淺談企業(yè)檔案保管與利用過程中的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

李潔

摘 要：檔案工作是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，檔案關(guān)系著企業(yè)發(fā)展，關(guān)系著企業(yè)和員工的根本利益，現(xiàn)代企業(yè)也越來越意識(shí)到檔案的重要性。隨著科技技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化程度的加深，檔案在保管和利用過程中的風(fēng)險(xiǎn)越來越高，企業(yè)檔案部門也應(yīng)當(dāng)積極研究檔案保管方法，改進(jìn)利用服務(wù)方式，最大限度地減小檔案保管和利用過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；保管；利用；風(fēng)險(xiǎn)

檔案利用是檔案整理整個(gè)工作過程的最終環(huán)節(jié)，檔案保管的最終目標(biāo)就是能服務(wù)于企業(yè)。當(dāng)下很多企業(yè)在重視檔案保管與開發(fā)利用的同時(shí)，往往忽視了檔案的保管與利用過程中的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要加強(qiáng)檔案保管與利用過程的風(fēng)險(xiǎn)管理，將檔案風(fēng)險(xiǎn)管理納入企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理之中，保障檔案的安全，提升企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，本文對(duì)企業(yè)檔案保管與利用過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研究，把可能存在的風(fēng)險(xiǎn)最大化，增強(qiáng)憂患意識(shí)。

1 檔案保管過程中的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，它以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，保障企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀或者潛在損毀風(fēng)險(xiǎn)的過程中。對(duì)于不斷形成和增加的檔案，可以通過加強(qiáng)檔案的收集工作來解決這個(gè)問題，而對(duì)于不斷損毀或者處于損毀風(fēng)險(xiǎn)之中的檔案，則需要通過加強(qiáng)檔案的保管工作來解決。檔案人員需要了解和掌握檔案損壞規(guī)律，通過經(jīng)常性工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的安全。檔案的保管風(fēng)險(xiǎn)主要有突發(fā)事件（如地震、火災(zāi)、水災(zāi)、恐怖襲擊、戰(zhàn)爭(zhēng)、等）風(fēng)險(xiǎn)，自然損壞風(fēng)險(xiǎn)，可控（個(gè)人損毀、數(shù)據(jù)庫故障等）風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)，檔案部門要有不同的應(yīng)對(duì)措施，要有危機(jī)感，積極思考，制定檔案保管風(fēng)險(xiǎn)管理方案。

通過對(duì)本企業(yè)檔案保管過程中的主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)分析，確定主要風(fēng)險(xiǎn)名稱、發(fā)生可能性、現(xiàn)有應(yīng)對(duì)措施等，見下表：

針對(duì)上述表1中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析并提出應(yīng)對(duì)措施：

1.1 突發(fā)事件風(fēng)險(xiǎn)方面

檔案工作者擔(dān)負(fù)著保護(hù)企業(yè)文化資產(chǎn)的責(zé)任和使命，對(duì)于一些不可抗力因素如地震、火災(zāi)、水災(zāi)、戰(zhàn)爭(zhēng)等突發(fā)事件，雖然概率極低，但是如果發(fā)生，后果可謂是災(zāi)難性的。通過對(duì)突發(fā)事件的分析與整合，除了在檔案館（室）建立之初，要規(guī)范檔案庫房的選址和設(shè)計(jì)，對(duì)于已經(jīng)建成在用的檔案館（室）主要采取的應(yīng)對(duì)措施如下：

1.1.1 加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案演練

近些年來，隨著國(guó)家對(duì)檔案安全方面的重視，部分檔案館（室）已經(jīng)有相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，但是演練程度不夠，存在敷衍態(tài)度，僅僅只是為了“交差”，完成工作任務(wù)。檔案部門要加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案的演練，針對(duì)每次演練的結(jié)果，認(rèn)真總結(jié)，查找不足，持續(xù)改進(jìn)應(yīng)急方案，特別是現(xiàn)在信息化程度越來越高，很多企業(yè)正在推行無紙化辦公，存儲(chǔ)的數(shù)字檔案越來越多，數(shù)據(jù)庫發(fā)生故障的風(fēng)險(xiǎn)較高。為了保障檔案保管的安全，還應(yīng)該定期進(jìn)行檔案庫房安全檢查，重點(diǎn)檢查電氣設(shè)備安全情況、計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備安全情況、消毒設(shè)備安全情況、消防設(shè)備安全情況等。

1.1.2 實(shí)行異地備份制度

按照國(guó)家檔案局的部署，全國(guó)各地檔案館（室）正積極推進(jìn)重要檔案異地備份工作，這對(duì)于做好突發(fā)事件的防范工作也具有重要意義。航天系統(tǒng)內(nèi)每年各下屬單位都會(huì)對(duì)重要型號(hào)的檔案移交到上一級(jí)檔案館，但移交數(shù)量和范圍不大，在后續(xù)工作中，上級(jí)檔案館可以要求擴(kuò)大移交范圍，如果數(shù)量過大，可以對(duì)移交檔案進(jìn)行數(shù)字化，刻錄成光盤等特殊載體形式。再者，隨著檔案數(shù)字化工作的不斷推進(jìn)，數(shù)字檔案室的建立，大量的數(shù)據(jù)需要備份。通過檔案異地備份工作，將檔案?jìng)浞萦谶h(yuǎn)離突發(fā)事件可能發(fā)生的檔案部門，從而避免造成無法挽回的損失。

1.1.3 加強(qiáng)應(yīng)急物資儲(chǔ)備工作

突發(fā)事件是偶然的，不可預(yù)測(cè)的，所以在任何時(shí)候都有可能遇上一些突發(fā)事件，檔案部門要積極把應(yīng)急資金和應(yīng)急設(shè)備納入單位預(yù)算，確保應(yīng)急資金和設(shè)備及時(shí)到位，重視應(yīng)急物資的日常儲(chǔ)備。

1.1.4 及時(shí)啟動(dòng)災(zāi)后恢復(fù)工作

在突發(fā)事件發(fā)生后，檔案部門應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)檔案庫房的恢復(fù)及檔案的修復(fù)工作，爭(zhēng)取在有限的時(shí)間內(nèi)避免損失的擴(kuò)大，盡快恢復(fù)正常的工作秩序。在突發(fā)事件消除后，應(yīng)對(duì)檔案庫房、檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行修復(fù)工作，檔案的修復(fù)工作應(yīng)遵循“最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，盡量保持檔案的歷史面貌”的原則，根據(jù)檔案的受損情況，盡快對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)工作，并關(guān)注檔案的修復(fù)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，確保檔案安全。

1.2 自然損壞風(fēng)險(xiǎn)方面

對(duì)于一些長(zhǎng)久保存的檔案，隨著時(shí)間的推移，檔案紙張的老化、字跡模糊、紙張發(fā)霉、受污染等情況在所難免，除了做好對(duì)檔案庫房的“八防”、溫濕度控制外，還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長(zhǎng)檔案被自然損壞的時(shí)間。為了防范檔案自然損毀的風(fēng)險(xiǎn)，可從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理的內(nèi)部控制：

1.2.1 防生物腐蝕

除了做好日常防霉防蟲等藥品的定期放置，可在檔案歸檔時(shí)使用的漿糊中加入防霉防蟲藥物，可起到防霉防蟲的作用，在一定程度上起到預(yù)防作用。

1.2.2 少折疊

折疊的痕跡也是造成檔案部分損壞的原因，檔案整理歸檔過程中盡量少折疊，對(duì)于大幅面的檔案，例如圖紙，最好不要折疊，更不要裝訂，以盒裝或者卷裝存放，最大限度地保護(hù)原件。

1.2.3 數(shù)字化保存

采用掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)等技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的信息，延長(zhǎng)檔案的壽命。

1.3 可控風(fēng)險(xiǎn)方面

檔案的接觸者多種多樣，只要有人參與的檔案行為，就有發(fā)生檔案受損的風(fēng)險(xiǎn)，為了防范檔案管理中的一些可控風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理的內(nèi)部控制：

1.3.1 規(guī)范檔案管理制度

隨著社會(huì)的進(jìn)步，國(guó)民素質(zhì)的不斷提高，因個(gè)人原因故意破壞、損毀檔案的行為也在不斷的減少，但是依舊難以避免一些人為因素?fù)p壞檔案。企業(yè)在日常的檔案管理工作中需要引入內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范并執(zhí)行檔案管理制度，在日常的培訓(xùn)中提高檔案管理人員的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員及企業(yè)員工的責(zé)任感，提高資料原件的重視程度。

1.3.2 提升檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，不僅為檔案人員帶來了新思路、新想法，還進(jìn)一步提升了檔案工作的管理水平，從而更好地為企業(yè)、員工服務(wù)。雖然檔案管理越來越信息化，但是如果沒有完善穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，還是不能起到應(yīng)有的作用，比如載體類型轉(zhuǎn)變、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式更改以及軟、硬件的更新升級(jí)、病毒的攻擊、黑客的入侵、系統(tǒng)的漏洞、網(wǎng)絡(luò)故障、各個(gè)管理信息系統(tǒng)之間的接口對(duì)接等等，都會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的安全存儲(chǔ)帶來風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，培養(yǎng)檔案信息化人才，保障檔案信息管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的長(zhǎng)期穩(wěn)定，為企業(yè)檔案信息的安全保管保駕護(hù)航。

2 檔案利用過程中的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

檔案管理工作的最終目的是提供利用，充分發(fā)揮檔案的作用，最大限度的滿足利用者的檔案信息需求。在檔案利用過程中，傳統(tǒng)的面對(duì)面的檔案利用服務(wù)方式，存在著檔案污損、散失、轉(zhuǎn)借、摘抄、等各種風(fēng)險(xiǎn)；隨著電子檔案的產(chǎn)生，檔案利用又增添了新的形式，同時(shí)也存在著電子檔案不可讀取、失真等風(fēng)險(xiǎn)。在正常的檔案利用過程中，檔案人員一方面要及時(shí)提醒利用者多加注意，盡可能地避免對(duì)檔案的損毀，一方面要加強(qiáng)工作流程的規(guī)范性，從制度上保證檔案信息的安全。檔案人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、責(zé)任心強(qiáng)，利用的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)小。

通過對(duì)企業(yè)檔案利用過程中的主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)分析，確定主要風(fēng)險(xiǎn)名稱、發(fā)生可能性、現(xiàn)有應(yīng)對(duì)措施等，見下表：

針對(duì)上述表2中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與整合，提出以下應(yīng)對(duì)措施：

2.1 加強(qiáng)檔案利用安全保密的監(jiān)管

在檔案利用過程中要時(shí)刻提高檔案工作人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提升，把好庫房管理關(guān)、查閱利用關(guān)、檔案質(zhì)量關(guān)、網(wǎng)絡(luò)管理關(guān)、設(shè)備安全運(yùn)行關(guān)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的再認(rèn)識(shí)，最大限度地降低檔案在利用過程中的損失和風(fēng)險(xiǎn)。在檔案利用網(wǎng)絡(luò)化不斷深入的條件下，查詢和利用檔案信息的手段發(fā)生了很大的變化，不再是面對(duì)面的單一服務(wù)方式，檔案管理人員要加強(qiáng)數(shù)字化知識(shí)的學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變思維方式、工作模式、管理方法，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案利用的安全保密的防范工作。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，給檔案利用提供了新的服務(wù)形式，檔案利用工作的全過程均可實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。利用者登記、檢索、閱覽、下載、打印、查詢、外借，催還等記錄，統(tǒng)計(jì)，檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)分析等一系列工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，提高了利用工作的準(zhǔn)確性和效率，將檔案人員從手工勞動(dòng)中解放出來。檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，充分利用信息化技術(shù)手段，做到主動(dòng)服務(wù)，安全管理，克服泄密風(fēng)險(xiǎn)。加深檔案數(shù)字化加工程度，做到全文掃描、全文檢索，建設(shè)隔離性閱覽室。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、訪問權(quán)控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的利用服務(wù)，減少對(duì)檔案原件的利用，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的機(jī)會(huì)。在當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)加快推行的情況下，不要盲目的為了數(shù)字化而數(shù)字化，要注重檔案提供利用的安全與方便性。比如，企業(yè)生產(chǎn)車間人員，如果遇到設(shè)備故障需要查閱相關(guān)資料，則需要到檔案室借閱設(shè)備的相關(guān)資料，辦理借閱手續(xù)，才能得到所需信息，工作效率很低。隨著信息化技術(shù)的深入發(fā)展，車間配備與企業(yè)局域網(wǎng)相連的計(jì)算機(jī)可陸續(xù)實(shí)現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)檔案查詢系統(tǒng)就可以查詢到所需信息，工作效率將大大提高。檔案管理人員要主動(dòng)積極參與學(xué)習(xí)信息技術(shù)的新理念、新知識(shí)，提升檔案工作水平。

總之，隨著檔案的不斷增加，在工作中檔案的保管與利用越來越重要，同時(shí)，面臨的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增加，在保管與利用中出現(xiàn)越來越多的問題，我們要時(shí)刻警惕檔案保管與利用過程中的風(fēng)險(xiǎn)，把風(fēng)險(xiǎn)管理程序化、科學(xué)化、系統(tǒng)化地融入檔案日常管理之中，遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，才能保證檔案的安全，最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命，充分發(fā)揮檔案不可替代的憑證性作用，為企業(yè)和社會(huì)的科學(xué)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

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