衛(wèi)生院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用

何偉 鄭星 胡建波

摘 要 許多年來，衛(wèi)生院檔案管理都是一個比較繁瑣的工作。但是社會的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)得到了普及，許多領(lǐng)域都在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)去解決問題。衛(wèi)生院當(dāng)然也沒落后，許多衛(wèi)生院通過使用電子檔案來代替工作人員去完成檔案管理這項(xiàng)繁瑣的工作。運(yùn)用電子檔案不僅減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，而且能夠降低人力成本，提高工作效率。在這篇文章中我想就衛(wèi)生院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)用談?wù)勎业目捶ā?/p>

關(guān)鍵詞 電子檔案系統(tǒng) 衛(wèi)生院 檔案管理

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)運(yùn)用云儲存的方法對檔案進(jìn)行儲存的虛擬檔案。隨著互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)一步發(fā)展，各個領(lǐng)域都逐漸引進(jìn)電子檔案系統(tǒng)。大多數(shù)的衛(wèi)生院為了促進(jìn)自身的進(jìn)一發(fā)展，引進(jìn)了電子檔案系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)的引進(jìn)為醫(yī)院帶來了許多便利，促進(jìn)衛(wèi)生院向信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，將醫(yī)院的管理工作大大提高了一個檔次，推動醫(yī)學(xué)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1電子檔案在城鄉(xiāng)運(yùn)用的程度

（1）對于城市來說，由于城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快，社會資源豐富，城市成為電子檔案系統(tǒng)發(fā)展的先驅(qū)。城市的醫(yī)療水平基本代表了中國電子檔案系統(tǒng)發(fā)展的水平。但是由于電子檔案管理系統(tǒng)是一個比較新型的儲存信息的模式，由于技術(shù)的不成熟，電子檔案管理制度依然存在或多或少這樣那樣的問題等待我們?nèi)ソ鉀Q、去完善。

（2）對于許多經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢的農(nóng)村地區(qū)來說，許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院都未曾意識到檔案管理的重要性，正是因?yàn)樗麄冞@種“重利益，輕檔案”的思想，使衛(wèi)生院繼續(xù)發(fā)展下去的可能性喪失，導(dǎo)致許多鄉(xiāng)村醫(yī)院不能夠長期的存在。另一方面由于醫(yī)院工作者的有限性，許多鄉(xiāng)村的小診所招到的工作人員都是一些專業(yè)素質(zhì)不高、理論知識有待提高的工作人員。因?yàn)閷I(yè)方面的能力欠缺，就會導(dǎo)致對檔案歸置的不合理和不準(zhǔn)確。

2電子檔案系統(tǒng)較普通檔案系統(tǒng)的優(yōu)勢及不足

2.1電子檔案系統(tǒng)的優(yōu)勢

第一將電子檔案系統(tǒng)引進(jìn)到檔案管理中，有利于節(jié)省衛(wèi)生院的人力資源，提高工作效率，進(jìn)一步促進(jìn)衛(wèi)生院信息化;第二電子檔案記錄的信息具有非人工識讀性的特征，可以有效的防止信息盜取事件的發(fā)生，降低醫(yī)院信息泄露的風(fēng)險;第三電子檔案能夠容納很多信息，減少對紙張的浪費(fèi)，保護(hù)樹木，節(jié)約資源;第四電子檔案中的信息密度較高共享性強(qiáng)，這也就決定了電子檔案系統(tǒng)的實(shí)施，可以減少房屋資源的浪費(fèi)及信息的共享性。這樣的話可以為醫(yī)院減少一大筆支出，使醫(yī)院能有更多資金投入到醫(yī)學(xué)研究中去。

除此之外，采用電子檔案還具有全國信息的互通性、多種信息媒體的繼承性。

2.2電子檔案系統(tǒng)的不足之處

電子檔案對系統(tǒng)依賴性很強(qiáng)，不管是電子文件的編寫還是傳輸或者保存，都需要借助計(jì)算機(jī)來完成。而且他的整個編寫過程離不開電力、編碼、技術(shù)等相應(yīng)的配套設(shè)施。因此要想保障電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行，就必須要有一定的基礎(chǔ)設(shè)施，否則一切都是空談。另外就是由于電子檔案系統(tǒng)可能存在的漏洞，導(dǎo)致電子檔案的信息極易遺失及電子檔案上的信息很容易被修改和復(fù)制，電子檔案的完整性和真實(shí)性不能保障。

3如何進(jìn)一步促進(jìn)電子檔案發(fā)展

當(dāng)今這個時代，紙質(zhì)檔案逐漸向電子模式轉(zhuǎn)變是當(dāng)今檔案管理的現(xiàn)狀。醫(yī)院檔案管理工作要進(jìn)一步發(fā)展就需要建立電子檔案系統(tǒng)。隨著電子檔案系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展，我們?nèi)绻胍岆娮訖n案系統(tǒng)更好的服務(wù)于我們，就必須要采取一些措施去引導(dǎo)。

（1）據(jù)調(diào)查，部分公司不把人事檔案管理工作列入工作人員考核標(biāo)準(zhǔn)中，甚至有些衛(wèi)生院壓根就不會對檔案進(jìn)行整理歸納。因此我們更要把優(yōu)化人事檔案管理制度重視起來，對人事管理?xiàng)l例進(jìn)行進(jìn)一步修改，利用條例來制約工作人員的行為。

（2）各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要注重對電子檔案系統(tǒng)資金的投入要意識到對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行投入是一個慢回報、高收益的事情。各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院不能因?yàn)樨潏D小的利益，而讓自身衛(wèi)生院落后于社會潮流，不能得到進(jìn)一步的發(fā)展。

（3）再信息化的大背景下，電子檔案已成為醫(yī)院檔案管理的必然趨勢。在這種情況下，各大衛(wèi)生院首要的任務(wù)就是應(yīng)召一批既有計(jì)算機(jī)技能，又對檔案信息管理比較了解的復(fù)合型人才。另一方面，各大衛(wèi)生院要實(shí)行對醫(yī)院工作人員計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，以提高衛(wèi)生院工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)衛(wèi)生院整體的競爭力。

（4）當(dāng)今社會由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，導(dǎo)致許多黑客和木馬病毒等威脅網(wǎng)絡(luò)安全的因素存在。檔案在衛(wèi)生院屬于要保密的文件，但是儲存在電子檔案中的文件，或多或少會受到病毒和黑客的攻擊，因此我們要不斷加強(qiáng)防盜技術(shù)，必要的引進(jìn)一些高性能的防火墻，進(jìn)而不斷優(yōu)化衛(wèi)生院的電子檔案系統(tǒng)。

（5）引進(jìn)新技術(shù)對電子檔案的信息進(jìn)行限制或者加密。如設(shè)置電子檔案密碼、將電子檔案設(shè)置為只可讀、不可修改的形式……利用這些手段防止有心之人的惡意修改及銷毀，保障電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（6）政府要積極號召醫(yī)院引進(jìn)電子檔案系統(tǒng)，要從自己的醫(yī)院開始，起好帶頭作用，做出效績。讓私人小企業(yè)從中看到利益，爭相引用電子檔案。

4總結(jié)

綜上所述，在現(xiàn)代科學(xué)不斷發(fā)展的情況下，醫(yī)院檔案電子化已成為歷史發(fā)展的必然趨勢。因此我們要利用好電子檔案，以解決繁重檔案管理與稀少的檔案管理人員之間的矛盾。通過建立完善的人事管理制度進(jìn)而優(yōu)化檔案資源，才會推進(jìn)衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

同時醫(yī)院檔案管理工作是一個十分重要的并且值得人們?nèi)ド钏嫉墓ぷ?。衛(wèi)生院檔案管理只有真正與當(dāng)今社會發(fā)展趨勢相結(jié)合，才能順應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院發(fā)展趨勢，才能真正促進(jìn)當(dāng)今醫(yī)學(xué)的發(fā)展。