新形勢下人事檔案信息化建設探析

劉丹

摘 要：在如今這個時代，現(xiàn)代企業(yè)飛速發(fā)展，企業(yè)員工的流動性也越來越大。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無法滿足企業(yè)日漸增長的利用、流轉(zhuǎn)需要，人事檔案的信息化建設已成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)必須做到，在加強人事檔案信息化建設的同時，對過時、落后的管理模式不斷進行改革與創(chuàng)新，做到與時俱進。

關(guān)鍵詞：人事檔案：信息化建設：管理模式創(chuàng)新

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，當今社會對科技化、信息化的要求越來越高?，F(xiàn)代企業(yè)在員工人事檔案的管理上，只有順應時代潮流，將這種信息化趨勢融入其中，充分利用科技化、信息化成果，不斷對人事檔案管理模式進行改革創(chuàng)新，才能適應中國乃至全球的發(fā)展。

1 企業(yè)對現(xiàn)階段人事檔案信息化建設的認識

一方面，人事檔案是對員工學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲情況、家庭背景、社會關(guān)系等最真實、最詳細的記錄。對于企業(yè)來說，人事檔案是其選人、用人的重要參考依據(jù)。同時更為關(guān)鍵的是，人事檔案記載著一個員工對企業(yè)的奉獻以及業(yè)績考核等情況，這關(guān)乎員工的職稱、工資等個人利益，也關(guān)乎整個企業(yè)的效益與成本高低等問題。現(xiàn)代企業(yè)的飛速發(fā)展和人員的大幅流動在帶動經(jīng)濟發(fā)展的同時，也對人事檔案管理提出了更高的要求，隨著經(jīng)濟水平與科學技術(shù)水平的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)跟不上時代的步伐，滿足不了社會與企業(yè)的實際需要，必須進行改革創(chuàng)新，即對人事檔案進行信息化建設。

另一方面，一個新的概念的引入也為人事檔案管理信息化提供了新契機，這個新概念就是——電子檔案。在人事檔案信息化建設過程中，傳統(tǒng)的管理模式被電子化、數(shù)字化所取代，電子檔案的引入將網(wǎng)絡系統(tǒng)的各種功能表現(xiàn)得淋漓盡致，能夠整合多方面的人事信息，提高了人事檔案管理的效率，加強了信息管理建設的時效性，使人們能夠在高質(zhì)量高速度地完成管理工作的同時，提升對人事管理信息化認識的廣度與深度。這種簡單明了的操作方式將傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的局限性從最大程度上緩解了，也因此受到眾多企業(yè)的青睞，這是企業(yè)管理的一大進步。

2 人事檔案信息化建設的核心內(nèi)容

第一個核心內(nèi)容是轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的存儲模式，一些應用率高、內(nèi)容豐富、字數(shù)較多、易受損的檔案信息，有必要在實際工作過程中以網(wǎng)絡化和數(shù)字化的方式進行儲存，在實現(xiàn)人事檔案管理全面信息化的同時，保障信息的提取效果與完整程度。在信息與科技高速發(fā)展的今天，每個員工都必須有自己的人事檔案，因為人事檔案中記錄的信息在職工職稱評定、工資調(diào)整等方面起到了證據(jù)依據(jù)的作用，具有不可替代的價值。同時對這些檔案進行妥善的保管，也能避免糾紛，使員工和諧相處，保證企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境和諧。

第二個核心內(nèi)容是人事檔案管理信息存儲、傳遞的一體化依賴于信息化的發(fā)展。我們將在對管理方式的信息化更新之中體驗到檔案管理的時效性與空間便利性，但是，每一名管理者與操作者在實際操作與實際應用過程中，對于信息的保密性與安全性必須加以重視。要做到保證每個員工信息的安全，就必須做到每一項內(nèi)容要由不同人員進行操作，必須保證操作的零交叉性。除此之外，對電子信息檔案系統(tǒng)進行定期查毒、殺毒也是企業(yè)應該對員工的保證，若發(fā)現(xiàn)信息泄露或者信息被篡改等問題，應及時采取措施，修正信息。整個信息化建設的過程要做到既保持公開透明，又保證信息安全，尤其要重視信息安全。

第三個核心內(nèi)容是建設完整的人事檔案數(shù)據(jù)信息庫。人事檔案往往需要經(jīng)過數(shù)十年甚至終生的保存，尤其是一些重要人物的人事檔案，或者對后世有借鑒意義的人物的檔案，因此，人事檔案的管理將會是一個漫長的過程。這也是要求做好人事檔案數(shù)據(jù)庫建設工作的重要原因。然而，有些企業(yè)人員流動較為頻繁，這將加大企業(yè)人事檔案管理的難度，因為這些龐大的檔案信息需要超大的空間來儲存，同時由于檔案及檔案信息量的龐大，公司在查詢數(shù)據(jù)時都會有時間與空間上的不便。加快信息化建設是避免該現(xiàn)象發(fā)生的基本要求，也是重中之重。必須將加強人事檔案的優(yōu)質(zhì)管理放在第一位，以電子檔案信息全面覆蓋傳統(tǒng)紙質(zhì)信息管理，能夠提升工作效率，也能保證工作質(zhì)量，是必然的趨勢。

第四個核心內(nèi)容是完善人事檔案信息化管理制度。制度是保障，制度的作用在現(xiàn)代化企業(yè)管理體系的創(chuàng)新過程中體現(xiàn)得尤為重要。人事檔案管理的信息化建設必須要有相關(guān)的制度進行保障，在收集與整理人事檔案的過程中，必須要保證管理制度的科學性，秉持公平、公正、公開的原則，根據(jù)時代的要求對檔案系統(tǒng)進行改進，做到以創(chuàng)新為本。這樣才能保證人事檔案管理的真實性與有效性，做到有憑有據(jù)，為企業(yè)的考核提供正確的參考，讓每位員工心服口服，促進企業(yè)和諧發(fā)展。

3 人事檔案管理信息化建設的意義

首先，有利于查閱人事檔案信息。由于紙質(zhì)材料不易于保存，并且比較雜亂，查閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較費時費力。信息化之下的人事檔案管理通過查找功能即能完成查閱工作，事半功倍，省時省力。

其次，有助于人事檔案信息的共享。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息資源共享已成為企業(yè)發(fā)展勢不可擋的趨勢，加強人事檔案管理信息化建設的關(guān)聯(lián)效應也是企業(yè)發(fā)展的重要手段。保證員工信息安全，實現(xiàn)信息資源的共享，能在企業(yè)招募人才、培育人才、使用人才過程中發(fā)揮最大價值，從而促進企業(yè)的發(fā)展，促進整個社會的發(fā)展。

4 結(jié)論

現(xiàn)代企業(yè)在計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化的不斷發(fā)展與普及之下，傳統(tǒng)的、落后的人事檔案管理模式有了很大的革新和提升。在企業(yè)的現(xiàn)代化管理中，人事檔案的信息化建設有利于分析、利用數(shù)據(jù)，避免重復、繁瑣勞動，節(jié)省人力、物力，為企業(yè)用人、考核等提供保障，提高工作效率。不斷完善人事檔案管理信息化建設這項工作是每一位管理者都應該堅持的重要工作，只有這樣，企業(yè)與員工才能相互帶動，充分利用內(nèi)部一切可利用的資源，從而達到效益的最大化。

參考文獻

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