淺析如何做好辦公室的文秘工作

李玲梅

【摘要】辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時向上級匯報實際工作情況，而文秘工作水平和企業(yè)內部管理有著十分重要的關系，低效的辦公室文秘工作，會直接降低企業(yè)內部管理水平。對此，企業(yè)要加大對辦公室文秘工作的重視力度，根據(jù)當前力公室文秘的專業(yè)能力水平，制定合理有效的培養(yǎng)機制，明確辦公室文秘工作的主要原則，全面提高辦公室文秘的綜合素質，保證各項工作的順利開展，提高企業(yè)綜合管理水平，進而促進企業(yè)的可持續(xù)性健康發(fā)展。在這樣的環(huán)境背景下，探究辦公室文秘工作質量和水平的優(yōu)化策略具有非常重要的現(xiàn)實意義。

【關鍵詞】辦公室;文秘工作;措施

辦公室在機關和企事業(yè)單位中占據(jù)重要地位，在日常工作中，既要完成領導層面命令和要求的傳達，又要將基層工作開展情況反饋給領導;既要對機關內部各項工作進行協(xié)調，還要完成領導指派的對外交往任務。辦公室文秘是辦公室主要工作人員之一，其工作效果對機關單位的運營影響嚴重。因此，各單位應注重辦公室文秘工作質量和水平的提升。

一、企業(yè)辦公室文秘工作的重要意義

企業(yè)實際生產(chǎn)經(jīng)營工作進行過程中，辦公室文秘崗位所開展的眾多工作事務，是為企業(yè)領導相關工作順利開展提供鋪墊。辦公室文秘日常工作進行中，需要做好會議的前期籌備工作、會議服務工作、信息收集和處理工作、督促檢查工作、公文寫作工作，為領導積極開展相應的工作發(fā)揮良好的參謀助手作用。同時辦公室文秘積極開展各項工作，需要強化和領導的溝通，了解到領導的實際需求，充分有效推進文秘工作的順利開展，同時還能夠有效延伸和拓展領導工作。比如說，當企業(yè)領導作出相應的決策之后，辦公室文秘需要從會議的實際情況出發(fā)，草擬出相應的領導決策文件，并針對領導的決策內容進行全面細致分析，采用書面形式進行準確的表達，在得到領導明確指示之后，向各單位、各部門下發(fā)決策內容。同時辦公室文秘還需要針對各個單位、部門的意見和建議進行全面充分的收集和反饋，為后續(xù)開展相應的處理工作提供良好的參考。

二、提高辦公室文秘工作質量和水平的原則

作為辦公室中重要的工作人員，文秘工作的開展應遵循以下工作原則：第一，遵循職業(yè)道德規(guī)范，對自身工作提出嚴格要求，在對待煩瑣的日常工作時應耐心、謹慎，認真履行文秘工作的工作職責。第二，努力實現(xiàn)自身職業(yè)道德素質和工作技能的提升，有針對性地對辦公室工作進行合理安排，提高工作效率。第三，堅決服從上級領導命令，做好上下級之間的協(xié)調和溝通工作，確保辦公室內部工作的正常運轉。如果每位辦公室文秘工作人員都能遵守各項規(guī)章制度和工作要求，辦公室文秘的工作質量會得到大幅度提升。

三、提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

（一）提升學習能力

要樹立文秘良好的外在形象，講究文秘禮儀，提升學習能力是必不可少的。社會不斷變化發(fā)展，企業(yè)加快更新步伐，知識更是日新月異。做企業(yè)文秘如果死守原有經(jīng)驗，就只能故步自封，逐漸被時代所淘汰。提升學習能力，一是要更新文秘相關業(yè)務知識。業(yè)務知識對任何職場人士來說都是基本技能，是工作的“飯碗”。企業(yè)的發(fā)展是思路的更新，大到企業(yè)制度方針改變，小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷發(fā)展變化的。作為辦公室文秘，只有接受新的業(yè)務知識，不斷更新才能真正做好企業(yè)的日常工作。二是學習政策理論。可以說一個不熟悉國家方針政策，不了解時事行情，不清楚行業(yè)動態(tài)的人是做不好企業(yè)文秘工作的。為此有些企業(yè)專門設立了理論研究部門，針對國家大政方針、宏觀調控動向，為企業(yè)自身發(fā)展尋求更好道路和方向。企業(yè)辦公室文秘作為企業(yè)管理的助手，就是要懂政治、講經(jīng)濟、知法規(guī)，更要做到擅觀察、?？偨Y、勤分析。三是學習領導管理。企業(yè)辦公室文秘作為日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領導思想的傳達者，很多時候需要“站在領導的角度”看待問題，這時就需要學習領導藝術，當好領導“參謀”。

（二）獎懲制度的合理完善

在辦公室工作開展過程中，如果管理制度做到獎罰分明，可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性，尤其是文秘工作者。由于獎懲制度的合理完善，工作人員的競爭意識將會被徹底激發(fā)，文秘人員對工作的自我要求和追求性也會得到提升。另外，獎懲制度具有很強的警告性，可以幫助文秘人員在工作中完善自我，對今后工作的開展也能起到良好的促進作用。在中央機關辦公室中，獎懲制度的具體制定可根據(jù)工作人員的工作效能和實際效率來進行，在獎懲制度的完善過程中，管理人員需要保證制度具有一定的科學性和合理陛，在制度制定完成之后，可進行為期一個月的試用期，并對其進行多次評測。

（三）激發(fā)創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是企業(yè)不斷發(fā)展的原動力，為了提高辦公室文秘工作質量，要激發(fā)出辦公室文秘的創(chuàng)新意識和競爭意識，這主要是因為辦公室文秘工作的靈活性較大，需要文秘人員要隨機應變，避免按部就班，要實現(xiàn)思想和行為的創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新意識，并體現(xiàn)在辦公室文秘工作中，不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式，進而提高辦公室文秘工作的綜合質量水平。從這一層面上看，一方面要鼓勵和引導文秘人員在實際工作中大膽創(chuàng)新，加大上下級之間的溝通和交流，營造輕松和諧的創(chuàng)新環(huán)境;另一方面則是發(fā)揮出上級領導的帶頭作用，將創(chuàng)新理念應用到辦公室工作中，啟發(fā)和帶動文秘人員的創(chuàng)新，進而提高辦公室文秘工作的綜合質量水平。

（四）關注辦公室文秘工作的細節(jié)處理

企業(yè)辦公室文秘工作具有點多面廣、紛繁復雜的特點。“細節(jié)決定成敗”是辦公室文秘工作的金玉良言。因此，辦公室文秘人員必須在日常工作過程中，在面臨復雜問題的情況下做好細節(jié)處理，這是提升辦公室文秘工作水平的關鍵所在。作為企業(yè)的辦公室文秘人員，首先要端正工作態(tài)度，在謙虛謹慎的作風下扎實而認真地開展相關工作，在正確對待多樣化辦公室文秘工作的前提下，堅持對辦公室文秘工作細節(jié)的全面關注，做到對辦公室文秘工作質量的先決性保障。其次，辦公室文秘人員要采取“身體力行”的方式認真對待工作的過程、細節(jié)和關鍵，帶動辦公室文秘的同事和相關人員形成關注工作細節(jié)的“小氣候”和工作習慣，在辦公室文秘工作范圍內建立起嚴謹、求實的工作作風，進而為辦公室文秘工作的開展、企業(yè)經(jīng)營和管理工作的順利進行提供基礎性、細節(jié)性的支持。最后，辦公室文秘人員要正確對待企業(yè)領導交付于自己的工作。

（五）把握辦公室工作的重點

辦公室文秘工作需要和多個部門、單位人員進行溝通和交流，為充分開展相應的協(xié)作工作，提供良好的前提條件。文秘人員往往自身缺乏良好的服務意識，影響到書面日常事務的實際處理效果，并且在日常工作過程中找不到工作重點，無法在短時間內迅速掌握工作信息，這樣會影響實際工作質量。文秘工作人員需要從實際工作出發(fā)，盡可能尋找到工作重點，具備較強的責任意識，在實際工作中主動服務。

（六）創(chuàng)建文秘升職考核制度

在提高文秘工作質量的方式上，創(chuàng)建文秘升職考核制度是十分必要的。辦公室文秘人員工作內容關系著整個政府組織機構運營隋況，對政府組織機構發(fā)展有很重要的影響。在文秘人員繁忙的工作中，工作量多且按部就班的工作內容對文秘人員工作態(tài)度具有消極作用。政府組織機構應為文秘人員創(chuàng)造自身職業(yè)發(fā)展的機會，在對其進行專業(yè)技能培訓后使他們在有限的時間內保證完成工作。通過員工工作態(tài)度與工作質量對其進行考核，給予文秘人員升職的機會，將考核設置為半年左右一次，使文秘員工主動提高自身工作水平。政府組織機構針對考核結果選出綜合能力較強的文秘人員，賦予他們更加重要的工作崗位，增加員工自信，有效提高文秘人員工作積極性，使他們在不斷培訓考核的過程中提高工作水平，為政府組織機構創(chuàng)造更多價值。

結語

關于如何提高辦公室文秘工作質量本文已給出具體的策略，首先要從文秘人員自身思想素質出發(fā)，提高其對工作重視程度。政府組織機構領導要積極鼓勵文秘工作，并適當對文秘崗位進行政府組織機構培訓，不斷加強工作效率。利用現(xiàn)代信息化建設推進文秘工作模式，使政府組織機構發(fā)展符合科技進步。文秘工作作為政府組織機構辦公室重要工作崗位，要不斷提升其職業(yè)素養(yǎng)與工作水平，加強工作責任感，協(xié)助政府組織機構各部門工作快速發(fā)展。