淺議大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

文/王青干

以人工智能、社交媒體等為典型表現(xiàn)的信息時(shí)代，對當(dāng)下社會(huì)生活帶來了顛覆性的影響，這其中，大數(shù)據(jù)起到了核心作用。高校檔案工作應(yīng)當(dāng)以大數(shù)據(jù)時(shí)代為契機(jī)，創(chuàng)新發(fā)展思路，積極參與學(xué)校信息化建設(shè)，充分發(fā)揮館藏檔案資料的信息優(yōu)勢，為學(xué)校發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供智力支持

在人類文明的進(jìn)程中，作為以人類經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、規(guī)律認(rèn)識(shí)、歷史延續(xù)等為主要內(nèi)涵和特征的檔案事業(yè)發(fā)揮了重要作用。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代大背景下，作為高新科學(xué)技術(shù)發(fā)展的搖籃和實(shí)驗(yàn)室的高等院校，自然也應(yīng)該站在這個(gè)時(shí)代的前列。近年來，高校在人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究及社會(huì)服務(wù)方面產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)指數(shù)級增長。這些數(shù)據(jù)體量巨大、種類繁多、更新快速，給高校管理部門，尤其是作為歷史記錄和信息資源采集的檔案部門和檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，也提供了發(fā)展的機(jī)遇。

第一，創(chuàng)新思維方式，從整體、全局的思路出發(fā)，用發(fā)展的眼光制定檔案部門的發(fā)展戰(zhàn)略

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，構(gòu)成高校主要組成部分的學(xué)生、教師、教輔人員，都會(huì)在工作過程中產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)。其中學(xué)生的學(xué)籍、選課、成績、圖書館利用和服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)（微博、微信等社交媒體以及互聯(lián)網(wǎng)教育）等依靠數(shù)據(jù)信息作為基礎(chǔ)；教師的基本信息、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)方式等等也離不開數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的支撐；而保證教育教學(xué)活動(dòng)順利開展的業(yè)務(wù)單位和服務(wù)單位等教學(xué)輔助機(jī)構(gòu)，也需要數(shù)據(jù)信息作為依據(jù)和手段。換句話說，當(dāng)下高校各項(xiàng)工作的開展都是以數(shù)據(jù)作為最基本的資料，因此數(shù)據(jù)信息龐博而雜亂，難以用傳統(tǒng)的分類方式進(jìn)行處理。

為此，作為重要信息、數(shù)據(jù)永久保存的檔案部門和檔案工作者，一定要轉(zhuǎn)變思維方式和工作方式，樹立大檔案、大數(shù)據(jù)、大資源的思想意識(shí)。即資料信息的保管要從館庫實(shí)物存儲(chǔ)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)、信息資料倉庫；從提供資料查閱轉(zhuǎn)向提供數(shù)字資訊服務(wù)；從管理紙質(zhì)實(shí)物資料轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)信息處理等等。

在具體工作方式上，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。大數(shù)據(jù)不但技術(shù)涉及多個(gè)學(xué)科和部門（不僅數(shù)據(jù)需要不同部門的技術(shù)支持，而且數(shù)據(jù)資料資源來源于不同部門），更重要的是數(shù)據(jù)資源的挖掘、分析、存儲(chǔ)和利用也涉及到方方面面的利益。因此，高校必須明確檔案部門、信息化部門等不同部門之間的職責(zé)和任務(wù)，提供必要的條件使它們對數(shù)據(jù)資源的采集和利用做到暢通無阻。為此，學(xué)校各個(gè)職能部門應(yīng)密切合作，協(xié)作配合，避免出現(xiàn)信息孤島的消極現(xiàn)象。具體說來，應(yīng)以檔案部門為中心之一，開展數(shù)據(jù)信息資源的共建共享，共同建構(gòu)高校大一統(tǒng)的信息資源體系，為學(xué)校的發(fā)展提供有力的智力支撐和信息保障。

第二，以供給、需求為雙導(dǎo)向，充分挖掘檔案資源和用戶資源，用更優(yōu)質(zhì)的資源，更好地服務(wù)高校與社會(huì)發(fā)展

長期以來，傳統(tǒng)檔案館（包括高校檔案部門）采取的都是“供給導(dǎo)向”的工作模式。在保密思維模式的影響下，檔案部門和檔案工作者往往從自身業(yè)務(wù)供給的角度出發(fā)為用戶提供服務(wù)。換句話說，就是有什么樣的內(nèi)容就提供什么樣的服務(wù)，這就造成了用戶常常面臨著“提供的服務(wù)不需要，需要的服務(wù)找不到”的尷尬境地。隨著大數(shù)據(jù)在社會(huì)領(lǐng)域應(yīng)用優(yōu)勢的不斷凸顯，無論對于檔案部門的檔案供給還是用戶需求，都提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

如果將檔案部門及檔案工作者和檔案用戶比作市場經(jīng)濟(jì)中的供給方和需求方，則我們不僅要進(jìn)行供給側(cè)的改革，還要進(jìn)行需求方的培養(yǎng)，這樣才能激活檔案事業(yè)的活力，更好地為學(xué)校教育的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步提供更好的服務(wù)。對于檔案部門和檔案工作者來說，如果工作業(yè)務(wù)不能向數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方向轉(zhuǎn)移，做好館藏海量資源的分析與處理，那么檔案事業(yè)將會(huì)失去未來的發(fā)展機(jī)會(huì)，甚至?xí)ゴ嬖诘囊饬x，從而日益在學(xué)校職能部門中不斷被邊緣化、被遺忘。另外，檔案部門和檔案工作者的服務(wù)理念還要實(shí)現(xiàn)從供給導(dǎo)向到需求導(dǎo)向的轉(zhuǎn)變。檔案部門和檔案工作者借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過對檔案用戶身份記錄、信息檢索和利用記錄等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及存儲(chǔ)行為、搜索方式、行為軌跡等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，有效發(fā)現(xiàn)用戶的需求信息和需求趨勢，可以實(shí)現(xiàn)檔案的多元化和個(gè)性化服務(wù)。因此，檔案部門和檔案工作者的服務(wù)理念要實(shí)現(xiàn)“以用戶的需求為導(dǎo)向”，充分挖掘和利用各方面的資源和能力來滿足用戶的需求。為此，檔案館要確立用戶在其服務(wù)體系中的主體地位，以用戶為中心，以需求為導(dǎo)向，利用大數(shù)據(jù)對用戶行為中的信息進(jìn)行挖掘，尋找其隱性需求，從而實(shí)現(xiàn)資源密集型向服務(wù)主導(dǎo)型的轉(zhuǎn)變，更好地配合學(xué)校各項(xiàng)教育教學(xué)以及科學(xué)研究等各項(xiàng)工作的開展。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，不可避免地沖擊著傳統(tǒng)檔案部門和檔案工作者的生存模式和發(fā)展空間，如何在急劇的社會(huì)轉(zhuǎn)型過程中密切配合并在一定意義上積極參與高校的信息化建設(shè)，這是高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵所在，也是所有檔案工作者必須要正視的一個(gè)問題。