員也需要不斷提高自身的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)各項(xiàng)操作技能，保證數(shù)字化檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）明確數(shù)字化檔案的格式

數(shù)字化檔案一般都是具有固定的格式的，因此需要對(duì)數(shù)字化檔案建立通統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接收格式，為了保證數(shù)字化檔案的統(tǒng)一性，可以建立一個(gè)城建檔案管理軟件，建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)字化檔案模板，在這個(gè)模板中有統(tǒng)一的文件格式，把這個(gè)數(shù)字化檔案模板發(fā)放到當(dāng)?shù)氐母鱾€(gè)單位和企業(yè)中，并對(duì)其工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求他們能夠熟練使用統(tǒng)一的數(shù)字化檔案模板，保證數(shù)字化檔案的統(tǒng)一性。

（三）加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)

要想保證數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性就需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)。針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的硬件和軟件故障應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施。對(duì)于硬件故障，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)需要對(duì)硬件進(jìn)行更換升級(jí)，選擇容量更大、運(yùn)轉(zhuǎn)更為迅速的硬件處理器，使計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)能夠滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。對(duì)于軟件故障，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理軟件的投資力度，引進(jìn)更為先進(jìn)的檔案管理軟件。同時(shí)檔案軟件的設(shè)計(jì)公司也需要不斷的進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案軟件的運(yùn)行效率和使用效果。企業(yè)在安裝檔案軟件時(shí)需要保證軟件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的匹配，使軟件系統(tǒng)運(yùn)行的更加順利和流暢。

（四）進(jìn)一步提高對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理

在數(shù)字化檔案規(guī)范管理中，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全工作是十分重要的。企業(yè)應(yīng)該針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不斷提高防火墻的安全水平，計(jì)算機(jī)管理軟件公司以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件公司應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)防火墻以及其他殺毒軟件技術(shù)的研究，提高他們的安全防護(hù)功能。在防病毒系統(tǒng)的使用過(guò)程中還應(yīng)該加大對(duì)系統(tǒng)的跟蹤調(diào)查，看其使用情況是否良好，如果發(fā)現(xiàn)有系統(tǒng)漏洞，則應(yīng)該立即找出并采取有效措施進(jìn)行解決。對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使他們能夠按照正確的使用辦法來(lái)操作檔案管理軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以免操作不當(dāng)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障。

（五）做好檔案信息的備份工作

在數(shù)字化檔案規(guī)范管理中，需要做好檔案信息的備份工作。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在使用的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，如果不對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，很有可能導(dǎo)致檔案信息的丟失。因此為了有效的避免這一問(wèn)題，首先需要提高檔案管理人員的安全意識(shí)，讓他們?cè)跈n案管理工作中做好及時(shí)有效的做好檔案?jìng)浞莨ぷ?。其次可以在?jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置一個(gè)程序，當(dāng)系統(tǒng)需要更新時(shí)，能夠先讓計(jì)算機(jī)把所有的文件信息備份下來(lái)，并對(duì)原來(lái)的電腦程序進(jìn)行備份，一旦系統(tǒng)更新失敗，計(jì)算機(jī)就可以自動(dòng)回復(fù)原來(lái)的系統(tǒng)，這樣就可以保證檔案信息不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)更新而出現(xiàn)丟失問(wèn)題，可以有效保證檔案信息的安全性。

四、總結(jié)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域中的得到了廣泛的應(yīng)用，尤其是在檔案管理中，信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用。提高檔案管理的數(shù)字化水平，保證數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性，有利于提高企業(yè)檔案管理工作的工作效率和工作水平，保證檔案信息的安全性和真實(shí)性，從而促進(jìn)企業(yè)健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

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