試析城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題

呂燕萍 杭州市蕭山區(qū)城建檔案館

在城市化進程不斷深入的今天，城建檔案信息量也在逐漸增加，這使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)今發(fā)展需求，必須運用數(shù)字化的管理手段做到與時俱進，提高管理效率，從而為社會提供更好的服務(wù)。

一、城建檔案數(shù)字化技術(shù)

（一）數(shù)字化技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)是以計算機軟硬件、協(xié)議、周邊設(shè)備等為基礎(chǔ)的一種集中技術(shù)，主要是對信息展開感知、定量、處理、控制、傳遞及存儲工作。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)⒃械募堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存入到計算機系統(tǒng)中，這種存管方式能夠延長紙質(zhì)文件的存儲時間，保證檔案資料的安全性、完整性。

（二）城建檔案分類。目前，結(jié)合數(shù)字化發(fā)展要求，城建檔案中需要轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的主要有科技檔案、文書檔案和照片檔案這三種。其中科技檔案中涵蓋了城建的基礎(chǔ)資料、生產(chǎn)活動資料等；文書檔案中包含國家及黨制定的相關(guān)政策；而照片檔案則是城建現(xiàn)場施工照片、項目照片以及各種可以反映建設(shè)活動的照片。

（三）數(shù)字化文件的要求。對于數(shù)字化文件來說，在編輯過程中既要保證影像的清晰度，不能存在雜點或黑邊的情況。還需減少圖像傾斜情況的發(fā)生，盡可能讓傾斜角度在1度以內(nèi)。最大的傾斜范圍不可超過半個字。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)城建檔案管理工作的開展主要以人工作業(yè)方式為主，在信息查閱和檢索上存在諸多問題，且利用人工管理還會使信息整合期間存在丟失、損毀等現(xiàn)象。另外，傳統(tǒng)城建檔案管理中，由于管理內(nèi)容繁多，管理事項較為繁雜，造成了大量的人力物力損耗，帶來了較大的成本支出。又由于管理體系的缺失，檔案資料的深度和廣度得不到提升，且各項資料數(shù)據(jù)較為分散，很難進行有效整合，這種情況不僅導(dǎo)致城建檔案管理難度的增加，而且在資料存儲上也占用了較大空間，不利于查找和利用。而使用數(shù)字化技術(shù)卡主檔案管理工作，則能夠解決上述問題。利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，能夠更好的實行資料數(shù)據(jù)的整理、分析和處理，提高資源共享效率，增大檔案資料利用率。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題

（一）資金投放力度不足。檔案數(shù)字化建設(shè)所需的硬件設(shè)施相對較多，如電腦、專業(yè)圖紙掃描儀、輔助性設(shè)備等，同時還需要建立完善的數(shù)字化管理平臺，以促進檔案管理工作的有序開展。不過在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，政府給予的資金補助相對較低，建設(shè)工作中很多硬件設(shè)施無法制備齊全，且由于城市經(jīng)濟發(fā)展水平的不足，相應(yīng)的資金補助力度也存在差異性，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)多集中在一二線城市，三四線城市的建設(shè)效率較低，制約了檔案管理數(shù)字化的普及。

（二）城建檔案管理缺乏專業(yè)人才。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，需要具備較強計算機能力、管理能力的復(fù)合型人才參與工作。不過結(jié)合目前情況來看，很多檔案管理人員并非本專業(yè)人員，或者檔案管理者是從其他部門借調(diào)的人員，自身的管理知識和經(jīng)驗相對較少，很難提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平。另外，由于管理人員對于相關(guān)工作缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和掌握，使得數(shù)字化建設(shè)工作存在諸多問題。

（三）管理機制缺失。城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要建立在標準檔案管理上，以此來發(fā)揮檔案管理的作用，提升城建檔案利用率。不過在數(shù)字化建設(shè)中，由于管理機制缺失較為嚴重，對計算機軟件的開發(fā)和應(yīng)用效率較低，使得檔案管理數(shù)字化在實際使用中存在著較多不匹配、不完善的情況。

（四）安全性較低。檔案管理的安全系數(shù)較低，一方面是由于在檔案數(shù)字化建設(shè)中，所需的資料數(shù)據(jù)會經(jīng)過很多人員的交接來實現(xiàn)最終的整合和完善，交接過程中很容易發(fā)生信息泄露、丟失或者破損等情況，加劇了檔案數(shù)字化建設(shè)的不安全性；另一方面則是由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計算機等軟硬件設(shè)施的影響，使得數(shù)字化檔案信息在保存和調(diào)取過程中很容易受到黑客、病毒等的攻擊，最終文件信息丟失。

四、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

（一）加大管理力度，注重各項資源的投放。政府部門應(yīng)加大對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視力度，轉(zhuǎn)變原有的檔案管理理念，將現(xiàn)有的檔案管理模式與數(shù)字化技術(shù)有效結(jié)合起來。再者，加大資金投放力度，做好相應(yīng)的宣傳工作，進而構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，提升信息檢索效率。另外，城建部門還需加強專業(yè)設(shè)備、軟件的購買，確保配套設(shè)施的完善性，從而保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。

（二）強化檔案管理人員素質(zhì)。在信息技術(shù)時代下，檔案管理人員也將面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。工作人員需要通過不斷學(xué)習(xí)和進修來提高自身的整體綜合素質(zhì)水平，掌握更多專業(yè)化的管理知識和操作技能，并結(jié)合自身情況進行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)的高效落實。另外，城建部門需要增加檔案管理人員的培訓(xùn)機會，增大檔案管理人員對信息化的掌握程度，打造一支高素質(zhì)的人才隊伍。

（三）完善管理機制。管理機制的完善能夠更好的推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程，通過完善的管理機制能夠?qū)?shù)字化建設(shè)中各項工作內(nèi)容進行嚴格監(jiān)督和控制，確保各項配套設(shè)施制備的齊全性，為檔案資料的信息化管理提供幫助。與此同時，還要對相關(guān)硬件設(shè)施予以及時的更新和優(yōu)化，以此來優(yōu)化設(shè)備運行系統(tǒng)，保證檔案管理數(shù)字化功效的充分發(fā)揮。

（四）構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，能夠確保檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的運行安全，有效抵御病毒和黑客的攻擊，增強檔案資料存管的安全性，避免損毀、丟失等問題的產(chǎn)生。再者，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防護體系中，應(yīng)采取多樣化的技術(shù)類型來加強資料管理的合理性、規(guī)范性，削弱不安全因素的影響。

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，一方面要建立完善的管理體系，加大監(jiān)管力度，另一方面還需進行不斷的創(chuàng)新與優(yōu)化，提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效率，以此實現(xiàn)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)與現(xiàn)有數(shù)據(jù)的有效結(jié)合，增強城建檔案的完整性、真實性。