基于工作實踐和現實需求的角度
——也談高校實物檔案管理

文/霍奇道

關于“實物檔案”是不是檔案這個問題，自從1991年“實物檔案”這個術語產生以來，在檔案理論界存在各種各樣的爭議。然而作為一名高校檔案工作者，通過多年的工作實踐，必須要認識到理論爭議學術探討固然重要，但在實際檔案工作中，對這一載體形式特殊的檔案，必須要給予足夠的重視。那么這類特殊的實物究竟能否作為檔案來進行管理，是否有作為檔案管理的現實性及必要性，以及如何管理好這類實物檔案將是筆者在本文探討的重點。

一、實物檔案應該在檔案實體分類體系中占據一席之地

目前在我國比較權威的檔案學著作中，實物檔案是排除在檔案之外的，但同時認為這些實物材料可以作為檔案的補充，筆者認為上述觀點值得討論。實物檔案它是一種特定的形式，其本身含有大量的信息，以實物的自然方式構成了最真實最原始的歷史記錄。隨著科學技術的進步，以及檔案學理論和檔案工作實踐的發(fā)展，將實物作為檔案在理論上站得住腳，在實踐中也具有可操作性。

1.檔案的內涵

從檔案的內涵屬性來研究，這一類實物具備作為檔案的各種要求和條件。實物不僅具有檔案的本質屬性-原始記錄性，而且還具有檔案的一般屬性-知識性和信息性。由此可見，雖然載體表現形式不同，但在內涵本質上，實物檔案也符合檔案的相關屬性要求。

本文結合自身工作實際，聯系實物檔案自身屬性、特點及其功能作用，介紹了目前高校實物檔案管理現狀和存在的問題，并提出了高校實物檔案管理的一些建議和措施

2.檔案與歷史

從檔案形成發(fā)展歷史來研究，人類歷史上最初的檔案形態(tài)就是實物。中華民族進入人類文明時代的標志就是甲骨文的出現，早期的檔案就是以甲骨、金石、竹簡、絹帛等實物形式表現的。直至紙張的出現，實物檔案才慢慢退居次要的地位。然而隨著歷史的發(fā)展和時代的進步，各種新型材料形成的實物檔案再次出現在人類的歷史中，由此可見，檔案的載體形式是隨著歷史的發(fā)展而變化的。

3.檔案與實踐工作

實物檔案直觀生動地記錄了高等學校的歷史發(fā)展，是高等學校發(fā)展過程最直觀的見證，能如實反映高等學校發(fā)展和變遷的真實歷史面貌。在高校宣傳教育中實物檔案比口頭說教更加直觀，更有說服力，對教育人、鼓舞人起著激勵作用是其他傳統(tǒng)檔案所取代不了的，另外實物檔案還可以為撰寫大事記、校史、年鑒等材料提供依據和憑證，因此檔案工作的實踐告訴我們實物檔案無論在管理還是使用中都是具有必要性與可行性的。

二、實物檔案的獨有特點

實物檔案作為檔案的一種，自然具備檔案的各種共性，如原始性、信息性、知識性等特點，除此之外，實物檔案還有它所具有的獨特個性，具體特點有：（1）在空間上具有三維立體的特點。因此實物檔案也可以稱為“三維檔案”（英國檔案學家麥當勞如此認為）。與傳統(tǒng)檔案以及各種新型載體如：光盤、照片、膠卷等檔案不同，實物檔案具有空間上的三維性。（2）載體表現形式豐富多樣性，金石、木材、塑料、玻璃、陶瓷、絲綢布料等，所有傳統(tǒng)及現代技術條件形成的各種材料都有可能是實物檔案的載體形式。（3）載體形狀的不規(guī)則性，各種空間立體幾何形狀都會成為實物檔案外在表現形式。（4）在空間視覺上的生動直觀性，實物檔案可以通過顏色、形狀、質地等文字難以表達的細微之處給人造成感官上的沖擊，更容易引起人感情上的共鳴。

三、實物檔案具有特殊的功能和作用

實物檔案獨有的特點和屬性決定了實物檔案具有特殊的功能和作用。（1）高校可以利用實物檔案發(fā)揮愛校榮校的教育功能，通過實物檔案學生可以直觀地了解學校發(fā)展歷史、獲得的榮譽，可以激發(fā)學生的學習熱情，培養(yǎng)學生的榮譽感。（2）高校可以利用實物檔案，對師生員工以及社會各界人士開放校史展覽和校園網檔案信息頁，發(fā)揮高校檔案的教育功能。以實物檔案為載體的高校教學、科研以及校史檔案是學校發(fā)展的真實記錄，是對廣大師生以及社會人士進行德育智育教育的良好素材。

四、高校實物檔案管理面臨的問題

目前我國高校實物檔案管理面臨的困難和問題很多，大致有以下幾個方面：（1）缺少政策理論依據，目前高校檔案實體分類體系中一級類目中并沒有實物檔案這個類目。缺少理論上的指導，對實物檔案的管理工作造成很大阻滯。（2）由于實物檔案往往散存在個人或部門手中的狀態(tài)，有的懸掛在墻上，甚至有的直接堆放在倉庫，對實物檔案的收集造成了困難。（3）缺少經費支持，由于實物檔案載體形狀的不規(guī)則性，對庫藏設施要求很高，普通的保管設施難以滿足實物檔案保管的需要，需要采購專門的設備，其中需要大量的經費支持。（4）實物檔案歸檔意識淡漠，或者重視程度不夠，造成實物檔案管理的紊亂。（5）管理技術方法落后，相應管理制度也不健全。

五、高校實物檔案管理在操作上的幾點建議

1.提高對高校實物檔案管理工作的意義和性質認識。首先要提高實物檔案的歸檔意識，在思想上給予足夠的重視，建立健全相關規(guī)章制度。

2.明確實物檔案分類和歸檔范圍，科學編制實物檔案的檔號。由于高校實物檔案自身所具備的獨有的特點，結合工作實踐，實物檔案的檔號編制方法可以按照年度+類別+流水號的方式進行操作：

SW實物

11可折疊類

11獎狀

12證書（含早期工作證、學生證等相關證件）

13其它（如：名人手跡、題詞等）

12不可折疊類

11獎牌

12獎杯

13其它（如：贈品、紀念品、已作廢的印章、印模、印鑒等）

如：2015年的一枚實物印章的檔號表示為：

2015-sw12-13-01

3.關于實物檔案原始性和憑證性的釋疑。一方面，由于實物檔案材質各異，且以常見的金石、木材、玻璃等為主，具有很高的可復制性；另一方面，實物檔案不同于傳統(tǒng)紙質檔案，可以通過簽名、印章等方式，確定材料的真實性和權威性。甚至還可以通過一定的技術手段可以進行各種其他鑒定。因此對待實物檔案，作為檔案工作人員還必須做的另一個工作就是在實物檔案和傳統(tǒng)的紙質檔案之間建立一種邏輯上的標識聯系。換言之，就是在做好實物檔案管理的同時必須重視與實物檔案有關的傳統(tǒng)檔案的管理，并在二者之間建立關聯性。譬如：把一個獎杯作為實物檔案管理，必須找到該獎杯頒發(fā)的依據性材料（表彰材料），并在實物檔案的介紹中備注清楚，使得二者能夠做到相互印證，從而使實物檔案的原始性和憑證性得到保障。

4.在實物檔案保管方面，各高等學校要在財政經費上提供支持，建立專門的實物檔案陳列室（或建立榮譽室或校史陳列室），對實物檔案進行集中管理，可以把實物檔案陳列室作為高校宣傳教育的一個基地，讓廣大師生隨時可以參觀了解學校的發(fā)展歷史、榮譽獲得、組織沿革等，提高實物檔案的利用效率。

5.在實物檔案開發(fā)利用方面，可以拓展思維，構建實體平臺，根據高校重點學科和院系的發(fā)展現狀，建立“產、學、研”實物展廳，把反映學科發(fā)展和教學科研成果的作品進行集中展示。以無錫工藝職業(yè)技術學院為例：在陶瓷學院建立陶瓷作品展廳，展廳集中展示學院師生的作品；在服裝工程系、環(huán)境藝術系各自建立相關作品展廳，使其成為宣傳學院教學科研成果的一個亮點。

6.高等學校革新落后的管理技術，對檔案進行數字化管理，采用科技手段，利用先進的數字技術和網絡技術改進實物檔案管理方式，實現檔案資源的信息化和實用化。不僅僅是傳統(tǒng)的紙質檔案需要數字化管理，對實物檔案也應該重視，高校實物檔案也可以通過掃描、拍攝等技術手段進行數字化處理，構成數字化檔案信息資源的一部分。

以上是筆者對高等學校實物檔案管理的一點粗淺認識和理解?？傊m然實物檔案在概念上存在一定的學術理論爭議，但在檔案工作實踐中，實物檔案作為高校檔案的重要組成部分是毋庸置疑的，加強高校實物檔案的管理也是高校檔案工作的一項重要任務，同時也是高校檔案工作者今后工作中一項長期、系統(tǒng)的工作任務。