關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校人事檔案管理的信息化分析和思考

張養(yǎng)民

摘要：學(xué)校人事工作處于學(xué)校整體工作的核心位置，是其他工作開展的基礎(chǔ)。人事檔案是學(xué)校評(píng)先樹優(yōu)和職稱晉升的重要憑證，是學(xué)校擬定人事決策和制定人事規(guī)劃的重要依據(jù)。新時(shí)期，學(xué)校人事工作必須要保持純潔性、先進(jìn)性和公正性，根據(jù)干部以及教職工的具體能力，實(shí)現(xiàn)人崗匹配，保障其他工作有效開展。大數(shù)據(jù)時(shí)代，學(xué)校人事檔案管理工作表現(xiàn)為信息化、智慧化、規(guī)范化和數(shù)字化的特點(diǎn)。本文立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，就大數(shù)據(jù)技術(shù)與干部人事檔案、教職工人事檔案的融合予以剖析，以期能夠彰顯人事檔案價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人才;數(shù)字化;大數(shù)據(jù);人事檔案

一、人事檔案管理的信息化基本理論概述

（一）人事檔案管理信息化的概念

自從學(xué)界首次提出“檔案信息化”這一概念起，學(xué)者們開始從不同視角對(duì)該命題加以研究，取得了一定的成果[1]。基于大數(shù)據(jù)生態(tài)視域下的人事檔案管理信息化，主要是指將數(shù)字化信息融入到人事檔案管理的各個(gè)流程，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的同時(shí)，對(duì)電子類文件進(jìn)行歸檔處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的全面數(shù)字化管理，革新人事檔案管理結(jié)構(gòu)。

（二）人事檔案管理信息化的特征

第一，節(jié)約資源性。人事檔案管理信息化使得部分手工勞動(dòng)被人事檔案管理系統(tǒng)所替代，單位在人力、物力和財(cái)力上的支出減少。與此同時(shí)，由于工作環(huán)節(jié)的縮減，使得人事檔案管理人員能夠更加專注于檔案服務(wù)領(lǐng)域，為學(xué)校開展人事工作提供更加全面和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升人事工作運(yùn)轉(zhuǎn)效能。第二，網(wǎng)絡(luò)性。人事檔案管理信息化涉及到數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用。為了提升人事檔案?jìng)鬏數(shù)谋憬菪?，拓展人事檔案接收渠道和傳播渠道，必須要依賴互聯(lián)網(wǎng)這一載體，實(shí)現(xiàn)跨單位利用和跨區(qū)域利用。第三，技術(shù)性。人事檔案管理信息化涉及大量的信息技術(shù)，對(duì)人事檔案管理人員的能力要求提升[2]。人事檔案管理人員如果不能適應(yīng)這一變化，就會(huì)很快被時(shí)代所淘汰。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校人事檔案管理的信息化策略

（一）以安全管理為核心，加強(qiáng)安全管理

辯證法強(qiáng)調(diào)事物的辯證原理和兩面性原理，信息技術(shù)革新人事檔案管理機(jī)制的同時(shí)，也使得人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。木馬、黑客等病毒程序不僅會(huì)損毀人事檔案中的信息，還可能被不法份子用以篡改檔案信息，影響人事工作可持續(xù)化發(fā)展。為此，有必要通過(guò)信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)一步加密，去除許多不必要的安全隱患。第一，區(qū)塊鏈技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息資源的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸，為檔案安全管理提供了新契機(jī)。檔案管理人員可以將區(qū)塊鏈技術(shù)融入到檔案?jìng)鬏敪h(huán)節(jié)，防止人事檔案在傳輸過(guò)程中遭到損毀和非法訪問(wèn)。第二，數(shù)字秘鑰技術(shù)可以對(duì)檔案資源中的內(nèi)容進(jìn)行加密，防止不具有訪問(wèn)權(quán)限的人員非法訪問(wèn)人事檔案。為此，檔案管理人員要加強(qiáng)與人事組織工作人員的溝通，明確訪問(wèn)權(quán)限。第三，數(shù)字水印技術(shù)可以將人事檔案資源變?yōu)橹豢勺x模式，在數(shù)字人事檔案中加入數(shù)字水印或者專業(yè)代碼。為此，檔案管理人員可以將數(shù)字水印技術(shù)融入到人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)當(dāng)中，通過(guò)管理系統(tǒng)自動(dòng)在人事檔案中加入數(shù)字水印或者專業(yè)代碼，降低數(shù)字人事檔案被篡改的可能性。

（二）培養(yǎng)信息化人才，確保管理工作的規(guī)范性

需要注意的是，單純的將信息技術(shù)融入到人事檔案領(lǐng)域并不符合大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理的實(shí)質(zhì)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，主要是強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)對(duì)人事檔案管理質(zhì)量的作用。人事檔案管理人員作為該項(xiàng)工作的基礎(chǔ)性因素，直接影響到人事檔案管理工作的科學(xué)程度、創(chuàng)新程度以及規(guī)范程度。對(duì)于數(shù)字時(shí)代人事檔案管理工作而言，專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)、理論水平高以及信息技術(shù)運(yùn)用能力強(qiáng)的檔案管理人員往往能夠快速適應(yīng)檔案事業(yè)以及時(shí)代發(fā)展變化，為學(xué)校人事檔案管理工作建議獻(xiàn)策。第一，學(xué)校要健全人才交流訪問(wèn)機(jī)制，定期組織人事檔案管理人員前往具有優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)的高校、檔案館或者檔案局進(jìn)行交流，拓展本學(xué)校人才的視野面。第二，學(xué)校要立足于人事檔案管理需求以及學(xué)校現(xiàn)有資源，優(yōu)化本校培訓(xùn)內(nèi)容，加強(qiáng)人事檔案管理人員在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的能力，提升人事檔案管理人員的法律意識(shí)和政治素養(yǎng)。第三，學(xué)校培訓(xùn)人員要積極聽取人事檔案管理人員的反饋，針對(duì)人事檔案管理人員知識(shí)漏洞、專業(yè)技能缺陷，為其提供更有針對(duì)性的培訓(xùn)活動(dòng)，防止培訓(xùn)形式化和走過(guò)場(chǎng)化。

（三）完善信息化管理機(jī)制

為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理專業(yè)化、流程化和科學(xué)化，學(xué)校必須要健全信息化管理機(jī)制，指引并規(guī)范人事檔案管理人員的管理行為。第一，學(xué)?？梢詫?duì)現(xiàn)有管理流程進(jìn)行優(yōu)化，根據(jù)人事檔案管理人員數(shù)量以及人事檔案管理系統(tǒng)基本情況，細(xì)化職責(zé)分工，實(shí)現(xiàn)分工化管理和專門化管理。第二，學(xué)校要明確數(shù)字檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、錄入標(biāo)準(zhǔn)以及交接標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)和銜接，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理提速、提質(zhì)和提量。第三，合理制定績(jī)效考核和責(zé)任落實(shí)機(jī)制，增加信息化建設(shè)在績(jī)效考核中的比重，明確信息化管理中的安全責(zé)任，實(shí)現(xiàn)人事檔案全方位管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

依法治國(guó)生態(tài)視域下，學(xué)校必須依法依規(guī)用人，加強(qiáng)人事檔案管理，嚴(yán)格審核人事檔案信息，防止弄虛作假等情況的發(fā)生。人事檔案管理表面上看是一種信息資源管理，實(shí)質(zhì)上是對(duì)人的管理。人事檔案中記錄的信息將直接關(guān)系到人事工作的開展動(dòng)態(tài)以及開展方向，決定人事工作的公平性、科學(xué)性和規(guī)范性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，學(xué)校要堅(jiān)持安全第一性，在確保人事檔案安全管理的基礎(chǔ)上，對(duì)人事檔案進(jìn)行利用。人事檔案管理人員則要用更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的行為對(duì)待本職工作，服務(wù)于學(xué)校人事工作。未來(lái)區(qū)塊鏈技術(shù)、移動(dòng)終端技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，人事檔案管理工作還會(huì)迎來(lái)新的變革。但筆者相信，在國(guó)家檔案管理法規(guī)不斷健全以及學(xué)校管理人員的努力下，學(xué)校人事檔案管理工作會(huì)迸發(fā)出新的活力。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁振偉，劉偲偲.論數(shù)字化人事檔案安全防范策略[J].蘭臺(tái)世界，2017 （24）：33-35.

[2]吳雪梅.數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能分析[J].中國(guó)管理信息化，2013，16 （06）：76-77.