建立行政機關網(wǎng)絡財務管理平臺探討

王熊飛

一、引言

新形勢下財經(jīng)紀律猶如利劍高懸,單位財務部門的核合工作已不再是單純的收付記賬,更多的是建立控制手段,將財經(jīng)法規(guī)融入單位日常運行中。網(wǎng)絡財務管理平臺（以下簡稱“平臺”）是基于互聯(lián)網(wǎng)的財務服務平臺,從報銷審批、內(nèi)部控制、權責落實等各環(huán)節(jié)實現(xiàn)全程電子化,滿足單位對流程規(guī)范管理,財務風險防范,事項痕跡管理等多方面需求,從而全面提升財務管理水平。

二、傳統(tǒng)管理模式的常見問題

財務管理的核合環(huán)節(jié)分別是事前審批,事中控制,事后反饋,紙質(zhì)化辦公條件下,我們在現(xiàn)行管理模式中發(fā)現(xiàn)如下弊端。

（一）財務信息不透明

圖1 紙質(zhì)化財務審核流程

傳統(tǒng)模式以紙質(zhì)媒介為主,業(yè)務部門急切需掌握的報銷進程,預算進度,支出標準等信息都無法快速獲取,只能咨詢財務部門,然而財務人員面對大量的財經(jīng)法規(guī)和財務數(shù)據(jù),反饋速度不盡人意。在單位大型決策時,需要各種口徑的財務報表作為參考依據(jù),也只能通過人工制表完成,其準確性有待商榷。同時,面對財政、審計以及上級主管單位的輪番檢查,大量的財務原始資料只能去檔案室翻找。由此可見,在信息傳遞共享方面,傳統(tǒng)模式效率低、時效性差的弊端日益加劇。

（二）財務審核效率低下

財務審核是單位資金安全的重要關卡,傳統(tǒng)模式下報銷單據(jù)傳遞至財務部門,需多部門審批,遇到簽批人出差等情況,流程不得不中斷,而且傳遞過程中存在遺失風險。

隨著財經(jīng)法規(guī)的不斷完善,財務人員需對原始票據(jù)、報銷內(nèi)容、預算指標、執(zhí)行標準、審批權限等諸多事項進行審核,這一系列的人工操作不僅工作量巨大,而且易出錯。特別是現(xiàn)今涉及政策較多,分散在不同文件,無形之中增大了審核量。以湖北差旅費相關法規(guī)為例,涉及52個地區(qū),各地區(qū)住宿標準不一,近300多個數(shù)據(jù),依靠人工識記,困難不小。

（三）被動管理問題突出

單位日常運行中,往往是某項業(yè)務（如召開會議,出差調(diào)研,公務接待等）開展后才啟動財務報銷程序,事后審核過程中發(fā)現(xiàn)的各類問題（如超標準支出、手續(xù)票據(jù)不全、未履行公務卡支出制度等）極其難以整改完善。特別是對省級主管部門,行業(yè)內(nèi)有多個二級單位,且部分單位與本單位不在一個城市,在出現(xiàn)重大追責事項的時候,才發(fā)現(xiàn)主管部門與下級單位之間管理環(huán)節(jié)的薄弱。這種事后被動管理模式不僅耗時耗力,而且效果不理想,與建立高效有力有為的行政機關背道而馳。

三、網(wǎng)絡財務管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

網(wǎng)絡財務管理系統(tǒng)是財務部門向單位員工服務的平臺,從預算管理、領導審批、網(wǎng)上報銷等業(yè)務管理各環(huán)節(jié)實現(xiàn)全程電子化。實現(xiàn)財務管理的網(wǎng)絡化、自動化、流程化,幫助單位提高工作效率、有效控制經(jīng)費,全面提升財務管理水平。

圖2 財務管理系統(tǒng)中報銷流程圖

與紙質(zhì)化簽批對比,電子簽批流程將原始附件等掃描進入平臺服務器,審批人可在任何時間進行審批,節(jié)點傳遞過程中,系統(tǒng)不僅會以郵件、短信等方式通知下一節(jié)點人,還可將流程進度反饋給經(jīng)辦人。雖然增加了少量掃描工作,卻給財務管理帶來了如下幾點改善。

（一）信息實時共享

在傳統(tǒng)印象中財務部門一直很“神秘”,但在當今強調(diào)預決算公開公布,接受各方監(jiān)督的呼聲下,財務信息實現(xiàn)合理共享勢在必行。隨著平臺的應用,通過設置手機短信提醒、郵件提醒、在線提醒、財務公告信息發(fā)布以及點對點的信息交流等方式,提供各類信息輸出。例如根據(jù)財務管理需求可呈現(xiàn)各類分析報表,各級領導可依據(jù)權限按部門、項目、費用類別、人員進行任意時間段的穿透查詢,從而實現(xiàn)對預算的執(zhí)行情況的全面掌控。

（二）提高審核效率

與過去紙質(zhì)流程傳遞相比,電子流程可突破時間空間的限制,極大的縮短審核時間。傳統(tǒng)的審核強調(diào)人的主觀判斷,需要關注金額的對錯、票據(jù)的真?zhèn)?、標準的限額、事項的合理等,特別是涉及標準限額的數(shù)據(jù)浩如煙海。為了解決這一問題,在搭建平臺時可將各項客觀的現(xiàn)行標準錄入系統(tǒng)中,由系統(tǒng)完成合規(guī)性判定,雖然增大了財務初始化錄入和維護階段的工作量,但是在日常工作中卻能極大的提高審核效率。以會議費為例,省部級文件只是明確各類會議支出上限,而在政府協(xié)議采購中,會議支出還需參考具體酒店協(xié)議價格,湖北省協(xié)議酒店多達670家,可將所有酒店近2700個協(xié)議價格錄入平臺,在審核過程中由系統(tǒng)判定在某酒店舉行會議的支出是否超支。

（三）強化主動管理

在落實主體責任勢在必行的新形勢下,傳統(tǒng)模式下被動管理的弊端逐漸顯露,各項業(yè)務開展流程不斷更新,痕跡管理地位日顯突出。平臺的運行可從事前審批流程優(yōu)化,事中控制力度加強,事后反饋及時等三個環(huán)節(jié)著手,極大的提高主動管理能力。例如可將差旅申請,公務接待申請,公務用車申請等一系列審批流程融入系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上簽批,平臺主動將各項支出標準信息推送至申請人員賬戶,有效避免無預算支出和超額支出等問題。特別是在強調(diào)預決算一致的今日,預算編制階段,平臺可提供近三年預算收支內(nèi)容以及金額,為合理編制預算提供有力支撐。

三、實現(xiàn)網(wǎng)絡財務管理平臺的可行性

（一）推進的有利條件

隨著行政機關單位對財務管理的重視不斷提高,各級領導對加強財務管理的方案都予以首肯。同時電子科技的快速發(fā)展,計算機、掃描儀等設備已經(jīng)大范圍采購使用,為平臺的應用提供了必要的硬件條件,計算機辦公的普及也使得平臺操作培訓壓力較小。

（二）推進中待解決問題

（1）目前省財政國庫支付網(wǎng)是獨立內(nèi)網(wǎng),專線接入,不允許外網(wǎng)第三方軟件對接,使得平臺的“最后一公里”（支付端口）無法與銀行互通,難以實現(xiàn)支付功能的全自動化。

（2）電子簽批面臨的挑戰(zhàn),我們對電子簽批在審計中的認同程度存在疑惑,咨詢多家審計機構以及上級部門,得到的解答是參照目前辦文OA系統(tǒng),財務電子審簽需要單位出臺一套完善的內(nèi)控制度與之配套,這將是下一步工作推進的重點。

四、系統(tǒng)的應用拓展

平臺除了在本單位運行以外,還可在整個行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)搭建“云服務平臺”。以省級單位為例,二級單位眾多,在有限的工作人員情況下,很難在管理上面面俱到。隨著內(nèi)控制度的完善和云服務平臺的運行,各單位重大事項將通過系統(tǒng)直接匯總至主管部門,加強了監(jiān)管力度,有效減少管理盲區(qū)。