大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)思考

宋皎皎

【摘要】隨著信息技術(shù)影響力的擴(kuò)大，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的象征，對(duì)滿足整個(gè)社會(huì)檔案服務(wù)需要意義重大，是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)高效性與便捷性的根本途徑。本論文從不同方面闡述大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)，希望為研究檔案信息化建設(shè)的專家和學(xué)者提供理論參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案信息化建設(shè);思考

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，全世界數(shù)據(jù)量呈爆炸式增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生。全球定位技術(shù)、遙感技術(shù)及信息識(shí)別技術(shù)獲得廣泛推廣，為大數(shù)據(jù)創(chuàng)新擴(kuò)散奠定了基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)作為信息化的方向和核心，正在全方位改變著檔案理論研究和實(shí)踐操作的思維方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代下應(yīng)該如何加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案人需要思考的問(wèn)題。

一、檔案信息化建設(shè)符合大數(shù)據(jù)的特征

檔案是一種對(duì)歷史活動(dòng)的記錄，是記錄各單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程的載體。隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來(lái)，檔案的載體也多種多樣，如文字、圖紙、圖像、多媒體等，現(xiàn)在廣泛應(yīng)用的是電子文件與電子數(shù)據(jù)，記錄方式豐富多彩，所以檔案信息符合大數(shù)據(jù)特征。在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，要求更便捷、高效，檔案需要為社會(huì)公眾與民生等方面及時(shí)提供相關(guān)數(shù)據(jù)，要對(duì)各方數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，這對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量提出了更高要求，要保障數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范、數(shù)據(jù)篩選的精確，需要有較高的對(duì)大數(shù)據(jù)整合與使用的能力，這與檔案的編研與管理是一個(gè)道理。

二、大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存

大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了巨大機(jī)遇，在存量數(shù)字化、增量電子化的大背景下，大量數(shù)據(jù)資源接收進(jìn)來(lái)，大量館藏檔案數(shù)字化，形成了大量的電子文件和數(shù)據(jù)，對(duì)檔案的遠(yuǎn)程利用帶來(lái)方便，也為數(shù)據(jù)分析、在線編研等打下基礎(chǔ)。同時(shí)也面臨很多新的挑戰(zhàn)和問(wèn)題，比如檔案信息安全問(wèn)題、檔案信息隱私問(wèn)題、信息聚合的屬性變化等。任何事物都有兩面性，所以，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息管理的總體規(guī)劃和布局提出了更高要求。檔案信息化建設(shè)更是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建設(shè)的權(quán)限、規(guī)模、設(shè)備人員配備情況等各方面都要站在全局角度。檔案管理的信息化建設(shè)需要先進(jìn)的技術(shù)和儀器設(shè)備以及高素質(zhì)人才的支撐，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化建設(shè)依托于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，采用磁盤、云計(jì)算、虛擬信息存儲(chǔ)等方法進(jìn)行電子檔案材料的搜集、加工、傳輸?shù)?，技術(shù)的安全性要求很高，目前我國(guó)的檔案管理的信息化建設(shè)在網(wǎng)絡(luò)搭建、計(jì)算機(jī)、掃描儀、多媒體設(shè)備、辦公系統(tǒng)等方面的資金和技術(shù)投入還十分欠缺，檔案信息的安全意識(shí)和安全觀念也不強(qiáng)。

三、基于大數(shù)據(jù)視野如何加快檔案信息化建設(shè)

（一）以用戶需求為準(zhǔn)則，構(gòu)建數(shù)字檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)

首先，要積極開(kāi)展檔案收集工作，構(gòu)建完整的檔案管理體系，強(qiáng)化與辦公系統(tǒng)的結(jié)合，合理擴(kuò)大收集范疇，尊重用戶需求，強(qiáng)化重點(diǎn)信息的優(yōu)化與處理。其次，做好數(shù)據(jù)整理與檢索工作，提升檢索速度，增強(qiáng)便捷性。再次，合理進(jìn)行知識(shí)整合與加工，要做好編研工作，融人創(chuàng)新思想。最后，強(qiáng)化知識(shí)共享與交流，借助網(wǎng)絡(luò)與檔案系統(tǒng)，加快數(shù)據(jù)集成。結(jié)合用戶需要，制定個(gè)性化服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)服務(wù)由被動(dòng)向主動(dòng)的過(guò)渡。

（二）完善制度增強(qiáng)力度

檔案管理應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督落實(shí)，確保各項(xiàng)檔案活動(dòng)有章可循，明確檔案管理人員明確的職責(zé)要求和檔案工作六環(huán)節(jié)。有制度作為保障，檔案人員的操作才能更規(guī)范，才能從制度層面保證檔案資料的完整性、安全性，為實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值提供制度基礎(chǔ)，做好檔案管理的監(jiān)督檢查工作。要使制度真正發(fā)揮作用，還必須增加執(zhí)行力度。對(duì)歸檔材料立卷及時(shí)、資料完備、數(shù)據(jù)完整的立卷單位給予獎(jiǎng)勵(lì)或者鼓勵(lì);而對(duì)于不重視檔案工作或履職不力的檔案立卷單位或個(gè)人應(yīng)給予嚴(yán)厲的批評(píng)，并要求其盡快整改;對(duì)于違反檔案法規(guī)的，必須要按有關(guān)檔案法規(guī)進(jìn)行處罰。

（三）對(duì)傳統(tǒng)檔案制度實(shí)施改革與創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理部門要對(duì)自己的檔案資源情況進(jìn)行分析，根據(jù)企業(yè)等相關(guān)單位的發(fā)展趨勢(shì)，在檔案信息化建設(shè)方面實(shí)現(xiàn)思維的創(chuàng)新，建立健全促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，了解技術(shù)規(guī)范，保障電子文件與檔案的安全。此外，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，注重內(nèi)部檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的建立。統(tǒng)一檔案管理的軟硬件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案數(shù)字化加工工程，使檔案信息化建設(shè)有效進(jìn)行。

（四）全面加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)集檔案管理與信息技術(shù)于一體的綜合性人才

檔案管理工作的發(fā)展與人才培養(yǎng)息息相關(guān)。伴隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，電子檔案成為主流，計(jì)算機(jī)技術(shù)不可或缺，檔案管理整個(gè)過(guò)程都離不開(kāi)信息技術(shù)，更顯信息技術(shù)人才的重要性。因此，要培養(yǎng)既懂檔案管理，又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才?；诖?，要積極開(kāi)展培訓(xùn)，有效提升從業(yè)人員的管理水平。

結(jié)語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)而不斷變化的過(guò)程，應(yīng)以努力收集、挖掘、保護(hù)檔案信息資源為基礎(chǔ)，以提升檔案信息服務(wù)利用的高效性和安全性為目標(biāo)，推進(jìn)檔案信息化管理水平向前發(fā)展。